Щоб продавці розуміли, заради якого результату працюють, керівнику магазину потрібно визначити обов’язки, забезпечити товар і справні інструменти, пояснити оплату та регулярно обговорювати труднощі. Почніть із перевірки цих умов: працівник має знати, що саме він повинен зробити, на які рішення може впливати та як перевірити свій заробіток.
Практичний порядок такий: опишіть роботу кожної посади, виберіть кілька досяжних показників, письмово оформіть умови преміювання й перевірте їх на реальних операціях магазину. Після запуску щотижня розбирайте з продавцями результати та перешкоди. Наведені нижче способи організації роботи — рекомендації для керівника; правові вимоги до оплати й відрахувань викладено окремо.
Визначте обов’язки продавця та відповідальність керівника
Складіть для кожної посади короткий перелік щоденних завдань. Замість вимоги «добре обслуговувати покупців» опишіть дії: уточнити потребу, перевірити наявність потрібного розміру, пояснити відмінності між товарами, правильно оформити продаж. Для відкриття та закриття магазину визначте послідовність перевірок і працівника, який відповідає за кожну з них.
Окремо встановіть пріоритети на час черги. Якщо продавець одночасно консультує покупця, приймає поставку й відповідає на повідомлення, керівник має вирішити, яке завдання можна відкласти та хто підстрахує колегу. Інакше оцінка роботи залежатиме від суперечливих вимог.
| Ділянка роботи | Що визначити для працівника | Що забезпечує керівник |
|---|---|---|
| Консультація | Які потреби уточнити та які характеристики пояснити | Навчальні матеріали, актуальні ціни, доступ до залишків |
| Оформлення продажу | Хто реєструє операцію та як зазначає продавця | Справне обладнання, потрібні права доступу, порядок виправлення помилок |
| Викладка | Яку зону перевіряти та коли поповнювати товар | Товар, цінники, місце зберігання та час на виконання |
| Передавання зміни | Які незавершені справи передати колезі | Єдиний журнал або інший погоджений спосіб передавання інформації |
Для найманих працівників в Україні це також питання належного оформлення трудових відносин. За статтею 29 Кодексу законів про працю України роботодавець до початку роботи інформує працівника, зокрема, про трудову функцію, посадові обов’язки, робоче місце, необхідні засоби, режим роботи й відпочинку та умови оплати. Стаття 31 забороняє вимагати роботу, не обумовлену трудовим договором. Тому нові постійні завдання спочатку належно оформіть і поясніть працівникові.
Ставте цілі, на які продавець може впливати
Перед установленням плану перегляньте результати зіставних змін: тривалість роботи, кількість продавців, наявність товару, знижки та перебої в обслуговуванні. Не переносіть результат найуспішнішого дня на кожну зміну. Якщо магазин не має потрібного асортименту або покупці приходять переважно ввечері, однакова сума продажів для всіх працівників потребує перегляду.
Для початку виберіть один основний результат і одну вимогу до якості роботи. Наприклад, основним показником може бути особистий виторг за визначеними правилами, а вимогою до якості — правильне оформлення операцій. Коли оцінюєте консультацію, перевіряйте конкретні дії продавця. Кількість скарг або повернень сама собою не пояснює якість його роботи: потрібно встановити причину кожного випадку.
- Для особистої цілі визначте авторство продажу. Поясніть, як обліковується консультація одного працівника й оформлення покупки іншим, спільне обслуговування та продаж після зміни консультанта.
- Для командної цілі визначте склад учасників. Запишіть, хто бере участь у премії та як враховуються відпрацьований час і допомога на інших ділянках.
- Для навчальної цілі визначте спосіб перевірки. Новачок має продемонструвати потрібну дію: знайти товар, пояснити характеристики або оформити операцію під наглядом.
- Для кожного показника визначте джерело даних. Працівник і керівник повинні користуватися однаковим звітом за однаковий період.
Оформіть ціль одним зрозумілим записом: показник, період, формула, джерело даних, відповідальний за перевірку та порядок розгляду спірних операцій. Додайте перелік обставин, які керівник перевіряє при оцінюванні результату: відсутність товару, ремонт обладнання, зміна графіка або додаткові доручення. Це дасть змогу обговорювати причини відхилення від плану на конкретних даних.
