ЄСВ під час виплати зарплати: що перевіряє банк і які документи підготувати

Перед виплатою зарплати роботодавець має підготувати платіжну інструкцію на сплату єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) або підтвердження його фактичної сплати. За загальним правилом банк перевіряє, чи становить внесок щонайменше 22% суми зарплати до виплати, зазначеної в зарплатних платіжних інструкціях або грошових чеках. Якщо внесок менший, для проведення виплати потрібна погоджена податковим органом довідка-розрахунок, якщо роботодавець не має передбаченого Порядком винятку.

Щоб підготувати виплату, спочатку окремо розрахуйте зарплату, утримання та належний ЄСВ. Потім перевірте банківський поріг, відповідність періодів у документах і наявність підтвердження виконаного платежу. Погодження довідки варто організувати завчасно, щоб необхідні документи були готові до дня виплати.

На яких роботодавців поширюється перевірка

Ці правила діють в Україні. Їх установлюють частина друга статті 24 Закону України №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та Порядок, затверджений наказом Міністерства фінансів України №291. Перевірку здійснюють банки й небанківські надавачі платіжних послуг, які обслуговують рахунок роботодавця. Далі для зручності називатимемо їх банком.

Вимога стосується роботодавців із пункту 1 частини першої статті 4 Закону №2464-VI, зокрема підприємств і фізичних осіб — підприємців (ФОП), які виплачують зарплату найманим працівникам. Отже, власник магазину — ФОП також має підготувати документи для перевірки. Його внесок за себе та ЄСВ із зарплати продавців потрібно розглядати окремо: підтвердження особистого внеску підприємця не замінює документа про внесок із зарплати працівників.

Як правильно застосувати банківський поріг 22%

За пунктом 3 Порядку №291 банк порівнює сплачений або спрямований на сплату ЄСВ із сумою коштів для виплати зарплати за відповідний період. Для звичайного переказу працівникам це сума після утримань, яку роботодавець зазначив у зарплатній платіжній інструкції. Якщо роботодавець отримує готівку для виплати зарплати, банк бере суму з грошового чека.

Для підготовки документів використовуйте формулу: сума в зарплатних платіжних інструкціях або чеках за відповідний період × 22%. Це контрольне співвідношення для банку. Фактичний внесок бухгалтер розраховує за статтями 7 і 8 Закону №2464-VI: із визначеної законом бази, з урахуванням застосовної ставки, максимальної бази та інших належних умов.

Зокрема, частина четверта статті 7 передбачає нарахування ЄСВ на виплати без зменшення їх на податки та інші утримання. Загальна ставка за частиною п’ятою статті 8 становить 22%, а для зарплати працівників з інвалідністю частина тринадцята цієї статті передбачає ставку 8,41%. ЄСВ роботодавець нараховує як власні витрати; податкові утримання із зарплати працівника та внесок роботодавця потрібно обліковувати окремо.

Умовний приклад перевірки

Припустімо, магазин зазначив у платіжних інструкціях 100 000 грн зарплати до перерахування працівникам. Банківський поріг дорівнює: 100 000 × 22% = 22 000 грн. Якщо документи за відповідний період підтверджують сплату 22 000 грн або більшої суми ЄСВ, це співвідношення виконано.

Якщо в умовному прикладі документи підтверджують 18 000 грн внеску, до контрольного порогу бракує 4 000 грн: 22 000 − 18 000 = 4 000. Ця різниця сама по собі не доводить недоплату ЄСВ. Суми наведено лише для пояснення банківської перевірки; вони не є розрахунком належного внеску з конкретної зарплати. Бухгалтер має перевірити фактичне нарахування, а якщо менша сума правильна — підготувати довідку-розрахунок для погодження.

Які документи подати разом із зарплатним платежем

Пункти 3 і 5 Порядку №291 дозволяють підтвердити сплату внеску кількома способами. Оберіть той, який відповідає фактичному руху коштів.

Для раніше сплаченого внеску підготовлена, але ще не виконана інструкція не підтверджує фактичну сплату. Практично зручно зберігати виконані документи разом із зарплатною відомістю за відповідний період, щоб бухгалтер міг одразу передати їх банку.

Що перевірити при використанні єдиного рахунку

Для банківської перевірки потрібна квитанція про позитивний результат обробки повідомлення про спрямування коштів з єдиного рахунку на небюджетний рахунок за технологічним кодом 71010000. Цей напрям охоплює ЄСВ, нарахований роботодавцями на зарплату, винагороди за цивільно-правовими договорами, допомогу з тимчасової непрацездатності та допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами. Квитанція повинна містити період нарахування зарплати.

Саме поповнення єдиного рахунку не замінює такої квитанції. Тому перед поданням зарплатних документів перевірте результат обробки повідомлення, код напряму, суму та період. Якщо квитанції з потрібними даними ще немає, пакет підтверджень для банку не готовий.

