Програмний РРО
Який РРО обрати?
пРРО розшифровується як програмний реєстратор розрахункових операцій. Це програмне забезпечення, яке використовується замість фізичного касового апарату для реєстрації розрахункових операцій та генерування фіскальних чеків.
Переваги програмного РРО від Торгсофт:
- Функція коштує 3990 грн, оплачується один раз на кожне робоче місце без абонплат.
- Вона в 4 рази дешевша за звичайний фіскальний реєстратор.
- Підтримує роботу без інтернету в режимі Торгсофт-Гібрид.
- Підтримка різних типів ЕЦП дозволяє фіксувати податкові ставки.
- Програма забезпечує зберігання копій фіскальних чеків у вашій базі даних, швидку інтеграцію і реєстрацію, автоматичну відправку чеків у податкову, контроль продажів і можливість детального аналізу продажів.
- Підтримується використання пРРО на смартфоні чи планшеті.
- Безплатна демоверсія на 30 днів.
Як налаштувати РРО?
Якщо ви ще не придбали РРО, скористайтеся можливістю безкоштовно активувати пРРО Торгсофт на 30 днів.
Щоб самостійно впровадити та працювати з РРО, перегляньте наші інструкції та відеоуроки, які допоможуть вам:
- Реєстрація пРРО в програмі Торгсофт
- Налаштування пРРО в Торгсофт
- Початок роботи з програмним РРО
- Зв'язок пРРО з підприємством та продавцями
- Надсилання електронних чеків пРРО через смс, Viber та e-mail
- Комплексне налаштування пРРО: від встановлення до Z-звіту. Це відео створене технічним спеціалістом Торгсофт 27 січня 2022 року та містить всі етапи налаштування. Таймкоди під відео допоможуть знайти потрібну інформацію.
Більше корисних відео ви можете знайти у нашому плейлисті на YouTube.
Кожен крок та всі меню детально описані в інструкції користувача Торгсофт.
7 кроків для роботи з РРО
Функції програмного фіскального реєстратора від Торгсофт
- Швидке налаштування. Зареєструйте пРРО безпосередньо з Торгсофт, вкажіть файл приватного ключа та пароль. Поля налаштувань заповняться автоматично.
- Підтримка ЕЦП. Використовуйте файли приватних ключів АЦСК ТОВ «Україна» .zs2, АЦСК «ПриватБанк» .jks та .pfx.
- Фіксація податкової ставки. В програмі Торгсофт вже встановлені необхідні податкові ставки — використовуйте їх за необхідності.
- Назва та місце використання. Вкажіть ім'я для пРРО, закріпіть за певною касою або смартфоном.
- Зв'язок з підприємством. Програма обліку друкує фіскальний чек від імені ФОП або юридичної особи.
- Надсилання чеків у податкову. Чек продажів надсилається на сервер автоматично або після підтвердження продавця.
- Контроль продажів фіскального товару. Встановіть ознаку фіскальності товару у Товарознавство → Вид товару.
- Налаштування доступу для працівників — кожному співробітнику можна відкрити свій набір функцій для роботи з пРРО. Обмежуйте роль продавця для уникнення помилок.
- Друк чеків на звичайному принтері. Друкуйте чеки на принтері або зберігайте як pdf файл. Використовуйте готові шаблони для чек-стрічок 57 та 80 мм.
- Друк чеків з кредитом та передоплатою.
- Знижка на товар: відображайте знижку на товар та ціну без знижки у фіскальному чеку.
- Унікальний QR-код фіскального чека для перевірки продажів на сайті податкової.
- Вибір друку при передоплат або продажу в борг.
- Робота з декількома продавцями — продажі підписуються індивідуальним електронним підписом продавця.
- Видалення фіскальних чеків: збережені копії чеків можна видалити з програми (з сервера фіскальної служби вони не видаляються).
- Аналітика по чеках: друкуйте копії чеків, переглядайте локальні номери офлайн та онлайн чеків, типи, дати, час створення, документи в Торгсофт, фіскальні номери, номери чеків для повернення, дані касира, номери офлайн сесій, підсумки, суми внесених та вилучених коштів, деталізацію товарів, податків та оплат за чеками.
- Робота без інтернету: пРРО автоматично переходить в офлайн-режим, якщо зникає інтернет. Можна надрукувати до 2000 чеків або працювати безперервно 36 годин, але не більше 168 годин на місяць. Повернення до онлайн режиму відбувається автоматично після відновлення зв'язку.
