Як автоматизувати магазин у Торгсофт: план від підготовки товарів до запуску

Щоб запустити облік магазину в Торгсофт, власнику потрібно визначити відповідальних за товари, продажі, гроші та технічну роботу, підготувати початкові залишки й навчити працівників виконувати щоденні операції. Дату переходу варто призначати після пробних продажів, звіряння каси та успішного відновлення резервної копії.

Почніть з одного робочого місця та невеликої групи товарів, на якій можна відпрацювати звичайні ситуації магазину. Для навчання технічний фахівець має підготувати окреме середовище, ізольоване від робочого обліку, фіскалізації та обміну із сайтом. Перед запуском товарознавець і бухгалтер звіряють робочі залишки та гроші й переконуються, що навчальні операції на них не вплинули. Після цього перенесіть узгоджений порядок роботи на весь асортимент. Нижче — послідовність дій для власника, товарознавця, продавця, бухгалтера й фахівця з інформаційних технологій.

1. Визначте, хто відповідає за кожну операцію

Власник складає короткий перелік процесів і призначає відповідальних. У невеликому магазині одна людина може виконувати кілька завдань, але для кожного має бути зрозуміло, хто приймає рішення та хто перевіряє результат.

Для помилок установіть єдиний порядок: працівник записує час, товар, номер документа й обставини, після чого звертається до відповідального. Це допоможе розібратися з причиною без довільного редагування залишків або оплат.

2. Оберіть ліцензію Торгсофт під роботу магазину

Спочатку визначте кількість кас і місць зберігання. Центр обліку — це магазин або склад у Торгсофт, для якого ведуть облік товару. Наприклад, торговий зал і підсобне приміщення можна організувати як окремі центри, якщо потрібно документувати передачу товару між ними. Для такого сценарію «Старт» не підходить: ця ліцензія обмежена одним центром обліку й не передбачає переміщень між складами. «Ультра» призначена для роботи в локальній мережі, а термінальна версія — для віддаленої роботи з єдиною серверною базою. Перед оплатою зіставте свій перелік процесів із можливостями ліцензій і чинними комерційними умовами.

Окремо складіть список платних додаткових опцій. Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), інтеграція з банківським терміналом і банківські виписки представлені як річні ліцензії. Перед придбанням власник має погодити з Торгсофт сумісність кожної опції з обраною ліцензією, потрібну кількість активацій і порядок налаштування. Для інтеграції з терміналом окремо погодьте сумісність обладнання. Для імпорту банківських виписок зазначені Приват24 і monobank; до придбання перевірте свій сценарій оплати, банк і модель термінала за переліком опцій та умовами їх використання.

Якщо магазин має сайт, заплануйте окреме налаштування обміну. Платна безстрокова опція «Синхронізація з інтернет-магазином» працює з «Ультра» й термінальною версією, потребує інтернету та участі розробника або адміністратора сайту. Перед оплатою погодьте кількість ліцензій: залежно від версії опцію ліцензують на робоче місце, локальну мережу або термінальний сервер. Налаштування фахівцем Торгсофт і доопрацювання сайту не входять у покупку. Під час пробного обміну звірте товар, ціну й залишок на сайті та надходження замовлення із сайту в програму. Якщо обмін запускає користувач з обмеженим доступом, на сайт можуть потрапити лише доступні йому товари. Інтервал бажано встановлювати не частіше одного разу на десять хвилин з урахуванням інших об’єктів синхронізації; врахуйте цю затримку під час приймання замовлень.

3. Установіть програму й підготуйте товарний довідник

Технічний фахівець установлює Торгсофт на комп’ютер із Windows, а власник під час початкового налаштування вказує назву магазину та обирає валюту обліку. До придбання ліцензії можна активувати демоверсію на 30 днів і випробувати потрібні додаткові опції. Перед перенесенням асортименту перевірте, чи програма запускається на підготовленому робочому місці.

Товарознавець готує таблицю асортименту, а власник погоджує правила найменування. SKU — це окрема облікова позиція товару. Для магазину одягу одна модель у різних розмірах або кольорах потребує розрізнення в обліку, щоб продавець списував саме проданий варіант.

• Запишіть назву так, щоб працівник міг відрізнити товар від схожого. Колір, розмір і матеріал тримайте в окремих полях.
• Узгодьте одиницю обліку: штука, кілограм або метр. Якщо постачальник відвантажує упаковками, заздалегідь визначте, як працівник переводитиме їх у кількість для продажу.
• Зіставте штрихкоди з фізичними товарами. Проскануйте схожі варіанти та переконайтеся, що кожен веде до потрібної позиції.
• Позначте можливі дублікати для ручного розгляду. Однакова назва ще не означає, що товари можна об’єднати.
• Відокремте закупівельну ціну від роздрібної, щоб під час перенесення не переплутати вартість запасу й ціну для покупця.

Для перенесення через Excel підготуйте файл відповідно до вимог до імпорту товарів: текстовий формат клітинок і файл .xls. Текстовий формат особливо важливий для штрихкодів із початковими нулями. Спочатку перенесіть невелику добірку, відкрийте картки та зіставте їх із таблицею. Повний асортимент завантажуйте після виправлення помилок у відповідності полів.

