Як зібрати email-базу магазину: 10 практичних способів і правила розсилки

Щоб зібрати якісну базу електронних адрес для магазину, запропонуйте покупцям конкретну користь від підписки, поясніть, які листи надсилатимете, і збережіть підтвердження їхнього вибору. Почніть із добровільної форми на сайті та окремої пропозиції підписатися під час покупки. До рекламного списку додавайте контакти відповідно до визначеної правової підстави, а перед кожною відправкою перевіряйте відмови й повторні записи.

Адреса для доставки чека, рахунка або повідомлення про замовлення сама собою не підтверджує бажання отримувати рекламу. Розділіть ці цілі у формах, обліку та роботі продавців, щоб покупець міг отримати товар і необхідні документи без примусової підписки. Для регулярної рекламної розсилки рекомендуємо явну добровільну згоду та підтвердження адреси листом: це допомагає перевіряти якість контактів і документувати підписку.

Які правила діють для email-розсилки українського магазину

Наведені правила стосуються роботи магазину за законодавством України. Для рекламних електронних повідомлень застосовуйте Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII, а для збирання та використання персональних даних покупців — Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI.

Частина 2 статті 10 Закону № 675-VIII передбачає поширення комерційних електронних повідомлень на підставі згоди адресата. Водночас частина 3 цієї статті дозволяє надсилати таке повідомлення без згоди лише за умови, що особа може відмовитися від подальшого отримання повідомлень. Тому неправильно стверджувати, що закон завжди вимагає саме окремий прапорець у формі або подвійне підтвердження підписки.

Цей виняток не скасовує вимог до обробки персональних даних. Магазин має визначити законну підставу використання адреси та конкретну мету обробки. Стаття 11 Закону № 2297-VI передбачає кілька підстав, зокрема згоду, укладення та виконання правочину, виконання встановленого законом обов’язку й необхідність захисту законних інтересів магазину або третьої особи, якій передаються дані, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод людини у зв’язку з обробкою її даних переважають такі інтереси. Наявність адреси в замовленні не означає автоматичної правомірності будь-якого подальшого рекламного використання.

Практична рекомендація для регулярних розсилок — отримувати явну згоду на визначений зміст листів. Покупець сам ставить позначку або натискає кнопку під зрозумілою пропозицією підписки. Такий процес простіше пояснити працівникам і підтвердити в разі запитання від клієнта. Куплена база, адреси, зібрані з відкритих сторінок, або контакти з витоку самі собою не надають магазину правової підстави для їх використання чи згоди адресатів.

Як відрізнити сервісний лист від реклами

Оцінюйте мету й зміст повідомлення. Лист із замовленим рахунком, чеком або статусом доставки обслуговує конкретну покупку. Пропозиція придбати інші товари, скористатися акцією чи повернутися за знижкою має рекламну мету. Якщо до повідомлення про доставку додати рекламний блок, для такого змісту потрібно врахувати правила комерційних повідомлень.

Не підписуйте всіх покупців автоматично. Для звичайної покупки не робіть рекламну підписку умовою продажу, повернення товару, розгляду звернення чи отримання необхідного документа. Якщо для конкретного способу виконання замовлення потрібна електронна адреса, поясніть цю потребу окремо від пропозиції реклами.

Поруч із формою підписки потрібно зрозуміло пояснити мету розсилки та обробки контактних даних.

10 способів отримати електронні адреси для розсилки

1. Добровільна форма підписки на сайті

Розмістіть форму там, де відвідувач може спокійно прочитати пропозицію: під корисною статтею, на сторінці добірки товарів або внизу сайту. Для початку достатньо електронної адреси. Ім’я чи категорію інтересів запитуйте лише тоді, коли справді використовуватимете їх для заявленої розсилки.

Замість загального «Залиште контакт» напишіть, що людина отримає і як часто. Наприклад: «Надсилатимемо добірку новинок для догляду за взуттям і пропозиції магазину двічі на місяць». Під такою пропозицією кнопка «Підписатися» може виражати свідомий вибір без додаткового прапорця, якщо дія та її наслідки зрозумілі. Поруч поясніть, хто обробляє адресу, з якою метою та як відмовитися від листів.

