План продажів магазину: як розрахувати цілі та премії продавцям

Почніть із продажів за кілька порівнянних періодів: відніміть повернення за єдиними правилами та визначте, який результат магазин може отримати за наявних запасів і графіка роботи команди. Оберіть показник плану. До початку планового періоду письмово визначте, які продажі враховуються, кому вони зараховуються та як розраховується премія.

Базову оплату за виконану роботу й премію за результат розраховуйте окремо. Невиконання плану саме собою не дає роботодавцю права зменшувати погоджену оплату або утримувати із зарплати штраф. Правові правила в цій статті стосуються магазинів в Україні та працівників за трудовими договорами, зокрема з роботодавцями — фізичними особами — підприємцями.

1. Підготуйте дані для реалістичного плану

Зберіть дані про продажі за кілька зіставних періодів і з’ясуйте причини істотних відмінностей. Порівнюйте однакові магазини, товарні групи та способи обліку. Якщо в одному звіті відображені відвантаження, а в іншому лише оплачені покупки, спочатку визначте однаковий склад операцій для порівняння.

• Продажі та повернення. Окремо випишіть суми продажів і повернень, а також продану й повернену кількість товарів. Розрахуйте різницю за заздалегідь визначеними правилами — це буде база для плану.
• Дні та години роботи. Позначте закриття магазину, скорочені зміни й різницю в кількості вихідних. За потреби порівнюйте виторг — суму продажів — за день або годину роботи.
• Склад команди. Зіставте кількість продавців, відпрацьовані години та періоди навчання новачків. Особисті результати оцінюйте з урахуванням доступних працівнику змін.
• Сезон і ціни. З’ясуйте, як на результат вплинули сезонний попит, акції та зміна цін. Окремо оцініть зростання суми продажів через подорожчання товарів і через збільшення кількості покупок.
• Наявність товару. З’ясуйте, яких популярних позицій бракувало та чи підтверджені поставки на наступний період.

Не додавайте до минулого результату універсальні 10–30%. Кожну зміну цілі пов’яжіть із конкретною підставою: додатковими днями роботи, погодженою акцією, поповненням асортименту або підтвердженою зміною попиту. Якщо вплив певного чинника неможливо оцінити, позначте його як припущення та перевірте після першого періоду.

Умовний приклад розрахунку бази. За 24 дні роботи магазин продав товарів на 630 000 грн, повернення становили 30 000 грн. Виторг після повернень: 630 000 − 30 000 = 600 000 грн. Середній результат за день: 600 000 ÷ 24 = 25 000 грн. За 26 порівнянних днів орієнтир становитиме 25 000 × 26 = 650 000 грн. Це приблизно на 8,33% більше за попередній результат через більшу кількість днів роботи. Перш ніж затвердити ціль, зіставте її з графіком команди, запасами й попитом.

2. Оберіть показник, на який продавці можуть впливати

Для першого запуску оберіть один основний показник. Додаткові показники використовуйте, щоб оцінити якість результату: наприклад, разом із виторгом переглядайте повернення та надані знижки.

Умовні приклади розрахунку виконання. Якщо план за виторгом становить 650 000 грн, а фактичний результат — 663 000 грн, виконання дорівнює 663 000 ÷ 650 000 × 100% = 102%. Якщо продано 540 одиниць і повернуто 20, за правилами обліку кількості після повернень результат становить 520 одиниць. За плану 500 одиниць виконання дорівнює 520 ÷ 500 × 100% = 104%.

Умовний приклад середнього чека. Якщо погоджена методика передбачає ділення виторгу після повернень на кількість чеків продажу, за суми 600 000 грн і 1 200 чеків середній чек становить 600 000 ÷ 1 200 = 500 грн. Ціль 520 грн за незмінних 1 200 чеків відповідає 520 × 1 200 = 624 000 грн виторгу. Цей розрахунок допомагає узгодити цілі між собою; кількість майбутніх чеків залишається припущенням. Перед автоматизацією зіставте власну методику з алгоритмом програми.

