Як виправити помилки в паперовій та електронній трудовій книжці

Щоб виправити помилку в трудовій книжці, роботодавець спочатку має визначити, де вона виникла: в особистих даних працівника, записі про роботу, електронному записі після оцифрування чи звітних даних про внески. Для кожного випадку потрібна своя процедура. Зберіть документи, які підтверджують правильні відомості, зверніться до уповноваженого роботодавця або Пенсійного фонду України (ПФУ), а після виправлення перевірте паперові й електронні дані.

Завершення п’ятирічного переходу до електронного обліку 10 червня 2026 року не означає, що паперові трудові книжки треба знищити або що неоцифровані періоди роботи автоматично втрачені. ПФУ продовжує приймати документи після цієї дати. Паперову книжку потрібно зберігати, а роботодавець і надалі зобов’язаний на вимогу працівника вносити до неї передбачені законом записи.

Що перевірити перед виправленням

Для роботодавців в Україні електронний облік трудової діяльності передбачає стаття 48 Кодексу законів про працю України (КЗпП). Відомості зберігаються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Паперова книжка, записи про трудову діяльність у реєстрі та дані для обчислення страхового стажу пов’язані між собою, але перевіряти їх потрібно окремо.

Паперова книжка містить записи про прийняття, постійні переведення та звільнення. Електронна трудова книжка відображає відомості про трудову діяльність, внесені до реєстру. Для обчислення страхового стажу використовуються дані реєстру, а за періоди, за які дані не внесені, — порядок та умови законодавства, що діяло раніше. Тому виправлення назви посади на папері саме собою не виправляє звітність про єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ).

Практично доцільно скласти короткий перелік розбіжностей: номер запису, помилкові відомості, правильні відомості, документ-підстава та відповідальний за виправлення. Це допоможе не обмежитися паперовою книжкою, якщо помилка вже потрапила до електронного обліку.

Як діяти після завершення переходу до електронного обліку

Закон України № 1217-IX від 05.02.2021 набрав чинності 10 червня 2021 року та передбачив п’ятирічний період включення відсутніх відомостей до реєстру. Після завершення цих робіт наявні в роботодавця трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Закон не передбачає їх знищення через оцифрування.

За статтею 48 КЗпП паперова книжка зберігається у працівника. На його вимогу роботодавець вносить записи про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Якщо людина вперше працевлаштовується та вимагає оформити книжку, роботодавець повинен зробити це не пізніше п’яти днів після прийняття.

ПФУ роз’яснює, що приймання й опрацювання документів триває після 10 червня 2026 року, а відсутність оцифрування до цієї дати не спричиняє втрати страхового стажу. Саме завершення перехідного періоду не анулює трудових прав чи первинних документів. Водночас відсутній або спірний період потрібно підтвердити та перевірити результат його опрацювання.

Хто має право виправляти паперові записи

За пунктом 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом № 58 від 29.07.1993, неправильні або неточні записи про роботу виправляє роботодавець, який їх зробив. Роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику необхідну допомогу. Він може допомогти підготувати звернення та отримати документи, проте останнє місце роботи саме собою не дає повноважень переписувати всі записи попередніх роботодавців.

Для особистих даних на титульному аркуші діє окреме правило: пункт 2.13 передбачає внесення змін за останнім місцем роботи. Тому перед зверненням важливо визначити, чи йдеться про особу власника книжки, чи про відомості щодо його роботи.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний запис, ліквідоване, пункт 2.8 встановлює послідовність: правонаступник, за його відсутності — вищестояща організація, якій підпорядковувалося підприємство, а за її відсутності — відповідний державний архів, визначений цим пунктом. Нинішній роботодавець не повинен самостійно вносити виправлення лише через те, що працівник не знайшов колишню кадрову службу.

У зверненні до попереднього роботодавця або архіву доцільно зазначити назву підприємства в період роботи, посаду, приблизні дати роботи, номер помилкового запису та відомі реквізити наказів. Попросіть надати засвідчений витяг, копію наказу або архівну довідку з документальними підставами. Збережіть звернення та відповідь, зокрема повідомлення про відсутність документів.

