Приберіть старі документи, збережіть поточні підсумки
Щодня магазин оформлює продажі, приходи, повернення, переміщення та оплати. За роки роботи накопичується велика історія документів. Якщо база стала об’ємною, а робота з нею сповільнилася, варто переглянути, яку історію потрібно залишити в поточному обліку.
Додаткова опція Торгсофт «Видалення статистик закритих періодів» прибирає старі фінансові та складські документи за закриті місяці. Це зменшує обсяг даних і допомагає прискорити роботу програми. Підсумки, потрібні для подальшого обліку, зберігаються.
Коли варто планувати очищення
Розгляньте очищення, якщо старі місяці вже закриті й детальні документи за них більше не потрібні в робочій базі. Спочатку визначте, до якої межі хочете прибрати історію та які документи ще знадобляться для перевірок або розбору давніх операцій.
Наприклад, у магазині накопичилася історія за кілька сезонів. Власнику потрібні актуальні залишки, борги постачальникам і суми покупок клієнтів, а давні документи він хоче зберегти в архіві. У такій ситуації підготовку варто почати зі звірки підсумків і резервної копії.
Що залишається після видалення
Торгсофт створює початкові борги, які відображають взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями на кінець останнього закритого періоду. Стан складів переноситься в прибуткові накладні за останній день цього періоду у валюті останньої закупівлі товару. За Help, складські підсумки до й після видалення мають збігатися, крім товарів із від’ємними залишками в окремому центрі обліку на дату видалення. Так поточний облік спирається на початкові дані замість повної історії старих документів.
Також зберігаються накопичені суми покупок клієнтів і стан кас. Водночас журнал зміни документів та протокол дій користувачів за видалений період очищуються. За Help, зведена податкова накладна, яка містить товар, пов’язаний зі складським документом, що видаляється, може бути видалена повністю, навіть якщо містить операції інших періодів. Якщо давні зміни документів можуть знадобитися для розбору ситуацій, врахуйте це до запуску.
Що важливо зберегти окремо
Архів бази та записані підсумки до очищення: вони потрібні для перевірки результату й можливого відновлення.
Як підготуватися та перевірити результат
Визначте потрібні місяці
Оберіть старі періоди, історію яких плануєте прибрати. Видалення працює із закритими місяцями, тому потрібні періоди мають бути закриті заздалегідь. Статистики видаляються послідовно, починаючи з найстарішого місяця, до вибраного закритого періоду; останній закритий місяць залишається видимим для формування початкових залишків. Період із реалізацією не видалиться, якщо пов’язане повернення проведено в пізнішому невидаленому періоді.
Запишіть підсумки
Зафіксуйте кількість товару на складах, борги постачальників і покупців, гроші в касах та на рахунках, суми покупок і поточні бонуси клієнтів. Для валютних розрахунків зручно записати показники окремо за кожною валютою.
Збережіть архів
Перед видаленням програма пропонує створити резервну копію бази. Збережіть її до початку очищення. Саме видалення потрібно виконувати на серверному комп’ютері, де розміщена база.
Звірте дані після очищення
Порівняйте ті самі показники з записами до видалення. Якщо показники відрізняються більш ніж на одну одиницю, зверніться до техпідтримки та узгодьте відновлення бази з архіву.
Плануйте очищення на зручний для магазину час. Заздалегідь домовтеся, хто збереже архів і хто перевірить залишки та взаєморозрахунки після завершення.
Уточніть підключення опції
Для консультації щодо підключення зверніться до відділу замовлень у Telegram @torgsoft_sale або за телефоном +38 (067) 558 37 84.
Повернутися до попереднього кроку