Від надходження грошей до перевіреного замовлення
Клієнт переказав гроші на IBAN або картку. Менеджеру потрібно побачити надходження, з’ясувати, якого замовлення воно стосується, зафіксувати оплату й передати товар на відвантаження. Коли платежів багато, постійне перемикання між банком і обліком ускладнює цю роботу.
Додаткова опція «Банківські виписки» отримує в Торгсофт операції за рахунками Приват24 для бізнесу, monobank та Укрсиббанку. Працівники можуть переглядати виписки в програмі в межах призначеного доступу.
Підготуйте рахунки й доступ працівників
Перед отриманням виписок потрібно налаштувати інтеграцію з банком і додати користувачів, які контролюватимуть операції. Для кожного рахунка можна надати доступ лише до надходжень, лише до витрат або до всіх операцій.
Наприклад, менеджеру, який перевіряє оплати замовлень, доцільно залишити перегляд надходжень. Працівнику, відповідальному за витрати, — доступ до вихідних операцій. Визначайте права відповідно до задач кожного працівника.
Умова для Укрсиббанку
Отримання виписок потребує авторизації через UKRSIB business. Визначте, хто виконуватиме її: для цього банку перегляд операцій у Торгсофт не усуває потреби в авторизації через банківський сайт.
Як організувати щоденну перевірку оплат
Отримайте операції за період
У Торгсофт можна завантажити виписку за вибраний період. Домовтеся, хто перевіряє надходження перед відвантаженням і хто звіряє їх наприкінці робочого дня.
Знайдіть потрібний платіж
Виписки можна відбирати за надходженнями чи витратами та фільтрувати за даними колонок. Для звірки із замовленням перевіряйте суму, дату, платника й опис платежу. Самого збігу суми може бути недостатньо.
Уточніть незрозуміле надходження
Якщо покупець не зазначив номер замовлення, попросіть уточнення. Для передоплати рекомендуємо зафіксувати, від кого вона надійшла та до якого замовлення має бути зарахована. До з’ясування не вважайте конкретний рахунок оплаченим.
Перевірте попередні записи
У виписці є позначка передачі операції в Торгсофт. Перед внесенням оплати також перевірте, чи не записав її раніше інший працівник вручну. Це особливо важливо, коли з оплатами працюють кілька людей.
Рекомендуємо передавати замовлення на відвантаження після перевірки фактичного надходження та його відповідності замовленню. Узгодьте цей порядок із менеджерами й працівниками складу.
Окремо звіряйте комісії та рух грошей
Для оплат із банківською комісією рекомендуємо окремо перевіряти суму платежу та утримання банку. Якщо один рахунок використовують кілька магазинів або підприємств, визначайте, до якого продажу належить надходження, перш ніж відображати його в обліку.
Зняття грошей у касу перевіряйте за обома сторонами руху: списанням із банківського рахунка та фактичним надходженням готівки. Домовтеся, хто підтверджує кожну з цих подій.
Платіж постачальнику через ПриватБанк
Для клієнтів ПриватБанку в Торгсофт можна підготувати платіжне доручення й передати його в банківський кабінет на підпис власнику рахунка. Працівник готує документ, а власнику рекомендуємо перевірити реквізити, суму та призначення перед підписанням.
Перевірте опцію для своїх рахунків
Почніть із переліку банківських рахунків і працівників, які контролюють оплати. Умови підключення можна уточнити у відділі замовлень: Telegram @torgsoft_sale або +38 (067) 558 37 84.
Повернутися до попереднього кроку