4. Установіть дату початку обліку та внесіть залишки

Власник визначає момент, на який магазин фіксує початковий запас. Товарознавець рахує товари, а бухгалтер або відповідальний за документи зіставляє їх із накладними та іншими документами надходження. Збережіть оригінали документів і зв’язок між ними та записами в програмі, щоб пізніше можна було пояснити походження кількості й закупівельної вартості.

На час підрахунку обраної групи обмежте її рух або окремо записуйте всі продажі та надходження після перерахунку. Інакше кількість зміниться ще до внесення початкових даних. Товарознавець вносить наявний товар через «Документ — Прихід товару», зазначаючи фактичну кількість як початкові залишки. Власник і бухгалтер мають погодити оформлення цього надходження без створення нового боргу за вже оплачений товар, а наявні борги постачальникам перенести окремо. Після внесення перевірте і товарні залишки, і заборгованість.

Після внесення відкрийте «Склад — Стан складу». Виберіть потрібний центр обліку й зіставте кількість, одиницю виміру та ціни з підготовленою відомістю. Для перегляду кількості на визначений момент використовуйте «Стан на дату». Від’ємні залишки розберіть до початку повноцінної роботи: знайдіть документ, через який виникла розбіжність, і погодьте виправлення.

5. Проведіть пробну роботу каси під обліковим записом продавця

Власник налаштовує доступ відповідно до обов’язків, а продавець виконує пробні операції зі своїми правами. Так можна побачити, чи доступний потрібний щоденний процес і чи обмежені зміни, які має погоджувати керівник. У Торгсофт доступне налаштування ролей; реєстрація видалення товару з реалізації залежить від увімкненого параметра та обраного режиму.

1. Надрукуйте пробні етикетки через меню друку у «Стані складу». Зіставте назву, варіант товару й ціну з карткою та цінником на полиці.
2. Проскануйте етикетку на робочій касі. Перевірте, чи відкрився потрібний товар і чи зручно читати друковану інформацію.
3. Додайте кілька товарів, змініть кількість у дозволений спосіб і перевірте підсумок.
4. Відпрацюйте окремо готівкову та карткову оплату. Для підключеного термінала перевірте успішний платіж і відмову, щоб працівник знав, як уникати повторного списання.
5. Зіставте надрукований документ із продажем: товари, кількість, ціни, знижки й спосіб оплати мають відповідати операції.

У формі «Реалізація» сканування за замовчуванням додає одну одиницю товару; запит кількості залежить від налаштування. Тому окремо перевірте продаж кількох однакових одиниць. Якщо один код знаходить кілька позицій, продавцю доведеться вибирати потрібну: поверніть такий випадок товарознавцю для уточнення довідника.

До початку роботи бухгалтер має визначити порядок оформлення розрахунків саме для вашого магазину в Україні, а відповідальний за налаштування — реалізувати його на касі. У навчальних операціях заздалегідь погодьте спосіб тестування фіскалізації. Дія «Не фіскальний чек» у меню друку створює нефіскальний документ і не встановлює для реалізації ознаку друку чека. У новій реалізації такий документ показує готівкову оплату, а у відкритій для редагування — раніше використаний спосіб оплати. Поясніть продавцю цю особливість перед звірянням навчальних чеків.

6. Навчіть працівників продажу, повернення, переміщення та переобліку

Продаж: від сканування до контролю залишку

Для навчання обох способів оплати відповідальний спочатку перевіряє, що в меню «Додатково» форми «Реалізація» вимкнено «Автоматична оплата на розрахунковий рахунок», інакше програма може проводити оплату без вікна вибору. Продавець відкриває «Документ — Реалізація», сканує товар, звіряє назву й кількість та натискає «Оплатити». Для готівки вводить суму в поле «Отримано», завершує оплату кнопкою «ОПЛАТИТИ» й видає решту. Для картки обирає «Безготівковий розрахунок» і потрібний рахунок. Якщо термінал інтегрований із програмою, перевіряє перемикач «Використовувати зв’язок з банківським термінал» і після натискання «ОПЛАТИТИ» чекає успішної відповіді термінала. Коли зв’язок вимкнений, запис оплати в Торгсофт не виконує платіж на терміналі: продавець проводить його окремо та звіряє результат. Після завершення відповідальний перевіряє рух товару й залишок.

Повернення: узгодьте товар і гроші

Під час навчання продавець знаходить первісний продаж, звіряє товар, кількість і суму, а потім виконує повернення за погодженим у магазині порядком. Керівник перевіряє, чи правильно відобразилися повернений товар і гроші. Окремо відпрацюйте ситуацію, коли повертають лише частину покупки: працівник має розрізняти повернення товару й виправлення помилки в ще не завершеному продажі.

Внутрішнє переміщення: передавайте товар між центрами обліку

Якщо ліцензія підтримує переміщення, відповідальний за відправлення фіксує товари, кількість, центр відправлення та центр отримання. Працівник, який приймає товар, звіряє фактичну передачу. Після операції перевірте обидва залишки: у відправника кількість має зменшитися, в отримувача — збільшитися на ту саму величину.

