Регіональні налаштування друку: автоматичний вибір мови шаблону для рахунків та накладних

Підприємці, які масштабують свій бізнес і ведуть торгівлю за межами одного регіону або країни, стикаються з необхідністю надавати покупцям супровідні документи (рахунки, видаткові накладні, комерційні пропозиції) мовою клієнта. Ручна зміна шаблонів друку для кожного замовлення займає багато часу персоналу та порушує стандартизацію процесів. Як зробити так, щоб програма самостійно підставляла потрібний шаблон документа залежно від країни клієнта? Чи можна налаштувати автоматичне відправлення рахунків електронною поштою з текстом та темою листа різними мовами? Як швидко скопіювати наявний шаблон для нового регіону, щоб не налаштовувати його з нуля? Для вирішення цих завдань у Торгсофт розроблено режим регіональних налаштувань друку.

Базові поняття та актуальний стан питання

Регіональні налаштування друку та відправки — це інструмент програми Торгсофт, який дозволяє автоматично пов'язувати конкретний шаблон друкованого документа (рахунка, комерційної пропозиції, видаткової накладної) з географічним регіоном клієнта або з вашим підприємством.

Шаблон документа — це файл налаштованої друкованої форми (зазвичай у форматі FastReport), який містить статичний текст потрібною мовою та змінні програми для виведення даних про товар, ціни та контрагентів.

Підприємство — юридична особа або ФОП, від імені якого ведеться торгівля і виписується документ.

На сьогодні програма Торгсофт дозволяє налаштовувати шаблони друку не лише в розрізі регіонів, але й у розрізі підприємств. Це означає, що система автоматично аналізує дані поточного документа і обирає відповідний файл шаблону, усуваючи необхідність ручного вибору касиром чи менеджером.

Механізм роботи автоматичного вибору шаблону

Логіка роботи опції базується на чіткому алгоритмі пріоритетності. При натисканні на кнопку друку або відправки рахунка (чи видаткової накладної), програма проходить кілька кроків для визначення правильного шаблону:

1. Повний збіг (Регіон + Підприємство). Спочатку система шукає налаштування, у якому значення полів "Регіон" та "Підприємство" повністю збігаються з даними, вказаними у поточному рахунку.

2. Збіг за підприємством. Якщо повного збігу не знайдено, програма шукає шаблон, де регіон не вказаний ("порожній"), але підприємство збігається з підприємством рахунка.

3. Збіг за регіоном. Якщо попередній варіант не спрацював, система шукає шаблон із "порожнім" підприємством, але з регіоном, який відповідає регіону рахунка або регіону, вказаному в картці клієнта.

4. Шаблон за замовчуванням. Якщо жоден із параметрів не збігається, програма використовує налаштування для "порожнього" регіону та підприємства (шаблон за замовчуванням).

5. Стандартний алгоритм. Якщо регіональні налаштування в базі даних ніколи не створювалися, програма використовує базові дані з реєстру системи та відповідних текстових файлів.

Важливо зазначити, що для видаткової накладної використовуються дані того рахунка, на підставі якого вона була створена.

Покрокове керівництво з налаштування

Для того щоб налаштувати автоматичний вибір мови шаблону, виконайте наступні кроки:

1. Перейдіть до пункту меню Документ -> Торгівля з випискою рахунка.

2. Оберіть групу дій Друк -> Налаштування друку та відправки рахунка.

3. У вікні, що з'явиться, натисніть кнопку Налаштування шаблонів.

4. Відкриється робоча форма Налаштування друку та відправки, де ви можете створити нове налаштування або редагувати існуюче.

5. На формі редагування необхідно вказати:

•    Регіон (обирається з довідника регіонів).

•    Підприємство (обирається зі списку ваших підприємств).

•    Ім'я файлу шаблону документа (вкажіть шлях до файлу fr3 з перекладеним шаблоном).

