Щоб замовити товар у Торгсофт, відкрийте «Документ — Формування замовлення постачальнику». Перегляньте продажі та залишки, визначте потрібну кількість і введіть її в полі «Моє замовлення». Перевірте документ, збережіть його та підготуйте для передавання постачальнику.
Перед рішенням про закупівлю окремо звірте доступний товар і кількість, яку вже очікуєте. Прихід — оформлення надходження товару в обліку — створюйте після фактичного отримання та перевірки поставки.
Виберіть період і центри обліку для перегляду
У режимі «Формування замовлення постачальнику» можна сформувати перелік товарів за вказаний період. Власник або відповідальний за закупівлю має визначити, за який проміжок часу переглядатиме продажі. Запишіть цей період у своєму робочому списку, щоб згодом розуміти, на яких даних ґрунтувалося рішення.
Через «Дії — Вибір центрів обліку» виберіть об’єкти, дані яких потрібно переглянути. У стовпці «Продано» відображається кількість проданого товару. У стовпці «Залишилося» — залишок на кінець обраного періоду. Використайте ці показники для перегляду кожної позиції перед закупівлею.
Залишок на кінець періоду звіряйте з кількістю, доступною для продажу на момент підготовки замовлення. Якщо переглядаєте минулий період, перевірте актуальну доступність окремо. Для кожного товару запишіть рішення: замовити, уточнити кількість або відкласти закупівлю. Порядок роботи наведено в довідці з формування замовлення постачальнику.
Врахуйте доступний товар і попередні замовлення
Перед введенням кількості підготуйте короткий робочий список. Не переносіть його показники до документа, доки не уточните невизначені поставки.
| Що перевірити | Дія відповідального за закупівлю |
|---|---|
| Доступна кількість | Звірте, скільки одиниць можете використати для продажу на момент рішення. |
| Уже замовлений товар | Перевірте попередні замовлення та запишіть кількість, яка ще не надійшла. |
| Строк очікуваної поставки | Уточніть у постачальника, чи надійде товар до потрібної вам дати. |
| Планова кількість | Визначте, скільки одиниць вирішили мати до цієї дати. |
| Додаткова закупівля | Запишіть кількість для нового замовлення з урахуванням попередніх перевірок. |
Умовний приклад розрахунку кількості
Припустімо, власник вирішив мати 20 одиниць товару до визначеної дати. Для продажу доступно 6 одиниць. Ще 8 уже замовлено, і постачальник підтвердив їх надходження до цієї дати. Власник вирішує додатково замовити 20 − 6 − 8 = 6 одиниць.
Усі числа умовні. Це приклад ручного рішення власника. Перед введенням шести одиниць перевірте, чи залишаються чинними умови прикладу: доступна кількість і строк попередньої поставки. Якщо постачальник переніс надходження, перегляньте рішення про додаткову закупівлю.
Введіть кількість і збережіть замовлення
Потрібну кількість введіть у полі «Моє замовлення». Зіставте значення для кожної позиції з робочим списком. Особливо уважно перегляньте товари, які вже очікуєте від постачальника.
Натисніть «Зберегти замовлення». У відкритому вікні «Замовлення постачальнику» заповніть поля відповідно до замовлення та натисніть «Записати». Збережені документи переглядайте через «Документ — Замовлення постачальникові».
Поле «Термін блокування товару» задає дату, до якої товар буде недоступний при наступному формуванні замовлення постачальнику. Визначайте цю дату з урахуванням погодженого строку поставки. Перед повторною закупівлею перевіряйте попереднє замовлення та строк блокування окремо від фактичної наявності товару.
Перевірте документ і передайте постачальнику
У Торгсофт доступні попередній перегляд і друк замовлення. Перед передаванням документа звірте перелік товарів та кількість із власним рішенням про закупівлю. Перевірте, чи включили всі потрібні позиції та чи прибрали товари, закупівлю яких відклали.
Замовлення можна експортувати в Excel або роздрукувати. Передайте підготовлений документ постачальнику погодженим способом. Збережіть копію переданого замовлення для звірки з фактичною поставкою.
Оформіть прихід після перевірки поставки
Після отримання товару відкрийте замовлення через «Документ — Замовлення постачальникові». Зіставте отримані позиції та їхню кількість із документом. Якщо поставка часткова, окремо запишіть, що ще очікуєте.
Дія «Створити прихід на замовлення» відкриває вікно «Прихід». Внесіть поправки до накладної відповідно до фактичного отримання та натисніть «Записати». Після запису програма оприбутковує товар замовлення, який ще не був оприбуткований. Для створення приходу за виділеними товарами також передбачена окрема кнопка. Товари замовлення можна додати до існуючої прихідної накладної дією «Додати товари замовлення в прихід».
Якщо замовлення містить товар із партійного обліку, сформувати на це замовлення прибуткову накладну неможливо. Перевірте цю умову перед створенням приходу. Дії із замовленням описано в довідці «Замовлення постачальникові».
Повернутися до попереднього кроку