Розмежуйте оплату за роботу та змінну премію
Покажіть працівникові структуру заробітку окремими складовими: оплата за погодженими умовами за виконану роботу та відпрацьований час, установлені доплати й змінна премія. Невиконання плану продажів саме собою не дає підстав довільно зменшувати належну оплату за роботу. Для премії заздалегідь визначте, за яких умов виникає право на неї та як обчислюється сума.
Підготуйте положення про преміювання або належно оформіть відповідні умови в документах, які регулюють оплату у вашому магазині. Письмові правила мають відповідати фактичному розрахунку. Якщо працівник бачить одну формулу в документі, а бухгалтер отримує інші усні вказівки, перевірити правильність нарахування буде складно.
- Визначте учасників преміювання, розрахунковий період і показники.
- Опишіть базу: які продажі враховуються, як застосовуються знижки, як обліковуються повернення та спільні консультації.
- Установіть ставку або суму премії, умови її нарахування та строк виплати.
- Визначте, хто перевіряє дані, як працівник повідомляє про помилку та як отримує пояснення розрахунку.
- Передбачте порядок зміни правил і ознайомлення працівників із ними до застосування змін.
За статтею 97 Кодексу законів про працю України форми й системи оплати, умови та розміри премій установлюються в колективному договорі з дотриманням законодавства, генеральної та галузевих або регіональних угод. Якщо колективного договору немає, ці питання роботодавець погоджує з профспілковим органом, який представляє більшість працівників, а за його відсутності — з іншим органом, уповноваженим трудовим колективом. Конкретні розміри виплат установлюються з урахуванням цих вимог. Роботодавець, зокрема роботодавець — фізична особа, не може одноосібно погіршувати умови оплати, установлені законодавством, угодами та колективними договорами.
Не вважайте будь-яке скорочення премії дозволеним лише через її змінний характер. Перед рішенням перевірте, чи працівник уже виконав установлені умови, що передбачають документи та чи змінюєте ви самі умови оплати. Загальне правило статті 103 передбачає повідомлення про погіршення умов не пізніше ніж за два місяці. Під час дії воєнного стану роботодавець повинен повідомити працівника про погіршення умов оплати не пізніше ніж до запровадження таких умов — відповідно до частини другої статті 3 Закону України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Цей спеціальний строк повідомлення не скасовує вимог до законності самої зміни оплати. Вимоги до встановлення оплати наведено в статтях 97 і 103 Кодексу законів про працю України.
Дотримуйтеся строків виплати
За статтею 115 заробітну плату за загальним правилом виплачують у робочі дні не рідше двох разів на місяць, із проміжком не більше 16 календарних днів і не пізніше семи днів після завершення періоду, за який здійснюють виплату. Якщо день виплати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, виплату проводять напередодні. Розмір оплати за першу половину місяця має бути не меншим за оплату фактично відпрацьованого часу з розрахунку тарифної ставки або посадового окладу.
Строки встановлюють колективним договором або нормативним актом роботодавця з погодженням, передбаченим статтею 115. Для спрощеного режиму регулювання трудових відносин стаття окремо передбачає визначення строків трудовим договором зі збереженням виплат щонайменше двічі на місяць і проміжку до 16 календарних днів. Не відкладайте всю оплату до завершення місячного підрахунку премій. Оплата праці за статтею 97 здійснюється першочергово. Перевірте свій календар виплат за статтями 97 і 115 Кодексу законів про працю України.
Приклад премії за особистий внесок із врахуванням повернень
Умовний приклад для перевірки формули. Магазин передбачив премію 2% від особистого виторгу після знижок і повернень за розрахунковий місяць. Це навчальна модель, а не рекомендований для всіх магазинів відсоток. Перед її застосуванням власник має перевірити витрати на оплату, прибутковість продажів і належно оформити правила.
