Po odstránení tovaru sa suma v RRP a finančnom doklade líši: ako skontrolovať predaj a opraviť rozdiel

V režime «Predaj» pokladník vytvára nákupný košík zákazníka, pridáva a odstraňuje tovar, uplatňuje zľavy a prechádza k platbe. Ak sa zákazník rozhodne nekúpiť jednu z položiek tesne pred platbou, obsah košíka sa zmení na samom konci operácie. Práve v takýchto situáciách sa podnikatelia obracajú na špecialistov Torgsoft s otázkami: prečo je na fiškálnom doklade RRP uvedená jedna suma a vo finančnom doklade programu iná; ako zistiť, ktorý tovar bol pred platbou odstránený; aké údaje v skutočnosti prijala Štátna daňová služba; či možno sumu jednoducho opraviť v Torgsoft; čo robiť, ak je nesprávny samotný fiškálny doklad; a ako skontrolovať operáciu, ak platba prebehla cez bankový terminál.

Čo presne treba porovnať

Jeden predaj v Torgsoft prepája niekoľko typov údajov. Na zistenie nezrovnalosti je dôležité nepovažovať ich za jeden dokument.

Predaj zaznamenáva, ktorý tovar bol skutočne predaný: položky tovaru, množstvo, cenu, zľavy a konečnú sumu za tovar.

Finančný doklad odráža pohyb peňazí v Torgsoft: koľko zákazník zaplatil a kam program zaúčtoval platbu — do pokladne alebo na príslušný bežný účet.

Fiškálny doklad RRP je dokument zaregistrovaný fiškálnym serverom Štátnej daňovej služby. Ak bol dokladu pridelený fiškálny kód, práve tieto údaje prijal daňový úrad.

Operácia bankového terminálu je samostatná banková transakcia. Ukazuje, aká suma bola skutočne odpísaná z karty zákazníka.

Preto samotné konštatovanie «sumy sa nezhodujú» ešte neznamená, kde sú nesprávne údaje. Najprv treba porovnať všetky dokumenty jednej operácie.

Napríklad:

V tejto situácii nie je problém ani vo fiškálnom doklade, ani v platbe zákazníka. Nezrovnalosť je vo vnútornom finančnom účtovaní Torgsoft.

Ak však RRP zaregistroval tiež 1 050 UAH, scenár opravy bude úplne iný.

Prečo môže odstránenie tovaru tesne pred platbou súvisieť s takouto nezrovnalosťou

V záznamoch práce s klientmi bol zaznamenaný prípad, na základe ktorého po preverení vznikla úloha č. 199467 týkajúca sa spracovania platby za predaj. Počas testovania bola reprodukovaná nasledujúca situácia: tovar sa už začal odstraňovať z formulára «Predaj», ale časť údajov riadka ešte zostávala na obrazovke; ak sa v tom okamihu stlačilo F6 a prešlo sa k platbe, mohla sa vytvoriť pokladničná operácia na sumu predaja vrátane tovaru, ktorý sa práve odstraňoval. V testovacích materiáloch pre verziu 2022.4.7 bolo následne uvedené, že táto chyba bola opravená.

Práve tento typ situácie je základom príkladu, keď po odstránení položky obsahuje predaj a doklad už novú sumu, zatiaľ čo finančný doklad obsahuje predchádzajúcu sumu.

V aktuálnych verziách Torgsoft by to nemal byť bežný scenár

Po oprave Torgsoft počas odstraňovania tovaru blokuje klávesové skratky. To znamená, že pokladník by nemal mať možnosť otvoriť F6 skôr, než program dokončí odstránenie položky a prepočíta košík. Táto ochrana je opísaná aj v aktuálnych materiáloch Torgsoft týkajúcich sa zrušeného tovaru z predaja.

Preto odporúčanie «po odstránení tovaru vždy počkajte 1–2 sekundy» nie je pre aktuálnu verziu Torgsoft správne. Pokladníkovi stačí skontrolovať konečný obsah košíka a sumu «Na úhradu». Dokončenie technickej operácie má kontrolovať samotný program.

