Callback
  • От места на рынке к магазину

  • -

  • От магазина к торговой сети

  • -

  • От торговли к производству

Методика поиска и предотвращения махинаций

23.08.2021
Анна Приходько
Анна Приходько

Заместитель начальника отдела программирования

К сожалению, нечестные сотрудники встречаются в любом виде бизнеса. В торговле в поисках личной выгоды сотрудники придумывают новые схемы мошенничества, которые, как правило, базируются на уязвимостях владельца бизнеса — отсутствии контроля, невнимательности, загруженности.

Виды махинаций продавцов

  • Финансовые махинации персонала, который напрямую работает с деньгами.
  • Спекуляции на дисконтных программах и системах лояльности клиентов.
  • Воровство и подмена товаров сотрудниками складов или продавцами.
  • Кража и слив информации — передача данных о клиентах, поставщиках, состоянии дел конкурентам или использование в личных целях.

10 инструментов контроля: правила и рекомендации для работы с Торгсофт

Автоматизация значительно упрощает контроль сотрудников, но самостоятельно информировать предпринимателя о неправомерных действиях персонала пока не научилась. Программа — это инструмент, который предоставит информацию для анализа и управленческих решений.

Чтобы контролировать ситуацию и вовремя заметить неправомерные действия персонала, необходимо знать основные правила работы с Торгсофт:

Ограничение ролей

Настройка ролей предназначена для контроля действий пользователей и защиты доступа информации в Торгсофт. Роль можно настроить под каждого пользователя индивидуально, дать доступ только к нужной форме, режиму, таблице, колонке или действию.

Но даже в таких условиях некоторые сотрудники ищут пути обмана, поэтому программа содержит систему ограничительных настроек и протоколирует действия пользователей.

Для каждого пользователя — своя роль

Каждому сотруднику должны быть доступны только те действия, которые он регулярно выполняет. Руководствуйтесь правилом: запретить всё, разрешить только нужные функции по должности.

Каждому сотруднику — свой пользователь в Торгсофт

Имя пользователя должно быть четко идентифицируемым, например, Mila, Novikova, но не test, test1, user2. Так будет проще анализировать действия пользователя и сопоставлять их с сотрудником.

Если несколько сотрудников работают одновременно за одним компьютером — включите обязательную регистрацию продавца: сканирование бейджа продавца при каждой реализации или запуск двух Торгсофт-ов для каждого продавца отдельно. Информация о том, кто создавал или изменял документы записывается в Торгсофт.

Точечный контроль руководителя

Владелец бизнеса должен ориентироваться в бизнес-процессах своих сотрудников. Если предприниматель знает, какие действия и зачем выполняет продавец в программе, то он сможет заметить отклонения в привычной схеме работы.

Контроль действий пользователя по протоколу

Протокол действий пользователя отображает информацию в хронологическом порядке: что пользователь делал со складскими документами, какие формы открывал, изменял или удалял документы.
Если действия сотрудника выбиваются из основного бизнес-процесса, то стоит разобраться — это преднамеренные действия или сотрудник просто не понимает, как правильно пользоваться программой учёта.

В протоколе действий пользователя обращайте внимание на предупреждения о том, что пользователь пытался открыть запрещенные для него формы. Если такие предупреждения попадаются часто, есть вероятность, что сотрудник пытается добыть закрытую для него информацию.

Движение товара

Форма содержит данные обо всех документах перемещения товара с информацией о дате и времени фактического создания документа. Если есть подозрение, что документы созданы задним числом — посмотрите Движение товара.

Журнал изменения документов

Часто заглядывать в этот журнал не надо, поскольку он регистрирует каждое изменение документа движения товара и содержит очень много совершенно обыденной информации. Но если есть складской документ с некорректной информацией или подозрения, что информацию “незаконно” редактировали, то журнал изменения документов даст полную информацию, кто, когда и что делал.