- ПРРО у смартфоні: використовуйте смартфон або планшет для виїзної торгівлі, доставлення з оплатою, або регулярних продажів на торгових точках без торгового обладнання за допомогою мобільного застосунку Торгсофт. Електронний чек можна надіслати покупцеві у повідомленні.
- Підключення банківського термінала. Для роботи згідно з законодавством України передавайте параметри банківського термінала в чек пРРО. Для цього придбайте та налаштуйте опцію «Підключення банківського термінала».
Програмне забезпечення Торгсофт, зокрема програмний РРО, є інструментом для обліку розрахункових операцій, що працює на пристроях користувача та має гнучкі налаштування. Відповідно до пункту 11.2 Ліцензійного договору, ПЗ постачається «таким, яким воно є» («as is»), і компанія Торгсофт не гарантує його відповідність очікуванням користувача, аналогам чи стандартам, які не передбачені офіційною специфікацією. Оскільки в Україні існує понад 25 видів фіскальних чеків залежно від сфери діяльності та методів розрахунку, перед використанням програмного РРО рекомендується отримати офіційні роз’яснення у податкових органах щодо відповідності чеків законодавчим вимогам. Детальні умови використання програмного РРО Торгсофт доступні у розділі Нормативні документи.
Поширені запитання
-
Використання та облік фіскальних продажів через РРО/ПРРО в Україні
-
Кому потрібен касовий апарат?
+Хто зобов'язаний використовувати касовий апарат (РРО/ПРРО) в Україні:
- Фізичні особи-підприємці (ФОП) 2-4 групи на єдиному податку, незалежно від виду діяльності та обсягу доходу.
- ФОП на загальній системі оподаткування.
- Суб'єкти господарювання, які реалізують підакцизні товари (алкоголь, тютюн) в одному торговому об'єкті з іншими товарами, зобов'язані використовувати РРО/ПРРО лише на реалізацію підакцизних товарів.
- Інші суб'єкти господарювання, згідно з переліком, визначеним Кабміном (послуги громадського харчування, надання платних послуг з ремонту та обслуговування комп'ютерно-технічних засобів, ремонт побутових товарів тощо).
Хто може не використовувати касовий апарат (РРО/ПРРО):
- ФОП 1 групи на єдиному податку.
- Суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції виключно в безготівковій формі (з використанням платіжних карток, банківських рахунків тощо).
- Фізичні особи, які продають власну продукцію рослинного походження.
Важливо: З 1 жовтня 2023 року відновлено штрафи за порушення правил використання РРО/ПРРО.
-
Коли треба видавати чек?
+Чек видається при будь-якій розрахунковій операції: оплата карткою (на сайті чи через POS-термінал), готівкою, оплата та отримання товару на пошті.
Продаж товару на умовах післяплати: коли треба видавати чек?
Ситуація
Друк чека
Пояснення
Продавець відправляє товар Новою Поштою з післяплатою
Так
- ФОП зобов'язаний надрукувати фіскальний чек до відправки товару. — Чек вкладається у посилку. — У чеку вказується: * вид оплати: «в кредит» або «з відстроченням платежу»; * форма оплати: «безготівкова»; * сума, яку сплатить покупець.
Продавець отримує готівку за післяплату у відділенні Нової Пошти
Ні
- Отримання готівки не є розрахунковою операцією. — Не потрібно друкувати чек додатково.
Продавець відправляє товар Укрпоштою з післяплатою
Ні
- Відправлення товару Укрпоштою не потребує фіскалізації. — Не потрібно друкувати чек.
Продавець відправляє товар експедитором або логістичною компанією
Так
- ФОП зобов'язаний надрукувати фіскальний чек до відправки товару. — Чек вкладається у посилку. — У чеку вказується: * вид оплати: «в кредит» або «з відстроченням платежу»; * форма оплати: «безготівкова»; * сума, яку сплатить покупець.
Покупець відмовляється від товару, доставленого Новою Поштою
Так
- ФОП повинен оформити видатковий чек (або інший документ), щоб скасувати операцію. — Використовується форма «ФКЧ — 2».
Для однозначного роз'яснення зверніться до вашої податкової.
-
Чи можна встановити програмну касу на декілька пристроїв?
+Так, але з одним ключем працювати одночасно можна лише на одному пристрої.
-
Чи потрібно знімати з реєстрації апаратний РРО для використання програмного РРО?
+Ні, законодавчих обмежень немає. Класичний і програмний РРО можуть працювати паралельно. Якщо ви вирішили використовувати лише програмну касу, реєстрацію звичайної каси треба скасувати.
-
Чи можна при роботі з пРРО видавати чеки тільки в електронному вигляді?
+Так, але якщо клієнт попросить паперовий чек, його необхідно надати.
