Inventarul în contabilitatea pe loturi (F1-F2): cum se formează suma dintre deficit și surplus

Cum calculează Torgsoft lipsurile și surplusurile în timpul inventarierii: compensarea diferențelor de sortiment, FIFO și ajustarea stocului F1

După numărarea fizică a mărfurilor, Torgsoft compară cantitatea reală cu stocul evidențiat și creează documente pentru ajustarea stocului. Antreprenorii întreabă cel mai des de ce valoarea lipsei poate fi zero chiar dacă există o casare, de ce valorile din fișa de inventariere, actul de casare și raportul tipărit diferă, de unde apar valorile zero și cum poate fi corectată separat cantitatea de marfă din stocul F1. Pentru o explicație corectă trebuie separate trei mecanisme: rezultatele inventarierii, calculul costului și evidența stocurilor F1–F2.

Ce documente sunt create după închiderea inventarierii

La închiderea fișei, Torgsoft creează automat:

• un document de recepție — pentru mărfurile a căror cantitate reală depășește cantitatea din evidență;

• un document de casare — pentru mărfurile a căror cantitate reală este mai mică;

• totalurile pentru recepții, casări, compensarea diferențelor de sortiment și lipsuri.

După aceasta, stocul total de marfă din depozit este adus în concordanță cu cantitatea efectiv numărată.

Surplusul din documentul de recepție este evaluat la ultimul cost de achiziție al mărfii. Acesta include prețul de achiziție și costul suplimentar repartizat asupra mărfii. Formarea fișei de inventariere

Costul din documentul de casare depinde de metoda stabilită în meniul Setări → Parametri → Evidență → Metoda de calcul al costului mărfii.

Dacă este utilizată metoda «Pe loturi de livrare» sau variantele acesteia, Torgsoft aplică FIFO: mai întâi scade cantitatea din cel mai vechi lot neepuizat, apoi — din următorul. Dacă într-un singur document intră marfă din mai multe loturi, costul acesteia se formează din valoarea acestor loturi. Pentru metoda «Ultimul preț de achiziție» se aplică o altă logică. Setările evidenței

Prin urmare, afirmația că ambele documente de inventariere sunt întotdeauna formate conform FIFO este incorectă: FIFO se aplică la casare numai dacă este utilizată metoda corespunzătoare de calcul al costului, iar surplusul este recepționat la ultimul cost de achiziție.

Cum se calculează compensarea diferențelor de sortiment

În Torgsoft, compensarea diferențelor de sortiment înseamnă compensarea reciprocă a lipsurilor și surplusurilor. Un caz tipic — același model de marfă, dar cu sortimente, culori sau mărimi diferite: dintr-o variantă s-a găsit mai puțin, iar din alta — mai mult.

În totalurile fișei, valoarea compensării diferențelor de sortiment este determinată ca valoarea mai mică dintre cele două:

Valoarea compensării = min(valoarea casărilor; valoarea recepțiilor)

De exemplu:

• marfă casată în valoare de 24 000 UAH;

• surplus recepționat în valoare de 20 000 UAH;

• valoarea compensării este de 20 000 UAH;

• valoarea lipsei — 4 000 UAH.

Actul de casare va conține în continuare întreaga marfă lipsă fizic, în valoare de 24 000 UAH. Compensarea diferențelor de sortiment influențează rezultatul financiar final, dar nu elimină pozițiile din documentele de ajustare.

Cum se formează valoarea lipsei

În fișa Torgsoft se utilizează formula:

Valoarea lipsei = valoarea casărilor − valoarea compensării

Rezultatul nu poate fi mai mic decât zero. Deoarece valoarea compensării este egală cu valoarea mai mică dintre recepții și casări, formula poate fi prezentată și astfel:

Valoarea lipsei = max(valoarea casărilor − valoarea recepțiilor; 0)

Prin urmare, poate exista o casare, iar valoarea lipsei să fie zero. Acest lucru se întâmplă atunci când valoarea surplusului constatat acoperă integral valoarea mărfii casate.

De exemplu:

• casare — 10 000 UAH;

• recepția surplusului — 12 000 UAH;

• compensarea diferențelor de sortiment — 10 000 UAH;

• valoarea lipsei — 0 UAH.9

Aceasta nu înseamnă că nu a existat o lipsă fizică. Ea este înregistrată în actul de casare. Valoarea zero înseamnă că, după compensare, în fișă nu a mai rămas nicio valoare a lipsei care să reducă profitul din marfă. Inventarierea cu ajutorul computerului

De ce actul de casare și fișa arată valori diferite

Trebuie comparate aceleași valori:

• actul de casare conține costul integral al tuturor mărfurilor casate;

• valoarea lipsei din fișă arată casarea după luarea în calcul a compensării diferențelor de sortiment;

• valoarea recepțiilor reflectă valoarea surplusului recepționat.

