Plata cu cardul a fost înregistrată ca numerar în Torgsoft: cum corectați tipul plății și verificați PCM

Cumpărătorul a plătit cu cardul, terminalul bancar a confirmat plata, însă în Torgsoft vânzarea a fost înregistrată ca plată în numerar. În această situație, antreprenorii întreabă dacă trebuie să proceseze din nou cardul, cum să elimine suma în plus din casierie, ce să facă cu bonul PCM deja înregistrat, dacă se vor modifica stocurile de marfă și cum să aducă la aceleași valori datele din Torgsoft, terminalul POS și datele fiscale. Răspunsul depinde în primul rând de ceea ce este înregistrat în bonul fiscal PCM: acesta poate conține deja forma corectă de plată fără numerar, chiar dacă în evidența financiară Torgsoft plata a fost înregistrată în casieria de numerar.

Cum trebuie procesată plata cu cardul în Torgsoft

În scenariul obișnuit, casierul înregistrează vânzarea și deschide fereastra de plată. Pentru plata cu cardul selectează «Plată fără numerar» și contul curent în care urmează să fie încasate fondurile.

Dacă la Torgsoft este conectat un terminal bancar și se utilizează comunicarea cu acesta, după apăsarea butonului «Plătiți», programul transmite operațiunea către terminalul POS. După primirea unui răspuns pozitiv de la terminal, Torgsoft înregistrează suma în contul curent selectat. Dacă legătura cu terminalul este dezactivată, Torgsoft poate înregistra plata fără numerar în acest cont fără a transmite o nouă solicitare către POS.

Astfel, o singură achiziție plătită cu cardul generează înregistrări corelate în trei sisteme:

Dacă aceste trei înregistrări nu coincid, trebuie mai întâi să stabiliți unde anume sunt datele incorecte. De aceasta depinde modul de corectare.

Verificați mai întâi POS, Torgsoft și PCM

Nu începeți prin anularea operațiunii, efectuarea unei returnări sau ștergerea documentului financiar. Mai întâi găsiți operațiunea concretă.

În terminalul bancar sau în raportul bancar verificați suma, ora și rezultatul tranzacției. Trebuie să vă asigurați că plata cu cardul a fost efectuată efectiv. Păstrați bonul slip sau datele operațiunii, dacă sunt disponibile.

În Torgsoft verificați vânzarea și locul în care programul a înregistrat plata: în casieria de numerar sau în contul curent.

Apoi deschideți «Setări → CM software → Analiză pentru CM software» și găsiți bonul fiscal corespunzător. Verificați ce formă de plată este înregistrată în acesta.

După această verificare sunt posibile două situații fundamental diferite.

Într-o solicitare reală către suportul tehnic, o vânzare plătită cu cardul a fost înregistrată în Torgsoft ca numerar, în timp ce bonul PCM avea forma corectă de plată «Fără numerar». Specialistul a reprocesat bonul în program, astfel încât documentul financiar al vânzării să fie înregistrat ca plată fără numerar.

În această situație, partea fiscală este deja corectă. Bonul este înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat ca plată fără numerar, de aceea nu este necesar să îl anulați, să creați o returnare fiscală sau să emiteți încă un bon.

Trebuie corectată numai partea financiară în Torgsoft:

1. Găsiți vânzarea care are înregistrată incorect plata în numerar.

2. Reprocesați plata pentru această vânzare ca plată fără numerar.

3. Indicați contul curent corect.

4. Verificați că suma nu mai este inclusă în casieria de numerar.

Suportul tehnic descrie această operațiune drept reprocesarea bonului în program, astfel încât documentul financiar al vânzării să devină fără numerar.

Pentru antreprenor, rezultatul important este că vânzarea propriu-zisă nu este creată din nou. Marfa a fost deja vândută și scăzută din stoc. Se modifică doar modul de evidență financiară a plății.

De exemplu, cumpărătorul a plătit 1 200 UAH cu cardul. POS afișează o tranzacție reușită de 1 200 UAH, în PCM există un bon pentru plată fără numerar de 1 200 UAH, însă «Raportul zilnic al casieriei» din Torgsoft include acești 1 200 UAH ca numerar. După reprocesare, suma trebuie mutată din casieria de numerar în contul curent corespunzător. Vânzarea mărfii rămâne una singură.

