Електронний рахунок-фактура для Казахстану — це додаткова опція Торгсофт, яка формує електронні рахунки-фактури (ЕСФ) з продажу та обмінюється ними з Інформаційною системою електронних рахунків-фактур (ІС ЕСФ) Казахстану. Опція активується при виборі регіонального стандарту «Республіка Казахстан».
Опція потрібна підприємцям Казахстану, які за вимогами податкового законодавства зобовʼязані виставляти ЕСФ, зокрема при продажу підакцизних і продуктових товарів. Без автоматизації реквізити доводиться вносити вручну й дублювати дані для державного порталу. Опція бере на себе формування документів: до рахунка автоматично підтягуються найменування товару, кількість, ціна та ідентифікаційні номери (ІІН/БІН) відправника й одержувача.
У результаті ви створюєте основні рахунки з продажу, а додаткові — з повернень, відправляєте їх в ІС ЕСФ напряму або через XML-файл, а на вхідні рахунки від постачальників створюєте прибуткові накладні без повторного ручного введення. Ліцензія діє 1 рік.
Виписуйте ЕСФ Казахстану прямо з продажу в Торгсофт
Опція формує електронні рахунки-фактури з реалізації та обмінюється ними з ІС ЕСФ напряму чи через XML-файл.
Що таке електронний рахунок-фактура (ЕСФ)
Електронний рахунок-фактура — це податковий документ, який бізнес у Казахстані оформлює та реєструє в державній Інформаційній системі електронних рахунків-фактур (ІС ЕСФ). Держава відстежує рух товару від виробництва чи імпорту до продажу кінцевому покупцю, тому для низки сфер виписка ЕСФ обовʼязкова. Опція Торгсофт формує ці документи автоматично з даних програми та передає їх до ІС ЕСФ.
Базові поняття
Електронний рахунок-фактура
Податковий документ, який формується з продажу та реєструється в державній системі.
ІС ЕСФ
Інформаційна система електронних рахунків-фактур — державний портал для обміну документами.
Основний рахунок
Створюється з реалізації для іменованого клієнта з заповненими реквізитами.
Додатковий рахунок
Оформлюється на повернення товару й автоматично привʼязується до основного.
ІІН/БІН
Індивідуальний та бізнес-ідентифікаційні номери відправника й одержувача.
Електронний підпис
Сертифікати авторизації та підпису Національного посвідчувального центру РК.
Для кого ця опція
Продаж підакцизних товарів
Алкоголь та інші підакцизні групи, де виписка ЕСФ обовʼязкова за вимогами РК.
Продуктовий ритейл
Магазини продуктів, якщо для їхніх товарів або операцій передбачена обовʼязкова виписка ЕСФ.
Оптова торгівля та B2B
Бізнеси, які регулярно обмінюються рахунками-фактурами з контрагентами.
Магазини з поверненнями
Точки, де потрібно швидко оформляти додаткові рахунки на повернений товар.
Кому не потрібна. Опція розрахована на роботу за стандартом «Республіка Казахстан». Вона не знадобиться бізнесу поза цією юрисдикцією або тим, хто не зобовʼязаний виставляти електронні рахунки-фактури й продає виключно безіменним роздрібним покупцям без вимоги ЕСФ.
Коли підключати одразу
- якщо ви торгуєте підакцизними чи продуктовими товарами та зобовʼязані реєструвати ЕСФ;
- якщо рахунки-фактури досі заповнюються вручну й дублюються для державного порталу;
- якщо ви регулярно отримуєте вхідні рахунки від постачальників і оприбутковуєте товар;
- якщо у вас часті повернення, за якими треба оформляти додаткові рахунки.
Які задачі вирішує опція
Як це виглядає до і після
До
Бухгалтер вручну переносить дані з продажу у форму рахунка-фактури, окремо заповнює реквізити підприємства й контрагента, потім завантажує документ на портал. На прихід товару накладна вводиться повторно.
Після
Рахунок формується з реалізації однією дією, реквізити вже збережені в картках, документ відправляється в ІС ЕСФ. За вхідним ЕСФ можна створити прибуткову накладну без повторного ручного введення.
Як працює: 6 кроків
Підготовка. Встановіть CryptoSocket і локальний сервер для електронного підпису Національного посвідчувального центру РК, активуйте опцію в розділі «Додаткові функції».
Налаштування підприємства й контрагентів. У картках укажіть ІІН/БІН, код бенефіціара (КБе), статус платника ПДВ, категорію одержувача та код країни (за замовчуванням KZ).
Параметри товару. Для потрібних видів товару додайте динамічні характеристики. Ідентифікатор товару та Ознака походження товару обовʼязкові до заповнення.
Створення рахунка. Виписуйте основний рахунок із режимів «Реалізація», «Список витрат» або «Торгівля з випискою рахунка». Для рахунка потрібен іменований клієнт із заповненими реквізитами.
Відправка. Відправте рахунок напряму в ІС ЕСФ або збережіть у XML-файл для ручного завантаження на державний портал.
Вхідні та повернення. Завантажуйте вхідні рахунки з кабінету ІС ЕСФ і створюйте за ними прибуткові накладні. На повернення оформлюйте додатковий рахунок, привʼязаний до основного.