Як виправити особисті дані на титульному аркуші

Пункт 2.13 Інструкції № 58 дозволяє змінювати прізвище, ім’я, по батькові та дату народження на підставі офіційних документів: паспорта, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені тощо. Роботодавець має встановити правильні дані та документальний зв’язок із попередніми відомостями. Усного пояснення працівника для цього недостатньо.

1. Працівник надає книжку та документи, що підтверджують правильні або змінені дані. Для організації роботи доцільно прийняти письмову заяву із зазначенням того, що потрібно змінити.
2. Уповноважена особа звіряє документи та на титульному аркуші однією рискою закреслює відповідні попередні відомості, щоб їх можна було прочитати.
3. Поруч записує правильні дані.
4. На внутрішньому боці обкладинки зазначає документ-підставу, його номер і дату.
5. Забезпечує засвідчення відповідно до пункту 2.13: його текст передбачає підпис керівника підприємства або печатку відділу кадрів.

Підпис працівника не замінює засвідчення зміни роботодавцем. Підпис власника книжки при її первинному оформленні, передбачений пунктом 2.12, стосується іншої дії. Перед скануванням виправленої книжки перевірте, чи читаються попередні та нові дані, реквізити документа й засвідчення.

Окремо перевірте особисті дані працівника в реєстрі застрахованих осіб. Виправлення титульного аркуша не означає, що ці відомості вже змінено в реєстрі. Зміни, внесені підпунктом 5 пункту 15 розділу I Закону № 1217-IX, передбачають можливість зміни поточних особистих даних за заявою застрахованої особи в порядку, встановленому ПФУ. Якщо прізвище, ім’я, по батькові або дата народження в реєстрі неправильні, працівнику слід звернутися до ПФУ щодо подання такої заяви та документів, які підтверджують правильні відомості.

Якщо розбіжності в імені, по батькові чи прізвищі не дозволяють підтвердити належність документа працівникові, не слід робити виправлення за припущенням. Пункт 26 Порядку № 637 передбачає можливість установлення факту належності документа про стаж у судовому порядку. Це окремий спосіб підтвердження належності документа, який не гарантує автоматичного зарахування будь-якого заявленого періоду.

Як виправити запис про прийняття, переведення або звільнення

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» закреслювати неправильні записи забороняє пункт 2.10 Інструкції № 58. Не стирайте текст і не закривайте його коректором: попередній запис має залишитися читабельним. Виправлення оформлюють наступним записом із власним порядковим номером.

Спочатку звірте книжку з оригіналом наказу або розпорядження. За пунктом 2.9 виправлені відомості мають повністю відповідати цьому документу. Якщо наказ утрачено або він не відповідає фактично виконуваній роботі, Інструкція допускає інші документи, які підтверджують виконання роботи, не зазначеної в книжці. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення вже внесених записів.

1. У графі 1 поставте наступний порядковий номер.
2. У графі 2 зазначте дату внесення виправлення.
3. У графі 3 напишіть «Запис за № … недійсний» і наведіть правильне формулювання. Якщо виправляєте причину звільнення, відтворіть законодавче формулювання та зазначте відповідну статтю й пункт закону, як вимагають пункти 2.3 і 2.26 Інструкції № 58.
4. У графі 4 зазначте документ-підставу. Якщо помилка виникла під час перенесення відомостей із правильного наказу, повторіть його дату й номер за пунктом 2.10. Якщо застосовуєте інші підтвердні документи через втрату наказу або його невідповідність фактично виконуваній роботі за пунктом 2.9, зазначте реквізити цих документів. У разі поновлення або зміни формулювання причини звільнення посилайтеся на відповідний новий наказ.
5. Перевірте відповідність усіх граф документу-підставі та виконайте належне оформлення записів, зокрема засвідчення записів при звільненні за пунктом 4.1 Інструкції.

Умовний приклад виправлення назви посади

Усі дати, номери та обставини цього прикладу вигадані. За наказом від 31.08.2020 № 24-к працівника прийняли продавцем непродовольчих товарів з 01.09.2020. У записі № 12 помилково зазначили посаду комірника. Роботодавець виявив помилку 14.10.2026; інших записів після № 12 у цьому прикладі немає.

У цьому прикладі наказ правильний, тому в графі 4 повторено його первинні реквізити. Дата виправлення не змінює дату прийняття на роботу. Якщо ж змінено саму правову підставу, наприклад після визнання звільнення незаконним, пункт 2.10 передбачає посилання на наказ про поновлення або зміну формулювання причини звільнення.