2. Окрема підписка під час оформлення замовлення

Залиште поле адреси для замовлення у відповідному блоці, а нижче запропонуйте необов’язковий прапорець для реклами. Як рекомендований варіант використайте текст: «Хочу отримувати на цю адресу новинки та акційні пропозиції магазину». Прапорець має бути порожнім, щоб покупець сам обрав підписку.

Налаштуйте обробку форми так, щоб без позначки замовлення оформлювалося, а адреса не потрапляла до списку підписників. Перевірте обидва сценарії тестовою покупкою. Зберігайте факт замовлення та факт рекламної підписки як окремі записи, оскільки вони підтверджують різні дії покупця.

3. Доставка електронного чека з окремою пропозицією підписки

Коли покупець просить надіслати чек електронною поштою, продавець має пояснити мету: «На цю адресу надішлемо чек за покупку». Саме так і використайте отриманий контакт. Не змінюйте статус клієнта на «підписаний на рекламу» лише через вибір електронної доставки документа.

Якщо хочете запропонувати розсилку, зробіть це окремою дією: покажіть покупцеві форму підписки або дайте посилання на неї. Так магазин отримує можливість запросити до розсилки, а людина самостійно визначає, чи потрібні їй рекламні листи.

4. Код переходу на форму в торговому залі

Розмістіть біля каси чи тематичної викладки QR-код — Quick Response, двовимірний код для швидкого переходу на сторінку підписки. Поруч зазначте конкретну пропозицію: наприклад, «Підпишіться на листи про нові надходження матеріалів для рукоділля». Покупець відкриває сторінку на власному телефоні й сам вводить адресу.

Для різних місць розміщення використовуйте окремі позначки джерела, наприклад «каса» та «відділ рукоділля». Це допоможе порівнювати кількість підтверджених підписок. Перед друком перевірте, чи код відкриває потрібну сторінку, чи форма зручна на телефоні та чи видно пояснення щодо використання даних.

5. Добровільна опція в дисконтній програмі

Під час оформлення дисконтної картки поясніть, які відомості потрібні для участі в програмі та як магазин їх використовує. Рекламну підписку запропонуйте окремо. Працівник має фіксувати відповідь покупця, а не вмикати розсилку для кожного власника картки.

Якщо магазин пропонує окремий бонус за підписку, завчасно опишіть його умови: розмір, строк використання, товари, на які він діє, та обмеження. Не підмінюйте вже погоджені права учасника програми новою вимогою отримувати рекламу. У картці клієнта розділіть участь у дисконтній програмі та дозвіл на рекламні листи.

6. Корисна інструкція або список перевірки

Підготуйте матеріал, який допоможе покупцеві користуватися товарами магазину: інструкцію з догляду за текстилем, список речей для туристичної поїздки або пам’ятку з вибору освітлення. У формі чітко поясніть, що магазин надішле матеріал на зазначену адресу.

Запит на один матеріал не слід автоматично зараховувати до підписки на всі пропозиції. Поруч можна додати окремий добровільний вибір: «Також хочу отримувати поради й акційні пропозиції магазину». У такому разі надсилайте матеріал усім, хто його запросив, а регулярні рекламні листи — відповідно до окремо зафіксованого вибору.

7. Повідомлення про появу конкретного товару

На сторінці відсутнього товару запропонуйте залишити адресу для повідомлення про його появу. Збережіть разом із контактом конкретний товар, а за потреби — розмір, колір або іншу обрану характеристику. Тоді працівник знатиме, на яке саме повідомлення очікує покупець.

Не використовуйте такий запит як загальну підписку на рекламу магазину. Для регулярних листів запропонуйте окремий вибір. Як практичний порядок роботи визначте строк очікування: після відправлення повідомлення або завершення встановленого строку закривайте запит і переглядайте потребу в подальшому зберіганні адреси.

8. Реєстрація на подію магазину

Під час запису на майстер-клас, презентацію товару або консультацію поясніть, для чого потрібна адреса: підтвердження участі, нагадування про час, повідомлення про зміну місця чи надсилання обіцяних матеріалів. Збирайте лише дані, потрібні для організації цієї події.

