Odpísanie vady bez straty hotovosti: ako správne pripraviť dokumenty

Odpis manka: ako správne odpísať chybný tovar z databázy (vyhotovenie protokolu o chybnom tovare alebo vrátenie dodávateľovi) bez toho, aby tieto sumy prešli cez pokladnicu ako strata?

V programe Torgsoft sú procesy pohybu tovaru (skladová evidencia) a pohybu peňazí (finančná evidencia) oddelené. To znamená, že vykonanie odpisu alebo vrátenia chybného tovaru automaticky zmení množstvo tovaru na sklade a ovplyvní vzájomné zúčtovanie s dodávateľom alebo celkový výpočet zisku, ale neodpíše fyzické peniaze z vašej pokladnice, pokiaľ sami nevytvoríte príslušný výdavkový finančný doklad.

V závislosti od dohody s dodávateľom sú v Torgsoft tri správne možnosti evidencie chybného tovaru:

Možnosť 1. Vyhotovenie dokladu «Vrátenie chybného tovaru» (ak dodávateľ chybný tovar prijíma)

Tento režim sa používa, keď vraciate nekvalitný tovar konkrétnemu dodávateľovi s uvedením dôvodu.

Ako to zaevidovať:

1. Prejdite do hlavného menu Dokument -> Vrátenie chybného tovaru.

2. Kliknite na tlačidlo Pridať a vytvorte nový doklad chybného tovaru.

3. V poli "Dodávateľ" vyberte požadovaného dodávateľa zo zoznamu alebo číselníka a kliknite na Uložiť.

4. Na pridanie tovaru kliknite na tlačidlo Vybrať tovar.

5. Otvorí sa okno so zoznamom dodávok od tohto dodávateľa. V stĺpci Množstvo chybného tovaru uveďte množstvo poškodeného tovaru a v stĺpci Popis chyby povinne uveďte dôvod vyradenia.

6. Kliknite na Vybrať a tovar bude pridaný do dokladu.

Možnosť 2. Vyhotovenie dokladu «Vrátenie tovaru dodávateľovi» (štandardné vrátenie)

Ak tovar jednoducho vraciate (napríklad nepredajný tovar alebo chybný tovar, ktorý dodávateľ súhlasil prevziať bez podrobného protokolu), môžete použiť bežné vrátenie.

Ako to zaevidovať:

1. Prejdite do menu Dokument -> Vrátenie tovaru dodávateľovi.

2. Kliknite na Pridať, vyberte dodávateľa a (ak je to potrebné) spoločnosť, potom kliknite na Uložiť.

3. Pridajte tovar do dokladu naskenovaním čiarového kódu alebo jeho manuálnym výberom zo skladu.

Možnosť 3. Vyhotovenie dokladu «Odpis tovaru zo skladu» (ak strata ide na vaše náklady)

Ak chybný tovar nie je možné vrátiť dodávateľovi (napríklad sa rozbil vašou vinou alebo mu uplynula doba použiteľnosti), je potrebné ho odpísať.

Ako to zaevidovať:

1. Prejdite do menu Dokument -> Odpis tovaru zo skladu.

2. Kliknite na Nový odpis.

3. V poli Odpis (kontrahent) predvolene vyberte zo zoznamu položku Odpis a kliknite na Uložiť.

4. Naskenujte chybný tovar alebo ho vyberte cez tlačidlo Výber tovaru zo skladu.

Aby teda suma chybného tovaru neprešla cez pokladnicu ako strata hotovosti, stačí použiť jeden z troch skladových dokladov (Vrátenie chybného tovaru, Vrátenie dodávateľovi alebo Odpis). Nevytvárajte dodatočne «Finančný doklad» (výdavkový pokladničný doklad z pokladnice) a vaše hotovostné zostatky v programe zostanú nedotknuté, zatiaľ čo skladové zostatky a analytika ziskovosti sa upravia automaticky.