Місце зберігання товару в Торгсофт: як налаштувати полиці, стелажі та комірки

У великому магазині або на складі одного знання про загальний залишок товару недостатньо. Працівнику потрібно швидко розуміти, де саме шукати потрібну позицію: у торговому залі, на конкретному стелажі, полиці, у комірці чи в іншій зоні зберігання.

Для цього в Торгсофт є додаткова опція «Місце зберігання товару». Вона дозволяє створювати адреси зберігання та прив’язувати до них товари.

Опція допомагає організувати адресне розміщення товару та спрощує його пошук працівниками. Водночас важливо розуміти її призначення: «Місце зберігання товару» не веде окремий кількісний облік залишків у кожній полиці або комірці.

Що обліковує «Місце зберігання товару»

Місце зберігання створюється для певного центру обліку. Тому той самий товар у різних магазинах або на різних складах може мати різні адреси.

Для одного товару можна використовувати кілька місць зберігання, якщо він фізично розміщений у різних зонах.

При цьому Торгсофт зберігає загальний залишок товару на центрі обліку, а не кількість у кожній окремій адресі.

В обліку залишається 20 одиниць товару на центрі обліку, а місця зберігання показують, де цей товар можна шукати.

Місце зберігання товару — це адресний довідник для організації складу та пошуку товарів, а не окремий комірковий кількісний облік.

Як увімкнути місця зберігання

Після активації додаткової опції відкрийте: Налаштування → Параметри → Додаткові функції → Місця зберігання.

У Торгсофт передбачено два варіанти роботи:

1. кілька місць зберігання товару на складі;

2. одне місце зберігання товару на складі.

Вибір залежить від структури складу та того, чи може одна товарна позиція фізично знаходитися в кількох місцях.

Кілька місць зберігання товару на складі

Цей режим підходить для магазинів і складів зі стелажами, полицями, рядами, комірками та іншими окремими зонами.

Він дозволяє:

• вести окремий довідник місць зберігання;

• прив’язувати один товар до кількох адрес;

• використовувати штрихкоди місць;

• створювати постійні місця зберігання;

• використовувати тимчасові місця для окремих операцій.

Для роботи з адресами відкрийте: Склад → Місце зберігання.

Для кожного місця можна зазначити:

• назву;

• штрихкод;

• центр обліку.

Товар можна прив’язати до місця зберігання зі «Стану складу» або за допомогою сканування штрихкоду товару.

Місця також можна призначати в картці товару на вкладці «Місце зберігання товару».

Як називати полиці, стелажі та комірки

Щоб працівникам було простіше орієнтуватися на складі, варто використовувати єдину систему назв.

Однакова кількість цифр у номерах допомагає правильно сортувати адреси у списку.

Для великого складу до назви можна включати кілька рівнів адреси: приміщення, ряд, стелаж, полицю та комірку.

Генерація місць зберігання

Якщо на складі багато однотипних стелажів, створювати кожну адресу вручну необов’язково.

У Торгсофт є дія «Генерація місць зберігання».

Під час генерації можна зазначити:

• основну назву стелажа;

• кількість полиць;

• префікс полиці;

• кількість рядів;

• префікс ряду;

• числовий або літерний тип нумерації.

Наприклад, якщо стелаж має три полиці та п’ять рядів, можна одразу сформувати 15 місць зберігання.

Це зручніше, ніж створювати кожну адресу вручну, особливо коли склад має багато однакових секцій.

Штрихкоди місць зберігання

Для місць зберігання можна використовувати власні штрихкоди.

Це дає змогу працівнику не шукати потрібну адресу вручну у великому списку, а вибирати її скануванням.

Такий підхід особливо зручний для складів із великою кількістю:

• стелажів;

• полиць;

• комірок;

• зон комплектації.

На фізичному місці можна розмістити етикетку з назвою та штрихкодом адреси.

Працівник сканує код і працює з відповідним місцем зберігання у програмі.

Якщо один товар зберігається в кількох місцях

У режимі кількох місць зберігання одну товарну позицію можна прив’язати до кількох адрес.

Обидві адреси можна зазначити для цього товару. Це допомагає працівнику знати, де ще шукати потрібну позицію, якщо її немає в основному місці.

Але кількість між цими адресами Торгсофт не розподіляє. Якщо загальний залишок становить 15 одиниць, програма не визначає автоматично, скільки з них повинно знаходитися у торговому залі, а скільки — на складі.

Постійні та тимчасові місця зберігання

У складській роботі товар не завжди перебуває лише на своїй основній полиці.

Частина товару може тимчасово знаходитися:

• у зоні приймання;

• у зоні комплектації;

• біля робочого місця працівника;

• в іншому тимчасовому місці.

Для таких ситуацій у режимі кількох місць зберігання можна використовувати постійні та тимчасові адреси.

Основне місце показує, де товар зберігається зазвичай, а тимчасове допомагає врахувати його поточне фізичне розміщення під час окремих складських операцій.

Одне місце зберігання товару на складі

Для невеликого магазину або складу можна використовувати простіший режим — одне місце зберігання товару.

За такого налаштування адреса вказується безпосередньо у картці товару.

Режим підходить, якщо:

• кожна товарна позиція має одну постійну адресу;

• немає складної системи стелажів і комірок;

• товар не потрібно прив’язувати до кількох місць.

У цьому режимі немає:

• окремого довідника місць зберігання;

• кількох адрес для одного товару;

• штрихкодів місць для швидкого вибору;

• тимчасових місць зберігання.

Для невеликого магазину цього може бути достатньо, наприклад, якщо потрібно лише зазначити:

Який варіант вибрати

Одне місце зберігання доцільне, якщо склад невеликий і для кожного товару достатньо однієї постійної адреси.

Кілька місць зберігання краще використовувати, якщо:

• склад має багато стелажів і комірок;

• один товар може знаходитися у кількох місцях;

• потрібно використовувати штрихкоди адрес;

• є постійні та тимчасові зони;

• працівникам потрібно швидко знаходити товар на великому складі.

Перед налаштуванням варто спочатку продумати фізичну структуру складу та єдине правило назв адрес. Тоді довідник не перетвориться на набір різних позначень на кшталт «стелаж 2», «С-2», «другий стелаж» і «склад біля дверей», які означають одне й те саме місце.

Що важливо врахувати

Місце зберігання допомагає працівникам знайти товар, але саме по собі не гарантує, що товар фізично лежить за правильною адресою.

Працівник може:

• покласти товар не на ту полицю;

• залишити його у тимчасовій зоні;

• перенести товар і не змінити адресу;

• помилково розмістити однакові товари в різних частинах складу.

Тому адреси зберігання потрібно підтримувати відповідно до реального розміщення товару.

Інвентаризація — це окремий процес, мета якого полягає у звірянні фактичної кількості товару з обліковою та приведенні залишків у відповідність. Її не варто підміняти перевіркою окремих полиць за довідником місць зберігання: товар міг фактично опинитися не на своїй полиці або в іншій частині складу.

Саме тому механізм «Місце зберігання товару» доцільно використовувати для адресної організації складу і пошуку товарів, а порядок проведення інвентаризації розглядати окремо.