Callback
  • Від місця на ринку до магазину

  • -

  • Від магазину до торговельної мережі

  • -

  • Від торгівлі до виробництва

Фіскальний чек ПРРО: обов’язкові реквізити та перевірка в магазині

Андрій Товеровський
Андрій Товеровський

Експерт з податкових і правових питань бізнесу

Магазин в Україні, який зобов’язаний застосовувати програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), повинен проводити розрахунок на повну суму та надавати покупцеві фіскальний чек установленої форми. Чек можна видати на папері або в електронній формі. Щоб перевірити налаштування каси за вимогами українського законодавства, потрібно зіставити зареєстровані дані продавця й магазину, товарні позиції, податки, фактичний спосіб оплати та фіскальні реквізити документа.

Не всі передбачені формою рядки потрібні для кожного продажу: частина залежить від податкового статусу продавця, товару, підключення платіжного термінала або роботи ПРРО без зв’язку. Практична перевірка має охоплювати чек реального продажу, використовувані в магазині способи оплати, заокруглення готівкового розрахунку, видачу електронного документа та окремий видатковий чек при поверненні коштів.

Яку форму чека застосовувати в роздрібній торгівлі

Форму та реквізити визначає Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13, зареєстрованим за № 220/28350. Для продажу товарів і послуг застосовують фіскальний касовий чек на товари (послуги) за формою № ФКЧ-1, для видачі коштів покупцеві, зокрема під час повернення товару, — фіскальний касовий чек видачі коштів за формою № ФКЧ-2.

Вимоги стосуються як програмних, так і апаратних реєстраторів розрахункових операцій (РРО), проте їхні технічні реквізити відрізняються. ПРРО не має заводського номера апаратного РРО, а номер окремого чека не можна підміняти номером каси.

За пунктом 3 розділу I Положення відсутність хоча б одного обов’язкового для відповідної операції реквізиту або недотримання призначення документа означає, що документ не прийматиметься як розрахунковий. Водночас розташування написів і даних у наведених формах рекомендоване. Тому під час перевірки оцінюйте повноту й правильність відомостей, а також читабельність їх відображення.

Повний перелік реквізитів чека продажу ФКЧ-1

Номери в таблиці відповідають рядкам форми з розділу II Положення № 13. Вони допомагають знайти вимогу в нормативному акті; друкувати самі номери рядків на чеку не потрібно.

