X- і Z-звіти термінала ПриватБанку: як сформувати та звірити з касою

Наприкінці роботи касир має окремо виконати звітну операцію на банківському терміналі та сформувати фіскальний Z-звіт у реєстраторі розрахункових операцій (РРО) або програмному реєстраторі розрахункових операцій (ПРРО), якщо протягом дня були розрахункові операції. Банківський Z-звіт передає підсумкові дані за терміналом; він не замінює фіскального звітного чека й не закриває зміну ПРРО. Для проміжної перевірки сум використовуйте X-звіт.

Перед завершенням роботи звірте успішні карткові оплати та повернення з відповідними фіскальними чеками за однаковий період. Надходження на рахунок перевіряйте окремо, з урахуванням комісії та строків за договором із банком. Послідовність натискань обирайте за моделлю термінала й установленою програмою: нижче наведено дії з посібників ПриватБанку для PAX S800 та Android PAX A930.

Які звіти потрібні касиру та власнику магазину

Банківський платіжний термінал — POS-термінал, від англійського Point of Sale, «місце продажу» — обслуговує платіжні операції. РРО або ПРРО реєструє розрахункові операції та формує фіскальні документи. Навіть коли обидві функції працюють на одному пристрої, касир має перевіряти результат кожної з них.

Визначення фіскального звітного чека та денного звіту містить стаття 2 Закону України № 265/95-ВР. Призначення банківських звітів описано в інструкціях ПриватБанку для конкретних терміналів.

Як сформувати X- або Z-звіт на PAX S800

Ця послідовність відповідає розділу 9 методичного посібника ПриватБанку для PAX S800. Перед роботою перевірте модель пристрою: сама наявність кнопок зі стрілками не означає, що інструкція підходить до іншого термінала.

1. Натисніть клавішу зі стрілкою вниз, щоб перейти до меню операцій.
2. Для підсумкової звітної операції виберіть «z-звіт». Для проміжної перевірки виберіть «x-баланс».
3. Натисніть зелену клавішу підтвердження.
4. Дочекайтеся завершення операції. Перевірте повідомлення термінала й отриманий звіт, перш ніж вимикати пристрій.

Якщо екран показує додатковий вибір отримувача або рахунку, звірте його з налаштуваннями вашої торгової точки. Для звіряння потрібні дані всіх отримувачів, оплати яких ви перевіряєте, але їхні суми слід обліковувати окремо. Не вибирайте рахунок навмання: за потреби уточніть порядок у підтримки банку.

Як отримати «Z-баланс» і «Х-баланс» на Android PAX A930

У посібнику ПриватБанку для Android PAX A930 ці операції описано окремо:

• Розділ 9.1 — дані після завершення дня. Наприкінці зміни натисніть «Z-баланс». За інструкцією чек друкується автоматично, а операція призначена для надсилання даних за терміналом.
• Розділ 9.2 — денний звіт. Натисніть «Х-баланс». Чек друкується автоматично; інформація в оперативній пам’яті не обнуляється.

Ці дії застосовуйте, якщо меню вашого PAX A930 відповідає описаному в посібнику. Установлена банківська програма та спосіб інтеграції з касою можуть впливати на доступ до операцій. ПриватБанк розрізняє жорстке суміщення, за якого фінансові операції запускає каса, і нежорстке, за якого оплата доступна також із термінала. Умови наведено на сторінці касової інтеграції.

Не розривайте з’єднання в застосунку «Касове суміщення» лише для того, щоб повторити чужу інструкцію. Якщо потрібного пункту немає або він недоступний, уточніть порядок для вашої конфігурації в банку та постачальника касової програми.

Що робити власникам Ingenico, Verifone, Newland та інших моделей

Знайдіть назву моделі на корпусі або в документах на обладнання й відкрийте відповідний матеріал у системі навчання ПриватБанку. На цій сторінці банк розміщує посібники, матеріали зі зняття звітів, повернення коштів і роботи з архівом транзакцій. Послідовність для PAX S800 не слід переносити на всі Ingenico, а комбінації F1/F4 — застосовувати до будь-якого Verifone без інструкції до конкретної моделі.

