Компенсація за невикористану відпустку: особливості та приклади розрахунку

При звільненні працівника роботодавець зобов’язаний провести повний остаточний розрахунок і виплатити грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної основної та додаткових щорічних відпусток, а також за невикористані дні додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей. Якщо працівник помер, така компенсація виплачується членам його сім’ї, а за їх відсутності входить до складу спадщини. Для педагогічних, науково-педагогічних, наукових працівників і керівників закладів освіти, які перед звільненням відпрацювали не менш як 10 місяців у відповідному робочому році, компенсація виплачується з розрахунку повної тривалості щорічної відпустки. (Законодавство України)

За заявою працівника невикористану відпустку можна надати з наступним звільненням. У такому разі днем звільнення вважається останній день відпустки. Виняток — звільнення за порушення трудової дисципліни: у цьому випадку схема «відпустка з наступним звільненням» не застосовується. (Законодавство України)

Які відпустки компенсуються

Компенсації підлягають саме ті відпустки, які прямо названі в статті 24 Закону «Про відпустки» і статті 83 КЗпП: щорічні відпустки та додаткова соціальна відпустка працівникам, які мають дітей. Це важливо для кадрового й бухгалтерського обліку: при остаточному розрахунку потрібно окремо визначити залишок щорічних відпусток і окремо — невикористані дні «дитячої» соціальної відпустки, якщо працівник мав на неї право. (Законодавство України)

Під час воєнного стану роботодавець може обмежити надання щорічної основної відпустки 24 календарними днями за поточний робочий рік, а невикористані дні понад цей ліміт переносяться на період після припинення або скасування воєнного стану. Але це правило стосується саме надання відпустки, а не втрати права на неї. Якщо працівник звільняється, роботодавець має застосовувати загальні правила компенсації невикористаних днів, передбачені Законом «Про відпустки» та КЗпП. (Законодавство України)

Коли компенсацію можна виплатити без звільнення

Без звільнення грошова компенсація можлива лише частково і лише за заявою працівника. Заміна частини відпустки грошима допускається, якщо фактично надана працівникові щорічна та додаткові відпустки становлять не менше 24 календарних днів. Працівникам віком до 18 років замінювати відпустку грошовою компенсацією не можна. (Законодавство України)

Окремий спеціальний випадок — працівники, призвані на військову службу. За їхнім бажанням і на підставі заяви їм може бути виплачена компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки та додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей, без звільнення. Таку заяву потрібно подати не пізніше останнього дня місяця, в якому працівника увільнено від роботи у зв’язку з призовом. Роботодавець не може виплатити таку компенсацію за власною ініціативою без заяви працівника. (Законодавство України)

Строки виплати і документи

Усі суми, що належать працівникові при звільненні, включно з компенсацією за невикористану відпустку, виплачують у день звільнення. Якщо працівник у цей день не працював, виплата має бути проведена не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок. У день виплати роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про нараховані та виплачені суми із зазначенням кожного виду виплати. Якщо між сторонами є спір щодо частини сум, неоспорювану частину все одно треба виплатити вчасно. (Законодавство України)

Для роботодавця це означає, що до дати звільнення мають бути підготовлені щонайменше: коректний підрахунок невикористаних днів відпустки, розрахунок суми компенсації, письмове повідомлення працівнику про всі належні виплати, а в спеціальних випадках — заява працівника про відпустку з наступним звільненням, про часткову грошову компенсацію без звільнення або про виплату компенсації під час військової служби. (Законодавство України)

Як розрахувати суму компенсації

Компенсацію рахують за правилами Порядку № 100. Базова формула така: сумарний заробіток за розрахунковий період ділять на кількість календарних днів розрахункового періоду, що беруть участь у розрахунку, і отриману середньоденну зарплату множать на кількість днів невикористаної відпустки, які компенсуються. У мирний час із розрахунку виключаються святкові та неробочі дні, встановлені законодавством. Під час воєнного стану норми статей 73 і 78-1 КЗпП не застосовуються, тому правило про неврахування таких днів працює з урахуванням спеціальних воєнних норм. (Законодавство України)