Ak sa v aktuálnej verzii napriek tomu do finančného dokladu dostane predchádzajúca suma, treba takúto situáciu posudzovať samostatne: skontrolovať verziu, dokumenty konkrétneho predaja a podmienky, za ktorých nezrovnalosť vznikla.

Z akých ďalších dôvodov sa môžu sumy líšiť

Odstránenie tovaru pred stlačením F6 nie je jedinou možnou príčinou.

Proces platby sa nedokončil vo všetkých fázach

Predaj pozostáva z niekoľkých po sebe nasledujúcich operácií. Môžu sa vytvoriť:

• doklad o predaji;

• finančný doklad;

• fiškálny doklad;

• transakcia bankového terminálu.

Ak počas platby vypadne internetové pripojenie, elektrina, program prestane reagovať alebo nedostane odpoveď z externého zariadenia, jedna časť operácie sa môže dokončiť a druhá nie.

Napríklad doklad už mohol byť zaregistrovaný Štátnou daňovou službou, ale Torgsoft ešte nedokončil lokálne zaúčtovanie dokumentu.

Bankový terminál odpísal peniaze, ale Torgsoft nedostal potvrdenie

Pri platbe kartou sú odpísanie peňazí bankou a dokončenie predaja v Torgsoft dve rozdielne udalosti.

Preto ak terminál zobrazuje úspešnú platbu, ale Torgsoft ponechal predaj nedokončený, kartu zákazníka netreba ihneď znova prikladať. Najprv treba skontrolovať bankovú transakciu a stav fiškálneho dokladu.

Doklad bol po fiškalizácii v programe zmenený alebo odstránený

Fiškálny doklad zaregistrovaný Štátnou daňovou službou sa nezmení, ak používateľ neskôr upraví alebo odstráni súvisiaci dokument v lokálnej databáze.

Preto môže vzniknúť situácia:

• Štátna daňová služba uchováva doklad na 1 050 UAH;

• predaj v Torgsoft už bol zmenený na 720 UAH.

Takúto nezrovnalosť už nemožno opraviť jednoduchou úpravou lokálnej sumy: fiškálnu operáciu treba analyzovať samostatne.

Bol zvolený nesprávny spôsob platby

Tovar a celková suma môžu byť správne, ale peniaze môžu byť v Torgsoft zaúčtované nesprávne:

• platba kartou bola zaúčtovaná ako hotovosť;

• platba bola priradená k nesprávnemu bežnému účtu;

• pri práci s viacerými Živnostníkmi bol zvolený nesprávny podnik alebo RRP.

V takom prípade treba skontrolovať nielen sumu, ale aj spôsob platby, podnik a účet, ku ktorému je finančný doklad priradený.

Na jednej pokladni pracuje viac Živnostníkov

Ak tovar v jednom košíku patrí rôznym podnikom, Torgsoft rozdeľuje predaj a platbu medzi ne.

Po zmene obsahu košíka treba skontrolovať:

• ktorý tovar zostal v predaji;

• ktorému podniku patrí;

• cez ktorý RRP bol vytvorený doklad;

• na ktorý bežný účet bola platba zaúčtovaná.

Samotné odstránenie tovaru by v aktuálnej verzii nemalo spôsobiť nesprávne rozdelenie. Pri vyšetrovaní konkrétnej nezrovnalosti však treba túto úroveň skontrolovať samostatne.

Kde začať kontrolu

Hlavné pravidlo: neopravujte dokumenty, kým nezistíte, ktorý z nich je nesprávny.

Nerobte hneď toto:

• neodstraňujte finančný doklad;

• neopakujte predaj;

• nevytvárajte ďalší fiškálny doklad;

• nevykonávajte vrátenie;

• nezaťažujte kartu zákazníka znova;

• nemeňte sumu predaja.

Najprv zrekonštruujte skutočný priebeh udalostí.

Krok 1. Nájdite konkrétny predaj

Zaznamenajte:

• dátum a presný čas predaja;

• číslo predaja;

• predajcu;

• predajné miesto;

• sumu, ktorú zákazník skutočne zaplatil;

• spôsob platby;

• fiškálne číslo dokladu, ak je k dispozícii;

• číslo alebo údaje transakcie bankového terminálu pri platbe kartou.

Ak bola nezrovnalosť zistená až na konci dňa, začnite sumou rozdielu.