Якщо відповідного матеріалу немає, зверніться до банку через «Виклик банку» → «Служба підтримки», якщо такі пункти доступні, або зателефонуйте 3700 та повідомте номер термінала. Для питань інтеграції ПриватБанк указує номер 0 800 500 030. Підготуйте модель пристрою, номер термінала та точний текст повідомлення на екрані.

Коли потрібно формувати фіскальний Z-звіт

Для підприємців, які застосовують РРО або ПРРО в Україні, пункт 9 статті 3 Закону № 265/95-ВР установлює обов’язок щоденно створювати фіскальні звітні чеки у паперовій та/або електронній формі у разі здійснення розрахункових операцій. Для РРО закон окремо виключає автомати з продажу товарів і послуг. Подальші рекомендації стосуються звичайної каси магазину.

Відсутність продажів ще не означає відсутності розрахункових операцій: протягом дня касир міг оформити повернення. Перевіряйте фактичні операції каси. Якщо їх не було, зазначена норма не встановлює безумовного обов’язку створювати нульовий Z-звіт кожного календарного дня. Відкриту зміну додатково перевірте за правилами застосування вашого РРО або ПРРО.

Пункти 1 і 2 статті 3 цього Закону вимагають проводити розрахункові операції на повну суму та надавати покупцю належний розрахунковий документ у паперовій та/або електронній формі. Квитанція банківського термінала сама по собі не замінює такого документа. Водночас пункт 158 Положення Національного банку України (НБУ) № 164 допускає випадки, коли окрему паперову банківську квитанцію можна не оформляти, зокрема якщо покупець відмовився від неї або отримав розрахунковий документ з обов’язковими реквізитами квитанції. Це не скасовує обов’язку надати фіскальний документ, коли він потрібний.

Практична рекомендація: закріпіть у порядку роботи касира дві окремі дії — завершити банківську звітну операцію та сформувати фіскальний Z-звіт. Після кожної касир перевіряє результат у відповідній системі. Наявність паперового банківського звіту не підтверджує завершення фіскальної зміни.

Як звірити термінал із фіскальною касою

Для щоденного контролю зручно перевіряти три групи даних: оплати й повернення на терміналі, відповідні фіскальні документи та фактичні надходження на рахунок. Така послідовність допомагає відокремити помилку касира від різниці в періодах або утриманої комісії.

1. Визначте межі звіряння. Запишіть час початку та завершення періоду, номер термінала, отримувача платежів і фіскальну касу. Якщо один термінал обслуговує кілька отримувачів або одна каса працює з кількома терміналами, розділіть дані відповідно.
2. Порахуйте успішні карткові оплати. Використовуйте банківський звіт і деталізацію операцій. Відхилені спроби не включайте до успішних оплат, а операції з невизначеним результатом винесіть на окрему перевірку.
3. Окремо порахуйте повернення та скасування. З’ясуйте статус кожної операції в банку. Однакової різниці між загальними сумами недостатньо: звірте також самі оплати та повернення.
4. Доберіть відповідні фіскальні чеки. Порівнюйте з терміналом карткову частину оплат саме через цей термінал. Готівку, оплати через інший термінал та інші безготівкові способи відокремлюйте.
5. Перевірте банківську виплату. Зіставте її з відповідними операціями еквайрингу, комісією та строками зарахування. Різницю, яку ще не пояснено, запишіть разом із відповідальним працівником і наступною дією.

Банківська сесія та фіскальна зміна можуть охоплювати різні проміжки часу. Наприклад, якщо звіт на терміналі сформували раніше, а каса після цього продовжила приймати карткові оплати, підсумки вже охоплюватимуть різні операції. Тому для звіряння перевіряйте час і склад операцій, а не лише дату на звіті. Не припускайте, що кожен звіт автоматично охоплює період від опівночі до опівночі.

Приклад із готівкою, карткою та змішаною оплатою

Умовний приклад. За один і той самий період магазин провів такі операції. У прикладі немає інших продажів, повернень або платіжних каналів.