Pentru o astfel de reprocesare tehnică este mai bine să contactați suportul Torgsoft, în special dacă ziua de casă a fost deja închisă. Ștergerea independentă a documentelor financiare asociate poate crea o nouă neconcordanță.

Aceasta este deja o altă situație. Banca a înregistrat tranzacția cu cardul, însă către serverul fiscal a fost transmis un bon cu forma de plată incorectă.

Reprocesarea internă în Torgsoft nu este suficientă aici, deoarece și documentul fiscal înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat trebuie corectat.

Serviciul Fiscal de Stat examinează în mod direct cazurile în care în CM sau PCM este selectată incorect forma de plată — de exemplu, «numerar» în loc de «card». Pentru o astfel de corectare se întocmește un act cu informații despre sumă și datele documentului de decontare inițial. Actul trebuie păstrat timp de trei ani. 

Acțiunile ulterioare depind de faptul dacă bonul incorect este ultimul din schimbul curent.

Dacă bonul incorect este ultimul, iar schimbul PCM este încă deschis

Torgsoft permite anularea ultimului bon de decontare PCM. Comanda este disponibilă în formularul «CM software», în grupul «Operațiuni cu bonuri», precum și din formularul de vânzare. Nu poate fi anulat orice bon mai vechi: operațiunea este disponibilă numai pentru ultimul document de decontare înregistrat. După anulare, bonul nu mai este inclus în rapoartele X și Z și își pierde statutul fiscal.

Serviciul Fiscal de Stat stabilește aceeași regulă: anularea este posibilă pentru ultimul bon înainte de înregistrarea următorului document de decontare, inclusiv a următorului bon fiscal sau a raportului Z. 

După anulare, vânzarea trebuie înregistrată cu forma corectă de plată fără numerar.

 Există aici o particularitate importantă în Torgsoft: nu trebuie creată o a doua vânzare independentă peste prima, dacă aceasta ar duce la scăderea repetată a mărfii din stoc. Plata trebuie adusă în starea corectă, iar operațiunea existentă trebuie fiscalizată din nou. Pentru o operațiune deja efectuată, varianta sigură este reprocesarea plății aferente vânzării, metodă utilizată de suportul tehnic Torgsoft. Sistemul include un mecanism de lucru cu vânzările neachitate: o vânzare existentă poate fi achitată fără a crea un alt document de marfă.

Cardul nu trebuie procesat a doua oară

Dacă banca a confirmat deja tranzacția, cumpărătorul a plătit deja. O comandă repetată către POS poate provoca o a doua debitare.

Torgsoft permite înregistrarea unei plăți fără numerar în contul curent fără accesarea terminalului: în acest caz nu se utilizează comutatorul «Utilizați conexiunea cu terminalul bancar».

Dacă în bonul fiscal trebuie transmise datele unei tranzacții cu cardul deja efectuate, Torgsoft permite introducerea manuală a parametrilor plății prin terminalul bancar. Programul deschide formularul «Parametrii plății prin terminalul bancar», în care datele se introduc conform bonului slip al terminalului. Acest scenariu este utilizat atunci când terminalul funcționează separat sau când legătura dintre acesta și Torgsoft nu este utilizată pentru o anumită operațiune.

Astfel, logica corectării este următoarea: prima plată bancară rămâne → bonul fiscal incorect este anulat → plata în Torgsoft devine fără numerar → se generează bonul fiscal corect. Tranzacția bancară rămâne una singură.

Dacă după bonul incorect au fost deja emise alte bonuri

Anularea unui astfel de bon nu mai este disponibilă.

Serviciul Fiscal de Stat stabilește că, după înregistrarea următoarelor documente de decontare, operațiunea incorectă este anulată prin înregistrarea unei sume negative — prin emiterea unui bon de retur. 

În Torgsoft, mecanismul standard pentru o astfel de operațiune este disponibil prin «Document → Retur». Programul permite găsirea vânzării inițiale după bon, selectarea mărfii, efectuarea acțiunii «Returnați marfa», iar apoi «Returnați banii».