•    Тема для листа, текст для листа, ім'я файлу додатку для листа — ці параметри використовуються для автоматичної відправки документа на електронну пошту клієнта потрібною мовою.

•    Метод відправки листа (наприклад, Outlook або SMTP).

Для параметрів теми, тексту листа та імені файлу додатку підтримується використання змінних (наприклад, Рахунок для <клієнт> №<номер рахунку> від <дата рахунку>), що дозволяє персоналізувати листи для кожного клієнта іноземною мовою.

Практичні приклади використання для різних мов

Розглянемо практичне застосування на прикладі підприємства, яке продає товари в Україні, Казахстані та Румунії.

• Українська мова (основний ринок). Ви створюєте "Шаблон за замовчуванням" (поля регіон та підприємство залишаєте порожніми). Файл шаблону містить текст українською мовою. Текст супровідного листа також заповнюється українською. Програма автоматично застосовуватиме цей шаблон для всіх вітчизняних клієнтів, у яких не вказано специфічний регіон.

• Казахська мова. У довіднику регіонів створюєте регіон "Казахстан". Робите копію вашого стандартного шаблону рахунка і за допомогою вбудованого редактора FastReport перекладаєте статичний текст (назви колонок, підписи, умови договору) казахською мовою. У формі "Налаштування друку та відправки" створюєте новий запис, вказуєте регіон "Казахстан", підв'язуєте перекладений файл шаблону та прописуєте текст електронного листа казахською мовою. При формуванні рахунка для клієнта з Казахстану програма автоматично згенерує документ цією мовою.

• Румунська мова. Аналогічно до попереднього кроку, створюється шаблон румунською мовою. Торгсофт підтримує румунську локалізацію на рівні інтерфейсу, проте для друкованих документів ви самі формуєте шаблон. У регіональних налаштуваннях обираєте регіон "Румунія", додаєте румунський шаблон та прописуєте текст супровідного листа румунською мовою.

Відповіді на часті питання підприємців

?Як швидко скопіювати наявний шаблон для нового регіону, щоб не додавати всі змінні з нуля?

Для цього на робочій формі "Регіональні налаштування друку та відправки" передбачена кнопка Копіювати. За її допомогою ви можете створити нове регіональне налаштування на основі чинного. Відкриється форма редагування із заповненими полями, де вам залишиться лише змінити регіон та обрати інший файл шаблону документа. Це суттєво прискорює роботу адміністратора.

?Чи залежить мова друкованого документа від мови інтерфейсу програми?

Мова друкованого документа визначається виключно статичним текстом, який ви вписали у файл шаблону (у редакторі FastReport), та системними змінними. Регіональні налаштування друку дозволяють програмі обрати правильний файл шаблону незалежно від того, якою мовою інтерфейсу зараз користується продавець (українською чи румунською). Якщо ви налаштували шаблон для Румунії румунською мовою, він буде роздрукований румунською, навіть якщо інтерфейс Торгсофт у вас український.

?Що робити, якщо підприємство веде діяльність від кількох ФОП, і документи для одного регіону мають відрізнятися залежно від ФОП?

Торгсофт дозволяє налаштовувати шаблони з прив'язкою не лише до регіону, а й до конкретного Підприємства. У налаштуваннях ви можете створити окремий шаблон для конкретного ФОП і конкретного регіону. Алгоритм програми спочатку шукає повний збіг за обома параметрами.

?Чи можна налаштувати відправку електронних листів іноземним клієнтам їхньою мовою без використання зовнішніх поштових клієнтів (наприклад, Outlook)?

Так, у регіональних налаштуваннях друку можна обрати метод відправки. Якщо обрати метод, відмінний від Outlook (наприклад, пряму відправку через SMTP), програма використовуватиме задані вами налаштування для відправки листа. Тема листа, текст (у форматі HTML) та назва вкладеного файлу також будуть сформовані тією мовою, яку ви вказали у налаштуваннях для даного регіону.