Касир звіряє 9 500 грн карткових оплат і 1 000 грн карткових повернень окремо. Їхня різниця становить 8 500 грн. За всіма формами оплати продажі мінус повернення становлять 14 000 − 1 000 = 13 000 грн. Порівнювати ці 13 000 грн із підсумком одного банківського термінала неправильно, оскільки сума включає 4 500 грн готівки.

Для змішаної покупки касир перевіряє повну суму фіскального чека — 2 000 грн — та її розподіл: 500 грн готівкою і 1 500 грн карткою. У звіряння з терміналом потрапляє лише 1 500 грн. Якщо магазин також приймає інші безготівкові оплати, їх не слід автоматично додавати до обороту цього термінала.

Чому на рахунок може надійти інша сума

За пунктами 45 і 47 Положення НБУ № 164 порядок і строки розрахунків із торговцем визначає договір еквайрингу. Розмір комісії також установлюють у договорі; її сплату регулює пункт 56. Тому успішне формування банківського Z-звіту не є підтвердженням миттєвого зарахування всієї суми на рахунок.

Умовний приклад розрахунку виплати. Банк відніс до однієї виплати 10 000 грн оплат і 1 000 грн повернень, а за умовами прикладу утримав 150 грн комісії. За відсутності інших коригувань виплата становитиме 10 000 − 1 000 − 150 = 8 850 грн. Це приклад арифметики, а не тариф ПриватБанку. Фактичну базу нарахування комісії, момент її утримання та склад виплати перевіряйте за вашим договором і банківською деталізацією.

Що робити, якщо суми не збігаються або чек не надрукувався

Почніть із конкретної операції, яка створила розбіжність. Для пошуку підготуйте дату, час, суму, номер термінала, номер чека та доступний ідентифікатор операції або код авторизації. Для пов’язаної касової операції знайдіть фіскальний чек. Реквізити банківської квитанції визначає пункт 160 Положення НБУ № 164.

Для PAX S800 повторний друк описано в розділі 10 посібника через пункт «Копія чека». Для PAX A930 розділ 10 передбачає вибір останнього чека або одного з десяти останніх. Копія потрібна для підтвердження вже проведеної операції; її друк не потребує нового списання з картки.

Під час звернення використовуйте офіційні канали банку. Не просіть покупця називати персональний ідентифікаційний номер (ПІН), не фотографуйте картку та не записуйте її повний номер у робочий журнал. Для звіряння використовуйте реквізити квитанції в тому вигляді, у якому їх надає банківська система. Пункт 64 Положення НБУ № 164 зобов’язує торговця дотримуватися процедур безпеки, не розголошувати дані держателя стороннім і не копіювати платіжний інструмент чи його реквізити.

Як перевірити повернення після формування Z-звіту

Формування банківського або фіскального Z-звіту саме по собі не повертає гроші покупцю. Для повернення потрібні відповідна платіжна операція за процедурою банку та належне оформлення повернення через РРО або ПРРО, коли він застосовується. Порядок і строк ініціювання торговцем повернення мають бути визначені договором еквайрингу — це передбачає підпункт 11 пункту 45 Положення НБУ № 164.

У посібниках ПриватБанку для PAX S800 та PAX A930 операції скасування передбачають пошук за номером чека або ідентифікатором RRN — довідковим номером платіжної операції. Для конкретного випадку дотримуйтеся процедури вашої моделі, платіжного сервісу та договору. Після виконання перевірте статус у банку й наявність фіскального документа повернення. Якщо покупка та повернення належать до різних періодів, позначте цей зв’язок у звірянні, щоб не шукати обидві операції лише в одному денному звіті.

