Escrocherii privind rambursările: cum să vă protejați procesul de finalizare a comenzii de vânzătorii fără scrupule

Scheme frecvente de fraudă cu retururi și anulări

Vânzătorii necinstiți folosesc câteva scheme tipice pentru însușirea banilor, profitând de controlul slab la punctul de vânzare:

• Anularea fictivă a produsului (banii în buzunar). Casierul scanează produsul, ia banii de la cumpărător, dar nu îi emite bon. Imediat ce clientul pleacă, vânzătorul anulează (șterge) acest produs din vânzarea deschisă. Ca rezultat, produsul revine virtual în stocul depozitului, iar numerarul este păstrat de vânzător. Lipsa unui astfel de produs se constată doar la inventariere, iar de cele mai multe ori valoarea acestuia este reținută din întreaga echipă responsabilă material.

• Retur sub ecusonul altui angajat. Vânzătorul poate efectua un retur fictiv de produs, folosind ecusonul (codul de bare) al altui angajat. Acest lucru se face pentru a scoate numerar din casierie și pentru a îndepărta suspiciunile de fraudă de la propria persoană.

• Imitarea unei "defecțiuni a terminalului". Dacă terminalul POS bancar nu este integrat cu programul de evidență, vânzătorul introduce suma manual. Acesta poate însuși numerarul clientului, spunând proprietarului că terminalul ar fi avut o defecțiune și că banii nu au ajuns în cont.

• Însușirea reducerii clientului. Vânzătorul îi spune cumpărătorului prețul integral al produsului, nu emite bon, iar în program înregistrează această achiziție cu reducere, folosind cardul de reducere al altei persoane sau propriul card. Diferența dintre prețul integral și suma cu reducere este păstrată de casier.

• Schimbarea etichetelor de preț. Vânzătorul (sau o cunoștință a acestuia în rol de cumpărător) mută codul de bare de pe un produs foarte ieftin pe unul scump. La casă, produsul este vândut la un preț mic, ceea ce provoacă pierderi directe proprietarului.

Cum ajută Torgsoft la protejarea casieriei împotriva fraudelor

Pentru protecția împotriva furturilor, programul oferă un set complex de instrumente, bazat pe limitarea strictă a drepturilor personalului și audit complet.

1. Configurarea drepturilor de acces (Roluri)

Cel mai important pas de securitate — este limitarea drepturilor pentru rolurile "Vânzător" sau "Stagiar", astfel încât aceștia să poată îndeplini doar funcțiile de bază de vânzare și să nu aibă acces la manipularea datelor.

• Interzicerea ștergerii produsului din vânzare. În setările programului, puteți interzice vânzătorului să șteargă independent un produs deja scanat din bon. Dacă produsul a fost adăugat din greșeală, pentru ștergerea acestuia va trebui chemat administratorul.

• Înregistrarea obligatorie a motivului anulării. Dacă le lăsați vânzătorilor dreptul de a șterge produse, activați obligatoriu funcția «Înregistrarea ștergerii produsului din vânzare». Atunci, la fiecare ștergere, programul va solicita alegerea unui motiv din listă, introducerea manuală a unei explicații sau scanarea ecusonului managerului responsabil. Proprietarul va putea vedea toate aceste anulări într-un raport special.

• Limitarea accesului la stocuri și casierie. Vânzătorului i se poate și este recomandat să i se închidă accesul la vizualizarea soldului de bani din casierie și a cantității de marfă din depozit. Dacă vânzătorul nu cunoaște soldul "scriptic", nu va putea ajusta disponibilul real de bani sau marfă la predarea încasărilor ori la efectuarea inventarierii.

2. Efectuarea sigură a retururilor

• Retururi exclusiv după codul de bare al bonului. Cea mai sigură metodă de efectuare a returului — este scanarea codului de bare de pe bonul fiscal sau bonul de marfă al clientului. Programul va prelua automat exact acele produse, la acele prețuri și cu acele reduceri care au fost înregistrate în momentul vânzării. Acest lucru elimină complet erorile și abuzurile din partea casierilor.

• Responsabilitate individuală. Suma returului este întotdeauna scăzută din încasările acelei echipe sau ale acelui angajat care a efectuat direct vânzarea inițială, indiferent de vânzătorul care procesează fizic returul la casă.

• Blocarea returului pentru anumite produse. Proprietarul poate stabili interdicția de retur pentru un anumit produs (de exemplu, unul redus), după care vânzătorul nu va putea tehnic să efectueze returul și să elibereze bani pentru acesta.

3. Sincronizarea cu terminalul bancar

• Transmiterea automată a sumei. Conectarea terminalului bancar la Torgsoft garantează că suma de plată sau de retur este transmisă automat către terminalul POS. Acest lucru elimină complet factorul uman, erorile de introducere manuală și schemele frauduloase în care vânzătorul imită o "defecțiune" a terminalului.

• Blocarea manipulărilor cu forma de plată. Pentru ca angajații să nu poată închide un bon fără numerar ca bon cu numerar, proprietarul poate dezactiva posibilitatea de a debifa utilizarea terminalului bancar în timpul plății. Programul va transmite întotdeauna comanda către terminal, iar altă modalitate de închidere a bonului nu va exista.

• Retururi sigure pe card. Sistemul înregistrează automat datele cardului la vânzare (RRN, cod de autorizare). Datorită acestui lucru, banii pot fi returnați exclusiv pe același card de pe care a fost efectuată plata.

4. Audit complet prin "Protocolul acțiunilor" 

Torgsoft ține permanent «Protocolul acțiunilor utilizatorilor» și jurnalul modificărilor documentelor. Orice ștergere a unui document financiar, anulare a bonului, modificare de preț sau corectare a facturilor este înregistrată strict de sistem: proprietarul poate vedea întotdeauna data, ora, suma și numele utilizatorului care a efectuat acțiunea suspectă.

5. Controlul cardurilor de reducere 

Pentru ca vânzătorul să nu poată introduce din memorie numărul cardului de reducere pentru a obține reducerea în locul cumpărătorului, merită activată setarea «Interzice vânzătorului să introducă numărul cardului de reducere de la tastatură (doar cu scanerul)». Fără prezența fizică a cardului, reducerea nu va putea fi aplicată. Pentru securitate suplimentară, puteți utiliza opțiunea «Verificarea cardului de reducere prin SMS», care va solicita clientului să comunice codul din mesaj pentru confirmarea identității sau pentru folosirea bonusurilor.