Якщо премія залежить від двох показників, запишіть, чи потрібно виконати обидва. Наведіть приклад часткового виконання: продавець має заздалегідь розуміти, як розрахують премію, якщо грошову ціль досягнуто, а кількісну — ні.

3. Визначте, кому зараховується результат

Оберіть рівень плану відповідно до організації роботи. План магазину підходить, коли працівники спільно консультують покупців і забезпечують продажі. Для плану бригади — групи працівників, які працюють разом, — потрібно точно обліковувати склад зміни та визначити правила розподілу премії. Для особистого плану потрібно надійно пов’язувати кожен продаж із продавцем.

До запуску письмово визначте, кому зараховується результат у спірних ситуаціях: один працівник консультує, інший проводить оплату; покупця обслуговують два відділи; продавець працює на кількох точках; повернення приймає інша зміна. Якщо погоджена модель винагороджує консультацію, не зараховуйте весь особистий результат касиру лише через те, що він завершив оформлення покупки.

Для бригадної премії визначте спосіб розподілу: за погодженими коефіцієнтами участі, які визначають частку кожного працівника, або за відпрацьованим часом. Наведіть приклад розрахунку й покажіть його всім учасникам до початку періоду.

4. Погодьте базову оплату та умови преміювання

Стаття 97 Кодексу законів про працю України (КЗпП) передбачає індивідуальні й колективні системи оплати. На підприємстві умови та розміри премій встановлюють у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій законодавства, генеральної та галузевих (регіональних) угод.

Якщо на підприємстві колективного договору немає, роботодавець погоджує ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації або профспілковим представником, який представляє інтереси більшості працівників. За його відсутності — з іншим органом, уповноваженим трудовим колективом на представництво. Роботодавець, включно з роботодавцем — фізичною особою, не має права одноосібно погіршувати умови оплати, встановлені законодавством, угодами та колективними договорами.

Викладіть правила преміювання в окремому документі та узгодьте їх із чинними умовами оплати працівників. До початку застосування надайте кожному працівнику текст і зафіксуйте ознайомлення. Підпис працівника про ознайомлення не замінює належного погодження умов оплати.

• Визначте базову оплату та окрему формулу премії.
• Укажіть період, магазин, бригаду або працівника, товарну групу й ціль.
• Запишіть, із якого звіту берете дані, формулу виконання та правило округлення.
• Опишіть, як на розрахунок впливають повернення, знижки й виправлені документи.
• Визначте порядок дій у разі закриття магазину, зміни графіка або затримки поставки.
• Призначте відповідального за звіряння розрахунку з цими правилами та визначте, як працівники можуть подати зауваження.

Умовний приклад премії. Магазин заздалегідь установив додатковий преміальний фонд — загальну суму премії для бригади — 6 000 грн за виконання плану щонайменше на 100%. Бригада досягла 102%, а погоджений розподіл між двома працівниками становить 60% і 40%. Премії дорівнюють 6 000 × 60% = 3 600 грн і 6 000 × 40% = 2 400 грн до податків та обов’язкових утримань. Базову оплату кожного працівника розраховують окремо за його умовами. Для результату нижче 100% застосовують заздалегідь погоджене правило саме цієї премії.

Як діяти, якщо змінюються чинні умови оплати

За загальним правилом статті 103 КЗпП роботодавець повідомляє працівника про погіршення умов оплати не пізніше ніж за два місяці. У період дії воєнного стану частина друга статті 3 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX передбачає повідомлення не пізніш як до запровадження таких умов. Спеціальний строк повідомлення не скасовує вимог статті 97 КЗпП.

Якщо ви змінюєте чинні умови оплати, дотримайтеся відповідного порядку погодження та строку повідомлення. Не змінюйте формулу заднім числом після отримання результатів.

Чому невиконання плану не є підставою для штрафу

За статтею 127 КЗпП відрахування із зарплати можливі лише у випадках, передбачених законодавством. Не встановлюйте грошове покарання за невиконання плану та не віднімайте його із заробленої оплати.