Potom hľadajte predaj alebo zmenu dokumentu presne na túto sumu, prípadne tovar v hodnote 330 UAH.

Krok 2. Skontrolujte, čo pokladník odstránil z košíka

V Torgsoft možno zaznamenávať odstránenie tovaru z predaja.

Parameter «Registrovať odstránenie tovaru z predaja» sa nastavuje v: Nastavenia → Parametre → Prístup.

Ak je zapnutý, Torgsoft môže pri zrušení položky vyžadovať uvedenie dôvodu odstránenia. Samostatne možno riadiť aj možnosť predajcu upravovať zoznam dôvodov. Pre rolu predajcu existuje aj obmedzenie, pri ktorom zamestnanec nemôže z predaja odstrániť tovar pridaný pomocou snímača čiarových kódov.

Informácie o zrušených položkách možno skontrolovať vo formulári «Zrušený tovar z predajov». Obsahuje údaje o:

• čase zrušenia;

• tovare;

• čiarovom kóde;

• množstve;

• cene;

• predajcovi;

• predajnom mieste;

• dôvode odstránenia, ak je jeho registrácia nastavená.

Vďaka tomu možno odpovedať na hlavnú otázku: čo predaj obsahoval pred odstránením tovaru a čo obsahoval po ňom.

Krok 3. Skontrolujte samotný predaj

Otvorte problematický predaj a porovnajte:

• zoznam tovaru;

• množstvo;

• cenu každej položky;

• zľavy;

• celkovú sumu;

• podnik, ktorý tovar predal.

Určite sumu, ktorú Torgsoft považuje za hodnotu skutočne predaného tovaru.

Ak po odstránení položky zostalo v predaji 720 UAH, je to prvá kontrolná suma.

Krok 4. Skontrolujte fiškálny doklad RRP

Prejdite na: Nastavenia → Programovateľná RP → Analytika programovateľnej RP. Vyhľadajte doklad podľa času, čísla predaja alebo iných údajov.

Skontrolujte:

• či je dokument v RRP;

• jeho typ;

• konečnú sumu;

• spôsob platby;

• fiškálne číslo;

• stav odoslania.

Prítomnosť fiškálneho čísla znamená, že zúčtovací dokument bol zaregistrovaný fiškálnym serverom.

Toto je zásadná hranica pre ďalšie kroky: doklad zaregistrovaný Štátnou daňovou službou nemožno opraviť jednoduchou úpravou dokumentu Torgsoft.

Krok 5. Skontrolujte finančný doklad

Teraz nájdite finančný doklad vytvorený pri platbe za tento predaj.

Porovnajte:

• sumu;

• dátum a čas;

• pokladňu alebo bežný účet;

• spôsob platby;

• podnik;

• prepojenie s konkrétnym predajom.

Ak predaj a doklad RRP predstavujú 720 UAH, ale vo finančnom doklade je zaznamenaných 1 050 UAH, nezrovnalosť je už jasne lokalizovaná: tovar a fiškálna operácia sú správne, ale vnútorný pohyb peňazí v Torgsoft je nesprávny.

Krok 6. Pri platbe kartou skontrolujte bankový terminál

Treba skontrolovať nielen dennú Z-uzávierku terminálu, ale aj konkrétnu transakciu.

Porovnajte:

• sumu;

• čas;

• stav operácie;

• RRN alebo iný identifikátor transakcie, ak je k dispozícii;

• posledné číslice karty v bankovom doklade, ak sú zobrazené.

Potom môže nastať niekoľko rôznych situácií:

Krok 7. Skontrolujte Protokol činností používateľov

Ak z dokumentov nie je jasné, ako nezrovnalosť vznikla, použite Protokol činností používateľov.

Neslúži na určenie fiškálneho stavu dokladu, ale na rekonštrukciu postupnosti činností operátora:

• kto pracoval s predajom;

• kedy bol dokument zmenený;

• kedy boli údaje odstránené;

• aké úkony boli vykonané pred platbou.

Takáto analýza je obzvlášť užitočná, ak sa nezrovnalosť zistí až po niekoľkých hodinách a predajca si už nepamätá postupnosť úkonov.