За умовами прикладу продаж належить працівникові, який провів консультацію; касир не змінює автора лише тому, що оформив оплату. Якщо консультацію спільно провели двоє працівників, виторг для премії ділять порівну й фіксують це до завершення операції. Повернення в межах розрахункового місяця зменшує базу того самого продажу в тих самих частках.
| Складова розрахунку | Умовна сума |
|---|---|
| Особисті продажі Олени після знижок | 120 000 грн |
| Повернення за цими продажами в розрахунковому місяці | 10 000 грн |
| Частка Олени у спільних продажах: 20 000 грн ÷ 2 | 10 000 грн |
| База премії: 120 000 − 10 000 + 10 000 | 120 000 грн |
| Нарахована премія: 120 000 × 2% | 2 400 грн |
Сума 2 400 грн у прикладі — нарахована премія до передбачених законом утримань. Оплату за відпрацьований час та інші належні виплати розраховують окремо. Зменшення бази через повернення в цій моделі є частиною заздалегідь визначеної формули поточного періоду.
Для повернень після закриття місяця встановіть окремий порядок перевірки. Не перетворюйте пізніше повернення на автоматичне відрахування з уже виплаченої зарплати. Заздалегідь визначте, як розглядаються такі випадки, а перед будь-яким перерахунком перевіряйте документальні й правові підстави. Протестуйте також продаж зі знижкою, спільну консультацію, скасовану операцію та відсутність автора продажу. Така перевірка допоможе знайти неоднозначності до першого нарахування, але сама формула не гарантує зростання продажів.
Не застосовуйте зарплатні штрафи та автоматичні відрахування за нестачу
Не вводьте грошові штрафи із зарплати за запізнення, помилку в чеку чи невиконаний план як власну систему дисциплінарних покарань. Стаття 147 передбачає за порушення трудової дисципліни догану або звільнення; інші стягнення можуть установлюватися законодавством, статутами й положеннями для окремих категорій працівників. За статтею 127 відрахування із зарплати можливі лише у випадках, передбачених законодавством України. Внутрішній список штрафів такої підстави не створює.
Стаття 127 окремо регулює повернення авансів і сум, зайво виплачених через лічильні помилки. Для зазначених у пункті 1 випадків важливі відсутність спору працівника щодо підстав і розміру відрахування та місячний строк видання наказу, який відлічують від відповідної події, визначеної статтею. Відрахування за невідпрацьовані дні використаної відпустки також мають установлені законом винятки. Ці правила не дозволяють оформлювати звичайну помилку продавця як довільний борг перед магазином.
Якщо інвентаризація показала нестачу, спочатку перевірте надходження, продажі, повернення, переміщення та доступ до товару. Сам факт роботи людини в зміні не доводить її вини. За статтею 130 матеріальна відповідальність потребує прямої дійсної шкоди, порушення трудових обов’язків, винних протиправних дій або бездіяльності та дотримання законних меж і порядку. Вона не покладається за нормальний виробничо-господарський ризик або шкоду в стані крайньої необхідності. Відповідальність за неодержаний прибуток стаття допускає лише для посадових осіб, тому невиконаний продавцем план не можна автоматично оформлювати як суму до відшкодування.
Для відшкодування шкоди стаття 127 відсилає до порядку статті 136. Навіть за наявності законної підстави стаття 128 обмежує загальний розмір усіх відрахувань при кожній виплаті: за загальним правилом він не може перевищувати 20% зарплати, яка належить працівникові до виплати, а в окремо передбачених законом випадках — 50%. Для кількох виконавчих документів працівникові мають зберегти 50% заробітку; винятки щодо виправних робіт та аліментів на неповнолітніх дітей допускають відрахування до 70%. Ці межі не є дозволом утримувати відповідний відсоток за будь-яку претензію. Перед рішенням зверніться до статей 127, 128, 130 і 147 Кодексу законів про працю України.
Забезпечте навчання, товар і посильне навантаження
Перед вимогою продавати більше перевірте, чи працівник має потрібні знання та засоби. Складіть короткий план навчання: характеристики основних товарів, підбір відповідно до потреби покупця, пошук залишків, оформлення продажу й повернення. Наставник спочатку показує дію, потім спостерігає за виконанням і пояснює конкретну помилку. Заплануйте для цього час у роботі зміни.
Попросіть продавців записувати випадки втрачених продажів із причиною: немає розміру, покупцеві не підійшла ціна, затрималося отримання товару, не вдалося перевірити залишок. Раз на тиждень керівник переглядає записи й визначає дію: поповнити запас, уточнити інформацію про товар або провести навчання. Не використовуйте такий журнал для автоматичного пошуку винного, інакше працівники матимуть причину приховувати проблеми.
