Obchodník pre vrátenie tovaru: prečo platba kartou prebehne, ale vrátenie tovaru cez POS nie

Zákazník zaplatil kartou a predaj v Torgsoft prebehol bez problémov. O niekoľko dní neskôr zákazník tovar vráti, ale bankový platobný terminál nedokáže spracovať vrátenie platby. V takejto situácii je pre podnikateľa dôležité zistiť, či je problém v samotnej operácii vrátenia platby, v nastavení terminálu alebo v tom, ktorému živnostníkovi a na ktorý bankový účet sa má platba vrátiť.

Čo je merchant a ako súvisí s vrátením platby?

Merchant je identifikátor obchodníka v bankovom platobnom termináli. Jednoducho povedané, pomáha banke určiť, v prospech ktorého podnikateľa a bankového účtu sa vykonáva kartová transakcia.

V Torgsoft sa merchant priraďuje k príslušnému bankovému účtu. Ak v predajni podniká jeden živnostník a používa jeden bankový účet, pokladník si to zvyčajne ani nevšimne. Ak však pôsobí viac živnostníkov alebo sa používa viac účtov, správny výber merchanta je dôležitý.

Samostatný merchant na vrátenie platby však nie je potrebný pri každom termináli. Pri niektorých integráciách banka používa samostatné operácie «Platba» a «Vrátenie platby», pri iných sa v Torgsoft nastavuje jeden typ operácie «Platba_Vrátenie». Závisí to od banky, modelu terminálu a spôsobu jeho pripojenia.

Prečo platba funguje, ale vrátenie platby nie?

Predaj a vrátenie platby sú pre banku dve odlišné operácie.

Pri predaji banka prijme peniaze od zákazníka a pripíše ich podnikateľovi. Pri vrátení platby musí banka nájsť pôvodnú kartovú transakciu a previesť peniaze späť. Na tento účel sa môžu používať údaje o pôvodnej platbe, vrátane RRN — referenčného čísla bankovej transakcie.

Preto skutočnosť, že zákazník bez problémov zaplatí kartou, ešte neznamená, že je na termináli správne nastavené aj vrátenie platby.

Napríklad pri termináloch PrivatBank dokumentácia Torgsoft opisuje samostatnú operáciu vrátenia platby: informácie o dostupných merchantoch možno získať priamo z terminálu vrátane merchanta pre vrátenie platby. Pri iných integráciách môže byť postup odlišný.

Čo skontrolovať, ak vrátenie platby neprebehne?

Najprv vyhľadajte pôvodný predaj, ku ktorému zákazník vracia tovar, a skontrolujte, na ktorý bankový účet bola pripísaná pôvodná platba.

Potom postupne skontrolujte:

1. Či sa v nastaveniach bankového terminálu nachádza operácia umožňujúca vrátenie platby.

2. Či je táto operácia priradená práve k bankovému účtu, na ktorý bola prijatá pôvodná platba.

3. Ak je na termináli zaregistrovaných viac merchantov — či sa vyberá ten správny.

4. Či banka podporuje vrátenie platby pre daného merchanta a či je správne nastavený priamo na termináli.

Torgsoft ponúka funkciu na získanie informácií o termináli, pomocou ktorej si môžete pozrieť merchantov zaregistrovaných na termináli. Je to obzvlášť užitočné po výmene terminálu, zmene banky alebo pridaní ďalšieho živnostníka.

Ak požadovaný merchant nie je zaregistrovaný priamo na bankovom termináli, problém je potrebné riešiť s bankou alebo spoločnosťou, ktorá zabezpečuje servis terminálu.

Ak v predajni pôsobí viac živnostníkov

Napríklad pri jednej pokladni sa časť tovaru predáva prostredníctvom živnostníka A a ďalšia časť — prostredníctvom živnostníka B. Banka zaregistrovala samostatných merchantov pre oboch podnikateľov.

Pri predaji Torgsoft odošle transakciu na príslušný bankový účet. Ak však vrátenie platby pre druhého živnostníka nie je nastavené alebo terminál vyberie iného merchanta, platby môžu prebiehať správne, zatiaľ čo vrátenia platieb budú zamietnuté.