Що робити з пропущеним записом або помилкою в нумерації

Якщо запис про постійне переведення взагалі відсутній, немає попереднього запису, який можна визнати недійсним. Знайдіть наказ і перевірте дату та зміст переведення. Інструкція № 58 не встановлює окремого універсального формулювання «Запис пропущений», тому його не потрібно подавати як обов’язкову законодавчу вимогу.

Практичний підхід — додати документально підтверджені відомості у наступному вільному місці з наступним номером, чітко зазначивши фактичну дату переведення та реквізити наказу. Не вписуйте текст між старими рядками й не змінюйте дату наказу заднім числом. Якщо пропуск виявили вже після звільнення або серед записів інших роботодавців, до внесення запису доцільно погодити його оформлення з роботодавцем, який допустив пропуск, та територіальним органом ПФУ щодо подальшого відображення відомостей у реєстрі.

Коли пропущено лише порядковий номер, спочатку переконайтеся, що жодна подія трудової діяльності не втрачена. Інструкція не містить окремої процедури для такого пропуску, тому не варто перенумеровувати всю книжку. Якщо помилкова нумерація заважає визначити, який саме запис виправляють, у зверненні додатково вкажіть його дату, зміст і документ-підставу.

Як виправити помилку в електронній трудовій книжці

Почніть із порівняння електронних відомостей із паперовою книжкою та іншими поданими документами. За роз’ясненням ПФУ, в особистому кабінеті на вебпорталі потрібно відкрити «Електронна трудова книжка», перейти до «Дані ЕТК» — даних електронної трудової книжки — та вкладки «Відцифрована ЕТК». Перевіряйте дати, роботодавців, посади, реквізити наказів і наявність усіх періодів.

Якщо під час опрацювання документів помилився ПФУ

Коли подані документи правильні, а електронний запис їм не відповідає, працівнику слід подати звернення через розділ «Комунікації з ПФУ» → «Звернення». Змінювати правильний паперовий запис для узгодження з електронною помилкою не потрібно. До звернення доцільно додати скан відповідної сторінки книжки.

У зверненні зазначте прізвище, ім’я та по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків, а також номер і дату попереднього звернення про оцифрування, якщо вони відомі. Окремо опишіть неправильне електронне значення та правильні відомості з паперового документа. Наприклад, у зверненні можна прямо зіставити дві дати й указати сторінку, на якій міститься правильна.

Збережіть номер звернення та перевіряйте його стан у розділі «Мої звернення». Після відповіді повторно відкрийте відомості про трудову діяльність і перевірте конкретну розбіжність. Надсилання звернення ще не підтверджує, що дані вже виправлено.

Якщо помилкові відомості подав працівник або роботодавець

Пункт 6 Порядку № 11-1 передбачає повторне подання відомостей у разі виправлення неправильних чи неточних записів про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в кабінеті. При повторному поданні подають титульну сторінку та сторінки зі змінами. Якщо помилка міститься і в паперовій книжці, спочатку отримайте належне паперове виправлення та підстави для нього.

Відомості можуть подавати працівник або страхувальник. Пункт 4 Порядку дозволяє працівнику особисто звернутися до територіального органу ПФУ; для подання через вебпортал потрібен електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті. Від страхувальника подає відомості він сам або представник із делегованими керівником повноваженнями.

Якщо в реєстрі відсутні відомості про поточні кадрові події, зокрема прийняття, постійне переведення, звільнення, поновлення чи призупинення та відновлення дії трудового договору, пункт 8 Порядку № 11-1 передбачає їх подання страхувальником через створення відповідного електронного запису. Тому для поточного обліку недостатньо лише виправити історичний скан книжки.

Як підготувати скани для подання

Пункт 5 Порядку № 11-1 вимагає кольорових сканів з оригіналів документів. Під час первинного подання вони мають охоплювати всі сторінки книжки із записами в хронологічному порядку, містити поля документів і дозволяти прочитати серію та номер бланка. Рекомендована роздільна здатність — 300 точок на дюйм, формати файлів — jpg або pdf, розмір кожного файлу — не більше 1 Мб.