Як заповнити довідку-розрахунок, якщо внесок менший за 22%

Коли сума внеску нижча за банківський поріг, пункт 3 Порядку №291 передбачає подання погодженої довідки-розрахунку за формою додатка 1. Банк приймає її в електронній формі або як оригінал паперового документа. Електронну довідку платник отримує через електронний кабінет і передає банку з дотриманням вимог до електронних документів.

Спочатку зазначте дату, найменування юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові підприємця за наявності, ідентифікаційні дані платника, номер рахунку та найменування банку. Для юридичної особи форма передбачає код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), для фізичної особи — реєстраційний номер облікової картки платника податків або передбачені формою паспортні дані особи, яка офіційно відмовилася від такого номера через релігійні переконання.

Далі заповніть показники саме за структурою затвердженої форми:

У блоці «Інформація для надавача платіжних послуг» зазначте зарплату з чека або платіжної інструкції, а також дату, номер і суму погодженої платіжної інструкції на сплату ЄСВ. Заповніть передбачені формою реквізити підписів керівника та головного бухгалтера. Блок погодження контролюючого органу заповнює уповноважена особа цього органу.

Формули довідки призначені для оформлення документа за Порядком №291. Фактичне нарахування внеску бухгалтер має окремо перевірити за Законом №2464-VI та документами про нараховані виплати. Не визначайте законність податкових утримань або розмір зарплатного внеску лише за результатом цієї таблиці.

Куди подати довідку та коли її погоджують

Довідку подають до податкового органу за місцем взяття платника ЄСВ на облік. Паперову форму складають у трьох примірниках: після погодження один передають банку, другий залишається податковому органу, третій — роботодавцю.

За пунктом 4 Порядку №291 контролюючий орган невідкладно погоджує електронну або паперову довідку. Цей пункт передбачає три підстави для відмови:

• довідка не відповідає формі додатка 1;
• у довідці наведено недостовірну інформацію;
• документ подано до податкового органу не за місцем обліку платника ЄСВ.

Практична рекомендація: перед поданням звірте рахунок, зарплатну суму, період, дані про переплату та реквізити платіжної інструкції. Якщо отримали відмову, перевірте зазначену підставу й виправте відповідні дані або місце подання.

Хто не проходить перевірку за Порядком №291

Пункт 2 Порядку містить конкретний перелік винятків. Порядок не застосовується до:

• підприємств та організацій всеукраїнських громадських організацій осіб з інвалідністю, зокрема Українського товариства глухих (УТОГ) та Українського товариства сліпих (УТОС), де особи з інвалідністю становлять не менше 50% загальної чисельності працівників, а фонд оплати їхньої праці — не менше 25% суми витрат на оплату праці;
• підприємств та організацій громадських організацій осіб з інвалідністю з такими самими умовами: щонайменше 50% працівників — особи з інвалідністю, а фонд оплати їхньої праці становить щонайменше 25% витрат на оплату праці;
• дипломатичних представництв і консульських установ іноземних держав, філій, представництв та інших відокремлених підрозділів іноземних підприємств, установ і організацій, зокрема міжнародних, розташованих в Україні;
• бюджетних установ на казначейському обслуговуванні в Казначействі, а також Пенсійного фонду України та його територіальних органів відповідно до пункту 12 розділу XV Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування»;
• резидентів Дія Сіті у розумінні Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні».

Звичайний магазин, у якому працює людина з інвалідністю, лише через це не потрапляє до винятків. Якщо застосування ставки 8,41% зменшує внесок нижче банківського порогу, роботодавцю потрібно оформити довідку-розрахунок за загальними правилами.

Організації з наведеного переліку самостійно подають банку підтвердження статусу під час відкриття рахунку, після набуття статусу або якщо раніше його не повідомляли. Інформацію можна подати в електронній чи паперовій формі. Про зміну статусу потрібно повідомити протягом п’яти робочих днів, що настають за днем зміни.

Для резидента Дія Сіті підставою незастосування Порядку є підтверджений статус. Пункт 2 не встановлює вимоги отримувати для цього окрему спеціальну довідку податкового органу. Водночас виняток із банківської перевірки не скасовує обов’язку правильно нараховувати та сплачувати внесок.

Коли можна отримати довідку без перевірки сум ЄСВ

Довідка за додатком 2 відрізняється від довідки-розрахунку за додатком 1. За пунктом 6 Порядку №291 її можуть надати платнику, який звертається за погодженням довідки-розрахунку, якщо одночасно виконуються такі умови:

1. ЄСВ у довідці-розрахунку менший за 22% зарплатної суми саме через застосування максимальної величини бази нарахування внеску.
2. Протягом дванадцяти календарних місяців, що передують даті звернення за довідкою, платник не допускав порушень законодавства про нарахування та сплату ЄСВ.
3. Керівник контролюючого органу або уповноважена ним особа ухвалив рішення про надання довідки.