Для подальшої рекламної розсилки додайте окрему необов’язкову пропозицію. Після заходу розділіть учасників, яким залишилося надіслати матеріали, та підписників, які погодилися на наступні листи. Завершення події саме собою не розширює мету використання контактів.

9. Особисте запрошення на підписку для наявних покупців

Запропонуйте покупцеві підписку під час наступного відвідування магазину, у його особистому кабінеті або під час звернення, коли це доречно. Працівник може сказати: «У нас є розсилка про новинки цієї категорії. Якщо вам цікаво, ось посилання для підписки». Людина самостійно відкриває форму й робить вибір.

Не вважайте давню покупку підтвердженням рекламної підписки й не надсилайте масове запрошення на всі адреси лише тому, що вони збережені в обліку. Якщо магазин планує саме електронні запрошення без попередньої згоди, потрібно окремо врахувати умову відмови з частини 3 статті 10 Закону № 675-VIII та правову підставу обробки адрес. Для практичної роботи з базою простіше поступово отримувати явний вибір покупців через власні форми.

10. Посилання, яким покупець може поділитися з другом

Дайте підписникові посилання на відкриту сторінку підписки, яке він може сам переслати знайомому. На цій сторінці новий відвідувач прочитає пропозицію, введе власну адресу та підтвердить свій вибір. Якщо діє заохочення за рекомендацію, викладіть його умови до участі.

Не просіть покупця вводити електронну адресу друга для автоматичного додавання до бази. Рекомендація знайомого не підтверджує волю адресата. Для обліку результатів достатньо позначки джерела в посиланні; чужу адресу збирати заздалегідь не потрібно.

Що пояснити покупцеві біля форми

Стаття 12 Закону № 2297-VI вимагає під час збирання даних безпосередньо в людини повідомити їй про володільця даних, склад і зміст зібраних відомостей, мету збору, її права та осіб, яким передаються дані. Тому пояснення має бути доступне вже під час заповнення форми.

У короткому тексті поруч із полем адреси назвіть підприємця або компанію, зміст розсилки та спосіб відмови. Додайте помітне посилання на повне повідомлення про обробку даних, де зазначте склад відомостей, порядок роботи з ними, одержувачів даних і контакт для звернень. Якщо передаєте адреси сервісу розсилки, відобразіть це в повідомленні відповідно до фактичної організації роботи.

Приклад тексту для адаптації: «Підпишіться на новинки та акційні пропозиції нашого магазину. Надсилатимемо до двох листів на місяць. Вашу електронну адресу оброблятиме підприємець або компанія, зазначені в повідомленні про обробку даних. Відмовитися можна за посиланням у кожному рекламному листі». Перед публікацією впишіть конкретне найменування володільця, розмістіть посилання на повне повідомлення та перевірте, чи відповідає обіцяна частота вашому плану.

Не обмежуйте пояснення зображенням форми: потрібні відомості мають бути доступні як текст на самій сторінці. Для підписки не запитуйте паролі поштової скриньки, одноразові коди входу чи коди безпеки банківської картки. Вони не потрібні магазину для надсилання листів.

Як підтвердити підписку та зберегти доказ вибору

Рекомендуємо налаштувати підтвердження у два кроки: спочатку людина заповнює форму, потім натискає посилання в листі. До другої дії контакт має статус «очікує підтвердження» й не потрапляє до регулярних рекламних відправлень. Сам лист підтвердження зробіть коротким: назвіть магазин, поясніть дію кнопки та запропонуйте ігнорувати лист, якщо адресат не подавав запиту.

Подвійне підтвердження — практичний спосіб перевірити доступ до скриньки та зафіксувати додаткову дію, а не універсальна законодавча вимога. Воно не гарантує встановлення особи власника адреси та не виправляє незрозумілий текст первинної форми.

Щоб пояснити, звідки взялася підписка й на що погодилася людина, зберігайте пов’язаний з адресою журнал подій. Нижче наведено рекомендований склад запису, а не обов’язковий за законом набір технічних полів.

