Pripísanie predtým vykonanej zálohy v časti „Obchod s výpisom faktúry“: automatické a manuálne započítanie zálohy

Režim «Obchodovanie s vystavením faktúry» v programe Torgsoft je určený na organizáciu veľkoobchodného predaja, expedíciu tovaru zo skladu, bezhotovostné platby a spracovanie objednávok z internetových obchodov. Jeho hlavnou výhodou je rozdelenie predajného procesu na samostatné etapy: vystavenie faktúry, prijatie zálohovej platby, expedícia tovaru na základe výdajovej faktúry a konečné vyrovnanie platieb. Ako program zohľadňuje predtým prijaté finančné prostriedky pri vystavovaní výdajovej faktúry, prečo môže byť výdajová faktúra označená ako neuhradená, hoci má zákazník na svojom účte dostupné peniaze, v ktorých prípadoch sa záloha započítava automaticky, kedy je potrebné použiť manuálne započítanie a ako správne vykonať fiškalizáciu zálohy a konečnej platby prostredníctvom RRP?

1. Základné pojmy a princípy zálohových platieb v Torgsoft

Na zabezpečenie prehľadnej finančnej a skladovej evidencie je dôležité rozlišovať základné pojmy systému:

• Obchodovanie s vystavením faktúry (OVF) — špeciálny režim evidencie v Torgsoft (ponuka Dokument — Obchodovanie s vystavením faktúry), ktorý umožňuje vystavovať cenové ponuky a faktúry, evidovať zálohové platby, rezervovať tovar a vytvárať výdajové faktúry.

• Záloha (platba vopred na faktúru) — finančné prostriedky prijaté od kupujúceho (v hotovosti alebo bezhotovostne) pred skutočnou expedíciou tovaru zo skladu.

• Započítanie zálohy — finančná operácia, pri ktorej sa prijatá záloha priradí k výdajovej faktúre, čím sa zníži alebo úplne vyrovná dlh kupujúceho za expedovaný tovar.

V programe Torgsoft sa peňažný zostatok faktúr a výdajových faktúr vypočítava v mene vystavenej faktúry. Keď kupujúci uhradí faktúru, platba sa zaznamená na karte «Zálohová platba na faktúru». Až do vytvorenia výdajovej faktúry sa tieto prostriedky považujú za voľnú zálohu kupujúceho.

Po vytvorení výdajovej faktúry sa tovar odpíše zo skladu a vznikne potreba vyrovnať dlh za túto faktúru pomocou dostupnej zálohy.

2. Automatické započítanie zálohy pri vytváraní výdajovej faktúry

Program Torgsoft je navrhnutý tak, aby minimalizoval rutinné manuálne úkony obsluhy. Vo väčšine bežných situácií sa záloha započítava automaticky.

Postup automatického započítania:

1. Zaznamenanie zálohovej platby. Zákazník uhradí faktúru úplne alebo čiastočne (napríklad prostredníctvom bankového výpisu, platobného terminálu alebo pokladne). Platba sa zaznamená v dolnej tabuľke na karte «Zálohová platba na faktúru».

2. Vytvorenie výdajovej faktúry. Manažér na karte «Faktúra» klikne na tlačidlo «Vytvoriť výdajovú faktúru» alebo použije akciu «Vytvoriť faktúru a uhradiť ju».

3. Automatické priradenie finančných prostriedkov. Ak je pri vytváraní výdajovej faktúry k príslušnej faktúre alebo zákazníkovi evidovaná záloha, Torgsoft automaticky priradí dostupné prostriedky k vytváranej výdajovej faktúre:

•    Úplná záloha (100 %). Ak sa prijatá záloha rovná sume výdajovej faktúry, faktúra sa okamžite vytvorí so stavom «Úplne uhradená» a jej dlžná suma bude nulová.

•    Čiastočná záloha. Ak je suma zálohy nižšia ako suma výdajovej faktúry, program započíta celú dostupnú zálohu, zníži dlh za faktúru o túto sumu a otvorí okno na zadanie doplatku zvyšnej sumy. Ak používateľ zruší zadanie doplatku, faktúra sa napriek tomu vytvorí, ale zostane čiastočne uhradená vo výške automaticky započítanej zálohy.

•    Preplatok (záloha prevyšuje hodnotu expedovaného tovaru). Ak prijatá záloha prevyšuje dlh za výdajovú faktúru (napríklad pri čiastočnej expedícii tovaru), Torgsoft priradí k faktúre iba sumu potrebnú na jej úplné uhradenie. Zvyšok zálohy zostane evidovaný pri faktúre na ďalšie expedície.

3. Manuálne započítanie zálohy: úhrada faktúr z prijatých zálohových platieb

Pri prevádzke podniku môžu nastať situácie, keď sa automatické započítanie neuskutočnilo alebo bolo priradenie platieb zrušené (napríklad po úprave dokladov alebo zrušení predchádzajúcich účtovných zápisov). Na takéto prípady poskytuje Torgsoft špeciálne nástroje na manuálne započítanie záloh.

Táto funkcia slúži na vyrovnanie dlhu za výdajovú faktúru pomocou dostupnej zálohy alebo preplatku zákazníka evidovaného v zostatkoch.

Postup krok za krokom:

1. Prejdite do režimu «Obchodovanie s vystavením faktúry» a otvorte kartu «Výdajová faktúra».

2. V hornej tabuľke označte výdajovú faktúru, pri ktorej je evidovaný dlh.

3. Kliknite na tlačidlo «Uhradiť výdajovú faktúru zo zálohy».

4. Systém skontroluje dostupnosť voľnej zálohy zákazníka (so zohľadnením bilancie s partnermi) a otvorí dialógové okno, v ktorom automaticky navrhne sumu na započítanie (nie vyššiu ako dlh za faktúru ani ako dostupná záloha).

