Якщо покупець платить у магазині, а забирає товар на складі, продавець і комірник мають окремо контролювати оплату та фактичну передачу покупки. Перед видачею комірник знаходить реалізацію — запис про продаж у Торгсофт, перевіряє оплату й уже видану кількість. Після передачі товару він одразу записує, скільки одиниць отримав покупець.
Для цього в Торгсофт є режим «Відвантаження зі складу». Почніть із розподілу обов’язків продавця й комірника. Адміністратор має перевірити налаштування центрів обліку — магазинів або складів у Торгсофт. Потім продавець і комірник мають випробувати часткову видачу на навчальній базі — окремій базі даних для пробних операцій — та звірити видану кількість і залишок до отримання. Цей порядок призначений для роздрібних підприємців, які працюють в Україні.
Хто оформлює продаж, а хто видає покупку
До початку роботи визначте, хто відповідає за кожну дію. Продавець передає складу відомості, за якими комірник зможе знайти покупку й підготувати товар. Комірник звіряє ці відомості перед передачею. Якщо обидві ролі виконує одна людина, вона послідовно виконує дії продавця та комірника.
| Працівник | Обов’язки, які варто закріпити | Результат для перевірки |
|---|---|---|
| Продавець або касир | Оформити продаж, перевірити оплату, вибрати склад, з якого продають товар, і пояснити покупцеві, де отримати покупку. | Комірник може знайти потрібний продаж і визначити, які товари потрібно передати. |
| Комірник | Знайти продаж, звірити товар і невидану кількість, передати покупку та записати фактичну видачу. | Записана кількість відповідає тій, яку отримав покупець. |
| Керівник зміни | З’ясовувати причини розбіжностей, погоджувати виправлення та переглядати незавершені видачі. | Для кожного невиданого залишку визначено причину й наступну дію. |
Окремо визначте, хто продовжує видачу, якщо покупець забирає товар частинами протягом кількох змін. Перед кожною наступною передачею цей працівник має переглянути попередні записи, щоб уникнути повторної видачі вже отриманого товару.
Як налаштувати відвантаження зі складу в Торгсофт
Адміністраторе, до пробного продажу відкрийте Налаштування → Параметри → Документи та виконайте налаштування документів:
- Для продажів з інших центрів обліку ввімкніть потрібний дозвіл: «Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі “Реалізація”» або «Дозволити продаж з усіх торгових точок на формі “Торгівля з випискою рахунка”».
- Увімкніть доступний після цього перемикач «Друкувати накладні на відвантаження товару»: накладна друкуватиметься після оплати товару іншого центру.
- Для наступних реалізацій поточного центру ввімкніть «Фіксувати відвантаження зі складу для поточного центру обліку». За обох дозволів із першого пункту ця можливість увімкнена автоматично, перемикач недоступний.
Якщо товар є в кількох центрах, програма запитає, з якого його продавати. Дозвіл для «Реалізації» блокує зміну кількості у «Складі реалізації». За обох дозволів недоступна позначка «Види» у «Залишках товару на складі», відкритих кнопкою «Вибір товару зі складу за видами товару».
Комірник має сам записувати фактично передану кількість.
Продавцю потрібно позначити «Усі склади» на формі «Стан складу», щоб вибирати товари різних центрів обліку. У режимі «Відвантаження зі складу» комірник видає товари лише поточного центру обліку. Товари інших центрів видають працівники відповідних складів.
Яка ліцензія потрібна
Ліцензії Торгсофт платні. «Старт» підтримує один центр обліку. Перед придбанням уточніть у Торгсофт, чи доступний режим «Відвантаження зі складу» в цій ліцензії.
Кілька центрів обліку, переміщення товарів між ними та «Торгівлю з випискою рахунка» підтримує «Ультра»; у «Старт» ці можливості недоступні. Для кожного комп’ютера в локальній мережі потрібна окрема ліцензія. Для одночасної роботи віддалених точок через інтернет з єдиною базою оберіть Торгсофт-Термінал або Торгсофт-Онлайн. Ліцензія Торгсофт-Термінал включає три клієнтські підключення — доступи робочих місць до програми на сервері; додаткові підключення оплачуються окремо. Торгсофт-Онлайн працює за платною підпискою: програма та база даних розміщуються на сервері Торгсофт.
