Від продажу товару до звернення клієнта
Якщо магазин продає техніку, інструмент, велосипеди або годинники, робота з товаром може продовжуватися після продажу. Покупець приносить його на ремонт, просить обмін чи повернення. Потрібно знайти конкретну одиницю, перевірити дані продажу й зафіксувати звернення.
У Торгсофт для цих завдань передбачено дві додаткові опції: «Облік гарантійних товарів за серійними номерами» та «Ремонт та гарантійне обслуговування». Перша допомагає обліковувати гарантійний товар, друга — вести ремонтні заявки.
Що зберігати про гарантійний товар
Під час надходження товару вносять серійний номер кожної одиниці, а під час продажу — номер проданого екземпляра. У гарантійному обліку доступні покупець, дата продажу, гарантійний строк і його залишок. Наприклад, коли клієнт приносить дриль, за номером можна знайти дані саме цього інструмента.
Залежно від налаштувань при продажу гарантійний талон друкується автоматично, пропонується до друку або не друкується. Його шаблон можна змінювати, зокрема налаштовувати окремо для різних видів товару.
Строгий гарантійний облік не дозволяє продати номер, відсутній на складі, або повторно оприбуткувати номер, який уже є на складі.
Повернення покупця передбачає введення серійного номера. У строгому режимі не можна повернути номер, який уже перебуває на складі.
Інвентаризація може проводитися за серійними номерами.
Товар без унікального номера можна вести в окремому режимі гарантійного обліку із зазначенням гарантійного строку.
Практична порада: звіряйте номер на самому виробі з обліковими даними, особливо коли приймаєте кілька однакових моделей.
Як організувати ремонтну заявку
Зафіксуйте приймання
У заявці зазначають клієнта й телефон, для товару — проблему зі слів замовника та комплектацію. До ремонту можна прикріпити фотографії й файли, надрукувати квитанцію та штрихкод. Радимо описувати також видимі пошкодження й передані аксесуари.
Визначте відповідального
Для товару можна призначити майстра. За операціями ремонту передбачено оплату виконавцю фіксованою сумою або відсотком. Облік розрізняє приймання, перебування в ремонті, наявність результату та завершення.
Додайте запчастини й роботи
Матеріали вибирають зі складу; після додавання до ремонту вони автоматично резервуються. Для запчастин із гарантійним обліком можна вносити серійні номери. Послуги й операції ремонту додають окремо.
Перевірте розрахунки
У заявці видно внесену оплату й борг; передбачено часткову оплату. Перед видачею радимо звірити фактичні роботи, матеріали та розрахунки з клієнтом.
З чого складається вартість
Матеріали + послуги + операції ремонту. Якщо їх немає, використовується введена вручну сума. Для гарантійного ремонту відповідним позиціям можна встановити нульову ціну.
Знайти ремонт можна за штрихкодом, серійним номером товару або номером ТТН. Для пошуку товару за серійним номером при додаванні до ремонту потрібні активна опція серійного обліку та відповідне налаштування пошуку.
Що узгодити всередині магазину
Заздалегідь визначте, хто повідомляє клієнту про перебіг робіт, погоджує вартість і відповідає за видачу. Якщо ремонт неможливий, окремо узгодьте подальше рішення щодо товару: обмін, повернення або інший погоджений варіант. Документуйте домовленості та перевіряйте застосовні умови гарантії.
Керівнику корисно регулярно переглядати незавершені звернення, використані матеріали й неоплачені роботи. Такий порядок актуальний для сервісних центрів, магазинів електроніки та інструменту, оптик, годинникових і ювелірних майстерень, ательє, вело- й автосервісів.
Якщо ви продаєте гарантійний товар, почніть із серійного обліку. Якщо приймаєте його на обслуговування, розгляньте також облік ремонтів. Для перевірки підготуйте приклад одного товару: надходження, продаж і подальше звернення покупця.
Оберіть опції під свою роботу
Перегляньте можливості серійного обліку та обліку ремонтів. Умови підключення уточніть у відділі замовлень: @torgsoft_sale або +38 (067) 558 37 84.
Повернутися до попереднього кроку