5. Po potvrdení operácie sa vytvoria vyrovnávacie finančné doklady, dlh za výdajovú faktúru sa zníži alebo úplne vyrovná a suma voľnej zálohy zákazníka sa primerane zníži.

Ak bolo k jednej faktúre prijatých niekoľko zálohových platieb a vystavených niekoľko výdajových faktúr (pri čiastočných expedíciách), používa sa akcia «Rozdeliť zálohu»:

1. Prejdite na kartu «Zálohová platba na faktúru».

2. Kliknite na tlačidlo «Rozdeliť zálohu».

3. Program automaticky analyzuje všetky neuhradené výdajové faktúry prislúchajúce k danej faktúre a rozdelí medzi ne nepriradenú sumu zálohy v chronologickom poradí (od najstaršej výdajovej faktúry po najnovšiu).

Odpovede na časté otázky podnikateľov

Použije sa kombinované vyrovnanie dlhu. Pri vytváraní výdajovej faktúry (alebo pri použití akcie «Vytvoriť faktúru a uhradiť ju») Torgsoft automaticky započíta celú dostupnú zálohu. Na zvyšnú sumu program otvorí štandardné platobné okno, v ktorom možno zvoliť spôsob doplatku (hotovosť, bankový účet alebo platobný terminál). Ak kupujúci neuhradí zvyšok ihneď, platobné okno možno zatvoriť — v takom prípade zostane výdajová faktúra čiastočne uhradená vo výške zálohy a zvyšok sa zobrazí ako dlh kupujúceho.

Na tento účel sa v Torgsoft používa režim «Čiastočná expedícia». Pri vytvorení prvej výdajovej faktúry na časť tovaru Torgsoft započíta zálohu vo výške potrebnej na úplné pokrytie sumy tejto prvej faktúry. Zvyšok zálohových prostriedkov zostane nedotknutý na karte «Zálohová platba na faktúru». Pri vytváraní druhej výdajovej faktúry sa k nej automaticky priradí zvyšná záloha. Ak sa automatické priradenie neuskutočnilo, stačí kliknúť na «Rozdeliť zálohu» na karte zálohových platieb.

Takáto situácia vzniká v dvoch prípadoch:

1. Platba od zákazníka prišla prostredníctvom bankového výpisu alebo platobného terminálu ako «Neidentifikovaná platba» a ešte nebola priradená ku konkrétnej faktúre.

2. Výdajová faktúra bola vytvorená pred zaevidovaním platieb alebo bolo priradenie platieb manuálne zrušené.

Ako to opraviť:

• Ak platba prišla na bankový účet, prejdite na kartu «Platby zákazníkov» — «Neidentifikované platby», označte platbu a kliknite na «Priradiť platbu k faktúre». Prostriedky sa následne prevedú na zálohu k faktúre a rozdelia sa na výdajovú faktúru.

• Ak sú prostriedky už evidované ako záloha k faktúre, ale nezobrazujú sa vo výdajovej faktúre, označte faktúru na karte «Výdajová faktúra» a kliknite na «Uhradiť výdajovú faktúru zo zálohy».

Fiškalizácia záloh a konečných platieb závisí od zvolených účtovných pravidiel podniku a nastavenia v ponuke Nastavenia — Parametre — Pokladničný doklad:

1. Schéma s fiškalizáciou zálohy (dvojstupňová):

•    Pri prijatí zálohy sa na karte «Faktúra» (alebo na karte zálohových platieb) zvolí tlač fiškálneho dokladu. RRP vytlačí doklad o zálohovej platbe, v ktorom sa množstvo tovaru vypočíta úmerne pomeru sumy zálohy k celkovej sume faktúry a k názvu tovaru sa pridá predpona «Záloha za...».

•    Pri konečnej expedícii a doplatku za výdajovú faktúru RRP vytvorí fiškálny doklad na zostávajúcu sumu.

2. Schéma bez fiškalizácie zálohy (jednostupňová):

•    V nastaveniach pokladničného dokladu sa aktivuje možnosť «Netlačiť doklady o zálohových platbách».

•    Záloha sa prijme a zaeviduje v programe bez vytlačenia fiškálneho dokladu. Pri úplnej expedícii tovaru podľa výdajovej faktúry sa vytlačí jeden konečný fiškálny doklad obsahujúci všetky položky tovaru a celkovú sumu, pričom záloha sa zohľadní ako predtým uhradená suma.

• Ak výdajová faktúra ešte nebola vytvorená. Na karte «Faktúra» je dostupná akcia «Vrátenie zálohovej platby». Program otvorí formulár na vrátenie finančných prostriedkov, automaticky doplní sumu prijatej zálohy a vytvorí výdavkový pokladničný doklad alebo vrátenie na bankový účet zákazníka.

• Ak už bol tovar podľa výdajovej faktúry expedovaný. Program neumožní vrátiť zálohu priamo z pôvodnej faktúry — najskôr je potrebné vytvoriť doklad «Vrátenie» na karte «Vrátenie» pre príslušnú výdajovú faktúru. Po zaevidovaní vrátenia tovaru sa upraví tovarovo-peňažná bilancia zákazníka a zostávajúce finančné prostriedky sa vrátia zákazníkovi prostredníctvom pokladne alebo bankového účtu.

Zhrnutie a odporúčania

Správna evidencia záloh v Torgsoft zabezpečuje presné dodržiavanie pokladničnej disciplíny, predchádza dvojitému zdaneniu a zabraňuje vzniku fiktívnych dlhov na karte vzájomných vyrovnaní s obchodnými partnermi.