Účtovníctvo v cudzej mene v maloobchode: od zaúčtovania tovaru až po vyúčtovanie s dodávateľom

V modernom maloobchodnom a veľkoobchodnom predaji sa väčšina dovážaného tovaru nakupuje v cudzej mene (doláre, eurá, zloté a podobne), zatiaľ čo predaj zákazníkom na území Ukrajiny a fiškalizácia platieb sa podľa zákona uskutočňujú výlučne v národnej mene — hrivne. V období kolísania výmenných kurzov stoja obchodníci pred výzvou: ako zachovať ziskovú maržu, vyhnúť sa stratám pri príjme nových dodávok, správne evidovať vzájomné vyrovnania s obchodnými partnermi a rýchlo upravovať maloobchodné ceny skladových zásob.

• Ako zaevidovať príjmovú faktúru v cudzej mene, ak sa platba uskutočňuje v hrivnách;
• ako naviazať predajnú cenu na výmenný kurz;
• podľa akého kurzu sa vypočítava obstarávacia cena skladových zásob;
• ako viesť vyrovnania s dodávateľom, aby nevznikali kurzové rozdiely v bilancii.

Na zabezpečenie prehľadnej evidencie v programe Torgsoft sa jasne rozlišujú pojmy národná mena, mena nákupu, mena analýzy a výmenné kurzy.

• Národná mena systému — základná menová jednotka, v ktorej sa vedie finančná a skladová evidencia, vypočítava bilancia podniku, vykonávajú pokladničné operácie a vytvárajú fiškálne doklady (predvolene — hrivna).

• Mena nákupu (mena dokladu) — mena, v ktorej dodávateľ vystavuje faktúru alebo príjmový doklad (napríklad USD alebo EUR).

• Mena analýzy — mena (predvolene — americký dolár), ktorá sa používa na finančnú analýzu a automatický výpočet ekvivalentných predajných cien.

• Výmenný kurz — pomer hodnoty cudzej meny k hrivne, ktorý sa zaznamenáva v systéme k určitému dátumu.

Nastavenie parametrov v programe

1. Určenie národnej meny: v ponuke Nastavenia -> Parametre -> Evidencia sa v poli Národná mena vyberie «Hrivna».

2. Zaznamenávanie výmenných kurzov: v ponuke Platba -> Výmenný kurz sa pridávajú aktuálne nákupné a predajné kurzy mien. Kurzy sa zadávajú z pohľadu podnikateľa (predajný kurz je kurz, podľa ktorého sa určuje ekvivalent predajnej ceny).

3. Automatický výpočet ekvivalentov: v ponuke Nastavenia -> Parametre -> Finančná analýza možno zapnúť možnosť Automaticky vypočítavať ekvivalent predajnej ceny v mene analýzy.

Proces príjmu tovaru nakúpeného v cudzej mene na sklad zahŕňa vytvorenie príjmovej faktúry, zaznamenanie nákupného kurzu a stanovenie maloobchodnej ceny.

Postup krok za krokom v Torgsoft

1. Vytvorenie príjmovej faktúry. Otvorte ponuku Dokument -> Príjem tovaru, vytvorte nový dokument a vyberte dodávateľa.

2. Nastavenie meny a výmenného kurzu. V poli Mena vyberte cudziu menu faktúry (napríklad dolár). Následne sa zobrazí pole Kurz voči UAH, do ktorého sa zadá kurz platný v deň príjmu tovaru (alebo sa kliknutím na tlačidlo načíta posledný kurz zo systému).

3. Režim zadávania nákupných cien. Pre faktúry v cudzej mene je k dispozícii parameter Zadávanie nákupných cien:

•   V mene faktúry: nákupná cena sa zadáva v cudzej mene a cena v hrivnách sa automaticky vypočíta podľa kurzu faktúry.

•   V národnej mene: nákupná cena sa zadáva v hrivnách (ak sú pôvodné doklady dodávateľa vystavené v hrivnách) a cena v cudzej mene sa vypočíta podľa kurzu.

4. Stanovenie maloobchodných a veľkoobchodných cien. Po zadaní nákupnej ceny program pripočíta nastavené percento prirážky pre daný druh tovaru a vypočíta maloobchodnú a veľkoobchodnú cenu v hrivnách.