Як оформити рекламний лист і просту відмову

За частиною 4 статті 10 Закону № 675-VIII комерційне повідомлення має чітко ідентифікуватися як таке, а адресат повинен мати прямий і простий доступ до відомостей про відправника, передбачених статтею 7 цього Закону. Пропозиції знижок, премій і подарунків потрібно чітко позначати, а умови їх отримання — викладати доступно та однозначно. Інформація про вартість має містити відомості про включення податків і, у разі доставки, її вартість.

Перед відправкою перевірте, чи зрозуміло з теми та змісту, що магазин пропонує покупцеві. Додайте доступні відомості про продавця й посилання на повні умови акції. Якщо знижка діє лише на окремі товари або за певної суми покупки, повідомте про це так, щоб людина побачила обмеження до замовлення.

Практичний варіант відмови — помітне посилання «Відписатися» в кожному рекламному листі без вимоги входити до особистого кабінету. Передбачте також звернення у відповідь на лист. Призначте працівника, який контролюватиме такі відповіді, щоб відмова не залишилася лише в поштовій скриньці.

Після відмови приберіть адресу з наступних рекламних відправлень і перевірте вже підготовлені списки. Якщо користуєтеся кількома програмами, організуйте передавання цього статусу між ними та перевіряйте його перед кожною кампанією. Нова покупка або повторний імпорт старого файлу не повинні самостійно поновлювати рекламну підписку. Необхідні повідомлення про чинне замовлення опрацьовуйте окремо за відповідною метою та правовою підставою.

Як обмежити збирання даних і захистити базу

Стаття 6 Закону № 2297-VI вимагає конкретної законної мети, відповідного й ненадмірного складу даних, їх точності та зберігання у формі, що дозволяє ідентифікацію людини, не довше, ніж потрібно для законних цілей. Якщо нова мета несумісна з попередньою, для подальшої обробки необхідна згода, якщо інше не передбачено законом.

Для звичайної розсилки почніть з адреси та запису про підписку. Не додавайте обов’язкові поля дати народження, домашньої адреси чи телефону без визначеної потреби. Окремо встановіть порядок перегляду непідтверджених адрес, закритих запитів на наявність товару та неактуальних контактів. Строки обґрунтовуйте метою роботи, оскільки універсального строку для всіх таких записів наведені норми не встановлюють.

Стаття 8 Закону № 2297-VI передбачає право людини на доступ до своїх даних, відкликання згоди, вмотивоване заперечення проти обробки та вимогу зміни або знищення даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними. Відповідь про факт обробки та зміст персональних даних надається не пізніше ніж за 30 календарних днів із дня надходження запиту, крім передбачених законом випадків. Організуйте приймання таких звернень і визначте, хто готуватиме відповідь.

Відписка від реклами та знищення всіх відомостей про покупку потребують окремого розгляду. Припиніть рекламне використання після відмови, а для інших даних перевірте, чи залишається законна мета й підстава зберігання. Не обіцяйте видалити всі документи про покупку лише через натискання кнопки відписки.

За статтею 24 Закону № 2297-VI володільці, розпорядники та треті особи повинні захищати персональні дані від випадкової втрати, знищення, незаконної обробки й доступу. Фізична особа — підприємець особисто забезпечує захист даних, якими володіє. Практично це означає, що варто обмежити доступ працівників відповідно до їхніх завдань, захистити облікові записи, контролювати експорт і не залишати файли з адресами у відкритих папках.

Як вести email-базу та готувати розсилку в Торгсофт

У Торгсофт відомості про покупців обліковують у формі «Маркетинг → Клієнти»; серед даних клієнта є електронна адреса. За активованої опції масових розсилок фільтр «Підписка на розсилку» дозволяє окремо показати підписників електронної пошти або інших передбачених каналів. Для роботи магазину важливо, щоб ознака підписки відповідала фактичному вибору покупця: сама наявність адреси в картці не доводить дозволу на рекламу.