Перевірте графік у години найбільшого навантаження: хто консультує, хто оформлює покупки, хто приймає поставку та хто підміняє колегу на час перерви. Якщо всі ці завдання регулярно виконує одна людина, змініть розподіл роботи. Погоджуйте зміни графіка завчасно та дотримуйтеся застосовних вимог до робочого часу й відпочинку. Подарунки та спільні заходи можна додати за бажанням команди; витрати на них плануйте окремо, без прихованого зменшення обіцяних виплат.
Проводьте щотижневу розмову та перевіряйте причини невиконання плану
Виділіть на особисту розмову з продавцем 10–15 хвилин. Підготуйте дані за тиждень і кілька конкретних операцій. Обговорюйте складні випадки без покупців і колег, дайте працівникові пояснити обставини. Для визнання вдалої роботи назвіть дію та її користь: продавець перевірив залишки, знайшов потрібний товар і допоміг завершити покупку.
- Зіставте результат із погодженою ціллю. Уточніть період, відпрацьовані зміни та правильність зарахування продажів.
- Перевірте умови. З’ясуйте, чи були потрібні товари, справна техніка й достатньо часу для консультацій.
- Перевірте навичку. Розберіть конкретний випадок і попросіть показати, як працівник виконує потрібну дію.
- Погодьте одну зміну. Наприклад, керівник забезпечує поповнення товару, а продавець відпрацьовує консультацію щодо цієї групи.
- Запишіть відповідальних і дату перевірки. На наступній зустрічі перевірте виконання обох домовленостей.
Якщо причину не встановлено, проведіть коротку перевірку за зіставних умов. Наприклад, забезпечте товар, проведіть навчання та спостерігайте за роботою на кількох подібних змінах. Не змінюйте одночасно ціну, асортимент, графік і премію, якщо хочете зрозуміти вплив конкретного рішення. Коли результат поліпшився, зафіксуйте, що саме змінили. Якщо ні — перевірте наступне припущення, уникаючи висновків про ставлення людини до роботи лише за сумою виторгу.
Розрахунок зарплати та мотивації продавців у Торгсофт
Додаткова функція Торгсофт «Зарплата та мотивація» дає змогу налаштувати для посади кілька видів нарахувань, зокрема ставку, погодинну оплату, індивідуальний відсоток і бригадну премію. За офіційною довідкою з налаштування, для торгової точки визначають центр обліку, зміни та метод роботи продавців. За бригадної роботи реалізації реєструються на бригаду, а премія враховує коефіцієнт участі; за індивідуальної бригада складається з одного продавця. Бригадна робота з обліком особистих продажів потребує сканування бейджа продавця для кожної реалізації. За цього методу бригадну премію розраховують так само, як за звичайної бригадної роботи; облік особистих продажів дає змогу побудувати рейтинг продавців, але сам собою не змінює спосіб розподілу бригадної премії. Вибирайте спосіб відповідно до фактичної організації обслуговування.
Перед розрахунком перевірте базу продажів. Спосіб «По проданих товарах» враховує відвантажені товари. Для способу «За оплаченими товарами» довідка вимагає режиму часткової розшифровки за товаром у налаштуваннях роботи з VIP-клієнтами — клієнтами з окремими умовами обслуговування. Цей спосіб не слід використовувати для продажів у режимі «Торгівля з випискою рахунка»: за описаним обмеженням такі продажі не потраплять до плану й нарахувань працівникам. Перевірте налаштування на звичайному продажі, знижці, поверненні та операції з кількома учасниками; не припускайте, що програма автоматично відтворить будь-яку власну формулу премії.
Зіставте пробний розрахунок із документами про оплату праці та поясніть працівникам, звідки беруться суми. Наявність у програмі налаштувань утримань або залежності нарахування від виконання плану не створює правової підстави для їх застосування. Дані обліку допомагають перевірити операції та розрахунок, а умови оплати, преміювання, графік і зміни до них роботодавець оформлює окремо.
Повернутися до попереднього кроку