Conversia mișcărilor în facturi de cheltuieli și venituri: când este necesară pentru contabilitatea financiară

Conversia transferurilor interne în documente: când și de ce este necesară pentru evidența financiară

Pe măsură ce o rețea comercială se extinde, filialele sale devin adesea autonome din punct de vedere financiar: pot aparține unor Persoane fizice autorizate diferite, pot avea bugete proprii sau chiar pot utiliza monede diferite. Într-o asemenea situație, transferul obișnuit al mărfurilor dintr-un depozit în altul nu mai este suficient, deoarece nu creează obligații financiare. 

În acest context apar următoarele întrebări: 

Pentru rezolvarea acestor sarcini, programul Torgsoft oferă un regim special — conversia transferului intern în documente de ieșire și de intrare.

Care este diferența dintre un transfer obișnuit și conversie?

Un Transfer intern standard este o operațiune de depozit care mută pur și simplu o cantitate fizică de marfă dintr-un centru de evidență în altul. Marfa rămâne proprietatea rețelei comerciale, modificându-se doar locul în care aceasta se află efectiv.

Totuși, dacă utilizați acțiunea "Convertiți în documente de ieșire și de intrare" în formularul transferului intern, programul anulează transferul obișnuit și creează în locul acestuia două documente complete:

1. Un document de ieșire de la magazinul expeditor.

2. Un document de intrare pentru magazinul destinatar, cu înregistrarea centrelor de evidență între care a fost efectuată operațiunea.

Această acțiune modifică fundamental statutul operațiunii dintr-una "de depozit" într-una "financiar-comercială".

Autonomia financiară și decontările între filiale

Scopul principal al conversiei transferurilor în documente este crearea unui echilibru între mărfuri și bani la nivelul subdiviziunilor.

În programul Torgsoft, decontările și datoriile sunt înregistrate numai între partenerii comerciali (furnizori și cumpărători), pe baza documentelor de intrare și de ieșire. Un transfer obișnuit nu creează o datorie a magazinului destinatar față de magazinul expeditor.

Dacă magazinele dumneavoastră funcționează ca unități comerciale autonome, de exemplu, fiecare director de magazin este o Persoană fizică autorizată separată și își calculează propriul profit, trebuie să înregistrați faptul "vânzării" mărfii din depozitul central către magazin. După conversia transferului într-un document de intrare pentru magazinul destinatar, acesta va avea o datorie clar înregistrată față de depozitul central, în calitate de furnizor, pentru marfa respectivă. Astfel, proprietarii pot vedea exact ce sumă datorează fiecare filială pentru marfa primită și pot înregistra plățile aferente acestor documente.

Calcularea corectă a costului pe centre de evidență

Problemele legate de afișarea incorectă a costului după transferuri sunt cauzate cel mai frecvent de setările metodei de calcul al acestuia.

Conversia este esențială dacă în setările programului este selectată metoda de calcul al costului "Ultimul preț de achiziție", iar nivelul de detaliere este stabilit "Pe centru de evidență", nu pentru întreaga rețea comercială.

Conform regulilor Torgsoft, cu aceste setări, același produs poate avea costuri diferite în centre de evidență diferite, în funcție de ultima sa achiziție pentru magazinul respectiv. Dacă efectuați un transfer intern obișnuit, marfa va ajunge la noul magazin fără un "document de intrare" aferent, astfel încât ultimul său preț de achiziție la acel punct de vânzare nu va fi actualizat.

Din acest motiv, specialiștii Torgsoft subliniază că, atunci când ultimul preț de achiziție este calculat pe centre de evidență, nu este recomandată efectuarea transferurilor interne obișnuite între acestea. Pentru un calcul corect trebuie utilizat butonul "Convertiți în documente de ieșire și de intrare". Astfel, magazinul destinatar primește un document de intrare complet, care înregistrează noul preț de achiziție în depozitul său.

Transferul mărfurilor între baze de date cu monede diferite

O altă întrebare frecventă este cum poate fi transferată marfa către o filială aflată în altă țară, care utilizează o altă monedă națională de evidență, de exemplu, din Ucraina în Kazahstan sau Polonia.

Un transfer obișnuit nu va funcționa în acest caz din cauza diferenței dintre monede. Torgsoft soluționează această problemă astfel: creați un transfer intern, apoi îl salvați într-un fișier special, cu extensia .iie. Ulterior, în baza de date destinatară, încărcați acest fișier într-un Document de intrare obișnuit.

Deoarece acesta este deja un document de intrare, programul va solicita cursul de schimb pentru conversia în moneda națională locală. După încărcare, toate prețurile cu amănuntul, cu ridicata și de achiziție vor fi recalculate automat conform cursului indicat. Astfel, transferul se transformă, de facto, într-o achiziție, menținând corectitudinea evidenței financiare în cealaltă țară.

Rezumat

Conversia unui transfer intern în documente este necesară atunci când:

1. Filialele rețelei comerciale sunt entități juridice sau financiare autonome, înregistrate pe Persoane fizice autorizate diferite, iar între acestea trebuie gestionate decontări clare și trebuie controlate datoriile.

2. Programul este configurat pentru calcularea costului prin metoda "Ultimul preț de achiziție pe centru de evidență" — conversia permite sistemului să înregistreze corect costul recepției într-un anumit magazin.

3. Marfa este transferată către o bază de date independentă, care utilizează o altă monedă națională de evidență, ceea ce necesită conversia prin intermediul unui fișier al documentului de intrare.

Utilizarea acestui instrument îi ajută pe antreprenori să evite confuziile financiare, să păstreze exactitatea datelor analitice și să facă evidența unei rețele comerciale extinse transparentă și controlabilă.