Умовний приклад: на складі було 12 одиниць, у торговому залі — 3. Після передачі 4 одиниць очікувані залишки становлять 8 і 7 відповідно; загалом залишається 15 одиниць.

Інвентаризація: з’ясуйте причину розбіжності

Інвентаризація — це зіставлення фактичної кількості товару з обліком. У «Стані складу» можна виділити товари та виконати «Додати товар в відомість інвентаризації». Для першого перерахунку оберіть невелику групу, зафіксуйте момент підрахунку й доручіть іншому працівнику повторно порахувати спірні позиції.

Перед погодженням виправлень перегляньте «Рух товару» або «Картку складського обліку». Вони допомагають простежити кількість після надходження, продажу, повернення чи переміщення. Спочатку з’ясуйте, чи немає пропущеного документа або неправильно обраного варіанта товару.

7. Щодня звіряйте касу та банківські оплати

Наприкінці зміни продавець рахує фактичну готівку, а відповідальний зіставляє її із залишком і рухом грошей. Перед першою перевіркою власник заповнює перелік номіналів для валюти каси в «Налаштування — Валюта», таблиця «Банкноти». У формі «Реалізація» дія «Закрити касу» відкриває покупюрну перевірку, де продавець вводить кількість банкнот кожного номіналу. Кнопка «Зберегти» зберігає результат перевірки, а «Закрити касу» в цьому вікні закриває касовий день. Щоб продавець бачив підсумкову суму та розбіжність, власник у «Налаштування — Параметри — Доступ» вмикає «Продавець може бачити залишки в касі при здачі виручки та інкасації».

Для самостійної звірки використовуйте послідовний розрахунок: початкова готівка плюс готівкові продажі та інші внесення готівки, мінус повернення покупцям готівкою й вилучення готівки. Умовний приклад: 1 000 + 4 200 + 300 − 400 − 3 000 = 2 100 гривень. Саме цю суму потрібно зіставити з фактичними грошима, якщо інших рухів не було.

Карткові продажі бухгалтер або власник звіряє окремо з операціями термінала та банківською випискою. Для кожної різниці перевіряє повернення, комісію, час зарахування й можливий повторний запис. Завдання з подання податкової звітності призначте бухгалтеру окремо від закриття каси в програмі.

8. Налаштуйте резервні копії та випробуйте відновлення

Власник призначає технічного відповідального, який установлює графік копіювання відповідно до допустимої втрати даних. Наприклад, якщо магазин готовий повторно ввести операції лише за одну зміну, графік має враховувати цю межу. Копію зберігайте окремо від робочого комп’ютера та обмежте доступ до неї.

Для автоматичного збереження в Google Drive у Торгсофт є платна річна опція «Хмарний архів даних». Її потрібно активувати й налаштувати. Незалежно від способу копіювання технічний відповідальний має контролювати дату останньої успішної копії та повідомляти власнику про збої.

До запуску цей фахівець відновлює копію в окремому середовищі, ізольованому від робочої бази, касового обладнання та обміну із сайтом. Він перевіряє відкриття бази, наявність недавніх документів і відповідність вибраних залишків. Запишіть місце зберігання копій, порядок отримання доступу та час, потрібний для відновлення.

9. Прийміть рішення про запуск за конкретними результатами

Власник погоджує перехід після того, як відповідальні виконали такі дії:

• Товарознавець звірив початкові залишки та усунув помилки в одиницях, варіантах і штрихкодах.
• Продавці самостійно виконали навчальний продаж і повернення під своїми обліковими записами.
• Відповідальні за склад відпрацювали перерахунок, а якщо магазин використовує кілька центрів обліку й ліцензія підтримує переміщення — також передачу товару між ними.
• Бухгалтер або власник узгодив касові й банківські оплати та порядок оформлення розрахунків.
• Технічний фахівець підтвердив роботу обладнання, створення копії та можливість відновлення.

На перші зміни призначте людину, яка швидко прийматиме рішення щодо помилок. Якщо касир не може визначити товар або результат оплати, він має знати, до кого звернутися та які дані записати.

10. Порівняйте роботу магазину до та після переходу

До запуску зафіксуйте час обслуговування покупки, кількість помилок і тривалість закриття зміни. Після освоєння програми повторіть вимірювання за період такої самої тривалості, з однаковими днями тижня та годинами роботи. Акції, зміни асортименту й складу працівників запишіть окремо, щоб урахувати їхній вплив.

Умовний приклад: у двох добірках по 40 покупок середній час обслуговування становив 90 і 72 секунди. Різниця — 18 секунд, або 20% від початкового показника: 18 ÷ 90 × 100. Це результат конкретного вимірювання; для свого магазину власник має оцінити власні показники разом із кількістю помилок і витратами часу на облік.

За підсумками порівняння оберіть наступне завдання: виправити маркування, повторити навчання певної операції або налаштувати потрібний обмін даними. Призначте відповідального й дату повторного вимірювання, щоб оцінити результат саме цієї зміни.