Щоб вирішити, що закупити, на який товар змінити ціну або чому покупець давно не повертався, почніть із конкретного запитання. Потім звірте документи, оберіть потрібний магазин і період, перегляньте відповідний аналіз у Торгсофт та визначте дію, відповідального працівника і строк оцінки результату.
Залишок, кількість продажів та історія покупок допомагають обґрунтувати рішення. Причину слабкого попиту власник має з’ясувати окремо: перевірити наявність товару, ціну, викладку та повернення. Після зміни закупівлі чи умов продажу повторіть аналіз за зіставний період і подивіться, чи отримали очікуваний результат.
Сформулюйте запитання, на яке можна відповісти дією
Для першого аналізу оберіть один магазин і невелику групу товарів. У Торгсофт центр обліку — це магазин або склад, для якого ведуть облік. Запишіть, що саме потрібно вирішити:
- Які товари слід дозамовити до наступної поставки?
- Які позиції залишаються на складі та потребують зміни умов продажу?
- Хто з постійних покупців давно не робив покупок і чи є підстава для доречного звернення?
Одразу визначте межі завдання: магазин, товари, дати початку й завершення аналізу. Якщо оцінюєте роботу окремої точки, спочатку розгляньте її показники, а потім порівняйте з іншими магазинами. Загальний залишок мережі може приховати відсутність потрібного розміру саме там, де його запитують.
Звірте документи до зміни закупівлі або ціни
Доручіть товарознавцю перевірити рух вибраних товарів, а продавцю — операції, які викликають запитання. У невеликому магазині це може зробити власник. Для кожної підозрілої позиції пройдіть однакову послідовність:
- Надходження. Зіставте фактично отриману кількість із документом: чи правильно зазначено товар, розмір, одиницю виміру, дату та магазин.
- Продажі. Переконайтеся, що продано саме ту позицію, яку аналізуєте, і що операція потрапила до потрібного періоду.
- Повернення. Звірте повернений товар, його кількість і дату. Окремо з’ясуйте, чи повернули покупцю гроші та чи придатний товар для наступного продажу.
- Зв’язок із клієнтом. Для аналізу покупців перевірте, чи вибрано правильну картку клієнта в операціях. Покупка без такого зв’язку не дає підстав робити висновок про поведінку конкретної людини.
- Межі порівняння. У всіх формах використайте той самий магазин і погоджені дати. Якщо порівнюєте різні періоди, врахуйте їхню тривалість і дні роботи магазину.
Виявлену помилку спочатку з’ясуйте за документами та фактичною наявністю. Після виправлення знову відкрийте аналіз. Так власник ухвалюватиме рішення за даними, які відповідають операціям магазину.
Як у Торгсофт перевірити залишки перед дозамовленням
Відкрийте «Склад → Стан складу». Тут можна переглянути кількість товару, ціну та собівартість. Для мережі перемикач «Усі склади» відкриває вибір складів. Оберіть потрібні точки та звірте колонку «Склад», щоб правильно визначити місце зберігання товару.
Фільтр «Стан на дату» показує кількість на вибрану дату. Спочатку зафіксуйте залишок на початок аналізу, потім поверніться до поточного стану. Якщо товару тривалий час не було, слабкі продажі самі собою не доводять низького попиту. Для пояснення різниці відкрийте «Рух товару» або «Картку складського обліку»: остання показує залишок після надходжень, продажів, повернень і переміщень на поточному складі.
За нульової або від’ємної кількості перевірте документи й порахуйте товар фізично. Дія «Перерахувати кількість» доступна в режимі стану складу «Статичний» і призначена для перерахунку облікової кількості. Після її виконання повторно зіставте результат із документами та фактичною наявністю.
Як визначити кількість до закупівлі
Власник або закупівельник може вручну скласти потребу: очікувані продажі до наступної поставки плюс обраний страховий запас, мінус придатний до продажу залишок і підтверджене постачання. Страховий запас — це додаткова кількість на випадок затримки поставки або коливання попиту. Його розмір визначайте з огляду на досвід магазину та строк доставки.
Перед погодженням замовлення уточніть у постачальника, які кількості й дати він підтвердив. Після надходження товару перевірте, чи збіглася поставка із замовленням. Наприкінці обраного періоду оцініть, чи вистачало товару до наступної доставки та чи не накопичився зайвий залишок.
Як знайти товар, що залежався, і вибрати дію
Відкрийте «Аналіз → Аналіз товару, що залежався», задайте період, центр обліку та товарний фільтр, натисніть «Оновити». Для порівняння магазинів можна ввімкнути групування за центрами обліку. Перемикач наявності на початок аналізу допоможе зосередитися на товарах, які вже були на складі; показ нульового залишку налаштовується окремо.