Визначайте право працівника на премію за погодженими критеріями, зберігаючи належну оплату за виконану роботу та законодавчі гарантії. Наявність у програмі функції штрафів не створює правової підстави для їх застосування.

5. Як налаштувати план продажів і премії в Торгсофт

Для автоматизації потрібна платна додаткова опція «Зарплата та мотивація персоналу», код 025. Вона працює з ліцензіями Торгсофт-Ультра, Термінал і Торгсофт-Онлайн починаючи з версії 7.6.4 з базою даних 354; у Торгсофт-Старт недоступна. Передбачена безплатна демоверсія на 30 днів.

Для окремих версій опцію купують на кожне робоче місце, для локальної мережі — одну на мережу, для термінальної ліцензії — одну на сервер. Перед придбанням звірте сумісність, актуальну ціну й умови на сторінці опції «Зарплата та мотивація персоналу».

Підготуйте облік працівників

1. Активуйте опцію для потрібного центру обліку — магазину або складу в Торгсофт.
2. Налаштуйте посади й формули оплати відповідно до погоджених умов преміювання.
3. Видайте продавцям особисті бейджі — ідентифікатори працівників у програмі.
4. Перевірте реєстрацію бейджів перед роботою. Без реєстрації бейджа програма не зарахує продавцю продаж і відповідний відсоток винагороди.

Створіть план і зв’яжіть його з нарахуванням зарплати

1. Відкрийте «Розрахунок зарплати → Планування → План продажів» і створіть запис.
2. Укажіть торгову точку, дати початку й закінчення періоду та, за потреби, товарну групу.
3. У полі «Вид плану» оберіть «На суму», «На кількість» або «На суму і кількість».
4. Заповніть «Виторг планований» та/або «Кількість планова» відповідно до обраного виду плану.
5. Якщо встановлюєте ціль за середнім чеком, заповніть поле «Сума середнього чека планована».
6. Укажіть «Тип плану продажів» — позначення, яке пов’язує плани з відповідними способами нарахування зарплати. Збережіть запис.
7. Відкрийте «Розрахунок зарплати → Налаштування → Зарплата за посадою».
8. Оберіть відповідний спосіб нарахування: «Індивідуальний відсоток», «Премія за продаж виду товару» або «Доплата від ціни».
9. Укажіть «Тип плану продажів», який має використовуватися для цього нарахування.
10. Перегляньте всі плани цього типу: програма враховуватиме їх під час нарахування зарплати. Переконайтеся, що їхній перелік відповідає погодженим умовам преміювання.
11. Виконайте «Розрахувати план продажів».

Перевірте, які операції потрапляють у розрахунок

Для особистого плану виконайте окреме налаштування:

1. На потрібних торгових точках установіть метод «Бригадна робота з урахуванням особистих продажів».
2. На вкладці «План особистих продажів» створіть план: укажіть співробітника, дати, тип плану, планований виторг і товарні групи.
3. Зіставте тип і товарну групу з планами торгових точок: особистий результат розраховується за відповідними планами по всій мережі.
4. Для створення нарахування виберіть дію «Створити нарахування» та звірте результат із погодженими умовами преміювання.

Під час налаштування користуйтеся довідкою з планування та звірте спосіб розрахунку виторгу в налаштуваннях точки.