-
Чи потрібно робити «службове внесення» і «службову видачу» при використанні пРРО?
+Так, «службове внесення» та «службову видачу» дійсно необхідно проводити при використанні програмного реєстратора розрахункових операцій (ПРРО), якщо ви:
- Вносите в касу розмінні гроші.
- Інкасуєте готівку з каси.
Ці операції допомагають:
- Контролювати баланс готівки в касі.
- Зводити касу.
- Зробити звітність про рух готівки більш точною.
-
Як підтверджується факт передачі даних фіскальному серверу?
+1. Електронна квитанція про відкриття зміни:
- При відкритті зміни ваш ПРРО надсилає дані на фіскальний сервер ДПС.
- Якщо дані успішно передано, ви отримуєте електронну квитанцію.
- Ця квитанція містить унікальний номер та час відкриття зміни.
- Зберігайте квитанції про відкриття зміни, щоб підтвердити, що ваш ПРРО зареєстрований у ДПС та дані про ваші продажі передаються належним чином.
2. Фіскальний номер чека:
- При друкуванні чека ваш ПРРО надсилає дані про чек на фіскальний сервер ДПС.
- Якщо дані успішно передано, чеку присвоюється унікальний фіскальний номер.
- Ви можете перевірити фіскальний номер чека на сайті ДПС.
- Наявність фіскального номера підтверджує, що чек зареєстрований у ДПС.
Важливо:
- Переконайтеся, що ваш ПРРО має стабільне підключення до інтернету, щоб дані могли бути передані на фіскальний сервер.
- Регулярно оновлюйте програмне забезпечення ПРРО, щоб воно працювало з найновішою версією сервера ДПС.
-
Скільки електронних печаток для підпису чеків треба реєструвати?
+Кількість необхідних електронних печаток залежить від кількості програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО), які ви використовуєте:
- Один сертифікат електронної печатки можна використовувати лише на одному ПРРО.
- Для одночасного використання декількох ПРРО вам буде потрібно відповідна кількість зареєстрованих касирів та сертифікатів електронних печаток.
Наприклад:
- Якщо у вас один ПРРО, вам потрібна лише одна електронна печатка.
- Якщо у вас два ПРРО, вам потрібні дві електронні печатки та два зареєстрованих касири.
- Якщо у вас три ПРРО, вам потрібні три електронні печатки та три зареєстрованих касири.
-
У випадку відключення електроенергії чи інтернету, чи можна продовжувати роботу з РРО?
+Так, в певних випадках можна продовжувати роботу з ПРРО навіть при відключенні електроенергії або інтернету.
1. Робота в режимі офлайн:
- ПРРО від Торгсофт дозволяє працювати в режимі офлайн при відключенні електроенергії або інтернету.
- В цьому режимі ПРРО продовжує реєструвати розрахункові операції, але не може передавати дані на фіскальний сервер ДПС.
- Після відновлення електроенергії та інтернету ПРРО Торгсофт автоматично синхронізується з фіскальним сервером, передаючи всі офлайн-дані.
Важливо:
- Максимальна тривалість роботи в режимі офлайн обмежена — до 36 годин.
- Після закінчення цього періоду використовувати пРРО офлайн вже не можна.
2. Використання резервного джерела живлення:
- Для роботи з ПРРО Торгсофт потрібно під'єднати комп’ютер з Торгсофт та роутер до резервного джерела живлення, наприклад, до акумулятора.
- Це дозволить вам продовжувати роботу з ПРРО навіть при відключенні електроенергії.
-
Можна за допомогою пРРО Торгсофт надрукувати z-звіти та чеки за минулі періоди?
+Так, але ви не зможете використовувати ці чеки для облікових або податкових цілей.
Чеки, роздруковані за минулі періоди, не мають юридичної сили.
Функція друку чеків за минулі періоди зазвичай використовується для:
- Аналізу продажів. Ви можете друкувати чеки за певний період, щоб проаналізувати ваші продажі.
- Відновлення втрачених чеків. Ви можете друкувати копії втрачених чеків для ваших клієнтів.
-
Чи потрібно вклеювати z-звіти в КОРО та робити записи про внесення готівки?
+Ні. З 2021 року в Україні не потрібно вклеювати Z-звіти до книги обліку розрахункових операцій (КОРО) та робити записи про внесення готівки.
Ось що змінилося:
- Z-звіти автоматично передаються на фіскальний сервер ДПС при закритті зміни на ПРРО (програмному реєстраторі розрахункових операцій).
- Зберігаються Z-звіти електронно на порталі ДПС та на сервері ДПС протягом 1095 днів.