Поріг для показника «Кількість реаліз. за період» працює за умовою строго менше заданого значення. Для поштучного товару поріг 1 відбирає позиції з нульовою кількістю проданих одиниць. Якщо товар продають дробовою кількістю, до результату також потраплять додатні значення, менші за 1. Для власного висновку про попит окремо порахуйте продані одиниці й повернення за документами. Кількість чеків не замінює кількість товару: один чек може містити кілька однакових одиниць. Зафіксуйте обидва показники, якщо вам важливі і обсяг продажу, і частота покупок.
Після вибору дії у цій формі можна задати товарну знижку, додати товар до акта переоцінки або повернення постачальнику. Товарна знижка має пріоритет перед іншими знижками клієнта. Додавання до розподілу товару доступне за вибору конкретного центру обліку. Дія «Встановити ознаку необхідності замовлення товару» дозволяє заборонити або дозволити замовлення товару загалом. Дія «Заборонити до замовлення у постачальника» встановлює заборону для вибраного постачальника: товар не потраплятиме до форми «Формування замовлення постачальнику» для замовлення в нього.
Як обрати між зміною ціни, переміщенням і паузою в закупівлі
Спочатку перевірте доступність товару покупцю: чи є цінник, чи виставлено потрібний розмір, чи справний товар. Потім порівняйте продажі в інших точках і з’ясуйте умови повернення постачальнику. За результатом власник може доручити:
- змінити викладку, якщо покупці погано бачать товар;
- перемістити частину запасу до магазину, де є підтверджений попит;
- встановити погоджену ціну або знижку та оновити етикетки;
- призупинити повторну закупівлю;
- узгодити з постачальником повернення і лише після цього оформити його.
Оберіть одну основну зміну для конкретної групи та запишіть дату початку. Коли одночасно змінюються ціна, викладка й асортимент, складніше зрозуміти, що вплинуло на результат. У наступному аналізі зіставте продані одиниці, повернення та залишок за період однакової тривалості.
Як оцінити неактивність покупців у Торгсофт
У «Аналіз → Аналіз активності покупців» задайте період активності та центр обліку. Якщо обидва поля порожні, аналіз охоплює весь час ведення обліку та всю мережу. Для пошуку кандидатів можна використати відбір за кількістю покупок «не більше» потрібного значення.
Перелік містить кількість чеків, дату останньої покупки та інші показники. Колонка «Виручка реалізацій» не враховує повернень. Для рішення щодо конкретної людини відкрийте картку клієнта: на вкладці «Придбання» накопичуються покупки й повернення. Знайдіть останню фактичну покупку за всю доступну історію, а повернення розгляньте окремо. Якщо після покупки було повернення, врахуйте його під час оцінки активності клієнта.
Керівник магазину може вручну скласти невелику групу клієнтів, у яких минув звичний для цього товару строк між покупками. Перед зверненням перевірте останню покупку в мережі, повернення та доречність пропозиції. Відсутність покупки в одній точці ще не означає припинення покупок у всій мережі. Якщо дані не дають відповіді, залиште причину неактивності відкритим запитанням.
Як працювати з історією покупок і контактами законно
Для українського магазину ідентифікована історія покупок та контактні відомості клієнта потребують законної підстави обробки. Статті 6 і 11 Закону України «Про захист персональних даних» визначають вимоги до мети, обсягу даних та підстав їх обробки. Згода є однією з підстав; закон також передбачає, зокрема, виконання правочину чи встановленого законом обов’язку. Підставу потрібно співвіднести з конкретною метою використання відомостей.
Власник має зафіксувати мету обробки історії покупок у документах, що регулюють діяльність магазину, визначити необхідні відомості та працівників, які матимуть до них доступ. Також установіть строк зберігання відповідно до цієї мети: за статтею 6 історію, яка дозволяє ідентифікувати клієнта, можна зберігати не довше, ніж потрібно для законних цілей її обробки. За статтею 12, коли дані збирають безпосередньо у клієнта, його в цей момент повідомляють про володільця даних, їхній склад, мету збору, права та осіб, яким дані передаються. Якщо дані збирають не безпосередньо у клієнта, його повідомляють протягом 30 робочих днів із дня збору даних, крім випадків, установлених законом.
Для аналізу повторних покупок обмежтеся необхідними відомостями. Перед рекламним зверненням окремо з’ясуйте правомірність використання контакту для цієї мети. Якщо нова мета несумісна з попередньою, стаття 6 вимагає отримати згоду на змінену мету, якщо інше не передбачено законом. Визначте працівника, який прийматиме звернення клієнтів: стаття 8 передбачає, зокрема, право відкликати згоду та вимагати зміни або знищення незаконно оброблюваних чи недостовірних даних.