РядкиЩо перевіритиКоли зазначати
1–3Найменування продавця, назву та адресу господарської одиниці.У кожному чеку. Назва магазину має відповідати документу на право власності або користування, довіднику типів об’єктів оподаткування та відомостям, повідомленим Державній податковій службі України (ДПС) формою № 20-ОПП. Адреса має відповідати документу на приміщення та повідомленим даним.
4 або 5Для платника податку на додану вартість (ПДВ) — індивідуальний податковий номер із позначенням «ПН». Для неплатника — податковий номер із позначенням «ІД».Залежно від статусу продавця. Замість податкового номера неплатника зазначають серію, за наявності, та номер паспорта лише для фізичної особи, яка відмовилася від реєстраційного номера через релігійні переконання, офіційно повідомила контролюючий орган і має відповідну відмітку в паспорті.
6Кількість товару та вартість одиниці виміру.Якщо кількість не дорівнює одиниці виміру. За кількості, що дорівнює одиниці, відомості про товар можна друкувати одним рядком.
7Код товарної підкатегорії за Українською класифікацією товарів зовнішньоекономічної діяльності (УКТ ЗЕД).У випадках, передбачених законодавством. Зокрема, пункт 11 статті 3 Закону № 265/95-ВР вимагає його для підакцизних товарів.
8Цифрове значення штрихового коду товару.Обов’язково у випадках, установлених законодавством; в інших випадках — за бажанням продавця.
9Цифрове значення штрихового коду паперової марки акцизного податку на алкогольні напої — серія та номер; унікальний ідентифікатор або серійний номер електронної марки акцизного податку — після початку застосування відповідних законодавчих вимог.У передбачених законодавством випадках, з урахуванням виду маркування товару та строків введення електронної системи.
10Вага одиниці тютюнового виробу для визначених категорій, кількість виробів у пачці; міцність алкогольного напою та об’єм пляшки в літрах.Лише для магазинів безмитної торгівлі при продажу тютюнових виробів та/або алкогольних напоїв. Вага зазначається для сигарил, тютюну та тютюнових виробів у наборі.
11Назва товару або правомірно застосована спрощена назва, вартість, літерне позначення ставки ПДВ.Для кожної товарної позиції з урахуванням правил оподаткування. Повну й спрощену назви застосовують за різними умовами.
12–17Ідентифікатори еквайра й торговця, платіжного пристрою; комісія еквайра за наявності; вид операції; безпечно відображені реквізити електронного платіжного засобу з позначенням «ЕПЗ»; напис «ПЛАТІЖНА СИСТЕМА», її назва та коди, що ідентифікують операцію.При картковому розрахунку через термінал, з’єднаний або поєднаний із РРО/ПРРО за умовами пункту 4 розділу II. Рядки 16–17 повторюють за кількістю використаних електронних платіжних засобів.
18–19Форма оплати «ГОТІВКА», «БЕЗГОТІВКОВА», «ІНШЕ», сума за відповідною формою та валюта; засіб оплати — платіжний інструмент, талон, жетон тощо.За фактично використаними формами й засобами оплати. Пункт 7 розділу II прямо передбачає, що для форми «ГОТІВКА» рядок 18 не друкується.
20Загальна вартість товарів із написом «СУМА» або «УСЬОГО».У кожному чеку.
21Напис «ПДВ», літерне позначення ставки, ставка у відсотках та сума податку.Для продавця, зареєстрованого платником ПДВ, з урахуванням податкових груп. Рядки за групами із нульовою сумою ПДВ або акцизного податку дозволено не друкувати.
22Назва акцизного або іншого податку, крім ПДВ, літерне позначення, ставка та загальна сума.Для відповідного платника такого податку. Сам факт продажу підакцизного товару не замінює перевірки статусу продавця та оподаткування операції.
23–25«Заокруглення», «До сплати» із валютою, решта із валютою.Заокруглення та суму після нього відображають за умовами пункту 9 розділу II та застосовними правилами Національного банку України. Решту зазначають при готівковій оплаті.
26–27Фіскальний номер документа з написом «ЧЕК №», дата та час операції до секунд.У кожному чеку.
28Реквізити паспортного документа покупця: серія за наявності, номер, країна видачі; позначення «РПД».Лише для магазинів безмитної торгівлі при продажу тютюнових виробів та/або алкогольних напоїв.
29Двовимірний код швидкого відгуку (QR-код) із пошуковим запитом до Системи обліку даних реєстраторів розрахункових операцій (СОД РРО).У фіскальному чеку за вимогами форми. Дані для пошуку мають відповідати саме цьому документу.
30Код автентифікації повідомлення — MAC чека.Для чека апаратного РРО.
31–32Позначка режиму роботи ПРРО — онлайн або офлайн; контрольне число, сформоване офлайн.Для чека ПРРО; контрольне число стосується офлайн-режиму.
33Заводський номер із позначенням «ЗН».Для апаратного РРО. У чеку ПРРО заводський номер не зазначають.
34Фіскальний номер каси: «ФН» для РРО або «ФН ПРРО» для програмного реєстратора.У кожному чеку відповідного реєстратора.
35Напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» та графічне зображення найменування або логотипу виробника.За вимогами форми.

Товарні рядки 6–11 повторюють відповідно до кількості різних найменувань у покупці. Якщо каса працює з цінами, що включають ПДВ, вартість товару відображають із ПДВ, інакше — без нього. Для апаратних РРО існує вузький виняток із пункту 5 самого наказу № 13 щодо відображення інших податків, крім ПДВ: він стосується документів, які друкують РРО з версіями внутрішнього програмного забезпечення, включеними до відповідного державного реєстру до набрання чинності цим наказом. На ПРРО цей виняток не поширюється.

Як підготувати назви та коди товарів

Назва має дозволяти визначити проданий товар

За розділом I Положення № 13 звичайна назва відображає споживчі ознаки й однозначно ідентифікує товар у документообігу продавця. Практично варто перевірити, чи можна за чеком зіставити покупку з карткою товару та документами магазину. Якщо в асортименті є кілька подібних виробів, додайте до назви потрібні для розрізнення характеристики: модель, фасування, розмір або іншу суттєву ознаку.

