Методика пошуку та запобігання махінацій

Анна Приходько

Заступник начальника відділу програмування

На жаль, нечесні співробітники зустрічаються в будь-якому виді бізнесу. У торгівлі в пошуках особистої вигоди співробітники придумують нові схеми шахрайства, які, як правило, базуються на вразливості власника бізнесу — відсутність контролю, неуважності, завантаженості.

Види махінацій продавців

• Фінансові махінації персоналу, який безпосередньо працює з грошима.
• Спекуляції на дисконтних програмах та системах лояльності клієнтів.
• Крадіжка та підміна товарів співробітниками складів або продавцями.
• Крадіжка та злив інформації — передача даних про клієнтів, постачальників, стан справ конкурентам або використання в особистих цілях.

10 інструментів контролю: правила та рекомендації для роботи з Торгсофт

Автоматизація значно спрощує контроль співробітників, але самостійно інформувати підприємця про неправомірні дії персоналу поки не навчилася. Програма — це інструмент, який надасть інформацію для аналізу та управлінських рішень.
 
Щоб контролювати ситуацію та вчасно помітити неправомірні дії персоналу, необхідно знати основні правила роботи з Торгсофт:

Обмеження ролей

Налаштування ролей призначене для контролю дій користувачів та захисту доступу інформації в Торгсофт. Роль можна налаштувати під кожного користувача індивідуально, дати доступ тільки до потрібної форми, режиму, таблиці, колонки чи дії.
 
Але навіть в таких умовах деякі співробітники шукають шляхи обману, тому програма містить систему обмежувальних налаштувань та веде протокол дії користувачів.

Для кожного користувача — своя роль

Кожному співробітнику повинні бути доступні тільки ті дії, які він регулярно виконує. Керуйтеся правилом: заборонити все, дозволити тільки потрібні функції за посадою.

Кожному співробітнику — свій користувач в Торгсофт

Ім'я користувача має бути чітко ідентифікованим, наприклад, Mila, Novikova, але не test, test1, user2. Так буде простіше аналізувати дії користувача та зіставляти їх зі співробітником.
 
Якщо кілька співробітників працюють одночасно за одним комп'ютером — увімкніть обов'язкову реєстрацію продавця: сканування бейджа продавця при кожній реалізації або запуск двох Торгсофт-ів для кожного продавця окремо. Інформація про те, хто створював або змінював документи записується в Торгсофт.

Точковий контроль керівника

Власник бізнесу повинен орієнтуватися в бізнес-процесах своїх співробітників. Якщо підприємець знає, які дії та навіщо виконує продавець в програмі, то він зможе помітити відхилення у звичній схемі роботи.

Контроль дій користувача по протоколу

Протокол дій користувача показує інформацію в хронологічному порядку: що користувач робив зі складськими документами, які форми відкривав, змінював або видаляв документи.
 
Якщо дії співробітника вибиваються з основного бізнес-процесу, то варто розібратися — це навмисні дії чи співробітник просто не розуміє, як правильно користуватися програмою обліку.
У протоколі дій користувача звертайте увагу на попередження про те, що користувач намагався відкрити заборонені для нього форми. Якщо такі попередження трапляються часто, є ймовірність, що співробітник намагається добути закриту для нього інформацію.

Рух товару

Форма містить дані про всі документи переміщення товару з інформацією про дату і час фактичного створення документа. Якщо є підозра, що документи створені заднім числом — подивіться Рух товару.

Журнал зміни документів

Часто заглядати в цей журнал не потрібно, оскільки він реєструє кожну зміну документа руху товару та містить дуже багато абсолютно буденної інформації. Але якщо є складський документ з некоректною інформацією або підозри, що інформацію "незаконно" редагували, то журнал зміни документів дасть повну інформацію, хто, коли й що робив.

Журнал зміни налаштувань

Містить інформацію про зміну критичних налаштувань програми. У спірних ситуаціях дозволяє точно встановити, хто змінив налаштування і яке було значення до зміни. Деякі настройки кардинально змінюють алгоритм розрахунків та поведінки програми, тому частина важливої ​​інформації може бути втрачена з їх зміною.