Зіставте кількість магазинів, складів і комп’ютерів із можливостями ліцензій та чинними комерційними умовами. Перед оплатою уточніть доступність потрібного режиму, склад ліцензії та кількість робочих місць.
Що перевірити перед першою видачею
Звірте фактичне розміщення товарів із центрами обліку в програмі. Якщо стільці лежать на центральному складі, продавець має оформити продаж із цього центру. Помилковий вибір складу призведе до неправильного обліку, навіть якщо комірник фізично має доступ до товару.
Адміністратору разом із продавцем і комірником варто виконати пробний сценарій на навчальній базі:
- Оформіть продаж із потрібного центру обліку.
- Знайдіть документ у режимі відвантаження на складі.
- Запишіть видачу частини покупки.
- Завершіть видачу та звірте підсумкову кількість.
Кожен працівник має виконати свої дії під власним обліковим записом — входом у програму зі своїми правами доступу. Так адміністратор зможе виявити проблеми з доступом до початку обслуговування покупців.
Як видати товар за чеком або накладною
Комірнику потрібно записувати кожну передачу одразу в режимі «Відвантаження зі складу»:
- Відкрийте Склад → Відвантаження зі складу.
- Скануйте штрихкод чека чи накладної або введіть код чека.
- Звірте оплату, склад, товар і попередні видачі. Перерахуйте підготовлений товар із покупцем.
- Передайте товар.
- Відкрийте рядок подвійним клацанням або кнопкою «Змінити».
- Заповніть «Кількість відвантаження» за інструкцією адміністратора.
- Натисніть «Записати».
- Звірте кількість. Синій рядок означає часткову видачу, зелений — повну.
- Після повної видачі натисніть «Закрити накладну».
Адміністратор має підготувати інструкцію до пробної часткової видачі за сценарієм із п’ятьма стільцями нижче.
Що робити, якщо покупець загубив чек
Комірнику потрібно натиснути «Реалізація товару» та знайти продаж за одержувачем, якого можна визначити в програмі, продавцем, товаром або періодом. Потрібний запис відкрийте кнопкою «Вибрати».
Почніть із приблизної дати покупки та місця продажу, потім звірте інші відомості. За однаковою назвою товару в кількох продажах неможливо однозначно вибрати документ. Якщо залишаються сумніви, продавець або керівник зміни має звірити оплату й з’ясувати, чи звернулася саме та особа, якій потрібно передати покупку.
Комірнику потрібно продовжити пошук продажу й без паперового чека. Якщо покупку забиратиме інша особа, продавець має заздалегідь узгодити це з покупцем і передати складу відомості про одержувача та продаж. Керівнику зміни слід організувати звірення оплати, попередніх видач і погодженого одержувача, не запроваджуючи довільних вимог щодо додаткових довідок або копій документів через втрату чека. До передачі товару комірник має отримати підтвердження, який саме продаж видають, кому та в якій невиданій кількості.
Як видати п’ять стільців у два прийоми
Умовний приклад. Покупець оплатив п’ять стільців, але спочатку забирає один. Після першої передачі результат має бути таким: продано — 5, видано — 1, залишилося видати — 5 − 1 = 4. Для цієї першої видачі введіть «1» у поле «Кількість відвантаження».
Під час наступного отримання комірник спочатку звіряє попередню видачу, а потім передає решту чотири стільці. Після запису загальна видана кількість має становити 1 + 4 = 5, залишок до видачі — 0.
Перед повторною видачею адміністратор має уточнити порядок введення кількості в технічній підтримці Торгсофт:
- Опишіть приклад: продано п’ять стільців, першу видачу одного стільця вже записано, потрібно передати ще чотири.
- Уточніть, чи поле «Кількість відвантаження» задає кількість поточної передачі або загальну видану кількість та яке значення потрібно ввести в цьому випадку.