Ako zistiť, čo presne treba opraviť

Po kontrole je vhodné zhrnúť výsledky do jednoduchej tabuľky.

Predpokladajme:

• zákazník kúpil tovar za 720 UAH;

• RRP zaregistroval doklad na 720 UAH;

• zákazník skutočne zaplatil 720 UAH;

• vo finančnom doklade Torgsoft je zaznamenaných 1 050 UAH.

V tejto situácii netreba opravovať fiškálny doklad.

Zákazníkovi netreba vracať 330 UAH, ak zákazník týchto 330 UAH nezaplatil a na túto sumu neprebehol fiškálny predaj.

Treba zosúladiť vnútorné finančné účtovanie v Torgsoft so skutočnou operáciou.

Pred opravou skontrolujte:

1. či finančný doklad skutočne patrí k tomuto predaju;

2. či neexistujú súvisiace dokumenty;

3. či už bol pokladničný deň uzavretý;

4. či suma nebola následne použitá v iných operáciách;

5. či v RRP nie je ďalší doklad na sumu rozdielu.

Ak nezrovnalosť vznikla v aktuálnom otvorenom období a používateľ presne rozumie väzbám medzi dokumentmi, možno ju opraviť štandardnými nástrojmi finančného účtovania Torgsoft.

Ak už bol pokladničný deň uzavretý, dokument má súvisiace operácie alebo nie je jasné, prečo program vytvoril nesprávnu sumu, finančný doklad jednoducho ručne neodstraňujte. Najprv uložte údaje operácie a odovzdajte ich technickej podpore.

Dôvod je jednoduchý: odstránenie jedného lokálneho dokumentu môže odstrániť viditeľnú nezrovnalosť z výkazu, ale zároveň narušiť väzby s platbou, pokladničným dňom alebo inými dokumentmi.

Toto už nie je len vnútorná nezrovnalosť v Torgsoft.

Ak fiškálny server Štátnej daňovej služby zaregistroval doklad na nesprávnu sumu, lokálna úprava predaja nezmení už zaregistrovaný dokument.

Pre RRP poskytuje Štátna daňová služba dva spôsoby zrušenia nesprávne zaúčtovanej sumy: vytvorenie zúčtovacieho dokumentu na vrátenie alebo stornovanie predchádzajúceho dokladu a následné správne vykonanie operácie. 

Kedy možno použiť Storno

Pre RRP sa operácia «Storno» vzťahuje iba na posledný doklad a iba dovtedy, kým nie je zaregistrovaný ďalší zúčtovací dokument vrátane nového fiškálneho dokladu alebo Z-uzávierky.

Ak už bol po nesprávnom doklade zaregistrovaný ďalší zúčtovací dokument, predchádzajúci doklad už týmto spôsobom nemožno stornovať. Na zrušenie nesprávnej sumy sa používa zúčtovací dokument so zápornou sumou — výdavkový doklad. 

Preto pred akoukoľvek opravou najprv skontrolujte Analytiku RRP a nespoliehajte sa iba na to, že nesprávny predaj bol vykonaný «dnes».

Storno neodstraňuje doklad z histórie

Storno netreba chápať ako technické odstránenie dokumentu zo Štátnej daňovej služby.

RRP registruje samostatnú operáciu Storno, ktorá je prepojená s fiškálnym číslom opravovaného dokumentu. História operácií sa preto zachováva.

Práve preto sa netreba pokúšať dosiahnuť rovnaký výsledok odstránením predaja alebo finančného dokladu v Torgsoft.

Napríklad:

• po odstránení tovaru bola suma nákupu 720 UAH;

• bankový terminál odpísal 1 050 UAH;

• doklad RRP bol vytvorený na 720 UAH.

Rozdiel 330 UAH tu existuje nielen v databáze — zákazníkovi bola skutočne odpísaná vyššia suma.

Samostatne treba:

1. skontrolovať bankovú transakciu;

2. určiť postup vrátenia nadmerne odpísanej sumy prostredníctvom banky alebo terminálu;

3. nevytvárať fiktívny predaj tovaru za 330 UAH len preto, aby sa sumy «zhodovali»;

4. skontrolovať, či na túto sumu nebol zaregistrovaný ďalší fiškálny dokument.