5. Import tovaru zo súborov Excel. Pri načítaní príjmovej faktúry z Excelu (ponuka Dokument -> Príjem tovaru -> Import) možno importovať nákupné ceny v cudzej mene aj ekvivalenty maloobchodných a veľkoobchodných cien. Ak v súbore chýba cena v hrivnách, program ju vypočíta z ekvivalentu podľa kurzu príjmovej faktúry.

Pri medzinárodných nákupoch konečná obstarávacia cena tovaru nezahŕňa iba cenu dodávateľa, ale aj ďalšie náklady: clo, medzinárodnú a vnútroštátnu dopravu či bankové poplatky za menovú konverziu.

V programe Torgsoft sú na karte Náklady faktúry v príjmovom doklade k dispozícii tri druhy nákladov:

1. Finančné náklady faktúry. Zadávajú sa sumou v hrivnách alebo cudzej mene a evidujú sa samostatným finančným dokladom (cez pokladňu alebo bankový účet). Ak je zvolené nastavenie Zahrnúť do obstarávacej ceny tovaru, program túto sumu pomerne rozdelí medzi všetky položky faktúry, čím zvýši ich evidovanú obstarávaciu cenu.

2. Náklady v % z faktúry (zľavy alebo prirážky). Stanovujú sa ako percento zo sumy faktúry.

3. Náklady na tovar v cudzej mene. Zadávajú sa priamo v cudzej mene. Podľa spôsobu evidencie sa náklady delia na:

•   Zahrnúť do obstarávacej ceny tovaru: zvyšujú dodatočnú obstarávaciu cenu každej jednotky tovaru na sklade.

•   Zahrnúť do vzájomných vyrovnaní s dodávateľom: zvyšujú záväzok voči dodávateľovi a pripočítavajú sa k nákupnej cene.

•   Nezahŕňať: zohľadňujú sa ako všeobecné finančné náklady podniku pri analýze zisku.

Po zadaní všetkých nákladov sa vykoná funkcia Prepočítať ceny vo faktúre, ktorá automaticky upraví obstarávacie a maloobchodné ceny.

Ak sa tovar nakupuje v cudzej mene a predáva v hrivnách, kolísanie výmenného kurzu vedie k zníženiu skutočného zisku, pokiaľ maloobchodné ceny zostávajú nezmenené.

Na rýchlu reakciu na zmeny kurzov bez ručnej úpravy každej karty tovaru sa v Torgsoft používajú nástroje automatického precenenia.

Spôsob 1. Režim «Výpočet maloobchodných a veľkoobchodných cien podľa prirážky a kurzu»

Režim sa nachádza v ponuke Sklad -> Výpočet maloobchodných a veľkoobchodných cien podľa prirážky a kurzu.

Postup hromadného precenenia:

1. Pomocou filtrov vyberte skupinu tovaru (podľa druhu tovaru, výrobcu alebo dodávateľa).

2. Vyberte Spôsob výpočtu:

•   Z nákupnej ceny: prepočíta predajnú cenu z pôvodnej nákupnej ceny v cudzej mene podľa nového kurzu.

•   Z ekvivalentnej ceny: prepočíta predajnú cenu podľa zaznamenanej ekvivalentnej ceny v cudzej mene. Na karte tovaru v záložke Ekvivalent ceny v cudzej mene sa uvedie cena v cudzej mene (napríklad 25 USD) a zapne sa možnosť Vždy vypočítavať. Pri zmene oficiálneho alebo analytického predajného kurzu v systéme sa maloobchodná cena tovaru v hrivnách automaticky prepočíta podľa zaznamenaného menového ekvivalentu.

3. Vyberte Výmenný kurz (Iba dnes alebo Najbližší).

4. Vyberte Spôsob zmeny ceny:

•   Okamžite: nové ceny sa ihneď uplatnia na sklade.

•   Doklad o precenení: vytvorí sa doklad o precenení, ktorý nadobudne účinnosť po schválení vedúcim pracovníkom.

5. Kliknite na Obnoviť (F5). Program vypočíta nové maloobchodné a veľkoobchodné ceny a zobrazí rozdiel oproti aktuálnym cenám.