Фінансовий документ

Всі факти руху грошей зображаються у фінансовому документі. Кожен документ має порядковий номер, незалежно від дати створення. Якщо у співробітника є право проводити фінансові операції заднім числом, але регламент роботи таких дій не передбачає, то в фіндоці можна встановити сортування за номером документа та одразу побачити, хто і які документи створював заднім числом. Проведення заднім числом — це привід приховати витрати, непомітно списати гроші, якщо у співробітника є реальний доступ до фінансів, наприклад, він розраховується з постачальниками послуг, сервісами для обслуговування бізнесу.

Опосередкований контроль

Є режими, які можуть стати маяками про нелояльність співробітників. Один з таких режимів — "Реєстрація робочого часу". Якщо співробітник часто спізнюється без причини, або так само необґрунтовано залишається після роботи — це привід звернути на нього пильну увагу. Це говорить про те, що співробітник не лояльний до правил компанії.
Періодично перевіряйте документи списання, повернення та облік браку: якщо у співробітника є право списувати товар, то недостача може бути прихована списанням.

Що робити, якщо ви виявили неправомірні дії співробітників?

Якщо є підозрілі дії в програмі або пряма вказівка ​​на махінації?
 
1. Звірити налаштування ролей користувачів з їх посадовими обов'язками. Трапляється так, що під час першого налаштування ролей не завжди є чітке розуміння, що можна продавцю та які форми повинні бути відкриті. Тому виникають ситуації, коли для співробітників відкритий доступ до "зайвої" інформації.
 
2. Перевірити налаштування програми. Власник може бути впевнений, що програма суворо забороняє, наприклад, продаж в мінус, а насправді налаштування встановлено ​​на попередження для продавця. Якщо є незрозуміла поведінка системи — насамперед треба перевірити, як вона налаштована.
 
3. Уточнити у співробітника послідовність дій. Якщо результати роботи спотворені тільки в одного користувача і виникають проблеми зі звичайними рутинними завданнями, то швидше за все причина в неправильних діях користувача.
Проконтролюйте дії поетапно. Якщо співробітник все робить правильно, а "програма поводить себе некоректно" (причому вигідно для продавця), з цією ситуацією треба розібратися до кінця, оскільки така поведінка може говорити про махінації.
 
4. Додати обмежень. Часто підприємці, особливо на перших порах ведення бізнесу, надмірно довіряють співробітникам і не обмежують їх ролі. Всі налаштування обмежень в Торгсофт створені на гіркому досвіді підприємців і покликані не ускладнити роботу системи, а убезпечити бізнес від втрат. Для касирів заборона видалення товару з реалізації без введення причини, заборона ручного введення дисконтної карти, заборона перегляду суми в касі, автоматичний друк чека — це рекомендовані обмеження за замовчуванням.
 
5. Усунути хаос в бізнес-процесах. Якщо співробітникам дозволено відхилятися від суворого алгоритму роботи та, наприклад, несвоєчасно вводити дані в систему — це може привести до махінацій або втрати інформації. Своєчасна робота з документами та їх закриття — основа безпеки обліку.
 
6. Автоматизувати те, що ще не автоматизовано. Деякі співробітники схильні працювати за звичкою та робити вручну те, що Торгсофт робить автоматично. Це треба припиняти.
Продавець вводить знижку вручну? Забороніть введення та створіть промо-коди або дисконтні карти на фіксовані знижки. Вводить вагу в програму або суму в банківський термінал вручну — це може призвести до втрат від неуважності та поспіху.
 
7. Не поспішати з висновками. Якщо власник не може знайти гарантоване підтвердження порушень співробітника, то краще звернутися в службу технічної підтримки Торгсофт — співробітники техпідтримки знають внутрішні алгоритми програми та, за сприяння власника бізнесу, допоможуть детально розібратися в причинно-наслідкових зв'язках.