Як захистити дані магазину від обстрілів і блекаутів

рашистські удари руйнують магазини, склади, дата-центри та енергетичну інфраструктуру. Відновлення товару й обладнання потребує значних коштів і часу. А дані про залишки, продажі, борги постачальникам, клієнтів і бонуси без резервної копії можна втратити назавжди. Розповідаємо, як захистити базу Торгсофт і продовжити роботу, якщо одна з торгових точок постраждає.

Після знищення фулфілмент-центру на Київщині «Нова пошта» почала розподіляти товари клієнтів між кількома локаціями, а відділення використовувати як локальні склади. Магазин може діяти за тим самим принципом: не зберігати всю базу, товар і можливості для продажу в одному місці.

Як зменшити основні ризики

Які дані потрібно захистити

У базі Торгсофт зберігаються товари й ціни, залишки на складах, накладні, продажі, повернення, касові операції, борги постачальникам, дані клієнтів, знижки та бонуси. Шаблони документів і фотографії товарів можуть зберігатися окремо в каталозі програми.

Якщо база є лише на одному комп’ютері, його втрата означатиме втрату всього обліку. Ви не знатимете точних залишків, боргів постачальникам і бонусів покупців.

Мінімальний захист бази Торгсофт: п’ять дій

Автоматичний архів можна налаштувати на наявному комп’ютері. Щоб зберігати копію поза магазином, потрібна опція Хмарний архів даних або зовнішній носій. Для перевірки відновлення знадобиться інший комп’ютер.

1. Налаштуйте щоденний архів

Відкрийте Налаштування → Завдання за розкладом → «Завдання на архівацію» і натисніть «Додати». Оберіть запуск щодня у визначений час або під час виходу з програми. Вкажіть строк зберігання, щоб старі архіви не переповнили диск.

Після налаштування натисніть «Створити архів зараз», а потім — «Перевірити наявність архівів». У списку має з’явитися файл із датою та часом створення. Якщо його немає, архів не створився.

Якщо в комп’ютері є другий фізичний диск, зберігайте локальні архіви на ньому. Відкрийте Налаштування → Параметри → «Сервіс» → «Налаштувати сервер додатків» і змініть поле «Каталог з архівами бази даних». Після цього перезапустіть комп’ютер або натисніть «Перевстановити сервер додатків».

2. Зберігайте щоденну копію поза магазином

Опція Хмарний архів даних створює копії за розкладом і надсилає їх у Google Drive. Після активації опції в завданнях за розкладом з’явиться вкладка «Архівування в хмарне сховище». У ній можна налаштувати:

• архів бази даних;
• архів каталогу програми;
• синхронізацію фотографій товарів;
• періодичність запуску та строк зберігання копій.

Увімкніть стиснення архіву, щоб він займав менше місця. Якщо вибрати «Поміщати до кошика замість видалення», старі копії можна буде повернути з кошика Google Drive.

Без опції копію можна зберігати вручну: Файл → Архівація → «Зберегти базу даних». Виберіть флешку або зовнішній диск і заберіть носій з магазину. Такий спосіб працює лише тоді, коли відповідальна людина справді робить копію за графіком.

3. Створіть образ оточення

Звичайний архів містить базу даних. Образ оточення у форматі .tsimg додатково зберігає каталог програми, шаблони документів і фотографії товарів.

Відкрийте Файл → Архівація → «Створення образу оточення» і позначте всі складові. Створюйте новий образ після зміни налаштувань, шаблонів чеків або етикеток. Зберігайте його на зовнішньому диску поза магазином.

4. Перевірте, чи можна відновити базу

Самої наявності архіву недостатньо. Пошкодження копії часто виявляють лише тоді, коли база вже втрачена. Тому відновлення потрібно перевіряти заздалегідь.

Встановіть Торгсофт на запасний комп’ютер. На кроці «Налаштування бази даних» оберіть «Відновлення з образу або хмари». Програма приймає образи .tsimg та архіви .zip, .mir і .mirz. Для відновлення з Google Drive увійдіть у потрібний обліковий запис і виберіть архів.

Запишіть, скільки часу тривало відновлення та що ще потрібно для запуску каси й ліцензії. Так ви знатимете, скільки часу реально знадобиться після аварії.

5. Запишіть порядок дій після втрати комп’ютера

У короткій інструкції зазначте:

• де зберігаються архіви та образ оточення;
• до якого облікового запису Google вони надходять;
• хто відновлює базу;
• як зв’язатися з технічною підтримкою;
• як відновити доступ, якщо відповідальна людина недоступна.