Spôsob 2. Precenenie prostredníctvom «Analýzy skladových zásob»

V ponuke Analýza -> Analýza skladových zásob možno pomocou funkcie Zmena ceny alebo nákupného kurzu tovaru  hromadne zmeniť nákupný kurz pre zostávajúce zásoby tovaru od vybraného dodávateľa. Program automaticky vytvorí opravné doklady (vrátenie dodávateľovi podľa pôvodného kurzu a príjem podľa nového kurzu), čím aktualizuje nákupné a maloobchodné ceny.

Tovarovo-peňažná bilancia s dodávateľmi sa vedie v mene, v ktorej sa uskutočnila dodávka. Dlhy možno zobraziť v ponuke Platba -> Bilancia s partnermi.

Scenáre a postupy vyrovnania

Scenár A. Platba v hrivnách za faktúru v cudzej mene

Pri podnikateľskej činnosti spoločnosti často platia dodávateľovi v hrivnách z bankového účtu podľa ekvivalentného výmenného kurzu.

1. V ponuke Sklad - Register príjmových faktúr vyberte vo filtri dodávateľa a nájdite požadovanú príjmovú faktúru. Kliknite na Zadať platbu.

2. Vo formulári zadávania platby vyberte Mena - Hrivna a príslušnú pokladňu alebo bankový účet.

3. Zadajte sumu v hrivnách. Ekvivalentná suma sa automaticky vypočíta podľa meny faktúry.

4. Program automaticky zaeviduje zadanú sumu v hrivnách na hrivnovom účte a súčasne zníži dlh voči dodávateľovi v mene faktúry o uvedený ekvivalent.

Scenár B. Nákup cudzej meny a platba z účtu v cudzej mene

Ak sa platba uskutočňuje priamo v cudzej mene:

1. Ak je potrebné zaznamenať okamih výmeny hrivien za cudziu menu, v ponuke Platba - Výmena meny uveďte sumu v hrivnách, ktorá sa odpíše z hrivnového účtu/pokladne, nákupný kurz a účet/pokladňu v cudzej mene, na ktorý sa pripíše nakúpená mena.

2. Pri zadávaní platby v ponuke Sklad - Register príjmových faktúr vyberte požadovanú faktúru  vyberte pokladňu alebo bankový účet v cudzej mene a odpíšte sumu v cudzej mene v prospech dodávateľa.

Výber metódy výpočtu obstarávacej ceny v ponuke Nastavenia -> Parametre -> Evidencia určuje, ako sa kolísanie výmenných kurzov prejavuje na obstarávacej cene zostávajúcich zásob a hrubom zisku.

Na systematickú kontrolu tovarových a peňažných tokov v cudzej mene sa v Torgsoft používajú špecializované analytické zostavy:

1. Analýza predaja tovaru dodávateľa v konsignačnom predaji (Analýza -> Analýza predaja tovaru v konsignačnom predaji): umožňuje sledovať objemy príjmu, vrátenia a predaja tovaru, ako aj aktuálny stav záväzkov voči jednotlivým dodávateľom samostatne podľa každej meny nákupu.

2. Zostava predaja v cudzej mene (Zostava -> Zostava predaja v cudzej mene): zobrazuje príjmy v cudzej mene podľa pokladní a bankových účtov za zvolené obdobie so súhrnnými sumami v cudzej mene a ich ekvivalentom v hrivnách.

3. Analýza pohybu tovaru podľa dodávkových šarží (Analýza -> Analýza pohybu tovaru podľa dodávkových šarží): umožňuje sledovať pohyb konkrétnej šarže tovaru od nákupu podľa výmenného kurzu až po jej úplný predaj vrátane výpočtu získaných tržieb a čistých príjmov.

Zhrnutie

Vedenie evidencie v cudzej mene v programe Torgsoft umožňuje obchodníkom zosúladiť požiadavky ukrajinskej legislatívy na platby v hrivnách so skutočnými ekonomickými podmienkami nákupu dovážaného tovaru. Nastavenie menových ekvivalentov, využívanie automatického precenenia podľa výmenného kurzu a dôsledná evidencia vzájomných vyrovnaní s dodávateľmi v mene nákupu zaručujú ochranu prevádzkového kapitálu pred inflačnými rizikami a zabezpečujú presný výpočet finančného výsledku predajne.