Умовний приклад: магазин продає однаковий за назвою засіб у пляшках 0,5 л і 1 л. Назви «Засіб для миття посуду, 0,5 л» і «Засіб для миття посуду, 1 л» допомагають зіставити чек із конкретною позицією. Вибір додаткових характеристик залежить від фактичного асортименту.

Хто може використовувати спрощену назву

Право зі статті 3, пункту 2 Закону № 265/95-ВР мають фізичні особи — підприємці (ФОП), які одночасно є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ. Назва повинна відображати споживчі ознаки й ідентифікувати належність товару або послуги до відповідної групи. Положення № 13 пов’язує спрощену назву з Державним класифікатором продукції та послуг ДК 016:2010.

Спрощення не застосовують при продажу:

  • підакцизних товарів;
  • технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;
  • лікарських засобів і виробів медичного призначення;
  • ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Перед зміною назв перевірте свій податковий статус і кожну категорію товарів. Коротка назва в обліковій програмі може залишатися повноцінною назвою, якщо вона відповідає загальному визначенню. Саме налаштування друку короткої назви не надає права на законодавче спрощення.

Які помилки в назві допустимі

Пункт 3 розділу I Положення № 13 допускає помилки або неточності в назві, які не спотворюють інформацію про розрахункову операцію. Це правило можна застосовувати, коли товар залишається ідентифікованим, а обов’язкові відомості про операцію збережені. Воно не поширюється автоматично на неправильну ціну, кількість, суму, податок чи відсутній обов’язковий код.

Практична рекомендація: якщо знайшли описку, виправте картку товару для наступних продажів і перевірте, чи попередня назва дозволяє визначити фактично проданий товар. Якщо помилка змінила зміст позиції, оцініть конкретну операцію з бухгалтером, не покладаючись лише на правило про неточності в назві.

Штрихкод товару, УКТ ЗЕД та акцизна марка мають різне призначення

Рядок 8 не встановлює загального обов’язку друкувати штрихкод кожного товару. Його зазначають обов’язково лише у випадках, передбачених законодавством, а в інших — за бажанням продавця. Наявність коду на упаковці сама по собі не пояснює, чи є його відображення в чеку обов’язковим для конкретного товару.

Для підакцизних товарів пункт 11 статті 3 Закону № 265/95-ВР вимагає режиму програмування найменування, коду товарної підкатегорії за УКТ ЗЕД, ціни та обліку кількості. Для роздрібної торгівлі алкогольними напоями він також передбачає цифрове значення штрихового коду марки акцизного податку — серію та номер. Для товару, який правомірно не підлягає маркуванню, вигадувати номер марки не потрібно.

Міцність напою й об’єм пляшки як окремі реквізити рядка 10, а також паспортні реквізити покупця в рядку 28 передбачені для магазинів безмитної торгівлі при відповідних продажах алкоголю та тютюнових виробів. Звичайний роздрібний магазин не повинен збирати паспортні дані покупців лише через наявність цих рядків у формі.

Коли застосовувати реквізити електронної акцизної марки

Наявність у Положенні № 13 поля для електронної марки потрібно читати разом зі строками введення відповідної системи. Закон від 03.12.2025 № 4698-IX установив початок повного функціонування Електронної системи обігу алкогольних напоїв, тютюнових виробів та рідин, що використовуються в електронних сигаретах, із 1 листопада 2026 року. З 12 до 31 жовтня 2026 року включно передбачено окремі підготовчі можливості, зокрема реєстрацію користувачів. Відповідні строки в урядових актах узгоджено постановою Кабінету Міністрів України від 26.12.2025 № 1752.

Отже, до 1 листопада 2026 року не слід вимагати заповнення реквізиту електронної марки лише на підставі його згадки у формі чека. Для алкогольних напоїв, тютюнових виробів і рідин, що використовуються в електронних сигаретах, із паперовими акцизними марками діє перехідна умова: якщо їх вироблено в Україні або ввезено на її митну територію до 1 листопада 2026 року, вони можуть перебувати в обігу не більше 18 місяців із 1 листопада 2026 року. Для їх обігу застосовують вимоги до товарів із паперовими марками, що діяли до цієї дати, без застосування вимог щодо функціонування електронної системи. Тому налаштування чека має враховувати фактичний вид марки та застосовні до конкретної партії правила.