- Виконайте пояснений порядок на навчальній базі: запишіть першу видачу одного стільця, потім видачу решти чотирьох. Звірте результат: загалом видано п’ять, залишилося видати нуль.
- Запишіть порядок заповнення поля в інструкції для комірників.
Після кожного запису комірник має звіряти загальну видану кількість і залишок із фактичними передачами покупцеві.
Як контролювати видачу за рахунком
У режимі «Торгівля з випискою рахунка» часткове відвантаження дозволяє створити кілька видаткових накладних за одним рахунком. Видаткова накладна — документ, у якому зазначено товари та їхню кількість для відвантаження. Стан «Повністю відвантажені» означає, що всі товари рахунка розподілено за його видатковими накладними. Працівнику, який оформлює накладні, потрібно ввімкнути «Часткове відвантаження», щоб вибирати товари та їхню кількість для кожної накладної.
Комірнику потрібно окремо звіряти, скільки товару покупець фактично отримав. У наведеному умовному прикладі накладна може охоплювати всі п’ять стільців, але після передачі одного залишиться видати чотири.
Якщо адміністратор увімкнув «Автоматично закривати повністю оплачені видаткові накладні в Торгівлі з випискою рахунка», програма блокує редагування повністю оплачених накладних до їх примусового відкриття.
Під час розподілу оплати накладної або передоплати за рахунком — коштів, внесених покупцем заздалегідь, — повністю оплачені накладні також закриваються автоматично. Це правило не стосується переплачених накладних, за якими сума оплати перевищує їхню вартість.
Як розібрати помилку в кількості
Якщо записана кількість не відповідає фактичній передачі, комірнику потрібно призупинити подальшу видачу за цим рядком і залучити керівника зміни. Разом з’ясуйте причину: працівник вибрав іншу реалізацію, неправильно записав кількість чи передав зайвий товар. Від причини залежить спосіб виправлення.
- Звірте документ, товар, центр обліку та кількість, отримання якої підтверджує покупець.
- Перерахуйте підготовлені й ще не передані одиниці. З’ясуйте, чи інший працівник уже продовжував видачу.
- Зафіксуйте обставини розбіжності у внутрішньому записі та погодьте спосіб виправлення з працівником, якому доручено виправляти такі помилки.
- Після виправлення повторно звірте видану кількість і залишок до отримання.
Якщо спосіб виправлення помилкового відвантаження невідомий, відповідальному за виправлення працівникові потрібно уточнити його в технічній підтримці Торгсофт. До цього не створюйте повторний продаж і не змінюйте оплату лише для узгодження складського запису.
Як щодня контролювати невидані покупки
Керівнику зміни потрібно переглянути видані й невидані товари на вкладці «Аналіз відвантажень». У полі «Історія відвантаження» внизу форми звірте дату, час і користувача, який вносив зміни.
Запровадьте перегляд незавершених видач наприкінці зміни. Для кожної керівник зміни має з’ясувати причину: покупець ще не приїхав, забрав частину, очікує перевезення або виникла розбіжність. Потім визначте наступну дію, призначте працівника, який її виконає, і передайте цю інформацію наступній зміні.
Як налаштувати доступ працівників
Використовуйте особисті облікові записи та надавайте працівникам лише потрібні для роботи права. Адміністратору потрібно виконати такі дії:
- Переконайтеся, що комірник може знаходити потрібні реалізації, записувати видачу та переглядати її історію.
- З’ясуйте, хто має право змінювати продажі, оплату й налаштування. Погодьте цей доступ із керівником.
- Попросіть кожного працівника виконати весь свій сценарій видачі під власним обліковим записом, щоб переконатися, що наданих прав достатньо.
Почніть із призначення відповідальних за продаж, видачу та розбіжності. Потім адміністратор має налаштувати потрібні центри обліку й разом із працівниками пройти на навчальній базі продаж, часткову передачу та завершення видачі. Після цього кожен працівник повинен знати свої дії, а записана видана кількість і залишок до отримання мають відповідати фактичній передачі.
Повернутися до попереднього кроку