ERP система: що це таке та які функції ERP є в Торгсофт

Анна Приходько

Заступник начальника відділу програмування

 
Enterprise Resource Planning - «планування ресурсів підприємства».
ERP - це програма для єдиної системи управління компанією. У ERP є всі ресурси, відділи та функції, які потрібні для роботи та управління компанією.

Головні функції ERP-системи

В першу чергу, ERP - це програма для управлінця. Співробітники вносять інформацію про продажі, приходи, витрати в систему, програма - генерує результат, а власник бізнесу на підставі цієї інформації приймає управлінські рішення.
 
ERP-система повинна:

• Об'єднати всі напрямки, відділи, магазини, торгові точки, виробництво в єдиній базі даних компанії.
• Забезпечити, щоб всі співробітники працювали з актуальною інформацією, а керівник - бачив всю картину про бізнес.
• Допомагати управлінцю приймати рішення.

Функції ERP у Торгсофт

Щоб розуміти, що треба автоматизувати, деталізуємо бізнес-процеси торгової мережі:

Фінансовий облік. Повноцінний управлінський облік дає контроль над фінансами компанії: розуміння реальної кількості грошей в обороті, в касах та на розрахункових рахунках, відмінність валового доходу від прибутку, планування майбутніх витрат та запобігання касових розривів - провалів, коли гроші потрібні, але вони вже витрачені.

Складський облік. Актуальний стан складу для всієї торгової мережі: інформація про кількість товару на складі та рух товару.

Продаж товарів та послуг. Програму можна поставити на торгові точки, відкрити доступ продавцям для приходу, продажу, повернення товару.

Управління виробництвом. Торгсофт враховує повний цикл виробництва: опис технологічної карти, норми витрат праці та матеріалів, виробничий акт, фактичні витрати праці, виготовлення виробів, продаж товару.

Робота з постачальниками та посередниками. Програма збирає інформацію про всіх контрагентів та взаємні розрахунки з ними, зберігає закупівельні ціни та порядок розрахунків, формує замовлення постачальнику та імпортує прайс-листи.

Товарний облік. Торгсофт дозволяє підприємцю вести номенклатуру товару з будь-якими характеристиками, товарний довідник, довідник виробників, фотографії товару, декілька цін та ціни в різних валютах.

Ціноутворення. Система допомагає встановити націнку на товар, роздрібні та гуртові ціни, знижки. У Торгсофт можна застосувати індивідуальні прайс-листи: для кожного покупця - свої ціни, працювати з цінами в різних валютах.

Інтернет-торгівля. Торгсофт виконує головне завдання для інтернет-ритейлерів: зберігає всю інформацію про товар в картці товару, веде актуальний стан складу, експортує товар та його характеристики, синхронізує фотографії з програми обліку в інтернет-магазин та маркетплейси. Програма імпортує замовлення та оновлює статуси. Менеджерам залишається відправити товар і проконтролювати доставлення.

Облік послуг. Організація ремонтів, облік у сервісних центрах та в точках прокату товару, облік гарантійного товару, терміни виконання та видачі замовлень, контроль оплат за послуги.

Маркетинг та CRM. У Торгсофт є інструменти для підтримки лояльності та комунікації з клієнтами, облік кожного контакту з покупцем, облік всіх покупок, підтримка ip-телефонії Binotel.

Аналітика та статистика. Аналіз результатів торгівлі, ефективності націнки, успішності проведених акцій, підсумки роботи співробітників. Аналіз асортименту і залишків товару. Звіт по рентабельності та прибутку.

Робота з персоналом. Облік робочого часу, нарахування зарплат, розрахунок особистих та колективних результатів продажів.

Безпека інформації. Програма захищає інформацію про бізнес: співробітники побачать тільки те, що дозволить власник бізнесу. Програма автоматично робить архіви бази даних та веде протокол дії користувачів зі складськими та фінансовими документами.