Як перевірити готівку, картку та змішану оплату

Форма оплати описує спосіб розрахунку — «ГОТІВКА», «БЕЗГОТІВКОВА» або «ІНШЕ». Засіб оплати конкретизує використаний інструмент. За пунктами 6–7 розділу II Положення № 13 рядок 18 повторюють за кількістю форм оплати, а рядок 19 — для кожної форми за кількістю використаних засобів. При цьому для форми «ГОТІВКА» рядок 18 не друкується. Цю спеціальну умову потрібно враховувати під час перевірки вигляду чека.

Умовний приклад змішаної оплати: покупка коштує 850 грн, покупець сплачує 300 грн готівкою та 550 грн карткою. Перевірте, що каса зареєструвала обидві частини відповідно до фактичного розрахунку, сума карткової операції становить 550 грн, а загальна сума чека — 850 грн: 300 + 550 = 850. Не позначайте всю покупку як карткову лише тому, що частина коштів пройшла через термінал.

Коли потрібні реквізити термінала

Рядки 12–17 заповнюють за умовами пункту 4 розділу II: покупець розраховується електронним платіжним засобом через термінал, з’єднаний або поєднаний із РРО/ПРРО. Положення визначає таке з’єднання через фактичний обмін командами, повідомленнями або пакетами даних. Розташування термінала поруч із комп’ютером касира саме по собі цього не підтверджує.

Практично перевірте, чи каса передає суму в термінал і отримує результат та реквізити операції. Якщо обмін налаштований, зіставте дані у фіскальному чеку з документом термінала: суму, платіжний пристрій, вид операції та код її ідентифікації. Реквізити картки мають відображатися у форматі, дозволеному правилами безпеки емітента або платіжної системи.

Квитанція платіжного термінала не замінює фіскального чека. Вона підтверджує платіжну операцію, тоді як обов’язок надати розрахунковий документ установленої форми на повну суму визначає стаття 3 Закону № 265/95-ВР. За відсутності обміну між терміналом і касою карткову оплату все одно потрібно правильно провести через ПРРО та видати покупцеві фіскальний документ.

Як перевіряти заокруглення

Пункт 9 розділу II Положення № 13 пов’язує заокруглення готівкової оплати з найменшим номіналом грошових знаків, установленим Національним банком України (НБУ) як засіб платежу, та його правилами оптимізації обігу монет. Якщо заокруглення застосовується, чек повинен містити результат із написом «Заокруглення», а наступним рядком — «До сплати» та суму після заокруглення.

Конкретні правила встановлюють пункти 4, 4-1, 5 і 6 постанови Правління НБУ від 15.03.2018 № 25 «Про оптимізацію обігу монет дрібних номіналів». З 1 жовтня 2025 року НБУ припинив додатковий випуск в обіг монет номіналом 10 копійок. Припинення випуску саме по собі не означає вилучення монет з обігу, тому касир має враховувати наявність монет для конкретного розрахунку.

За пунктом 4 постанови № 25, коли немає монет дрібних номіналів для точного готівкового розрахунку, загальну суму заокруглюють до найближчих 10 копійок: закінчення від 1 до 4 копійок — у бік зменшення, від 5 до 9 копійок — у бік збільшення. З 1 жовтня 2025 року, якщо немає монет номіналом 10 копійок, пункт 4-1 передбачає заокруглення до суми, кратної 50 копійкам:

  • від 1 до 24 копійок — у бік зменшення до найближчої суми з 00 копійок;
  • від 25 до 49 копійок — у бік збільшення до 50 копійок;
  • від 51 до 74 копійок — у бік зменшення до 50 копійок;
  • від 75 до 99 копійок — у бік збільшення до найближчої суми з 00 копійок.

Суми, які вже закінчуються на 00 або 50 копійок, за цим алгоритмом не змінюються. Заокруглюють загальну суму готівкового розрахунку, зокрема при поверненні коштів за товар. У чеках, актах про видачу коштів та інших документах повернення потрібно зазначати загальні суми до та після заокруглення. За постановою № 25 заокруглення не є знижкою або надбавкою. Під час безготівкових розрахунків заокруглення не здійснюють.