Платна додаткова функція «Масові розсилки клієнтам» дозволяє створювати розсилку для вибраних клієнтів, використовувати шаблони та переглядати результати відправлення окремим одержувачам. Документація передбачає надсилання електронної пошти через Microsoft Outlook, SMTP — протокол передавання електронної пошти — або SendGrid. Для способу через Outlook потрібен налаштований поштовий клієнт, а для SMTP чи SendGrid необхідно вибрати або додати налаштування відповідного методу. Спочатку перевірте відправлення на власній тестовій адресі, а потім формуйте список клієнтів із належним статусом підписки.

Зберігайте журнал підтверджень підписки та організуйте облік відмов у своєму робочому процесі. У формі «Контакти і нагадування» можна записувати зміст звернення клієнта, але такий запис варто пов’язувати з первинними даними про його вибір. Якщо адреси надходять із сайту або іншого сервісу, перевіряйте відповідність статусів перед перенесенням і відправкою. Описані функції обліку та розсилки самі собою не забезпечують отримання згоди через форму сайту чи передавання відмов між усіма використаними системами.

Як оцінювати якість бази та результат кожного способу

Рахуйте унікальні адреси з підтвердженою підпискою на відповідну розсилку. Кількість заповнень форми окремо показує активність відвідувачів, але може містити повтори, помилки та непідтверджені заявки. Для кожного джерела ведіть однакові поля: кількість відвідувачів, які бачили пропозицію, нові заявки після вилучення повторів, підтверджені підписки, недоступні адреси та відмови.

Для практичної перевірки якості позначайте, чи має контакт визначене джерело, збережений текст пропозиції, підтверджений статус і перевірку відмов. Якщо якогось елемента бракує, з’ясуйте обставини до включення адреси в рекомендований список розсилки за згодою. Не прирівнюйте успішне доставлення листа до підтвердження особи або дозволу на рекламу.

Умовний приклад розрахунку. За один період форму побачили 1 000 унікальних відвідувачів. Після вилучення повторних заявок магазин отримав 80 нових унікальних адрес, із яких 60 підтвердили підписку. Конверсія у заявку становить 80 ÷ 1 000 × 100% = 8%. Конверсія у підтверджену підписку становить 60 ÷ 1 000 × 100% = 6%. Частка підтверджень серед нових заявок — 60 ÷ 80 × 100% = 75%.

Якщо з цих 60 підписників пізніше відмовилися 5, у цій групі залишилося 55 активних підписок. Відмови обліковуйте окремо: вони не змінюють того, що первинно форму підтвердили 60 людей. Це умовні числа для пояснення методики, а не прогноз результативності магазину.

Порівнюйте джерела за однаковими визначеннями та періодами. Якщо відвідувачі заповнюють форму, але не підтверджують адресу, перевірте зрозумілість пропозиції, правильність адрес і надходження листа підтвердження. Якщо після перших рекламних листів зростають відмови, перевірте відповідність змісту та частоти тому, що магазин обіцяв під час підписки.

Що перевірити перед першим запуском

1. Визначте зміст і частоту розсилки, щоб однаково описати їх у формах та листах.
2. Відокремте рекламну підписку від замовлення, доставки документів і разових запитів покупця.
3. Розмістіть біля кожної форми пояснення мети та доступне повідомлення про обробку даних.
4. Перевірте, чи журнал зберігає джерело, час, текст пропозиції, вибір користувача та поточний статус.
5. Пройдіть увесь шлях тестовою адресою: подання форми, підтвердження, отримання листа та відписка.
6. Перед відправкою вилучіть повтори, непідтверджені контакти й адреси з відмовою, якщо працюєте за рекомендованою моделлю підтвердженої згоди.
7. Перевірте відомості про відправника, умови пропозиції, ціни та працездатність способу відмови.
8. Призначте працівника, який опрацьовуватиме звернення щодо підписки та персональних даних.

Нормативні джерела

• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII — стаття 10 про комерційні електронні повідомлення та її відсилання до статті 7 щодо відомостей про продавця.
• Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI — статті 6, 8, 11, 12 і 24 щодо мети та підстав обробки, інформування людини, її прав і захисту даних.