Важливо. Номер ЕСФ і Дата виписки заповнюються програмою автоматично й недоступні для ручного редагування. Безіменному (системному) покупцю рахунок не створюється — обовʼязково потрібен іменований клієнт із коректними реквізитами.
Спробуйте опцію у себе
Завантажте демоверсію на 30 днів і перевірте формування ЕСФ на власних даних. За потреби наші фахівці допоможуть з налаштуванням.
Можливості опції
Сценарії за нішами
Алкомаркет
Продаж алкоголю вимагає виписки ЕСФ. Рахунок формується з реалізації для іменованого клієнта, реквізити підтягуються з карток, документ одразу йде в ІС ЕСФ.
Гуртова база
Бізнес відвантажує товар контрагентам і отримує постачання. Вихідні рахунки створюються з продажу, на вхідні рахунки одразу формуються прибуткові накладні.
Продуктовий магазин
Часті продажі та повернення. На повернення оформлюється додатковий рахунок, привʼязаний до основного, без перерахунків у державних системах.
Приклад
Сценарій ілюстративний. Магазин у Казахстані продає підакцизні товари та зобовʼязаний реєструвати ЕСФ. Раніше бухгалтер заповнював рахунки вручну й окремо завантажував їх на портал, а прихід товару вносив накладними повторно.
Після підключення опції реквізити підприємства, контрагентів і товарів налаштували один раз. Тепер основний рахунок створюється з реалізації, відправляється в ІС ЕСФ, а за вхідними рахунками від постачальників прибуткові накладні створюються без повторного ручного введення. Час на документообіг помітно скоротився.
З якими опціями та обладнанням працює
- Повʼязані опції. Інтеграція з Satu.kz для синхронізації товарів і замовлень.
- Підпис. Опція працює з сертифікатами авторизації та електронного підпису Національного посвідчувального центру РК через CryptoSocket і локальний сервер.
Комплексна автоматизація. Разом з обліком товарних запасів і синхронізацією з Satu.kz опція закриває облік, продаж і державний документообіг бізнесу в Казахстані в одній програмі.
Ціна та умови підключення
- Ліцензування. Опція купується на кожне робоче місце для окремих версій, або одна на локальну мережу, або одна на сервер термінальної ліцензії.
- Оплата. Щорічна. Опція доступна починаючи з версії Торгсофт 2019.2.0.
- Демоверсія. Безкоштовно на 30 днів для перевірки на власних даних.
Як підключити
- Завантажте демоверсію та оберіть регіональний стандарт «Республіка Казахстан».
- Оплатіть активацію опції для потрібної кількості робочих місць або сервера.
- Налаштуйте параметри підприємства, контрагентів і товарів та почніть виписувати ЕСФ.
Часті питання
Для якого виду торгівлі потрібна ця опція
Опція потрібна бізнесу в Казахстані, який зобовʼязаний реєструвати електронні рахунки-фактури в ІС ЕСФ. Це особливо стосується продажу підакцизних товарів, наприклад алкоголю, та продуктових товарів.
З яких режимів можна виписати основний рахунок
Основний рахунок створюється з трьох режимів: «Реалізація» (через групу «Додаткові дії»), «Список витрат» і «Торгівля з випискою рахунка» на вкладці видаткової накладної.
Чи можна виписати ЕСФ безіменному покупцю
Ні. Для створення рахунка обовʼязково потрібен іменований клієнт із заповненими реквізитами: ІІН/БІН, категорією одержувача та кодом країни. Системному покупцю рахунок не створюється.
Як оформити повернення товару, проданого через ЕСФ
Для повернення створюється додатковий рахунок у режимі «Список приходів» або «Торгівля з випискою рахунка» на вкладці повернення. Повернення має містити товари, за якими вже створено основний рахунок, щоб додатковий привʼязався до нього.
Як завантажити рахунки в державну систему ІС ЕСФ
Доступні два способи: пряма відправка в ІС ЕСФ або збереження у XML-файл для подальшого ручного завантаження в особистий кабінет на державному порталі.
Як оприбуткувати товар від постачальника без ручної накладної
На вкладці вхідних рахунків оберіть отриманий документ і створіть за ним прибуткову накладну. Прихід товару сформується автоматично, без повторного введення.
Чи можна вручну змінити номер або дату рахунка
Ні. Номер ЕСФ і дата виписки заповнюються автоматично й недоступні для редагування. При цьому можна вказати номер і дату договору або довіреності.
Як підтягнути ФІО співробітника, що виписує рахунок
Поле заповнюється автоматично, якщо в реалізації вказано підприємство, а співробітнику надано право на роботу з електронними рахунками-фактурами. Без такого права програма не дозволить створити рахунок.
Як дізнатися актуальний статус рахунка
Скористайтеся дією «Оновити статус» — програма звірить стан документа з державною системою та оновить його в Торгсофт. При завантаженні вхідних рахунків можна одразу обрати потрібні статуси.
Чи формуються ЕСФ для фіскальних товарів і продажів через Торгсофт-Гібрид
Так. Опція підтримує фіскальні товари. Також підтримуються ЕСФ за реалізаціями з автономного застосунку Торгсофт-Гібрид.
Повернутися до попереднього кроку