Умовні приклади за відсутності монет номіналом 10 копійок: загальна сума готівкової покупки 123,24 грн заокруглюється до 123,00 грн, різниця становить −0,24 грн; сума 123,25 грн — до 123,50 грн, різниця становить +0,25 грн; сума 123,74 грн — до 123,50 грн, різниця становить −0,24 грн; сума 123,75 грн — до 124,00 грн, різниця становить +0,25 грн. Якщо покупець сплачує карткою, ці суми сплачуються без такого заокруглення.

Практична рекомендація: звіряйте параметр касової програми із застосовними правилами НБУ. Значення, установлене в програмі за замовчуванням, не є нормативною підставою. Перевіряйте загальний результат готівкового розрахунку та решту; не змінюйте довільно ціни окремих товарів для отримання зручної суми.

Як перевірити QR-код і номери ПРРО

QR-код у рядку 29 має містити пошуковий запит до СОД РРО. До нього входять дата й час чека, його фіскальний номер, сума операції та фіскальний номер РРО або ПРРО. Значення MAC у такому запиті зазначають лише для чеків, створених ПРРО офлайн. Окремий MAC у рядку 30 стосується апаратного РРО.

Для перевірки відскануйте код із паперового чека або екрана та відкрийте результат у сервісі пошуку фіскального чека ДПС. Зіставте продавця, магазин, товари, суму, дату й номер документа. Посилання має відкривати перевірку конкретного чека. QR-код із посиланням лише на головну сторінку магазину не виконує цю функцію.

  • «ЧЕК №» ідентифікує окремий фіскальний документ. Для ПРРО його номер формується фіскальним сервером за визначеним контролюючим органом алгоритмом; офлайн застосовують номери з отриманого діапазону.
  • «ФН ПРРО» ідентифікує зареєстрований програмний реєстратор.
  • Локальний номер продажу в обліковій програмі допомагає знайти внутрішній документ, але не замінює фіскальний номер чека.
  • «ЗН» є заводським номером апаратного РРО. Для ПРРО його не зазначають.

Якщо чек сформований офлайн, перевірте відповідну позначку та контрольне число. Повні дані такого документа можуть бути доступні для пошуку після його передання на фіскальний сервер. Відсутність результату одразу після офлайн-продажу потребує перевірки статусу передання, а не повторного проведення тієї самої покупки.

За статтею 5 Закону № 265/95-ВР офлайн-робота потребує отриманого діапазону фіскальних номерів. Загальні часові межі становлять 36 годин поспіль і 168 годин протягом календарного місяця, але пункт 13 прикінцевих положень дозволяє їх перевищення на період воєнного, надзвичайного стану або обставин непереборної сили. Ця умова не скасовує вимог до реквізитів чека. Після відновлення зв’язку копії офлайн-документів передають протягом години та до передання відповідних денних фіскальних звітів; документи зберігають до підтвердження доставки.

Як законно надати електронний чек

Пункт 2 статті 3 Закону № 265/95-ВР дозволяє паперову та/або електронну форму. Зокрема, покупцеві можна показати на дисплеї каси чи пристрою з ПРРО QR-код, який дозволяє зчитати й ідентифікувати розрахунковий документ, та/або надіслати електронний документ на наданий ним номер телефону чи адресу електронної пошти. Це правило охоплює також товари, замовлені або оплачені через інтернет.

Практично визначте для касира основний спосіб видачі та спосіб дій при невдалому надсиланні. Якщо обираєте електронну пошту, перевірте адресу з покупцем і переконайтеся, що відправлення виконане. Якщо використовуєте QR-код на екрані, дайте покупцеві можливість його зчитати. Вимкнення принтера саме по собі не забезпечує надання електронного чека.

Як перевірити чек повернення ФКЧ-2

Повернення коштів оформлюють окремим фіскальним касовим чеком видачі коштів за розділом III Положення № 13. Під час перевірки враховуйте його власну нумерацію рядків: вона відрізняється від чека продажу.

