Почніть із переліку задач магазину: які залишки потрібно бачити, як вводити товари й ціни, які показники продажів отримувати та кому дозволяти змінювати дані. Зіставте ці потреби з можливостями Торгсофт, а питання щодо конфігурації запишіть окремо.
Результатом попередньої оцінки має стати список потрібних функцій та питань для обговорення. На його основі можна узгодити конфігурацію й доступний формат перевірки потрібних можливостей.
Опишіть потреби через роботу працівників
Для кожної задачі запишіть виконавця, дані, з якими він працює, та інформацію, яку має отримати власник. Наприклад: працівник рахує товар, а власник порівнює фактичну кількість з обліковою. Таке формулювання дає конкретний предмет для розмови про програму.
Підготуйте короткий опис магазину. Це запропонований перелік для попередньої оцінки:
- Який асортимент потрібно обліковувати та як працівники розрізняють товари.
- Для яких магазинів і складів потрібен облік.
- Скільки касових робочих місць плануєте використовувати.
- Які способи оплати приймаєте та чи потрібна інтеграція з банківським терміналом.
- Хто вводить товари, змінює ціни й переглядає результати роботи.
- Які дані власник хоче бачити щодня та на обрану дату.
Зіставте задачі з функціями Торгсофт
Використайте таблицю як основу для власного списку. У третій колонці запишіть питання, які потрібно узгодити для вашої роботи.
| Задача власника | Функція Торгсофт | Що потрібно уточнити |
|---|---|---|
| Почати облік наявного товару | Введення початкових залишків у формі «Прихід» із позначкою «Початкові залишки» | Хто готує перелік товарів і кількість для введення |
| Задавати роздрібні ціни | При оприбуткуванні із закупівельною ціною ручне введення роздрібної ціни автоматично заповнює націнку | Хто визначає ціни та кому дозволено їх змінювати |
| Порівнювати облік із наявністю товару | Інвентаризація порівнює фактичну кількість з обліковими залишками | Хто проводить підрахунок і з’ясовує причини розбіжностей |
| Переглядати показники роботи каси | Звіт по касі за поточний день у режимі реалізації | Які показники потрібні власнику для щоденного перегляду |
| Розмежувати роботу працівників | Рольовий доступ до інформації та дій програми | Які дії й дані потрібні кожній ролі |
| Автоматично архівувати базу | Завдання на архівацію у визначений час або при виході з програми | Хто відповідає за копії та перевірку їх відновлення |
Введення залишків і роздрібних цін у Торгсофт
Для початку товарного обліку передбачене введення початкових залишків у формі «Прихід» із позначкою «Початкові залишки». Якщо ця задача потрібна магазину, призначте відповідального за підготовку переліку товарів та їх кількості. Окремо визначте, хто перевірятиме підготовлені дані.
При оприбуткуванні із закупівельною ціною роздрібну ціну можна ввести вручну; націнка заповниться автоматично. Використайте цю можливість для оцінки задачі ціноутворення: запишіть, хто встановлює ціну та хто погоджує її зміну. Автоматичне заповнення націнки не визначає, яку ціну власник має обрати.
Інвентаризація та залишок на дату
Інвентаризація в Торгсофт порівнює фактичну кількість товару з обліковими залишками. Для цієї задачі визначте, хто рахує товар і хто розбирає розбіжності. Порівняння кількості дає підставу для подальшого з’ясування причин, але саме по собі не встановлює їх.
Якщо потрібна кількість товару на певну дату, у Торгсофт Старт є фільтр «Стан на дату». Він відображає кількість товару на встановлену дату. Запишіть цю потребу окремо й обговоріть її в контексті потрібної конфігурації: наведена можливість стосується Торгсофт Старт.
Умовний приклад попередньої оцінки
Припустімо, власнику потрібно порівнювати фактичну й облікову кількість одного товару. Умовні дані: в обліку — 12 одиниць, під час підрахунку — 10. Різниця становить 2 одиниці.
У списку потреб власник записує: «Порівнювати кількість товару та розбирати розбіжності». Поруч зазначає інвентаризацію як відповідну функцію. Для узгодження залишає питання про відповідального за підрахунок і порядок з’ясування різниці. Причину нестачі з цих двох чисел визначити неможливо.
Реалізація товару та показники каси за день
У режимі реалізації список товару можна формувати зчитуванням штрихкоду. Якщо це відповідає роботі продавця, внесіть таку потребу до переліку. Окремо обговоріть обладнання та потрібну конфігурацію. Інтеграція з банківським терміналом є додатковою опцією; для підключення потрібно запросити в банку драйвери та бібліотеки.
У режимі реалізації можна відкрити звіт по касі за поточний день. У повному звіті за день наведено кількість реалізацій і повернень, суми готівкових та безготівкових реалізацій і суму повернень. Виберіть показники, які власник переглядатиме щодня. Якщо потрібен окремий розподіл повернень за способами виплати, сформулюйте це як питання для узгодження.
Доступ працівників до даних і дій
Рольовий доступ дозволяє налаштовувати доступ різних користувачів до інформації та дій програми. Щоб оцінити цю можливість предметно, складіть список ролей магазину: наприклад, продавець, працівник складу та власник.
Навпроти кожної ролі запишіть потрібні дії та інформацію. Обговоріть цей список під час вибору конфігурації. Не переносіть однаковий перелік повноважень на всіх працівників без розгляду їхніх задач.
Архівація бази та перевірка відновлення
Завдання на архівацію автоматично архівує базу даних у певний час або при виході з програми. Дія «Завантажити базу даних» дозволяє завантажити в Торгсофт раніше збережену базу. Для попередньої оцінки запишіть обидві потреби: створення копії та можливість відновити дані.
Призначте відповідального за резервні копії. Після створення копії потрібно знати, як її відновити, і перевірити наявність усіх важливих даних. Узгодьте порядок такої перевірки; саме налаштування автоматичної архівації її не замінює.
Підготуйте питання для обговорення конфігурації
Перегляньте список задач і позначте пріоритетні. Для кожної залиште відповідну функцію та конкретне питання. Потребу в поверненнях, якщо вона є, винесіть на окреме узгодження.
Додайте запропоновані питання власника: хто готує дані, налаштовує програму, навчає працівників і перевіряє результат. Обговоріть потрібну конфігурацію та доступний формат перевірки можливостей зі свого списку.
Повернутися до попереднього кроку