Щоб обмежити технічний доступ продавця у Торгсофт, почніть із переліку його робочих задач. Визначте, які функції та інформація потрібні працівнику, налаштуйте його роль і перевірте результат входом під його обліковим записом.
Окремо вирішіть, хто має змінювати фінансові документи та чи потрібно продавцю видаляти товар у реалізації. Для цих дій у програмі є конкретні налаштування. Журнал зміни документів допоможе переглядати зміни складських і фінансових документів, якщо його ведення ввімкнене заздалегідь.
Визначте потрібні продавцю задачі
Дотримуйтеся принципу мінімального доступу: надавайте працівнику лише ті системні дозволи та ресурси, які потрібні для його роботи. Перед налаштуванням запишіть задачі продавця й визначте, які операції він виконує самостійно, а які передає відповідальному працівнику.
Для кожного обмеження продумайте робочий порядок. Наприклад, якщо продавець не повинен видаляти товар у реалізації, визначте, до кого він звертається для виправлення помилки. Так ви зможете перевірити і заборону, і можливість завершити робочу задачу.
- Перелічіть операції, потрібні продавцю протягом зміни.
- Позначте дії, які потребують окремого рішення власника.
- Призначте відповідального за виправлення, недоступні продавцю.
- Для кожної дозволеної та забороненої дії підготуйте перевірку.
Використовуйте власний обліковий запис і роль
У кожного користувача Торгсофт є власний логін і пароль для входу. Організуйте роботу так, щоб продавці входили під своїми обліковими записами. Не передавайте їм обліковий запис власника для щоденної роботи.
Роль — це обмеження доступу до функцій та інформації програми. Налаштовуйте її за потрібними задачами працівника. Якщо доступ до певної операції не потрібен для цих задач, не додавайте його про запас.
Після зміни обов’язків перегляньте потрібний доступ. Зіставте нові задачі з налаштуваннями ролі, внесіть зміни й повторіть перевірку під обліковим записом продавця.
Застосуйте конкретні обмеження операцій
У Торгсофт передбачено налаштування «Фінансовий документ може змінювати тільки його автор». Використовуйте його, якщо ваш порядок роботи передбачає, що працівник змінює власні фінансові документи. Воно обмежує коло тих, хто може змінити документ, але не забороняє зміну самому автору.
Налаштування «Продавець не може видаляти товар в реалізації» стосується конкретної дії — видалення товару в реалізації. Застосуйте його, якщо така дія не входить до задач продавця, і поясніть працівнику порядок звернення для виправлення.
Перевіряйте ці обмеження окремо. Результат перевірки видалення товару в реалізації не замінює перевірку зміни фінансового документа. Кожна заборона має відповідати конкретній операції.
Перевірте доступ під обліковим записом продавця
Після налаштування увійдіть у програму під продавцем. Перевірте, чи доступні потрібні йому операції та чи діють заплановані обмеження. Для цього підготуйте тестові дані, на яких перевірка не змінить робочий облік.
Умовний приклад. У магазині працюють два продавці. Власник вирішив, що вони можуть змінювати лише власні фінансові документи й не повинні видаляти товар у реалізації. Він застосовує відповідні налаштування, а потім перевіряє кожну дію під обліковими записами продавців.
| Що перевірити | Очікуваний результат за обраним налаштуванням |
|---|---|
| Зміну фінансового документа, автором якого є інший продавець | Користувач не може змінити чужий документ |
| Видалення товару в реалізації під продавцем | Видалення недоступне |
| Операції, потрібні для роботи продавця | Працівник може виконати погоджені задачі |
Запишіть результат кожної перевірки. Якщо потрібна дія недоступна або заборонена дія залишається доступною, перегляньте налаштування й повторіть відповідний сценарій. Перед початком роботи перевірте весь погоджений перелік задач.
Увімкніть журнал зміни документів заздалегідь
Журнал зміни документів призначений для реєстрації змін складських і фінансових документів. Для його роботи потрібно попередньо ввімкнути перемикач «Вести журнал зміни документів». Зробіть це до початку роботи, зміни якої плануєте переглядати.
Використовуйте журнал для розбору конкретних змін документа. Визначте документ і питання, яке потрібно з’ясувати, перегляньте записи та зіставте їх із робочою задачею. Його призначення — реєстрація змін документів; не розраховуйте на запис кожного натискання в програмі.
Для протоколу дій користувачів врахуйте окреме обмеження: його записи можна видалити за певний період під час видалення статистики закритих періодів. Перед таким очищенням визначте, які записи ще потрібні для розбору робочих ситуацій, і перегляньте їх.
Повернутися до попереднього кроку