  • Рядки 1–5: продавець, господарська одиниця, адреса та податковий ідентифікатор за статусом платника.
  • Рядки 6–11: кількість і ціна одиниці за відповідної умови, код УКТ ЗЕД, штрихкод товару, реквізити акцизної марки у встановлених випадках, спеціальні відомості для безмитної торгівлі, назва операції виплати або товару та літерне позначення ставки ПДВ праворуч від суми виплати.
  • Рядки 12–17: реквізити карткової операції, якщо застосовується з’єднаний або поєднаний із касою термінал.
  • Рядки 18–21: форма виплати, сума за нею та валюта; загальна сума виданих коштів із валютою та написом «СУМА» або «УСЬОГО»; ПДВ і акцизний податок для відповідних платників. Рядок 18 повторюють за кількістю форм виплати, податкові рядки — за податковими групами; групи з нульовою сумою податку дозволено не друкувати.
  • Рядки 22–24: фіскальний номер видаткового чека, дата й час до секунд; паспортні реквізити — лише для магазинів безмитної торгівлі при поверненні відповідних алкогольних і тютюнових товарів.
  • Рядки 25–31: QR-код пошуку; MAC для апаратного РРО; для ПРРО — режим роботи та офлайн-контрольне число; заводський номер лише апаратного РРО; фіскальний номер каси; напис «ВИДАТКОВИЙ ЧЕК» та зображення найменування або логотипу виробника.

За пунктом 3 розділу III Положення № 13 рядки 6–11 видаткового чека повторюють відповідно до кількості типів операцій виплати. Якщо однотипні операції виплати не повторюються, відомості про операцію можна друкувати одним рядком. Якщо каса працює з цінами, що включають ПДВ, суму кожної виплати відображають із ПДВ, інакше — без нього.

Практична рекомендація: під час реального повернення зіставте товар і суму з первинним продажем, перевірте фактичний спосіб виплати та надання покупцеві видаткового чека. Для готівкової виплати врахуйте правила заокруглення постанови НБУ № 25 та перевірте загальні суми до й після заокруглення в документах повернення. Якщо гроші повертають через термінал, перевірте і результат банківської операції, і фіскальний документ. Внутрішній документ повернення в товарному обліку не підтверджує, що видатковий чек уже зареєстрований.

Практичний порядок перевірки каси в магазині

Наведений порядок допомагає перевірити налаштування під час звичайної роботи. Для цього використовуйте наявні документи та фактичні операції магазину.

  1. Звірте продавця й торгову точку. Порівняйте найменування, адресу, податковий номер і фіскальний номер ПРРО з реєстраційними даними та повідомленням № 20-ОПП. Особливо перевіряйте ці поля після зміни адреси, підприємця або каси.
  2. Перегляньте товарні картки. Виберіть позиції з різними одиницями виміру, фасуванням і податковими групами. За наявності підакцизного асортименту окремо перевірте УКТ ЗЕД та застосовні реквізити марок.
  3. Відкрийте чек фактичного продажу. Зіставте найменування, кількість, ціну, вартість позицій і загальний підсумок із документом реалізації. Перевірте кожну використовувану ставку податку.
  4. Перевірте фактичні способи оплати. Перегляньте готівковий, картковий і, якщо магазин його застосовує, змішаний розрахунок. Для готівки перевірте підставу й результат заокруглення та решту. Для інтегрованого термінала перевірте отримання даних операції касою.
  5. Порівняйте відображення з фіскальними даними. Зіставте паперовий або електронний вигляд із документом у сервісі ДПС. Якщо реквізит є у фіскальних даних, але обрізаний на папері, перевіряйте шаблон і ширину друку. Якщо його немає і в зареєстрованому документі, перевіряйте дані, які касова програма передає на фіскалізацію.
  6. Відскануйте QR-код. Переконайтеся, що код читається з фактично використовуваної стрічки або екрана та веде до потрібного документа. Для офлайн-чека перевірте подальше передання.
  7. Перевірте електронну видачу та реальне повернення. Відкрийте отриманий документ, а під час фактичної виплати покупцеві перевірте форму ФКЧ-2.
  8. Зафіксуйте відхилення. Збережіть номер документа, опис помилки й потрібне виправлення. Після зміни налаштувань перевірте відповідний реквізит у наступній фактичній операції.

Для навчання персоналу використовуйте передбачений постачальником тестовий режим. Не створюйте вигаданих продажів і повернень у фіскальному режимі заради перевірки макета. Тестовий документ не підтверджує реєстрацію справжнього продажу.

Налаштування фіскальних чеків, QR-коду та електронного надсилання в Торгсофт

Для роботи з ПРРО в Торгсофт потрібно активувати додаткову функцію «Програмний РРО» на потрібну кількість робочих місць, налаштувати ключ касира й вибрати зареєстровану господарську одиницю. На робочому місці обирають відповідний ПРРО та параметри фіскального друку. Офіційна інструкція розрізняє доступний перелік податків ПРРО та податки, фактично призначені товарам у картці виду товару. Засоби оплати налаштовують у формі «Програмний РРО». Перед роботою перевірте відповідність податків і засобів оплати вашому податковому статусу й реальним розрахункам.