De exemplu, dacă s-a casat marfă în valoare de 20 000 UAH și s-a recepționat surplus în aceeași valoare, actul de casare va indica 20 000 UAH, dar valoarea lipsei din fișă va fi zero.

O diferență suplimentară poate apărea din cauza metodei de calcul al costului. În cazul metodei pe loturi, actul de casare evaluează marfa pe loturi FIFO, în timp ce formularele finale de pe ecran pot utiliza costul stării curente a depozitului.

De ce fișa și raportul «Rezultatele inventarierii» nu coincid

În formularul «Fișa de inventariere», valorile finale sunt afișate la cost. Raportul standard tipărit «Rezultatele inventarierii» formează valorile la prețuri de vânzare cu amănuntul.

Din cauza bazelor diferite de evaluare, valorile nu trebuie să coincidă:

Dacă este necesar un raport tipărit la cost sau la prețuri angro, trebuie configurat șablonul corespunzător FastReport.

De ce totalurile inventarierii pot fi zero

O valoare zero apare cel mai des din două motive.

Nu există preț de achiziție

Dacă marfa a fost recepționată cu un preț de achiziție zero și încă nu a fost vândută, programul nu are o valoare la care să evalueze casarea sau un alt total. Va exista o diferență cantitativă, dar valoarea sa monetară poate fi zero.

În acest caz trebuie verificate facturile de recepție și introduse prețurile corecte de achiziție.

Valorile nu au fost recalculate

Totalurile pot rămâne neactualizate dacă, în timpul închiderii fișei, calculul costului a fost întrerupt sau dacă, după închidere, s-au modificat datele asociate.

În formularul fișei trebuie apăsat «Recalculează valorile». Programul va recalcula:

• valoarea recepțiilor;

• valoarea casărilor;

• compensarea diferențelor de sortiment;

• valoarea lipsei.

Dacă este necesar, se efectuează și recalcularea generală a costului pentru perioada corespunzătoare. De ce valoarea lipsei nu coincide cu actul de casare

Cum este legată inventarierea de stocul F1–F2

Evidența stocurilor în format F1–F2 — este o funcție suplimentară separată. Aceasta nu determină metoda de calcul al costului și nu modifică algoritmul FIFO.

La crearea unei facturi de recepție, utilizatorul specifică tipul de evidență:

• F1 — livrare oficială;

• F2 — un alt format intern de evidență, care în documentația Torgsoft este indicat drept livrare neoficială.

În formularul general «Starea depozitului», marfa din facturile F1 și F2 este afișată cumulat. În formularul «Starea depozitului F1» este afișat separat stocul calculat F1:

Cantitatea F1 = cantitatea conform facturilor de recepție F1 − cantitatea vândută prin registratorul fiscal

F1–F2 este un mecanism analitic intern. Acesta nu înlocuiește documentele primare, fiscalizarea, evidența timbrelor de acciz sau verificarea juridică a provenienței mărfurilor.

De ce inventarierea obișnuită nu corectează stocul F1

Închiderea fișei de inventariere ajustează stocul general. Cantitatea calculată separat pentru F1 poate rămâne neschimbată sau incorectă, deoarece depinde de tipul facturilor de recepție și de vânzările fiscalizate.

Indicatorul F1 nu este transferat printr-un document obișnuit de transfer intern între centrele de evidență: acesta poate fi stabilit numai pentru factura de recepție.

Conform documentației actuale, totalurile F1 pot fi de asemenea denaturate:

• după transferurile interne de marfă între centrele de evidență;

• în modul «Vânzare cu emiterea facturii», dacă pentru factura de livrare nu a fost tipărit bonul fiscal;

• la eliberarea unei comenzi a clientului sau a unei comenzi pentru produs, dacă vânzarea nu a fost fiscalizată.

Cum se ajustează cantitatea de marfă din stocul F1

Mai întâi trebuie verificate facturile de recepție F1, vânzările fiscale și transferurile interne. Ajustarea manuală fără identificarea cauzei poate ascunde o eroare din documente.

Dacă valoarea corectă de control F1 a fost stabilită:

1. Deschideți Depozit → Starea depozitului F1.

2. Selectați marfa necesară.

3. Comutați la limba engleză pentru tastatură.

4. Apăsați Ctrl + Shift + Alt + E.

5. În fereastra «Modificarea cantității de marfă pentru stocul F1», introduceți valoarea corectă în câmpul «Cantitatea în stoc».

6. Apăsați «Salvează».

În fila «Ajustări» se păstrează data și ora modificării, marfa, cantitatea înainte și după ajustare, valoarea modificării și utilizatorul care a efectuat-o. Aceasta este o operațiune separată pentru starea F1; nu înlocuiește închiderea fișei de inventariere și ajustarea stocului general. Evidența stocurilor în format F1–F2