- Записи про рух готівки та суми розрахунків замість Z-звітів вносяться до КОРО щоденно на підставі даних ПРРО.
-
Коли треба видавати чек при замовленні в інтернет-магазині?
+Якщо оплата карткою на сайті, чек можна сформувати одразу після оплати та надіслати на електронну пошту клієнта. Якщо оплата при отриманні, чек можна сформувати після підтвердження від поштової служби про отримання та оплату товару клієнтом.
Ситуація
Чи потрібно видавати чек?
Чому?
Оплата карткою на сайті
Так
Чек необхідно видати одразу після оплати та надіслати на електронну пошту клієнта.
Оплата при отриманні
Так
Чек необхідно видати після підтвердження від поштової служби про отримання та оплату товару клієнтом.
Для однозначного роз'яснення зверніться до вашої податкової.
Незалежно від способу оплати, продавець зобов'язаний видати чек покупцеві.
Чек повинен містити всю необхідну інформацію про покупку, включаючи:
- Назву та адресу продавця
- Назву та кількість товарів
- Ціну товарів
- Суму оплати
- Дату та час продажу
- Фіскальний номер чека
Електронний чек повинен бути читабельним, зберігатися протягом 7 років та доступним для друку.
Покупець має право вимагати друкований чек.
-
Яке обладнання можна використовувати для роботи з пРРО?
+Програмний РРО від Торгсофт можна встановити на смартфон, планшет, комп'ютер чи ноутбук.
1. Операційна система:
- Смартфони та планшети: Android 6.0 або вище, iOS 11 або вище.
- Комп'ютери: Windows 7 SP 1 або вище.
2. Підключення до інтернету:
- Стабільне підключення до інтернету є обов'язковим для передачі даних на фіскальний сервер ДПС.
3. Додаткове обладнання:
- Принтер чеків для друку паперових чеків.
-
Як можна отримати е-чек через ПРРО?
+Згідно з законодавством України, продавець може надати покупцеві електронний чек через ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) кількома способами:
- Показати QR-код з посиланням на чек. Покупець може відсканувати QR-код за допомогою смартфона, щоб переглянути чек в електронному вигляді.
- Переслати на email. Продавець може надіслати електронний чек на email-адресу покупця.
- Надіслати в SMS або месенджері. Продавець може надіслати електронний чек в SMS або месенджері (наприклад, Viber, Telegram).
- Надрукувати. Продавець може надрукувати паперовий чек з QR-кодом, який веде на електронну версію чека.
- Відобразити на сайті. Продавець може розмістити електронний чек на своєму вебсайті, де покупець може його переглянути або завантажити.
Важливо:
- Незалежно від способу надання, електронний чек повинен відповідати всім вимогам до фіскальних документів.
Електронний чек повинен містити всю необхідну інформацію про покупку, включаючи:
- Назву та адресу продавця
- Назву та кількість товарів
- Ціну товарів
- Суму оплати
- Дату та час продажу
- Фіскальний номер чека
Покупець має право вимагати друкований чек.
-
Чи можна перевірити чек, виданий пРРО?
+Перевірити чек, виданий ПРРО (програмним реєстратором розрахункових операцій), можна кількома способами.
На сайті ДПС України:
- Перейдіть на https://cabinet.tax.gov.ua/cashregs/check.
- Введіть фіскальний номер чека та дату покупки.
- Натисніть кнопку «Перевірити».
- Система відобразить інформацію про чек, якщо він зареєстрований на фіскальному сервері ДПС.
За допомогою QR-коду:
- ПРРО має містити QR-код.
- Проскануйте QR-код за допомогою смартфона.
- Перейдіть за посиланням, яке з'явиться на екрані.
- Перегляньте чек в електронному вигляді.
-
Які електронні підписи можна використовувати для роботи з програмним РРО?
+Потрібен електронний підпис уповноваженої особи (касира) або електронна печатка підприємства. Можна отримати підписи для всіх касирів або використовувати один підпис печатки для каси. Зареєструйте електронні підписи/печатки в податковій.
-
Що таке коди УКТ ЗЕД та де їх взяти?
+УКТ ЗЕД – українська класифікація товарів зовнішньоекономічної діяльності. Це 10-значний код для ідентифікації товару, визначення мита та контролю. З 01.08.2020 всі суб'єкти господарювання, які торгують підакцизними товарами, повинні зазначати код УКТ ЗЕД у кожному чеку. До таких товарів належать алкоголь, тютюнові вироби, пальне, автомобілі та електроенергія. Коди можна знайти на сайті Митної служби.
-
Повернутися до попереднього кроку