Bankové vrátenie peňazí a oprava fiškálneho dokumentu sú rozdielne procesy. Jeden nemožno nahradiť druhým.

Napríklad:

• predaj po odstránení tovaru — 720 UAH;

• terminál odpísal 720 UAH;

• fiškálny doklad — 1 050 UAH.

V tomto prípade treba opraviť zaregistrovanú zúčtovaciu operáciu, nie iba zmeniť finančný doklad.

Najprv skontrolujte či je nesprávny doklad posledný. Ak áno, možnosť použiť Storno sa určuje podľa pravidiel RRP. Ak už bol po ňom vytvorený ďalší doklad alebo Z-uzávierka, použije sa výdavkový doklad v súlade s postupom Štátnej daňovej služby. 

Po fiškálnej oprave skontrolujte, či predaj, platba a evidencia tovaru tiež zodpovedajú skutočnej operácii.

Je to obzvlášť dôležité pri výpadkoch internetu alebo ak program zamrzne po stlačení tlačidla platby.

Predaj neopakujte, kým neskontrolujete:

• analytiku RRP;

• prítomnosť fiškálneho čísla;

• stav dokumentu;

• skutočnú platbu cez terminál.

Ak už bola karta zaťažená, ďalší pokus môže viesť k druhému odpísaniu. Ak už Štátna daňová služba doklad prijala, opakovaná fiškalizácia môže vytvoriť druhý predaj.

Preto je pri nejasnom stave správne poradie: banka → RRP → Torgsoft → až potom rozhodnutie o opakovaní operácie.

Ako kontrolovať tovar, ktorý predajcovia odstraňujú pred platbou

V predajniach, kde môže pokladník samostatne meniť košík, je vhodné používať vstavané kontrolné mechanizmy Torgsoft.

Registrujte dôvody odstránenia

Zapnite: Nastavenia → Parametre → Prístup → Registrovať odstránenie tovaru z predaja.

Zrušenie položky tak nezostane nezaznamenanou činnosťou. Program uloží informácie, ktoré možno neskôr analyzovať.

Je to užitočné nielen pri zisťovaní technických nezrovnalostí. Majiteľ môže vidieť, či má ten istý predajca opakovane desiatky zrušení po tom, čo zákazník už videl sumu na úhradu.

Obmedzte právo predajcu odstraňovať naskenovaný tovar

Pre rolu «Predajca» možno v Torgsoft nastaviť parameter «Predajca nemôže odstrániť tovar».

V tomto režime predajca nemôže samostatne odstrániť z predaja tovar, ktorý bol pridaný pomocou snímača čiarových kódov; na zmenu dokladu je potrebné iné nastavenie prístupu, napríklad zapojenie zodpovedného pracovníka. Toto nastavenie je opísané v pomocnej dokumentácii Torgsoft.

V predajni s veľkým počtom pokladníkov to zároveň zjednodušuje vyšetrovanie pokladničných nezrovnalostí: znižuje sa počet nekontrolovaných zmien košíka.

Čo má pokladník urobiť po odstránení tovaru

V aktuálnej verzii je postup jednoduchý:

1. Odstráňte nepotrebný tovar.

2. Uistite sa, že položka už nie je v košíku.

3. Skontrolujte konečnú sumu na úhradu.

4. Až potom prejdite na F6 a prijmite platbu.

5. Pri platbe kartou počkajte na výsledok bankovej operácie.

6. Uistite sa, že predaj bol dokončený a fiškálny doklad bol vytvorený.

Nie je potrebné zámerne počítať sekundy: počas odstraňovania tovaru Torgsoft blokuje klávesové skratky, aby platobný formulár nedostal predchádzajúcu sumu košíka.

Čo nerobiť po zistení nezrovnalosti

Kým sa nezistí príčina, nerobte toto:

• neodstraňujte predaj;

• neodstraňujte zaregistrovaný fiškálny dokument;

• nevytvárajte umelé vrátenie na sumu rozdielu;

• neupravujte náhodný finančný doklad;

• nepridávajte tovar do predaja len preto, aby sa sumy zhodovali;

• nezaťažujte kartu znova;

• nefiškalizujte operáciu znova, ak stav prvého dokladu nie je známy.