Pentru corectarea formei de plată, aceasta înseamnă două operațiuni contabile consecutive.

Mai întâi, returul anulează vânzarea incorectă: marfa revine în stoc, iar mișcarea incorectă de numerar este compensată. După aceea, marfa este înregistrată din nou cu plata corectă fără numerar.

Fondurile de pe card nu sunt returnate efectiv cumpărătorului dacă achiziția rămâne valabilă. Tranzacția bancară a avut deja loc și reprezintă plata pentru această marfă. Returul fiscal este utilizat aici pentru anularea operațiunii de decontare înregistrate incorect.

La noua înregistrare corectă, terminalul POS nu se pornește a doua oară. În Torgsoft se selectează plata fără numerar, contul corect și, dacă este necesar, se introduc datele tranzacției bancare deja efectuate din bonul slip. Mecanismul de introducere manuală a acestor parametri este prevăzut direct în sistemul de ajutor Torgsoft.

De ce marfa nu este scăzută de două ori în acest caz

Dacă se corectează numai documentul financiar al aceleiași vânzări, nu există deloc mișcare de marfă. Se modifică doar modul de evidență a banilor.

Dacă pentru corectarea bonului fiscal trebuie utilizate returul și o nouă vânzare, mișcarea mărfii arată astfel: vânzarea inițială: −1 → retur: +1 → vânzarea corectă: −1. Rezultatul final în stoc corespunde unei singure vânzări efective.

Problema apare dacă se creează o a doua vânzare fără anularea mișcării de marfă din prima. În acest caz, marfa va fi într-adevăr scăzută de două ori. De aceea, forma de plată nu trebuie corectată prin crearea arbitrară a unei alte vânzări.

Trebuie efectuat un retur bancar pe card

Dacă cumpărătorul păstrează marfa, iar tranzacția inițială prin POS reprezintă plata reală pentru achiziție, returul bancar nu este necesar.

Aici există două operațiuni diferite:

• corectarea fiscală a bonului incorect;

• returnarea efectivă a banilor cumpărătorului de către bancă.

A doua operațiune este necesară numai atunci când magazinul returnează efectiv banii cumpărătorului.

În Torgsoft, returul prin terminalul bancar integrat este o operațiune separată, iar pentru unele scenarii sunt necesare datele tranzacției inițiale. De aceea, nu trebuie inițiat un retur bancar doar pentru a schimba «Numerar» în «Fără numerar» în evidența internă sau fiscală.

Ce trebuie făcut dacă raportul Z a fost deja generat

Aceasta este o limită critică pentru corectarea fiscală.

În explicația din 5 mai 2026, Serviciul Fiscal de Stat precizează în mod direct: după generarea raportului Z zilnic și închiderea schimbului de lucru, legislația nu prevede un mecanism prin care, în următoarea zi lucrătoare, să poată fi anulată o sumă înregistrată eronat prin CM sau PCM.

Prin urmare, nu trebuie să deschideți un nou schimb în ziua următoare și să creați independent un bon «compensatoriu» pentru operațiunea din ziua precedentă.

Dacă forma de plată a fost incorectă, iar raportul Z a fost deja generat, păstrați:

• bonul fiscal inițial;

• confirmarea tranzacției cu cardul;

• actul privind forma de plată incorectă;

• datele Torgsoft din care rezultă neconcordanța.

Modul de reflectare ulterioară în evidența fiscală trebuie convenit cu contabilul sau cu Serviciul Fiscal de Stat. Evidența financiară internă Torgsoft poate fi adusă separat la situația reală, însă este mai bine să contactați suportul tehnic, pentru ca ajustarea unei zile de casă anterioare să nu modifice necontrolat soldul curent.

Cum să verificați că totul a fost corectat corect

După corectare trebuie să rămână o singură achiziție efectivă, o singură tranzacție bancară și forma corectă de plată.

De exemplu, cumpărătorul a achiziționat marfă în valoare de 1 200 UAH și a plătit cu cardul.

Înainte de corectare, Torgsoft putea afișa +1 200 UAH în casieria de numerar, deși acești bani nu se aflau fizic acolo. POS afișează +1 200 UAH ca plată cu cardul.

