Podvody s vrátením peňazí: ako chrániť svoju pokladňu pred bezohľadnými predajcami

Bežné schémy podvodov s vráteniami a zrušeniami

Nečestní predajcovia používajú niekoľko typických schém na privlastnenie peňazí, pričom využívajú slabú kontrolu na predajnom mieste:

• Fiktívne zrušenie tovaru (peniaze do vrecka). Pokladník naskenuje tovar, vezme od zákazníka peniaze, ale nevydá mu doklad. Len čo zákazník odíde, predajca zruší (vymaže) tento tovar z otvoreného predaja. Výsledkom je, že tovar sa virtuálne vráti na skladové zásoby a hotovosť si predajca nechá. Manko takéhoto tovaru sa zistí až pri inventúre a jeho hodnota sa najčastejšie strhne celému hmotne zodpovednému tímu.

• Vrátenie pod cudzím odznakom. Predajca môže vykonať fiktívne vrátenie tovaru pomocou odznaku (čiarového kódu) iného zamestnanca. Robí sa to preto, aby mohol vybrať hotovosť z pokladne a odviesť od seba podozrenie z podvodu.

• Imitácia "poruchy terminálu". Ak bankový POS terminál nie je integrovaný s programom evidencie, predajca zadáva sumu manuálne. Môže si privlastniť hotovosť od zákazníka a majiteľovi oznámiť, že v termináli údajne nastala porucha a peniaze neprišli na účet.

• Privlastnenie zľavy zákazníka. Predajca oznámi kupujúcemu plnú cenu tovaru, nevydá doklad a v programe zaeviduje tento nákup so zľavou pomocou cudzej alebo vlastnej zľavovej karty. Rozdiel medzi plnou cenou a sumou so zľavou si pokladník nechá.

• Prelepovanie cenoviek. Predajca (alebo jeho známy v úlohe kupujúceho) prelepí čiarový kód z veľmi lacnej veci na drahú. Na pokladni sa tovar predá za nízku cenu, čo majiteľovi spôsobí priamu škodu.

Ako Torgsoft pomáha chrániť pokladňu pred podvodmi

Na ochranu pred krádežami program ponúka komplexný súbor nástrojov založený na prísnom obmedzení práv personálu a úplnom audite.

1. Nastavenie prístupových práv (Roly)

Najdôležitejším bezpečnostným krokom — je obmedzenie práv pre roly "Predajca" alebo "Stážista", aby mohli vykonávať iba základné predajné funkcie a nemali prístup k manipulácii s údajmi.

• Zákaz vymazania tovaru z predaja. V nastaveniach programu môžete zakázať predajcovi samostatne vymazať už naskenovaný tovar z dokladu. Ak bol tovar pridaný omylom, na jeho vymazanie bude potrebné privolať administrátora.

• Povinné zaznamenanie dôvodu zrušenia. Ak predajcom ponecháte právo vymazávať tovar, určite zapnite funkciu «Registrovať vymazanie tovaru z predaja». Pri každom vymazaní bude program vyžadovať výber dôvodu zo zoznamu, manuálne zadanie vysvetlenia alebo naskenovanie odznaku zodpovedného manažéra. Majiteľ bude môcť vidieť všetky takéto zrušenia v špeciálnom výkaze.

• Obmedzenie prístupu k zostatkom a pokladni. Predajcovi možno a odporúča sa uzavrieť prístup k prezeraniu zostatku peňazí v pokladni a množstva tovaru na sklade. Ak predajca nepozná "účtovný" zostatok, nebude môcť prispôsobiť skutočnú hotovosť alebo tovar pri odovzdávaní tržby alebo vykonávaní inventúry.

2. Bezpečné vykonávanie vrátení

• Vrátenie výlučne podľa čiarového kódu dokladu. Najbezpečnejší spôsob spracovania vrátenia — je naskenovanie čiarového kódu z fiškálneho alebo predajného dokladu zákazníka. Program automaticky načíta presne tie tovary, za tú cenu a s tými zľavami, ktoré boli zaznamenané v momente predaja. Tým sa úplne vylučujú chyby a zneužitie zo strany pokladníkov.

• Individuálna zodpovednosť. Suma vrátenia sa vždy odpočíta z tržby tej brigády alebo toho zamestnanca, ktorý priamo vykonal pôvodný predaj, bez ohľadu na to, ktorý predajca fyzicky spracúva vrátenie na pokladni.

• Blokovanie vrátenia určitých tovarov. Majiteľ môže nastaviť zákaz vrátenia konkrétneho tovaru (napríklad zlacneného), po čom predajca technicky nebude môcť vykonať vrátenie a vydať zaň peniaze.

3. Synchronizácia s bankovým terminálom

• Automatický prenos sumy. Pripojenie bankového terminálu k Torgsoft zaručuje, že suma na úhradu alebo vrátenie sa prenesie na POS terminál automaticky. Tým sa úplne vylučuje ľudský faktor, chyby manuálneho zadania a podvodné schémy, keď predajca predstiera "poruchu" terminálu.

• Blokovanie manipulácií so spôsobom platby. Aby zamestnanci nemohli uzavrieť bezhotovostný doklad ako hotovostný, majiteľ môže vypnúť možnosť zrušiť zaškrtnutie používania bankového terminálu počas platby. Program bude vždy odosielať príkaz na terminál a iný spôsob uzavretia dokladu nebude dostupný.

• Bezpečné vrátenia na kartu. Systém pri predaji automaticky zaznamenáva údaje karty (RRN, autorizačný kód). Vďaka tomu možno vrátiť peniaze výlučne na tú istú kartu, z ktorej bola platba vykonaná.

4. Úplný audit cez "Protokol činností" 

Torgsoft nepretržite vedie «Protokol činností používateľov» a denník zmien dokumentov. Každé vymazanie finančného dokumentu, zrušenie dokladu, zmena ceny alebo úprava faktúr je systémom prísne zaznamenaná: majiteľ vždy vidí dátum, čas, sumu a meno používateľa, ktorý vykonal podozrivú akciu.

5. Kontrola zľavových kariet 

Aby predajca nemohol zadávať číslo zľavovej karty spamäti na získanie zľavy namiesto kupujúceho, oplatí sa zapnúť nastavenie «Zakázať predajcovi zadávať číslo zľavovej karty z klávesnice (iba skenerom)». Bez fyzickej prítomnosti karty nebude možné zľavu uplatniť. Pre dodatočnú bezpečnosť možno použiť možnosť «Overenie zľavovej karty cez SMS», ktorá bude od zákazníka vyžadovať oznámenie kódu zo správy na potvrdenie totožnosti alebo odpísanie bonusov.