Зберігайте інструкцію не лише в магазині. Для облікового запису Google увімкніть двоетапну перевірку входу.

Графік резервного копіювання

Правило резервного копіювання 3-2-1-1-0

Щоб не втратити облік через поломку, удар або кібератаку, однієї копії недостатньо. Правило 3-2-1-1-0 передбачає кілька копій у різних місцях і обов’язкову перевірку відновлення.

Як розподілити облік і торгівлю між кількома точками

Завдання децентралізації — зробити так, щоб втрата одного приміщення, комп’ютера або каналу зв’язку не зупинила весь бізнес. Для цього база, резервні копії, товар і канали продажу не повинні залежати від однієї локації.

Розмістіть базу поза магазином

Сервер із базою, робочі комп’ютери та резервні копії краще розміщувати в різних будівлях, а за можливості — у різних регіонах. Тоді пошкодження однієї точки не знищить одразу і робочу базу, і всі її копії.

Торгсофт-Онлайн: програма і база на віддаленому сервері

Для роботи Торгсофт-Онлайн потрібен інтернет. Незалежно від місця розташування бази регулярно створюйте архівні копії. 

Підготуйте касу до роботи без інтернету

Якщо база розміщена на віддаленому сервері, каса залежить від інтернету. Для Торгсофт Термінал є опція Торгсофт-Гібрид. Її встановлюють на касовий комп’ютер.

Коли зв’язок із сервером зникає, касир продовжує продажі в офлайн-режимі. Операції зберігаються на комп’ютері та після відновлення інтернету передаються в основну базу. Лічильник показує, скільки пакетів ще очікує на передавання.

Перевірте офлайн-режим програмного РРО

Програмний РРО автоматично переходить в офлайн-режим, якщо немає зв’язку з фіскальним сервером. Після відновлення інтернету чеки передаються на сервер. Одна офлайн-сесія може тривати до 36 годин, а загальний ліміт — до 168 годин на місяць. Після вичерпання ліміту продажі з фіскальними чеками можна продовжити лише після відновлення зв’язку.

Розподіліть товар між кількома складами

Якщо весь товар лежить в одному місці, втрата складу зупиняє продажі. Розподіліть запас між кількома локаціями та ведіть окремі залишки для кожної з них.

Якщо потрібно продавати товар з іншої точки, увімкніть «Дозволити продаж з усіх торгових точок» для форм «Реалізація» та «Торгівля з випискою рахунка». Перед оформленням перевіряйте, з якого складу програма спише товар.

Якщо одне замовлення відвантажують кількома частинами, використовуйте «Часткове відвантаження». За одним рахунком можна створити кілька видаткових накладних.

Оприбутковуйте товар саме на той склад, де він лежить, і регулярно звіряйте облікові залишки з фактичними. Інакше програма показуватиме товар, якого вже немає.

Перевіряйте роботу магазину дистанційно

Мобільний додаток Торгсофт показує продажі, залишки та звіти на смартфоні або планшеті. У застосунку також можна працювати з інвентаризацією і фотографіями товарів. Права для кожного користувача налаштовують окремо. Для підключення потрібен інтернет на сервері та статична IP-адреса.

Підготуйте кілька каналів продажу

Не покладайтеся лише на фізичний магазин. Власний сайт, маркетплейси та замовлення телефоном дадуть змогу приймати замовлення, якщо торгову точку доведеться тимчасово закрити.

Підготуйте ці канали заздалегідь. Для кожного визначте:

• хто приймає та підтверджує замовлення;
• з якого складу відвантажують товар;
• хто перевіряє наявність;
• хто повідомляє покупцеві строк доставки.

Синхронізація з інтернет-магазином, Торгсофт Онлайн Маркет, інтеграція з Prom.ua та інтеграція з Rozetka.ua передають на сайт і маркетплейси дані про товари з Торгсофт.

Якщо склад став недоступним, зніміть його позначку в об’єкті синхронізації та оновіть дані в кожному каналі продажу. Замовлення, які надійшли телефоном, також вносьте в Торгсофт і резервуйте. Це захистить від подвійного продажу одного товару.

Попереджайте про затримку до оплати

Якщо через перебої доставка може тривати до двох тижнів, скажіть про це до оплати. Розмістіть строк у картці товару, кошику та на маркетплейсі. Повторіть його під час підтвердження замовлення.

Поясніть, від якої дати рахується строк: від оформлення, підтвердження чи оплати. Якщо замовлення вже прийнято, повідомте покупцеві нову орієнтовну дату та запропонуйте зачекати, змінити замовлення або скасувати його. Після відправлення надішліть номер накладної.