După corectare:

• marfa rămâne vândută într-un singur exemplar;

• în casieria de numerar nu se află acești 1 200 UAH;

• în Torgsoft, suma de 1 200 UAH este înregistrată în contul curent corespunzător;

• în bancă rămâne o singură tranzacție de 1 200 UAH;

• în PCM forma de plată corespunde plății efective.

Pentru verificare, comparați «Analiza pentru CM software», datele casieriei din Torgsoft și raportul terminalului bancar. În solicitările reale, suportul tehnic stabilește ce parte trebuie corectată prin compararea datelor interne și fiscale.

Ce nu trebuie făcut

 Nu încercați să compensați această neconcordanță prin depunere de serviciu sau retragere de serviciu. Aceste operațiuni reflectă mișcarea reală a numerarului în casierie și nu modifică forma de plată a vânzării inițiale.

 Nu procesați cardul cumpărătorului a doua oară dacă POS confirmă prima tranzacție.

 Nu efectuați un retur real al banilor pe card dacă achiziția nu este anulată.

 Nu creați o a doua vânzare fără să înțelegeți ce s-a întâmplat cu prima: acest lucru poate modifica stocurile de marfă.

 Nu anulați PCM dacă bonul fiscal are deja forma corectă de plată fără numerar. În acest caz se corectează numai documentul financiar în Torgsoft.

 Nu lăsați neconcordanța identificată pentru ziua următoare dacă schimbul curent este încă deschis. După raportul Z, posibilitățile de corectare fiscală sunt semnificativ limitate. 

Cum să preveniți înregistrarea incorectă a plății cu cardul

În primul rând, utilizați versiunea actuală a Torgsoft.

Pentru magazinele cu terminal POS este recomandat să utilizați și integrarea Torgsoft cu terminalul bancar. Casierul selectează plata fără numerar, Torgsoft transmite suma către terminal, iar rezultatul operațiunii revine în program. Casierul nu trebuie să introducă din nou manual suma.

Pentru rolul de vânzător poate fi blocată posibilitatea de a dezactiva independent conexiunea cu terminalul POS. În setările rolului Torgsoft există parametrul «Este permis să nu se utilizeze conexiunea cu terminalul bancar». Dacă acesta este dezactivat, angajatul cu rol limitat nu va putea dezactiva opțiunea «Utilizați conexiunea cu terminalul bancar» în timpul plății cu cardul.

Înainte de generarea raportului Z este util să comparați trei indicatori: operațiunile cu cardul din POS, plățile fără numerar din Torgsoft și bonurile din «Analiza pentru CM software». Dacă sumele diferă, trebuie mai întâi găsit bonul concret și abia apoi corectate documentele.

Pe scurt: ce trebuie făcut dacă plata cu cardul a fost efectuată, dar Torgsoft afișează numerar

Verificați mai întâi bonul fiscal.

 Dacă PCM afișează deja «Fără numerar», nu modificați bonul fiscal. Documentul financiar din Torgsoft trebuie reprocesat din casieria de numerar în contul curent corect.

 Dacă și PCM afișează «Numerar», trebuie corectat și documentul fiscal. Pentru ultimul bon dintr-un schimb deschis este disponibilă anularea. Dacă după acesta au fost deja înregistrate alte bonuri, Serviciul Fiscal de Stat prevede emiterea unui bon de retur. După anularea fiscală, operațiunea se înregistrează cu forma corectă de plată fără numerar. 

 Dacă raportul Z a fost deja generat, nu creați independent în ziua următoare o anulare sau un bon «compensatoriu». Serviciul Fiscal de Stat nu prevede un astfel de mecanism după închiderea schimbului. Neconcordanța trebuie documentată, iar evidența internă Torgsoft trebuie adusă separat la situația reală. 

Prin urmare, principalul lucru în această situație este să stabiliți mai întâi unde anume a apărut forma de plată incorectă. Dacă neconcordanța există numai în Torgsoft, se corectează documentul financiar. Dacă și bonul fiscal este incorect, se corectează PCM, după care se restabilește mișcarea corectă a banilor în Torgsoft. Plata cu cardul și marfa nu trebuie procesate din nou fără operațiunea corespunzătoare de anulare.