1. Для способу «За оплаченими товарами» відкрийте «Параметри → VIP-клієнти». VIP — позначення особливої категорії клієнтів у програмі. Установіть метод «Часткова оплата з розшифровкою за товаром».
2. Для пробного розрахунку зіставте враховані суми з оплатами за проведеними продажами та виплатами за проведеними поверненнями. Неоплачені продажі й повернення без виплат не враховуються. Операції з режиму «Торгівля з випискою рахунка» також не враховуються навіть після оплати або виплати коштів покупцю.
3. Для способу «По проданих товарах» перевірте, що продажі враховано незалежно від оплати, а повернення — незалежно від виплати коштів покупцю.
4. Якщо обрано спосіб «По проданих товарах», для врахування продажу з режиму «Торгівля з випискою рахунка» зазначте співробітника в рахунку під час створення видаткової накладної — документа відвантаження товару — або зареєструйте бригаду в цьому режимі.
5. За способу «По проданих товарах» для врахування повернення з режиму «Торгівля з випискою рахунка» зареєструйте бригаду саме в цьому режимі.
6. Звірте повернення: програма враховує повернення продажів цієї точки, прийняті по всій мережі.
7. У налаштуваннях торгової точки перевірте «Віднімати бонуси, які було нараховано клієнту». Коли налаштування ввімкнене, програма віднімає нараховані бонуси від виторгу плану. Суму оплат бонусами програма додає. Зіставте обидві складові з погодженими правилами преміювання.
8. У самому плані перевірте «Виключити покупки ВІП-клієнтів». Якщо налаштування ввімкнене, програма виключає продажі цій категорії клієнтів і пов’язані повернення. Перед пробним розрахунком переконайтеся, що таке виключення передбачене правилами преміювання.
9. Звірте середній чек за формулою програми: виторг за період поділіть на кількість чеків продажу за дні з позитивним виторгом. Для цього показника виторг — сума продажів мінус повернення. Переконайтеся, що погоджена методика преміювання використовує такий самий розрахунок.

Налаштуйте облік продавця для кожної товарної позиції

Якщо кілька відділів користуються однією касою і потрібно закріплювати кожну товарну позицію за продавцем, для цього передбачена окрема платна опція «Зв’язування продажу кожного товару з продавцем», код 003. Вона доступна починаючи з версії 7.6.4 з базою даних 354.

Для окремих версій опцію купують на кожне робоче місце, для локальної мережі — одну на мережу, для термінальної ліцензії — одну на сервер. Актуальну ціну та комерційні умови дивіться в переліку додаткових опцій. Перед використанням результатів для преміювання проведіть пробний продаж і перевірте, кому зараховано кожну позицію.

6. Перевірте повернення та нарахування перед виплатою

До запуску встановіть дату звіряння результатів і порядок обліку повернень на межі періодів. Окремо опишіть, як враховувати повернення товару, проданого в поточному періоді, та товару, проданого в попередньому. За цими правилами відповідальний за розрахунок має переконатися, що одну операцію не враховано двічі.

Якщо повернення оформлено після виплати премії, не створюйте автоматичний борг працівника. Передайте бухгалтеру документ повернення, розрахунок уже виплаченої премії та погоджені умови преміювання. Бухгалтер має визначити, чи передбачають ці умови перерахунок у такій ситуації та чи є законна підстава для можливого перерахунку або відрахування. Технічне коригування у звіті саме по собі не дає права утримати гроші із зарплати.

Перед затвердженням виплати призначений відповідальний має виконати такі дії:

1. Звірити параметри з письмовими умовами. Перевірити період, торгову точку, товарну групу, показник і ціль.
2. Перевірити вибірку операцій. Взяти звичайний продаж, продаж зі знижкою, повернення та операцію на межі періодів. За наявності додати часткову оплату й продаж із клієнтськими бонусами. Для кожної операції з’ясувати, чи враховано її за погодженими правилами.
3. Звірити продавців і зміни. Перевірити реєстрацію працівників, склад бригад, переходи між точками та зарахування спірних продажів.
4. Повторити розрахунок вручну. Для вибірки обчислити врахований результат, відсоток виконання, премію та її розподіл. З’ясувати причину кожної різниці з програмою.
5. Показати деталізацію працівникам. Надати розрахунок базової оплати й премії, перелік врахованих повернень і пояснення коригувань. Виправити підтверджені помилки до затвердження виплати.
6. Зберегти підстави розрахунку. Залишити погоджені умови, розрахунок і перелік виправлень, щоб наступного періоду можна було відтворити результат.

Почніть із вивантаження продажів і повернень за кілька порівнянних періодів. На цих даних визначте першу ціль, погодьте правила преміювання та перевірте пробний розрахунок. Після завершення періоду з’ясуйте, як на виконання вплинули наявність товару, графік, кількість покупок, середній чек і повернення. Обґрунтуйте наступну ціль цими даними та повідомте команді умови до початку її застосування.