Податки та звітність. Торгсофт формує інформацію для експорту в бухгалтерські програми M.E.Doc і АртЗвіт, друкує податкові накладні, працює з фіскальним і нефіскальним товаром, друкує фіскальні чеки через реєстратор або програмний РРО.
 
Часто власник бізнесу не може осягнути усі бізнес-процеси, оскільки сили йдуть на ручний контроль поточної роботи.
 
Описані 14 бізнес-процесів покривають діяльність як маленького магазину, так і торговельної мережі. До впровадження ERP-системи власник магазину може навіть не замислюватися про необхідність всіх функцій: підприємець концентрується на основному - торгівлі, але часто випускає з виду комунікацію з клієнтами, повний фінансовий облік, безпеку.

Проблеми впровадження ERP-систем

Класичні ERP-системи для великих підприємств - це дуже дорогі складні продукти, їх впровадження йде місяцями.
 
Торгсофт ERP підходить для малого та середнього бізнесу, для складу та виробництва. Установка, налаштування та навчання займає 1 день, після - співробітники підприємства повинні зробити переоблік, внести або імпортувати в програму інформацію про товари, початкові залишки та продовжити працювати з Торгсофт.
 
Власники бізнесу «хочуть ERP», але не розуміють навіщо. Існує хибна думка, що досить поставити програму, а потім вона почне все робити сама. Програма - це інструмент в руках підприємця, а інструментом треба користуватися.
Якщо ви відчуваєте, що вам потрібна ERP система, але не можете сформулювати завдання - послухайте подкаст, в ньому ми розповідаємо про причини автоматизації та впровадження ERP в бізнес.

Що отримає бізнес після впровадження ERP

• Доступ до необхідної інформації. Дані в системі доступні для співробітників для виконання поставлених завдань. Співробітники не витрачають час на уточнення та узгодження: все, що їм потрібно - є в Торгсофт.
• Узгодженість даних. Єдина інформаційна система виключає етапи звірки даних, оскільки не треба переносити та звіряти інформацію в різних програмах. ERP система зображає однакові дані всім співробітникам. Наприклад, оплати будуть автоматично завантажуватись з банку та можуть використовуватися й бухгалтерією, й відділом продажів.
• Зменшення помилок. Програма контролює дії користувачів та не допустить нелогічних маневрів: не здійснить списання товару з неправильного складу або продаж відсутнього товару. Причини розбіжності у звітах можна буде швидко знайти.
• Контроль роботи співробітників. Система веде протокол всіх дій співробітників, обмежить доступ до даних, що виключить ймовірність махінацій.
• Швидкість роботи. Співробітники та власник бізнесу не витрачають час на уточнення і ручний пошук інформації. Фраза «Ірина, підготуйте мені звіт!» пішла в минуле: як тільки вам знадобляться цифри - відкрийте Торгсофт, подивіться все, що вас цікавить.
• Уніфікація та повнота даних. Програма не дасть внести інформацію недбало: співробітник повинен заповнити всі поля у картці товару, а продавець не зможе видати дисконтну карту без номера телефону клієнта.
• Єдиний документообіг. Рахунки не дублюються. На підставі рахунку відділу продажів, бухгалтерія створює податкову та видаткову накладні для списання товару зі складу.
• Розвиток. Спочатку впровадження підприємці рідко використовують весь функціонал, на який здатна ERP. Але в міру розширення та розвитку бізнесу підключаються функції, які потрібні для роботи нових бізнес-процесів.

 
З впровадженням Торгсофт підприємець отримує готовий набір корисних інструментів, які автоматизують всі операції та пов'язують їх між собою. Процеси в компанії синхронізуються, завдання легко відстежуються, а рутинні дії виконуються автоматично.
 
Чим раніше ви почнете впровадження ERP системи, тим простіше буде це зробити.
 
Щоб отримати всі можливості ERP системи від Торгсофт, підійдуть ліцензії Ультра для одного магазину, або Термінал для торгової мережі та виробництва.
Можливості програми розширюються додатковими функціями.