У картці виду товару перевірте ознаку «Фіскальний», а в параметрах чека — фіскальний тип і обов’язковий друк для кожної реалізації, що потребує фіскалізації. Тестові чеки Торгсофт є нефіскальними; увімкнути або вимкнути режим тестування можна лише за закритої зміни. Змінювати налаштування ПРРО під час його роботи офлайн не можна.

У налаштуваннях фіскального реєстратора передбачено відображення штрихкоду для підакцизних або всіх товарів чи його вимкнення, а також використання короткої назви. Ці перемикачі потрібно застосовувати з урахуванням законодавчих вимог до конкретного товару. Налаштування «Округлювати готівкову оплату (лише для України)» має варіанти «До 10 коп» і «До 50 коп» та змінює готівкову частину оплати. За інструкцією воно працює для ПРРО, Datecs через драйвер Atlas та Exellio без ArtSoft; при роботі через ArtSoft заокруглення виконує сам реєстратор, і цей параметр програми на нього не впливає.

Значення за замовчуванням «До 10 коп» потрібно перевірити й вибрати варіант відповідно до умов постанови НБУ № 25. Для автоматичного отримання даних операції потрібна додаткова опція «Інтеграція з банківським терміналом», налаштоване підключення та повернення інформації від термінала до каси. У параметрах фіскального реєстратора ввімкніть «Передавати оплату банківським терміналом». Якщо додаткову опцію не підключено, інструкція передбачає ручне введення даних із квитанції термінала через налаштування «Запитувати параметри оплати банківським терміналом».

За інструкцією з друку, стандартні шаблони містять QR-код, а для стрічки іншої ширини потрібно вибрати відповідний шаблон. Після зміни налаштувань перезапустіть Торгсофт, щоб вони набрали чинності. У наступній фактичній операції перевірте суми та читабельність усіх реквізитів у надрукованому чеку.

Для надсилання чека покупцеві налаштовують шаблон повідомлення та сервіс доставки, а для електронної пошти — шаблон листа й поштові параметри. Повідомлення може містити посилання на чек, а до електронного листа автоматично додається його копія у файлі формату переносного документа (PDF). Торгсофт дозволяє не друкувати паперовий чек при електронному надсиланні; за описаних в інструкції помилок відправлення програма друкує паперову копію. Оскільки збій доставки покупцеві не зупиняє формування й передання чека до ДПС, касир має окремо проконтролювати, як покупець отримав документ.

Яка відповідальність пов’язана з неправильним чеком

За пунктом 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР проведення розрахунку на неповну суму, непроведення його через фіскальний РРО/ПРРО або невидача відповідного розрахункового документа тягнуть фінансові санкції: 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% — за кожне наступне. Якщо через відсутність обов’язкового реквізиту виданий документ не приймається як розрахунковий, це створює ризик застосування відповідальності за невидачу належного документа.

Ці відсотки не є універсальним штрафом за будь-яку неточність у тексті. Для помилок у назві діє окрема умова з пункту 3 розділу I Положення № 13. За проведення операцій із підакцизними товарами без належного програмування найменування, УКТ ЗЕД, ціни та обліку кількості пункт 7 статті 17 передбачає окрему санкцію — 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Пункт 14 прикінцевих положень Закону № 265/95-ВР передбачає територіальне звільнення від відповідальності за визначені порушення при продажу товарів і наданні послуг на тимчасово окупованих територіях, територіях активних або можливих бойових дій — до встановлених законом дат завершення відповідного статусу. Виняток не охоплює порушення порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів. Для його застосування перевіряють місце й дату операції за офіційним переліком територій, на який посилається цей пункт.

Знижені санкції 25% і 50%, установлені пунктом 15 прикінцевих положень для визначених ФОП, мали граничний строк застосування до 31 липня 2025 року. Для наступних операцій ця пільга не діє. Тому налаштування каси та перевірку обов’язкових реквізитів варто виконати до початку продажів і повторювати після змін, які впливають на зміст чека.

Офіційні джерела та норми для перевірки