Cum să găsești cauza soldurilor negative și să urmărești documentele șterse

Diagnosticarea neconcordanțelor în evidența Torgsoft: cum se utilizează «Mișcarea mărfii», «Registrul documentelor de gestiune» și «Jurnalul modificărilor documentelor»

În activitatea comercială zilnică și în evidența stocurilor apare frecvent necesitatea de a identifica motivul pentru care stocurile reale de marfă nu corespund datelor din program. Aceste instrumente de control ajută la monitorizarea acțiunilor personalului, identificarea operațiunilor incorecte și menținerea exactității indicatorilor financiari și de stoc. 

Antreprenorii adresează cel mai frecvent specialiștilor de asistență tehnică următoarele întrebări: de ce cantitatea mărfii din istoricul mișcărilor nu corespunde stocului curent din depozit, unde a dispărut marfa după închiderea perioadei, de unde apar valorile negative ale stocului, cum se poate verifica cine și la ce oră a modificat documentele și unde poate fi găsit un document șters. 

Pentru soluționarea acestor probleme și identificarea cauzelor neconcordanțelor, în programul Torgsoft sunt utilizate trei instrumente principale, care permit urmărirea întregului ciclu de circulație a mărfii și a acțiunilor tuturor utilizatorilor.

«Mișcarea mărfii»: verificarea lanțului documentelor active 

Instrumentul «Mișcarea mărfii» (se află în meniul Depozit — Mișcarea mărfii) afișează întregul istoric al circulației unei anumite mărfi pentru perioada selectată. În acest mod sunt afișate documentele de gestiune active care au influențat efectiv cantitatea mărfii în centrul de evidență curent. Utilizatorul vede o fișă detaliată de evidență a stocului, în care sunt înregistrate data și ora documentului, numărul documentului, tipul acestuia (intrare, vânzare, retur sau transfer intern), precum și coloanele «Intrare», «Ieșire» și «Stoc» curent după fiecare operațiune efectuată.

Dacă antreprenorul trebuie să afle de unde au apărut valorile negative ale stocului, în istoricul mișcării mărfii poate vedea că marfa a fost vândută înainte ca numărul real de unități să fie introdus într-un document de intrare.

Tot aici pot fi verificate prețul de vânzare și sursa costului de achiziție la momentul efectuării operațiunii. Acest instrument funcționează exclusiv cu documentele existente în sistem și afișează logica matematică a modificării stocului.

Dacă un document a fost șters sau data acestuia a fost modificată la o dată viitoare, acesta nu va influența corect stocul curent. Problema poate fi identificată prin compararea acestui raport cu situația reală a stocului din depozit.

«Registrul documentelor de gestiune»: verificarea existenței și stării documentelor 

Dacă «Mișcarea mărfii» afișează istoricul unei singure poziții de marfă, atunci «Registrul documentelor de gestiune» (Depozit — Registrul documentelor de gestiune) afișează lista tuturor documentelor de gestiune active pentru o anumită perioadă și pentru un anumit centru de evidență. Aici pot fi vizualizate simultan toate tipurile de documente: documente de intrare, transferuri interne (de intrare și de ieșire), vânzări, retururi de la cumpărători, casări, retururi de marfă către furnizor și produse defecte.

Acest instrument permite găsirea rapidă a documentului necesar, verificarea conținutului acestuia prin apăsarea butonului «Marfă» și confirmarea existenței sale efective în sistem. Dacă antreprenorul caută cauza neconcordanțelor apărute în timpul conversiei documentelor, în registru poate verifica dacă transferul intern a fost convertit cu succes în documentele corespunzătoare de ieșire și de intrare și dacă documentele nu au fost duplicate din cauza unor erori de sistem.

«Jurnalul modificărilor documentelor»: urmărirea modificărilor, ștergerilor și autorilor 

Pentru identificarea cauzelor dispariției documentelor sau ale modificării neautorizate se utilizează «Jurnalul modificărilor documentelor» (Fișier — Jurnalul modificărilor documentelor).

Antreprenorii întreabă frecvent unde pot vedea cine a modificat un anumit document. Acest jurnal este destinat înregistrării complete a tuturor modificărilor efectuate în documentele de gestiune și financiare și indică autorul fiecărei modificări. Pentru ca instrumentul să colecteze date, în parametrii de acces ai programului trebuie activată obligatoriu setarea «Păstrarea jurnalului modificărilor documentelor».

În jurnal, fila «Lista completă» afișează informații despre adăugarea, modificarea sau ștergerea mărfii dintr-un document. Atunci când o marfă este eliminată din document, sistemul înregistrează parametrii acesteia la momentul ștergerii, inclusiv cantitatea, prețul de achiziție și prețul de vânzare. În coloana «Modificat de» este afișat clar numele angajatului sau al utilizatorului programului care a efectuat modificarea ori a șters documentul. De exemplu, dacă un client raportează că marfa a dispărut din depozit, iar documentul nu mai apare în registru, în jurnalul modificărilor poate fi găsită înregistrarea exactă care arată că documentul a fost șters manual de un anumit utilizator la o anumită oră. Jurnalul permite, de asemenea, urmărirea modificării clientului în documentele de vânzare și retur.

Algoritmul complet de verificare a neconcordanțelor 

Atunci când cantitatea mărfii din istoricul mișcărilor nu corespunde stocului curent din depozit, trebuie aplicată o verificare complexă:

1. Mai întâi trebuie deschisă secțiunea «Mișcarea mărfii», pentru a confirma stocul calculat al unei anumite poziții prin verificarea tuturor intrărilor și ieșirilor.

2. Dacă în istoricul mișcărilor sunt identificate operațiuni suspecte sau lipsesc datele așteptate, trebuie deschis «Registrul documentelor de gestiune», pentru a verifica existența și starea documentelor corespunzătoare. Tot aici sunt verificate și conversiile documentelor: cantitatea mărfii din documentul de intrare rezultat în urma conversiei trebuie să corespundă cantității din documentul de ieșire.

3. Dacă documentul lipsește din registru sau datele sale au fost modificate, trebuie deschis «Jurnalul modificărilor documentelor». După selectarea perioadei și a tipului de document necesar, se poate afla cine a șters documentul, a modificat cantitatea mărfii sau a schimbat prețul după efectuarea operațiunii.

4. Dacă, după toate verificările, mișcarea mărfii este corectă și documentele nu au fost șterse, dar stocul din depozit continuă să fie diferit, în special după închiderea perioadelor, cauza este cel mai frecvent reprezentată de punctele de control de sistem generate incorect pentru perioada închisă. În acest caz, trebuie recalculat stocul depozitului și recreate punctele de control de jos în sus.

Tabel comparativ al instrumentelor