Перед надсиланням відкрийте кожний файл і перевірте читабельність дат, номерів, підписів та печаток. Для повторного подання використовуйте титульну сторінку й сторінки зі змінами, як передбачає пункт 6. Не редагуйте зображення так, щоб воно відрізнялося від оригіналу документа.

Що робити, якщо проблема у звітності або внесках

Якщо дата прийняття і період роботи відображені правильно, але відсутні чи неправильні дані про заробіток, нарахований або сплачений ЄСВ, передайте питання бухгалтеру. Дані про трудову діяльність та дані про внески містяться в різних частинах електронної облікової картки, передбачених змінами, внесеними Законом № 1217-IX. Скан трудової книжки не замінює виправлення звітності роботодавця.

Практично перевірку варто провести за конкретними місяцями: зіставити документи про нарахування зарплати, подану звітність, підтвердження її прийняття та платіжні документи. Якщо помилка у звітних відомостях, роботодавець має виправити відповідну звітність за процедурою, застосовною до її виду та періоду. Якщо розбіжність стосується сплати або відображення платежу, потрібне окреме з’ясування її причини.

Після опрацювання виправлень працівнику доцільно знову перевірити відомості в реєстрі. Наявність запису про роботу в паперовій книжці сама собою не доводить правильність усіх даних про внески за кожний місяць. Водночас відсутність окремого періоду на екрані не дає підстав без перевірки вважати його остаточно втраченим.

Як підтвердити період роботи, якщо роботодавця або документів немає

Для підтвердження стажу для призначення пенсії застосовується Порядок, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637. За його пунктами 1 і 3, коли книжки чи потрібних записів немає або записи неправильні, можуть використовуватися дані реєстру, довідки, витяги з наказів, особові рахунки, відомості на виплату зарплати, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання та інші документи про періоди роботи. Якщо документів, перелічених у пункті 3, немає, цей пункт дозволяє підтверджувати роботу членськими квитками профспілок, але лише за періоди, за які є відмітки про сплату членських внесків. Документи для підтвердження трудової діяльності повинні бути підписані посадовими особами та засвідчені печаткою за її наявності відповідно до пункту 23.

Спочатку зберіть документи у правонаступника та в архіві. Якщо відомостей немає, збережіть письмові відповіді й подайте наявні матеріали до ПФУ для визначення способу підтвердження. Архівна довідка або інший належний документ може бути підставою для підтвердження періоду, навіть коли отримати звичайне виправлення від колишнього роботодавця неможливо.

ПФУ може підтвердити стаж показаннями свідків за умовами пунктів 17–18 Порядку № 637, хоча для виправлення вже внесеного паперового запису показання свідків не підходять. Якщо документи відсутні й отримати їх неможливо через стихійне лихо, аварію, катастрофу або іншу надзвичайну ситуацію, пункт 17 вимагає щонайменше двох свідків, які знали заявника зі спільної роботи на одному підприємстві або в одній системі. Якщо причиною є ліквідація підприємства або відсутність архівних даних з інших причин, за пунктом 18 такі свідки також повинні мати документи про власну роботу за час, який вони підтверджують заявникові.

Абзац другий пункту 18 поширює цей порядок на випадки відсутності документів, коли роботодавець або його правонаступник розташований чи раніше розташовувався на тимчасово окупованій території України, у районі проведення антитерористичної операції чи заходів із забезпечення національної безпеки й оборони, на території громади в районі бойових дій або в тимчасовій окупації, оточенні чи блокуванні. Він також охоплює передбачені ним випадки пошкодження або знищення майна чи документів унаслідок бойових дій, терористичних актів або диверсій; пошкодження чи знищення потрібно підтвердити документально. Для цих випадків також потрібні щонайменше два свідки зі спільної роботи, які мають документи про власну роботу за відповідний час. Коли свідки підтверджують різні за тривалістю періоди, за пунктом 25 враховують лише час, підтверджений щонайменше двома свідками.

Окремо пункт 17-1 передбачає спеціальний порядок зарахування стажу, якщо книжка містить виправлені, недостовірні або неточні записи про роботу в підприємствах чи їхніх правонаступниках на тимчасово окупованих територіях у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим і місті Севастополі. Працівнику слід подати наявні матеріали до ПФУ та зазначити ці обставини.

