Antifraudă la casa de marcat: cum să preveniți frauda vânzătorilor cu carduri de reducere

În comerțul cu amănuntul, proprietarii de magazine se confruntă adesea cu abuzuri din partea personalului, mai ales când este vorba despre lucrul cu numerarul și cardurile de reducere. 

Antreprenorii reclamă frecvent scheme tipice de fraudă: cea mai răspândită este atunci când vânzătorul afirmă că a vândut produsul cu reducere, dar, de fapt, produsul a fost vândut la preț întreg, iar suma reducerii a fost păstrată de acesta. Se întâmplă des ca lucrătorii de la casă să folosească un întreg "arsenal" de carduri de reducere ale prietenilor sau cunoscuților lor (sau să memoreze codurile de bare ale clienților VIP), aplicând reduceri pentru cumpărători obișnuiți și însușindu-și acești bani dacă cumpărătorul nu ia bonul. 

Pentru combaterea acestor situații, în programul de evidență Torgsoft este prevăzut un regim special anti-fraudă și un set de setări care minimizează factorul uman, limitează strict drepturile vânzătorului și fac imposibile fraudele cu reduceri.

Iată un ghid detaliat despre cum să configurați programul pentru a vă proteja profitul de angajații necinstiți.

1. Interzicerea introducerii manuale a numărului cardului

Cel mai simplu mod prin care vânzătorul poate aplica o reducere neautorizată este să memoreze numărul unui card de reducere cu procent mare și să îl introducă manual de la tastatură ori de câte ori are ocazia.

 Soluție. În meniul "Setări - Opțiuni - Acces", activați funcția «Interzicerea introducerii numărului cardului de reducere de la tastatură de către vânzător (doar cu scannerul)». După aceea, programul nu va mai accepta introducerea manuală, iar pentru aplicarea reducerii vânzătorul va fi obligat să scaneze fizic cardul de plastic al clientului.

Pentru protecție suplimentară, puteți dezactiva afișarea câmpului cu codul de bare în fereastra de vânzare (comutatorul «Cod de bare în fereastra Vânzare»). Acest lucru va ascunde numărul de vânzător, eliminând posibilitatea ca acesta să îl vadă, să îl memoreze sau să folosească un card străin.

2. Reguli stricte pentru adăugarea clientului în bon

Frauda arată adesea astfel: clientul cumpără produsul, achită și pleacă fără bon. Vânzătorul nu închide imediat vânzarea, ci scanează propriul card de reducere, obține reducerea, închide bonul și ia diferența în numerar.

 Soluție. În setările parametrilor, găsiți câmpul «Selectarea clientului în vânzare» și setați valoarea «Înainte de selectarea produsului». Aceasta introduce o abordare mai strictă: vânzătorul nu va putea adăuga clientul (și reducerea acestuia) după ce produsul a fost deja scanat. Acest lucru complică semnificativ manipularea bonului după ce cumpărătorul a plecat.

3. Verificare prin SMS: protecție absolută împotriva cardurilor străine

Dacă doriți să fiți 100% sigur că reducerea sau bonusurile sunt folosite anume de proprietarul cardului, utilizați opțiunea suplimentară «Verificarea cardului de reducere prin SMS».

Cum funcționează? La încercarea de a adăuga clientul în bon sau de a-i scădea bonusurile (pentru plata produsului), programul trimite automat un SMS cu un cod secret la numărul de telefon al proprietarului cardului. Vânzătorul nu va putea fizic să aplice bonusurile sau reducerea până când nu introduce acest cod în program. Acest lucru face complet imposibilă folosirea bonusurilor altor persoane de către vânzători.

4. Limitarea reducerii maxime pentru produs

Uneori nici nu este nevoie de fraudă: este suficient ca un client cu un card de reducere mare (de exemplu, 10-15%) să cumpere un produs cu un adaos foarte mic (de exemplu, 3-5%). În acest caz, magazinul vinde produsul în pierdere.

 Soluție. În fișa tipului de produs, activați comutatorul «Reducerea maximă este stabilită» și indicați limita (de exemplu, 0%). În acest caz, indiferent ce card va scana vânzătorul (chiar și propriul card "gold"), reducerea nu se va aplica pentru acest produs concret, iar acesta va fi vândut strict la prețul de retail.

5. Ascunderea datelor personale ale clienților

Vânzătorii pot abuza de setarea «Reducere de ziua de naștere», căutând în baza de clienți persoanele care își sărbătoresc ziua de naștere și efectuând vânzări prin intermediul acestora.

 Soluție. În setările rolului «Vânzător», activați parametrul «Ascunde câmpurile Data nașterii și Sexul în fișa clientului». Lipsa acestor informații nu va permite personalului să folosească reducerile festive ale clienților în scopuri proprii.

6. Interzicerea ștergerii produselor din bon și a reducerilor manuale

Schema clasică de furt de numerar: vânzătorul scanează produsul, spune suma, clientul dă banii fără rest și pleacă fără bon. Vânzătorul șterge produsul din vânzare (ca și cum clientul ar fi renunțat) și ia banii.

 Soluție:

• Activați parametrul «Vânzătorul nu poate șterge produsul în vânzare». Doar administratorul sau proprietarul va putea anula bonul sau șterge un produs din acesta.

• De asemenea, în setările rolului, blocați vânzătorului posibilitatea de a modifica prețul de vânzare în vânzare și de a aplica reduceri manuale. Dacă există probleme cu modificarea constantă a reducerilor pentru clienți — limitați accesul vânzătorilor la formularul clienților și la editarea fișelor acestora.

7. Bonul ca principal instrument de control

Niciuna dintre schemele enumerate mai sus nu funcționează dacă cumpărătorul primește bonul. Dacă vânzătorul nu a aplicat reducerea, cumpărătorul va vedea acest lucru în bon.

 Soluție. Introduceți o regulă (și afișați un anunț pentru cumpărători): "Returnarea și schimbul produsului se fac doar cu bon". Acest lucru îi va încuraja pe clienți să ia bonurile. Iar tipărirea obligatorie a bonurilor fiscale (CM/РCM) consolidează suplimentar securitatea, deoarece fiecare operațiune este înregistrată.

8. Personalizarea responsabilității (Identificarea vânzătorului)

Pentru a înțelege cine anume a comis frauda, fiecare bon trebuie să fie semnat.

 Soluție. Activați setarea «Asociază vânzarea cu vânzătorul» și selectați înregistrarea «Pentru fiecare vânzare». Vânzătorul va fi obligat să își scaneze ecusonul personal înainte de fiecare bon nou. Acest lucru asigură control total și permite ca în "Protocolul acțiunilor utilizatorilor" să fie urmărit cu ușurință cine anume a efectuat anulări sau retururi suspecte sub nume străine.