Logika opravy musí vychádzať zo skutočnej operácie: aký tovar zákazník dostal, koľko skutočne zaplatil a akú sumu zaregistrovala Štátna daňová služba.

Aké údaje pripraviť pre technickú podporu

Ak situácia nastala v aktuálnej verzii Torgsoft, najmä po odstránení tovaru bezprostredne pred stlačením F6, je dôležité nezničiť údaje, podľa ktorých možno zrekonštruovať postupnosť činností.

Pred kontaktovaním podpory pripravte:

1. číslo a dátum predaja;

2. presný alebo približný čas operácie;

3. meno predajcu;

4. predajné miesto a pracovisko;

5. sumu predaja;

6. sumu vo finančnom doklade;

7. sumu dokladu RRP;

8. fiškálne číslo dokladu;

9. sumu bankovej transakcie, ak sa platilo kartou;

10. informácie o tovare odstránenom pred platbou;

11. verziu Torgsoft;

12. či na pokladni pracuje jeden Živnostník alebo viac podnikov;

13. či boli po tejto operácii vystavené ďalšie fiškálne doklady;

14. či už bola zmena a pokladničný deň uzavreté.

Ak príčina nezrovnalosti nie je jasná, problematické dokumenty pred kontrolou neodstraňujte. Pri technickej analýze môžu ich väzby a čas vytvorenia ukázať, v ktorej fáze sa sumy začali rozchádzať.

Odpovede na časté otázky

Ak predaj, fiškálny doklad a skutočná platba predstavujú 720 UAH a 1 050 UAH je iba vo finančnom doklade, treba skontrolovať lokálne zaúčtovanie platby v Torgsoft. Len kvôli tejto vnútornej nezrovnalosti netreba robiť vrátenie ani stornovať fiškálny doklad.

V starších verziách bol takýto scenár zaznamenaný a testovaný v rámci úlohy č. 199467. Bol opravený. V aktuálnej logike Torgsoft sú klávesové skratky blokované až do dokončenia odstránenia.

Na tento účel sa používa registrácia zrušeného tovaru. V protokole možno skontrolovať tovar, množstvo, cenu, čas, predajcu a dôvod zrušenia, ak je príslušná kontrola zapnutá.

Nie ako univerzálny spôsob opravy. Najprv sa uistite, že fiškálny doklad je správny, že finančný doklad je skutočne nepotrebný alebo obsahuje nesprávnu sumu a že jeho odstránenie nenaruší súvisiace operácie alebo už uzavreté pokladničné obdobia.

Lokálna úprava predaja ho nezmení. Podľa vysvetlenia Štátnej daňovej služby sa nesprávna suma v RRP opravuje zúčtovacím dokumentom na vrátenie alebo, ak je nesprávny doklad stále posledný a nebol zaregistrovaný ďalší zúčtovací dokument, pomocou Storna a následného správneho vykonania predaja. 

Operáciu Storno už nemožno použiť na predchádzajúci doklad. Štátna daňová služba uvádza, že nesprávna operácia sa zruší registráciou zápornej sumy — vytvorením výdavkového dokladu. 

Poradie je: Predaj → Doklad RRP → Skutočná platba → Finančný doklad → História odstránenia tovaru.

Pri platbe kartou treba medzi RRP a finančným dokladom navyše skontrolovať transakciu bankového terminálu.

Hlavný princíp opravy

Po odstránení tovaru sa nezrovnalosť nemá opravovať mechanickým zosúladením čísel vo výkazoch.

Najprv treba zistiť tri skutočnosti: čo zákazník skutočne kúpil → koľko skutočne zaplatil → čo zaregistrovala Štátna daňová služba.

Až potom možno určiť, ktorá úroveň si vyžaduje opravu: skladový predaj, interný finančný doklad, banková operácia alebo fiškálny doklad.

V aktuálnych verziách Torgsoft je rýchle stlačenie F6 počas nedokončeného odstraňovania tovaru už chránené blokovaním klávesových skratiek. Preto ak sa starý scenár zopakuje v aktuálnej verzii, dokumenty treba zachovať a konkrétny predaj odovzdať na technické preverenie, a nie uplatňovať na všetky takéto prípady staré odporúčanie o pauze pred platbou.