Відокремте факт, припущення та рішення
Для кожної позиції зробіть три короткі записи. Факт описує конкретні операції та залишок у визначеному магазині за визначений період. Припущення пояснює можливу причину: наприклад, покупці не бачать товар на полиці. Рішення називає дію, виконавця та строк: продавець змінює викладку, а керівник через погоджений проміжок часу повторно рахує продажі й повернення.
Причину підтверджуйте окремими спостереженнями. Сам перелік товарів без продажів не пояснює, чи проблема в ціні, наявності, сезонності або розміщенні. Запишіть, який результат підтримає ваше припущення і за яких умов доведеться його переглянути.
| Хто відповідає | Завдання | Які дані зібрати | Форма Торгсофт | Ручне рішення | Що оцінити після дії |
|---|---|---|---|---|---|
| Закупівельник або власник | Підготувати дозамовлення | Поточний залишок, рух, строк поставки, підтверджене надходження | «Стан складу», «Рух товару» | Погодити кількість і дату поставки | Чи вистачило запасу та який залишок перед наступною поставкою |
| Товарознавець | З’ясувати неправильну кількість | Фізичний підрахунок, документи надходження, продажів, повернень і переміщень | «Стан складу», «Картка складського обліку» | Визначити причину та виправити помилку обліку | Чи відповідає кількість документам і фактичній наявності |
| Власник і керівник магазину | Скоротити запас товару зі слабкими продажами | Наявність на початок періоду, продані одиниці, повернення, ціна та собівартість | «Аналіз товару, що залежався» | Обрати зміну викладки, ціни, переміщення або паузу в закупівлі | Продажі, повернення й залишок за зіставний період |
| Керівник магазину | Оцінити неактивність покупця | Фактична остання покупка, повернення, історія в мережі, правомірність використання контакту | «Аналіз активності покупців», картка клієнта | Визначити доречність індивідуального звернення | Відповідь клієнта та наступні покупки з урахуванням повернень |
Як урахувати повернення під час оцінки грошей від продажу
Умовний приклад ручного розрахунку. Магазин продав 10 одиниць по 1 000 грн і фактично отримав 10 000 грн. Протягом того самого періоду покупці повернули дві одиниці, а магазин повернув їм 2 000 грн. За вісім одиниць, які залишилися проданими, постачальнику в цьому періоді сплачено 4 800 грн. Комісії за приймання оплат становили 160 грн, пакування та доставка коштом магазину — 240 грн. Припустімо, інших платежів за цією групою в періоді не було.
Для цієї обмеженої оцінки грошовий внесок групи становить: 10 000 − 2 000 − 4 800 − 160 − 240 = 2 800 грн. Без урахування повернених покупцям грошей результат був би завищений на 2 000 грн. Якщо магазин додатково сплатив постачальнику за дві повернені одиниці, цей платіж також потрібно відняти; сам товар залишається окремим запасом.
Ці 2 800 грн показують різницю лише між переліченими надходженнями та виплатами. Для визначення доступних грошей власник має врахувати також оренду, зарплату, податки, інші закупівлі та строки платежів. Валовий прибуток, який визначають через виручку й собівартість проданого товару, не дорівнює залишку грошей. Наведений ручний розрахунок також не визначає податкового прибутку.
Закріпіть рішення та дату наступного аналізу
Збережіть короткий запис: запитання, магазин, період, факти, припущення, погоджена дія, відповідальний і дата оцінки. На цю дату повторіть аналіз із тими самими правилами відбору. Якщо за цей час товар був відсутній, змінився графік роботи або відбулася інша суттєва подія, врахуйте її під час порівняння.
Якщо плануєте роботу з кількома центрами обліку, переміщення між складами або формування замовлень постачальникам у програмі, зіставте ці завдання з ліцензією. Торгсофт-Старт обмежений одним центром обліку та не підтримує переміщення між складами й замовлення постачальникам. За цієї ліцензії потребу в закупівлі можна розрахувати вручну та передати замовлення постачальнику поза програмою. Доступні формати роботи й умови оплати наведено на сторінці ліцензій і цін Торгсофт.
Офіційна правова підстава роботи з даними клієнтів
Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI: стаття 6 — мета, обсяг, точність і строки обробки даних; стаття 8 — права клієнта; стаття 11 — підстави обробки; стаття 12 — повідомлення під час збирання даних.
Повернутися до попереднього кроку