Якщо в книжці бракує відомостей для пільгової пенсії або пенсії за вислугу років, пункт 20 передбачає уточнюючу довідку роботодавця чи правонаступника. Вона має містити періоди, посаду, характер роботи, відповідний список і первинні документи-підстави. Для роботодавців на територіях, визначених абзацом другим пункту 18, можливе підтвердження за даними реєстру. За відсутності правонаступника або знищення архівів через бойові дії застосовується окремий порядок, визначений ПФУ; зверніться до його територіального органу з наявними документами.

Коли потрібен дублікат трудової книжки

Дублікат оформлюють, зокрема, коли книжку втрачено або вона стала непридатною. За пунктом 5.1 Інструкції № 58 працівник повідомляє про втрату роботодавця за останнім місцем роботи. Дублікат видають не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки; у правому верхньому кутку першої сторінки роблять напис «Дублікат».

Попередні періоди переносять за документами відповідно до пунктів 5.2–5.3. Спочатку зазначають документально підтверджений загальний стаж до роботи в цього роботодавця, потім — підтверджені окремі періоди. Якщо документ містить лише частину відомостей, у дублікат вносять лише їх. Роботодавець повинен сприяти працівникові в одержанні документів про попередню роботу.

Коли книжка обгоріла, розірвана або забруднена й непридатна для використання, пункт 5.5 передбачає напис «Замість видано дублікат» на першій сторінці та повернення оригіналу власнику. Якщо книжку втратило підприємство, за пунктом 6.1 дублікат видають без стягнення його вартості. Окремо пункт 2.10 дозволяє на прохання працівника видати дублікат без запису про звільнення або переведення, який згодом визнали недійсним.

Якщо доступу до книжки немає через надзвичайну ситуацію, передбачену Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працювала людина, пункт 5.6 дозволяє видати дублікат за новим місцем роботи. Працівник подає заяву та письмову інформацію про відповідні обставини: зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України. Сам факт дії воєнного стану цей пункт не визначає як самостійну універсальну підставу.

Якщо доступ до оригіналу відновлено, записи з дубліката про періоди роботи переносять до трудової книжки. На першій сторінці дубліката роблять напис «Дублікат анульовано», засвідчують його печаткою роботодавця за останнім місцем роботи та повертають дублікат працівнику.

Як зберегти документи та проконтролювати результат

Для кожного виправлення доцільно зберігати окремий комплект: звернення працівника, документ-підставу, скан до виправлення, скан після нього, підтвердження подання до ПФУ та отриману відповідь. Називайте файли так, щоб було видно працівника, документ і дату створення копії. Не перезаписуйте початковий скан виправленим файлом, оскільки він допомагає відтворити послідовність дій.

Доступ до цих матеріалів варто надати лише тим працівникам, які оформлюють кадри, ведуть розрахунки або представляють роботодавця перед ПФУ. Не розміщуйте скани паспортів і трудових книжок у загальних робочих чатах або відкритих папках. Працівник має зберігати паперовий оригінал і документи, які підтверджують зміни.

Завершуйте роботу перевіркою трьох результатів: паперовий запис належно оформлений, електронні відомості відповідають документам, а розбіжності у звітності та внесках, якщо вони були, опрацьовані окремо. Якщо певне питання залишилося невирішеним, зафіксуйте, яких документів бракує, куди подано запит і яку відповідь отримано. Це дасть працівнику та роботодавцю конкретну основу для наступного звернення.

Офіційні джерела

• Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII — стаття 48: електронний облік і ведення паперової книжки на вимогу працівника.
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом від 29.07.1993 № 58 — пункти 2.6–2.14, 4.1, 5.1–5.3, 5.5–5.6, 6.1: повноваження, документи, виправлення та дублікати.
• Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» — розділ I, пункти 6, 15; розділ II, пункти 1–3: дані реєстру, страховий стаж і перехідний період.
• Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 — пункти 3–8: подання, сканування, повторне подання та відсутні кадрові відомості.
• Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 — пункти 1–3, 17–18, 20, 23–26: документи, свідки, спеціальні випадки та належність документа.
• Роз’яснення ПФУ «Як виправити помилку в електронній трудовій книжці, допущену під час її оцифрування» — перевірка відомостей, звернення щодо технічних помилок і приймання документів після 10 червня 2026 року.