Pri niektorých spôsoboch pripojenia, ak je na termináli zaregistrovaných viac obchodníkov a konkrétny merchant nie je určený, terminál sa ho pokúsi vybrať automaticky. Dokumentácia Torgsoft výslovne upozorňuje, že to môže viesť k nesprávnej operácii alebo k tomu, že sa operácia vôbec nevykoná.

Preto po pridaní nového živnostníka nestačí skontrolovať iba skúšobný predaj. Odporúča sa hneď vykonať aj skúšobné vrátenie malej sumy.

Chyba «Suma vrátenia presahuje sumu platby»

Táto situácia je samostatne opísaná pri používaní programu Bonus+ od PrivatBank.

Ak nákup prebehol cez merchanta Bonus+, skutočná suma pripísaná podnikateľovi sa môže líšiť od sumy, ktorú Torgsoft odosiela na vrátenie. V takom prípade môže terminál oznámiť, že suma vrátenia presahuje sumu pôvodnej platby.

V návode Torgsoft sa ako jedno z možných riešení uvádza registrácia druhého obchodníka bez programu Bonus+ pre takéto operácie.

Táto chyba teda nemusí znamenať, že pokladník nesprávne spracoval vrátenie tovaru. Je potrebné skontrolovať bankového merchanta, prostredníctvom ktorého prebehla pôvodná platba.

Merchant je správny, ale terminál stále nespracuje vrátenie platby

Príčina nemusí byť v merchantovi.

Pri niektorých bankových termináloch môže Torgsoft pred vrátením platby najskôr požiadať terminál o načítanie zákazníkovej karty. Toto nastavenie sa nazýva «Predbežné načítanie karty pri vrátení platby».

Ak terminál práve v tejto fáze zobrazí chybu a vrátenie platby nie je možné dokončiť, Torgsoft umožňuje predbežné načítanie vypnúť. V takom prípade bankový terminál overí kartu priamo počas vrátenia platby. Toto nastavenie je vhodné meniť až po potvrdení, že problém vzniká práve v tejto fáze.

Niektoré terminály môžu pri vrátení platby požadovať aj ďalšie údaje z pôvodnej kartovej transakcie. Ide o bežnú vlastnosť konkrétnej banky alebo terminálu, nie nevyhnutne o chybu Torgsoft.

Čo robiť, ak terminál už vrátil peniaze, ale Torgsoft zobrazil chybu?

V takejto situácii nespúšťajte vrátenie platby cez terminál znova.

Najprv skontrolujte potvrdenie alebo iný výsledok bankovej operácie. Ak banka už peniaze zákazníkovi vrátila, opakovaný príkaz môže spôsobiť duplicitné vrátenie platby.

V Torgsoft možno samostatne dokončiť evidenciu už vykonanej bankovej operácie: pri spracovaní vrátenia tovaru neposielajte opakovane príkaz na terminál, ale zadajte údaje o uskutočnenej operácii. Tento postup je opísaný v dokumentácii programu.

Ak si nie ste istí, či už boli peniaze vrátené, najprv overte operáciu v banke a až potom pokračujte v Torgsoft.

Vrátenie platby cez POS a doklad RRP

Vrátenie platby kartou a zaevidovanie vrátenia tovaru súvisiace, ale samostatné úkony.

Je potrebné skontrolovať dva výsledky:

• banka úspešne vrátila peniaze zákazníkovi;

• vrátenie tovaru bolo správne zaevidované v Torgsoft a v prípade používania RRP bol vystavený príslušný fiškálny doklad.

Ak už banková operácia prebehla, neopakujte ju len preto, že sa nepodarilo dokončiť ďalší krok v programe.

Čo si zapamätať

Ak platby cez POS fungujú, ale vrátenia platieb nie, najprv skontrolujte nastavenie operácie vrátenia platby, nie samotný predaj: pôvodná platba → bankový účet → správny merchant → možnosť vrátenia platby na termináli.

Jedna banka môže vyžadovať samostatného merchanta pre vrátenie platby, iná môže používať spoločného merchanta «Platba_Vrátenie». Ak v predajni pôsobí viac živnostníkov alebo sa používa viac merchantov, každý spôsob platby a vrátenia platby je vhodné otestovať samostatne.