Отже, лише меншої суми внеску недостатньо. Зокрема, застосування ставки 8,41% саме по собі не є передбаченою пунктом 6 підставою для видачі цього документа.

Довідка за додатком 2 містить найменування банку, дані платника, номер рахунку, період відсутності порушень і строк дії. Її видають в електронній або паперовій формі. Строк не може перевищувати дванадцяти календарних місяців, починаючи з місяця видачі включно. Після отримання документа банк проводить зарплатні платежі без перевірки сум ЄСВ, сплачених за платіжними інструкціями.

Якщо податковий орган виявить порушення законодавства про нарахування та сплату внеску, він відкликає довідку до закінчення її строку та надсилає платнику й банку повідомлення за додатком 3. Уже наступного робочого дня після отримання повідомлення банк застосовує звичайні правила пункту 3 Порядку №291.

Як організувати виплату зарплати без помилок у документах

Для магазину або торгової мережі доцільно закріпити за бухгалтером таку послідовність підготовки:

1. Розрахувати нараховану зарплату, законні утримання, суму до виплати та фактичний ЄСВ. Зберегти розрахунки окремими показниками.
2. Звірити суму до виплати з платіжною відомістю та зарплатними інструкціями. Якщо платіжні документи змінюються, повторно перевірити контрольні 22%.
3. Підготувати одночасну сплату внеску або зібрати належні підтвердження попередньої сплати за потрібний період.
4. Якщо внесок нижчий за поріг, оформити погоджену довідку-розрахунок або перевірити наявну підставу для незастосування перевірки.
5. Передати банку повний пакет документів і після виконання зберегти банківські підтвердження разом із розрахунками відповідного періоду.

Частина восьма статті 9 Закону №2464-VI зобов’язує роботодавця сплачувати нарахований на виплату внесок під час кожної виплати зарплати. Винятки передбачені, якщо внесок уже сплачений у встановлені строки або за результатами звірення з податковим органом визнана переплата, якої достатньо для відповідного зобов’язання. Для банку при цьому потрібно підготувати документи за Порядком №291. Самостійно визначений залишок у внутрішній таблиці не замінює підтвердженої переплати.

За частиною другою статті 24 банк, який порушив вимогу щодо перевірки, сплачує за власний рахунок суму, що дорівнює несплаченому ЄСВ, і має право вимагати її відшкодування від платника. Тому виконання зарплатного платежу банком не звільняє роботодавця від обов’язку правильно нарахувати та сплатити внесок. Практично це означає, що документи для перевірки потрібно готувати в межах звичайного процесу виплати зарплати.

Платіжна відомість у Торгсофт: як звірити зарплату перед банківським платежем

Для магазину з позмінною роботою та преміями за продажі можна використовувати платну додаткову опцію «Зарплата та мотивація персоналу». Вона працює з ліцензіями Торгсофт-Ультра, Термінал і Торгсофт-Онлайн; у Торгсофт-Старт недоступна. Опцію купують на кожне робоче місце для окремих версій, одну на локальну мережу або одну на сервер термінальної ліцензії. Для початку її потрібно активувати й налаштувати потрібний центр обліку, посади та правила нарахувань. Після цього можна сформувати платіжну відомість за обраний період для торгової точки або мережі. Відомості створюють у хронологічному порядку без перетину періодів. Для коректного розрахунку потрібні заповнені дані фактичного відпрацювання, розрахована собівартість і плани продажів, які використовуються в налаштуваннях нарахувань.

Перед підготовкою банківського платежу звірте загальну суму «До виплати» з розрахунковими листами працівників, урахованими авансами та вже зареєстрованими виплатами. За офіційною інструкцією платіжної відомості, користувач може переглянути деталізацію нарахувань і утримань та надрукувати відомість. Практично її варто використовувати для внутрішньої звірки сум і періодів, а податкові утримання та належний ЄСВ перевіряти окремим бухгалтерським розрахунком. Для підтвердження перед банком зберігайте фактичні банківські документи, потрібну квитанцію єдиного рахунку та погоджену довідку, якщо вона необхідна. Запис про виплату в програмі не замінює підтвердження банку, а погодження довідки-розрахунку здійснює податковий орган.

Офіційні норми та форми для підготовки виплати

• Закон України №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»: стаття 4 — роботодавці як платники; статті 7 і 8 — база та ставки; стаття 9 — обчислення і сплата; стаття 24 — обов’язки та відповідальність банків і небанківських надавачів платіжних послуг.
• Наказ Міністерства фінансів України №291 і затверджений ним Порядок прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати: пункт 2 — винятки; пункти 3–5 — поріг, підтвердження сплати та погодження довідки-розрахунку; пункт 6 — довідка без перевірки сум внеску та її відкликання.
• Додаток 1 — довідка-розрахунок, додаток 2 — довідка про видачу коштів без перевірки сум ЄСВ, додаток 3 — повідомлення про відкликання довідки.