Звіряння карткових оплат і фіскальних звітів у Торгсофт

У Торгсофт передавання даних банківської оплати на фіскальний чек залежить від налаштувань інтеграції та підтримуваного реєстратора. Для автоматичного обміну даними з терміналом потрібно підключити додаткову функцію «Інтеграція з банківським терміналом». Для роботи з апаратним фіскальним реєстратором потрібно також активувати платну функцію «Інтеграція з фіскальним реєстратором»; умови роботи з ПРРО наведено нижче. За офіційною довідкою, термінал повинен повертати інформацію сліп-чека — банківської квитанції — на касу, а в програмі має бути ввімкнене відповідне передавання даних. Якщо автоматичного зв’язку немає, довідка передбачає ручне введення параметрів із банківського чека за належних налаштувань. Перед використанням перевірте, чи підтримує це ваш реєстратор і чи правильно налаштовані типи оплат.

Для роботи з ПРРО потрібно активувати додаткову функцію «Програмний РРО» на необхідну кількість робочих місць і налаштувати реєстратор та ключ касира. У програмі доступні окремі дії для X-звіту та фіскального Z-звіту. Банківський звіт залишається окремою операцією. У налаштуваннях ПРРО Торгсофт можна розрізняти оплати, які пройшли через термінал, та інші безготівкові оплати; касиру варто перевіряти вибраний засіб оплати також під час повернення.

Для контролю за період у Торгсофт є підсумковий звіт за даними Z-звітів: він показує кількість і суми чеків реалізації та повернення з розподілом за формами оплати. За замовчуванням програма використовує дані сервера податкової служби; можна сформувати звіт і з локальної бази, однак довідка попереджає про можливі розбіжності після збоїв. Для звіряння з банком оберіть відповідний період, перевірте карткові оплати й повернення, а комісію та фактичне зарахування підтвердьте банківськими документами.

Порядок завершення роботи касира

Як внутрішню інструкцію магазину можна використати таку послідовність:

1. Завершити поточні оплати й повернення та з’ясувати статус операцій із помилками.
2. За потреби отримати банківський і фіскальний X-звіти для попередньої перевірки.
3. Звірити карткові оплати та повернення за однаковий період, термінал і отримувача. Розбіжності записати з реквізитами операцій.
4. Виконати банківську звітну операцію за інструкцією до моделі та перевірити її результат.
5. Сформувати фіскальний Z-звіт, якщо були розрахункові операції, та перевірити завершення зміни в касовій системі.
6. Передати відповідальному працівнику звіти й перелік питань, які залишилися невирішеними. Після настання строку виплати перевірити зарахування та комісію за банківською випискою.

Офіційні джерела та інструкції

• Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР: стаття 2 — визначення розрахункової операції та звітних документів; стаття 3, пункти 1, 2, 7 і 9 — проведення операцій, надання документів, передавання фіскальних даних та щоденне створення фіскальних звітних чеків за наявності розрахункових операцій.
• Постанова Правління Національного банку України від 29.07.2022 № 164 «Про затвердження Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів»: Положення, розділ III, пункти 45, 47, 56 і 64 — умови договору, строки розрахунків, комісія та безпека; розділ VIII, пункти 156, 158–160 — квитанції, випадки неоформлення паперової квитанції, статус документів та їхні реквізити.
• ПриватБанк: «Система online-навчання» — офіційна сторінка навчальних матеріалів для касирів і бухгалтерів.
• «Методичний посібник по роботі з POS-терміналами ПриватБанку (PAX S800)»: розділ 9 — звіти; розділ 10 — копія чека; розділи про повернення товару та виклик банку.
• «Методичний посібник по роботі з Android POS-терміналами ПриватБанку (Android POS PAX A930)»: розділ 8 — скасування; пункти 9.1 і 9.2 — Z-баланс та Х-баланс; розділи 10 і 11 — копії чеків і звернення до банку.
• ПриватБанк: «Технічні рекомендації та інструкції по інтеграції POS-терміналів» — типи суміщення, налаштування та підтримка інтеграції.
• Торгсофт: «Інтеграція з фіскальним реєстратором» — передавання інформації банківського чека, ручне введення параметрів і фіскальні звіти.
• Торгсофт: «Додавання ПРРО в Торгсофт» — активація функції, засоби оплати, X- і Z-звіти та підсумковий звіт за період.