Щоб повідомити всю клієнтську базу, використовуйте опцію Масові розсилки клієнтам. Вона надсилає SMS, Viber та e-mail вибраним клієнтам через Маркетинг → «Масова розсилка». Шаблони повідомлень підготуйте заздалегідь.

Покупцям, чиї замовлення вже затримуються, телефонуйте або пишіть особисто. Також підготуйте резервний список контактів, доступний без Торгсофт, на випадок втрати доступу до бази.

Що робити після раптового вимкнення світла

Після запуску Торгсофт перевірте, чи залишилися незавершені продажі.

Якщо в Налаштування → Параметри → «Документ» вимкнено «Знімати товар зі складу при додаванні його в форму „Реалізація“», відкрийте Файл → «Чернетки реалізацій» і натисніть «Відновити реалізацію».

Якщо цей перемикач увімкнено, шукайте операцію в Оплата → «Неоплачені реалізації звичайних клієнтів».

Якщо базу відновили з учорашнього архіву, а сьогоднішні документи залишилися в іншій копії, перенесіть їх через Файл → «Обмін складськими документами». Потім відкрийте Файл → «Звірка складів» і перевірте, чи всі документи на місці.

Підберіть резервне живлення за споживанням комп’ютера з базою, каси та роутера. Перевірте не лише час роботи, а й те, чи встигає касир правильно завершити продаж і закрити програму.

Обмежте доступ до бази

У базі зберігається важлива інформація про товар, гроші, постачальників і клієнтів. Надавайте працівникам лише той доступ, який потрібен для їхньої роботи.

У Торгсофт права налаштовують за ролями. Наприклад, продавцеві можна закрити перегляд суми в касі, залишків або історії продажів. Дії працівників можна перевірити у Файл → «Протокол дій користувачів».

CERT-UA також радить оновлювати операційну систему та програми, зберігати копії в окремому сховищі, вести журнали подій і переглядати список працівників із віддаленим доступом. Для Торгсофт Термінал обмежте підключення до сервера за IP-адресами, дозволеними протоколами та часом роботи.

Що ще потрібно підготувати

Резервне живлення та інтернет

Насамперед забезпечте живлення для комп’ютера з базою, роутера, каси та платіжного термінала. Холодильники й інше критичне обладнання розраховуйте окремо: у нього інша потужність і тривалість роботи.

Підготуйте другий канал інтернету від іншого провайдера або мобільний інтернет. Він потрібен для роботи з віддаленим сервером, хмарними копіями, програмним РРО та онлайн-замовленнями.

Страхування воєнних ризиків

У вересні 2026 року уряд розширив програми компенсації за пошкоджене майно та часткової компенсації страхових платежів від воєнних ризиків. До переліку територій підвищеного ризику додали Київ і Київську область, а програму поширили на орендоване майно. Актуальні умови перевіряйте на сайті Мінекономіки.

Зберігайте накладні, звіти про залишки та інші документи, які підтверджують наявність і вартість майна. Вони знадобляться для фіксації збитків.

Фінансовий резерв

Заздалегідь порахуйте витрати на оренду іншого приміщення, перевезення товару, нове обладнання та доставку з резервного складу. База поза пошкодженою точкою збереже облік, але приміщення, товар і логістику доведеться відновлювати окремо.

Часті запитання

Чи достатньо автоматичного архіву на диску C?

Ні. Він допоможе, якщо пошкодилася база. Але якщо комп’ютер знищено або викрадено, архів зникне разом із ним. Потрібна хоча б одна копія поза магазином.

Комп’ютер втрачено, але копія є в Google Drive. Що робити?

Встановіть Торгсофт на інший комп’ютер. На кроці «Налаштування бази даних» оберіть «Відновлення з образу або хмари», увійдіть у потрібний обліковий запис Google і виберіть архів. Для перенесення ліцензії зверніться до технічної підтримки.

Чи працюватиме каса без інтернету?

Якщо база зберігається на комп’ютері в магазині, інтернет для обліку не потрібен. Для роботи каси з віддаленим сервером налаштуйте Торгсофт-Гібрид. Торгсофт-Онлайн потребує інтернету. Програмний РРО може працювати офлайн у межах установлених законом лімітів.

Як часто створювати образ оточення?

Створюйте новий образ після зміни налаштувань, шаблонів чеків, етикеток або документів. Поточні продажі та інші щоденні зміни зберігайте регулярними архівами бази.