Загальне правило для розрахункового періоду — останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації. Якщо працівник відпрацював менше року, середню зарплату рахують за фактичний час роботи — з першого числа місяця після прийняття на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація. Якщо працівника прийнято не з першого календарного дня місяця, але це був перший робочий день місяця, такий місяць включається до розрахункового періоду як повний. (Законодавство України)

Окреме спеціальне правило досі має значення у 2026 році: якщо працівник набув право на дні відпустки до 31 грудня 2023 року і вони не були використані або компенсовані, середню зарплату для компенсації саме цих днів обчислюють виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році. Тому при звільненні у 2026 році роботодавцю іноді доводиться розділяти залишок відпустки на «дні до 31.12.2023» і «дні після 01.01.2024», якщо у працівника накопичилися старі залишки. (Законодавство України)

Із розрахункового періоду виключається час, коли працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково. Також виключається час, за який відсутні дані про нараховану зарплату внаслідок бойових дій під час воєнного стану. Якщо розрахункового періоду немає, середню зарплату визначають із тарифної ставки або посадового окладу, а якщо оклад менший за мінімальну зарплату — з мінімальної зарплати на момент розрахунку; для неповного робочого часу — пропорційно умовам трудового договору. (Законодавство України)

До розрахунку включають усі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством і трудовим договором, а також премії та інші заохочувальні виплати за правилами їх розподілу за періодами. Для відпусток і компенсації за невикористані відпустки до фактичного заробітку додатково включаються виплати за час, коли за працівником зберігався середній заробіток, і допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. (Законодавство України)

Не включаються, зокрема, разові виплати за окремі доручення, що не входять до трудових обов’язків, одноразові виплати, матеріальна допомога, вихідна допомога, сама компенсація за невикористану відпустку, відряджувальні витрати, державна допомога, соціальні та інші компенсаційні виплати, а також низка інших виплат, прямо перелічених у пункті 4 Порядку № 100. (Законодавство України)

Податки і внески

Для цілей оподаткування компенсація за невикористану відпустку є доходом, пов’язаним із трудовими відносинами, тобто зарплатним доходом. Роботодавець утримує з неї ПДФО, а також військовий збір, і перераховує ці суми до бюджету під час виплати. Станом на дату публікації ставка ПДФО для таких доходів становить 18 %, а ставка військового збору — 5 %. (cv.tax.gov.ua)

Щодо ЄСВ важливий момент у часі нарахування. Якщо компенсацію донарахували вже після припинення трудових відносин, ДПС роз’яснює, що ЄСВ на таку суму не нараховується, оскільки після звільнення підприємство вже не є страхувальником щодо цієї особи. Якщо ж компенсація нараховується у межах звичайного остаточного розрахунку при звільненні, роботодавець застосовує загальні правила Закону № 2464. (nvp.tax.gov.ua)

Відповідальність роботодавця

Якщо роботодавець не виплатив компенсацію вчасно з власної вини, працівник має право на середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців. Якщо між сторонами є спір про розмір належних сум і спір вирішено повністю або частково на користь працівника, це відшкодування також може бути присуджене судом — у межах того самого шестимісячного обмеження. (Законодавство України)

Окрім обов’язку доплатити працівникові належні суми, роботодавець може нести фінансову відповідальність за статтею 265 КЗпП, а посадові особи — адміністративну відповідальність за статтею 41 КУпАП. Під час воєнного стану діє спеціальна норма: якщо після позапланової перевірки роботодавець повністю і в установлений строк виконає припис про усунення порушення, штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються. (Законодавство України)

Показовий офіційний приклад із практики Держпраці: під час воєнного стану працівниця поскаржилася на неповний розрахунок при звільненні, зокрема на невиплату компенсації за невикористану відпустку. Після звернення та позапланового заходу контролю роботодавцю внесли припис, і працівниці виплатили всі належні кошти, включно з компенсацією. (pd.dsp.gov.ua)

Офіційні джерела