Журнал изменения настроек

Содержит информацию об изменении критических настроек программы. В спорных ситуациях позволяет точно установить, кто изменил настройку и какое было значение до изменения. Некоторые настройки кардинально меняют алгоритм расчетов и поведения программы, поэтому часть важной информации может быть утеряна с их изменением.

Финансовый документ

Все факты движения денег отображаются в финансовом документе. Каждый документ имеет порядковый номер, независимо от даты создания. Если у сотрудника есть право проводить финансовые операции задним числом, но регламент работы таких действий не предусматривает, то в финдоке можно установить сортировку по номеру документа и сразу увидеть, кто и какие документы создавал задним числом. Проводки задним числом — это повод спрятать затраты, незаметно списать деньги, если у сотрудника есть реальный доступ к финансам, например, он рассчитывается с поставщиками услуг, сервисами для обслуживания бизнеса.

Опосредованный контроль

Есть режимы, которые могут стать маяками о нелояльности сотрудников. Один из таких режимов — “Регистрация рабочего времени”. Если сотрудник часто опаздывает без причины, или так же необоснованно остается после работы — это повод обратить на него пристальное внимание. Это говорит о том, что сотрудник не лоялен к правилам компании.
Периодически проверяйте документы списания, возвраты и учёт брака: если у сотрудника есть право списывать товар, то недостача может быть скрыта списанием.

Что делать, если вы обнаружили неправомерные действия сотрудников?

Если есть подозрительные действия в программе или прямое указание на махинации?

1. Сверить настройки ролей пользователей с их должностными обязанностями. Случается так, что при первоначальной настройке ролей не всегда есть четкое понимание, что можно продавцу и какие формы должны быть открыты. Поэтому возникают ситуации, когда для сотрудников открыт доступ к “лишней” информации.

2. Проверить настройки программы. Владелец может быть уверен, что программа строго запрещает, например, продажу в минус, а на самом деле настройка установлена на предупреждение для продавца. Если есть непонятное поведение системы — первым делом надо проверить, как она настроена.

3. Уточнить у сотрудника последовательность действий. Если результаты работы искажен только у одного пользователя и возникают проблемы с обычными рутинными задачами, то скорее всего причина в неправильных действиях пользователя.
Проконтролируйте действия поэтапно. Если сотрудник все делает правильно, а “программа ведет себя некорректно” (причем выгодно для продавца), с этой ситуацией надо разобраться до конца, поскольку такое поведение может говорить о махинациях.

4. Добавить ограничений. Часто предприниматели, особенно на первых порах ведения бизнеса, избыточно доверяют сотрудникам и не ограничивают их роли. Все настройки ограничений в Торгсофт созданы на горьком опыте предпринимателей и призваны не усложнить работу системы, а уберечь бизнес от потерь. Для кассиров запрет удаления товара из реализации без ввода причины, запрет ручного ввода дисконтной карты, запрет просмотра суммы в кассе, автоматическая печать чека — это рекомендуемые ограничения по умолчанию.

5. Устранить хаос в бизнес-процессах. Если сотрудникам разрешено отклоняться от строгого алгоритма работы и, например, несвоевременно вводить данные в систему — это может привести к махинациям или потере информации. Своевременная работа с документами и их закрытие — основа безопасности учёта.

6. Автоматизировать то, что еще не автоматизировано. Некоторые сотрудники склонны работать по привычке и делать вручную то, что Торгсофт делает автоматически. Это надо пресекать.
Продавец вводит скидку вручную? Запретите ввод и создайте промо-коды или дисконтные карты на фиксированные скидки. Ввод веса в программу или суммы в банковский терминал вручную — потери от невнимательности и спешки.

7. Не спешить с выводами. Если владелец не может найти гарантированное подтверждение нарушений сотрудника, то лучше обратиться в службу технической поддержки Торгсофт — сотрудники техподдержки знают внутренние алгоритмы программы и, при содействии владельца бизнеса, помогут подробно разобраться в причинно-следственных связях.

Добавить комментарий

Добавить комментарий
Ваш отзыв отправлен. Его опубликуют после проверки администратором