Returnarea depozitului și plata chiriei/reparațiilor prin terminal bancar

Plata serviciilor și restituirea garanției prin terminalul bancar: cum se finalizează o reparație sau o închiriere în Torgsoft

Domeniul prestării serviciilor, în special închirierea produselor și deservirea tehnică (reparațiile), necesită din partea antreprenorilor o abordare specială a evidenței financiare. Spre deosebire de o vânzare obișnuită, aici sunt utilizate frecvent noțiuni precum plata de garanție sau plata parțială în avans pentru piese de schimb ori diagnosticare. 

Antreprenorii au de obicei următoarele întrebări: 

Toate aceste procese sunt clar reglementate și automatizate în programul Torgsoft, ceea ce permite evitarea confuziilor în evidența financiară și menținerea loialității clienților.

Încasarea plăților și a garanțiilor prin terminalul bancar 

Programul Torgsoft acceptă integrarea cu terminalele POS bancare prin protocoale populare (BPOS, JSON, PosApi etc.), ceea ce permite automatizarea nu numai a vânzării produselor, ci și a plății serviciilor.

Atunci când clientul închiriază un produs, programul poate solicita depunerea obligatorie a unei garanții, dacă această cerință este configurată în nomenclator. 

Pentru încasarea acestor fonduri fără numerar, vânzătorul selectează forma de plată fără numerar în fereastra "Încasarea garanției pentru închiriere" și indică respectivul cont de decontare. Suma este transmisă automat terminalului, iar după efectuarea cu succes a tranzacției, garanția este înregistrată în sistem. 

În mod similar este încasată și plata în avans pentru reparație: prin butonul "Plata reparației" se creează o factură pe care clientul o poate achita imediat cu cardul bancar prin terminalul conectat.

Restituirea garanției și a plății în avans pe cardul clientului 

Una dintre cele mai importante reguli ale disciplinei financiare este că fondurile trebuie restituite prin aceeași formă de plată prin care au fost încasate. Dacă clientul a depus garanția sau a efectuat plata în avans fără numerar prin terminal, restituirea trebuie efectuată tot pe cardul său bancar.

 În modul «Închiriere». Atunci când clientul returnează produsul închiriat, vânzătorul modifică starea documentului în «Închiriere finalizată». Programul deschide automat fereastra «Restituirea garanției pentru închiriere» și completează automat datele: contul de decontare în care a fost depusă garanția și suma acesteia. În setările pentru închiriere poate fi activată și funcția "Diminuează valoarea garanției cu costul închirierii". În acest caz, programul va deduce automat costul serviciilor din plata de garanție, iar pe cardul clientului va fi restituit numai soldul rămas.

 În modul «Reparație». Situațiile privind restituirea banilor pentru reparații pot fi mai complicate. În Torgsoft, plata în avans pentru reparație poate fi restituită în două cazuri:

1. Pentru factură nu a fost încă creată o factură de ieșire, adică reparația nu a fost finalizată, iar clientul, de exemplu, a renunțat la serviciu.

2. Valoarea plății în avans efectuate pentru factură depășește suma finală asociată facturii de ieșire, de exemplu, dacă în urma diagnosticării s-a constatat că reparația va costa mai puțin decât se estimase.

Finalizarea închirierii și a reparației 

Finalizarea prestării serviciilor este însoțită de închiderea documentelor corespunzătoare. Dacă valoarea plății în avans pentru reparație a depășit de la început costul acesteia, la finalizarea reparației suma plătită în plus poate fi fie atribuită facturii de ieșire, ceea ce va genera o supraplată pentru aceasta, fie păstrată ca plată în avans pentru a fi restituită clientului. Dacă reparația are deja starea de finalizată, suma plătită în plus este asociată automat facturii și nu mai poate fi restituită. Programul va afișa avertizarea corespunzătoare.

Programul permite și finalizarea unei reparații fără efectuarea plății. Acest scenariu este deosebit de relevant pentru centrele de service care lucrează cu persoane juridice (B2B) în baza unui contract și primesc o singură plată lunară pentru toate reparațiile efectuate sau atunci când produsul reparat este trimis clientului prin poștă cu plata la livrare. 

În acest caz, factura de ieșire creată pe baza facturii pentru reparație nu este închisă. Plata, precum și restituirea acesteia, rămân disponibile pentru o reparație închisă sau finalizată și nu depind de etapa acesteia. Sistemul înregistrează pur și simplu datoria clientului, care poate fi achitată ulterior, când fondurile sunt încasate în contul de decontare sau în casierie.

Posibile dificultăți la restituirea fără numerar 

Uneori, antreprenorii se confruntă cu întârzieri tehnice. De exemplu, la încercarea de restituire a banilor, terminalul poate să nu răspundă o perioadă îndelungată sau să afișeze eroarea "DeviceBusy" ori "Timpul de așteptare a fost depășit". Cel mai frecvent, aceasta înseamnă că terminalul este ocupat în acel moment cu o altă operațiune sau că pe acesta este deschis un meniu de serviciu, de exemplu raportul X, din cauza căruia nu poate primi comanda de restituire transmisă de Torgsoft. În asemenea cazuri, specialiștii recomandă verificarea ecranului terminalului, repornirea acestuia dacă este necesar și repetarea operațiunii de restituire în program. 

De asemenea, pentru efectuarea corectă a restituirilor pe anumite terminale, în special pe cele ale PrivatBank, trebuie configurat corect așa-numitul "merchant pentru restituiri". Dacă setările merchant-ului au fost modificate sau resetate, programul poate respinge restituirea fără numerar.