Deficit, surplus și reasortiment: cum se citesc rezultatele inventarului

În timpul inventarierii, Torgsoft compară cantitatea efectivă a mărfii cu stocurile din evidență și afișează diferențele pentru fiecare poziție. Acest regim este necesar pentru a fixa disponibilitatea reală, a verifica motivele diferențelor și, după închiderea fișei, a aduce stocul din depozit în conformitate cu rezultatele numărării. Antreprenorii îi întreabă cel mai des pe specialiști de ce suma lipsei nu coincide cu actul de casare, de ce raportul tipărit afișează o altă sumă, cum calculează Torgsoft reclasificarea, de ce lipsa este egală cu zero atunci când există marfă casată, la ce preț se înregistrează surplusul și cum influențează rezultatele inventarierii profitul.

Ce indicatori conține fișa de inventariere

În formularul de inventariere trebuie diferențiate rezultatul cantitativ, totalurile valorice și documentele pe care programul le va crea după închidere.

Diferența se calculează astfel: Diferență = Cantitate disponibilă − Cantitate în depozit. O valoare pozitivă indică un surplus, iar una negativă — o lipsă. Zero înseamnă că valorile cantității efective și ale celei din evidență coincid. Această logică este descrisă în instrucțiunea actuală privind inventarierea în Torgsoft.

Lipsa mărfii

Lipsa apare atunci când cantitatea efectivă este mai mică decât cea din evidență. De exemplu, în program sunt înregistrate cinci unități de marfă, iar la numărare au fost găsite trei: 3 − 5 = −2.

Prin urmare, lipsa cantitativă este de două unități.

Acest lucru nu demonstrează încă faptul că marfa a fost furată sau pierdută definitiv. Cauzele pot fi:

• vânzare fără înregistrarea realizării;

• scanarea eronată a altei mărfi;

• selectarea unei fișe greșite a mărfii în bon;

• un transfer neînregistrat;

• returnarea către furnizor fără document;

• o eroare la recepția mărfii;

• vânzarea înainte de înregistrarea intrării;

• ambalare sau dezmembrare incorectă;

• marfa este amplasată fizic într-o altă zonă sau într-un alt depozit;

• o eroare în procesul de numărare.

De aceea, decizia privind răspunderea materială a unui angajat nu trebuie luată doar pe baza unei valori negative în coloana «Diferență». Mai întâi trebuie numărată din nou marfa și verificată mișcarea acesteia.

Surplusul de marfă

Surplusul apare atunci când cantitatea efectivă este mai mare decât cea din evidență. De exemplu, în program sunt înregistrate cinci unități, iar la numărare au fost găsite șapte: 7 − 5 = +2.

Cauze probabile ale surplusului:

• furnizorul a livrat efectiv mai multă marfă decât a fost indicat în documentul de intrare;

• intrarea mărfii nu a fost înregistrată sau a fost înregistrată incomplet;

• returnarea de către cumpărător a avut loc fizic, dar nu a fost înregistrată în Torgsoft;

• la vânzare a fost selectată fișa unei mărfi asemănătoare;

• marfa a fost casată sau transferată din greșeală;

• aceeași poziție din nomenclator este duplicată în mai multe fișe;

• ambalajul a fost desfăcut în unități fără operațiunea corespunzătoare;

• marfa din evidență se află într-un alt centru de evidență;

• stocurile inițiale au fost introduse incorect.

Nici surplusul nu trebuie considerat automat venit. Acesta indică faptul că disponibilitatea fizică nu a fost reflectată corect în evidență. Înainte de închiderea fișei trebuie stabilit de unde a apărut marfa și dacă nu este legată de lipsa unei alte poziții.

Ce înseamnă reclasificarea în Torgsoft

Reclasificarea efectivă reprezintă lipsa simultană a unei variante de marfă și surplusul altei variante asociate. Cel mai frecvent este vorba despre mărfuri ale aceluiași model care diferă prin culoare, mărime, ambalare sau altă caracteristică.

De exemplu, în magazin s-au vândut șosete negre, dar în bon au fost adăugate șosete maro cu același preț. După inventariere, programul va afișa:

• șosete negre — lipsă;

• șosete maro — surplus.

Pentru evidență, acestea sunt mărfuri diferite, chiar dacă vânzătorul le consideră echivalente.

În același timp, indicatorul «Suma reclasificării» din Torgsoft este un calcul valoric: Suma reclasificării = valoarea mai mică dintre sumele intrărilor și casărilor.

Calculul se efectuează dacă ambele sume sunt mai mari decât zero. Formula este confirmată în descrierea algoritmului Torgsoft.

O particularitate importantă de management: o «Sumă a reclasificării» diferită de zero nu demonstrează încă faptul că între anumite mărfuri a avut loc cu adevărat o reclasificare. Indicatorul este determinat pe baza sumelor totale ale surplusurilor și casărilor din fișă. Legătura cauzală dintre poziții trebuie stabilită separat — după model, caracteristici, cantitate, preț, coduri de bare și istoricul mișcărilor.

Cum se calculează suma finală a lipsei

Torgsoft utilizează formula: Suma lipsei = Suma casărilor − Suma reclasificării.

Deoarece suma reclasificării este egală cu valoarea mai mică dintre sumele intrărilor și casărilor, formula poate fi scrisă astfel: Suma lipsei = max(Suma casărilor − Suma intrărilor, 0).

Valoarea nu poate fi negativă.

Exemplul 1. Există doar lipsă

Conform evidenței, ar trebui să existe cinci perechi de șosete negre cu un cost de 12 UAH. În realitate au fost găsite trei.

• casare: 2 × 12 = 24 UAH;

• intrare: 0 UAH;

• reclasificare: 0 UAH;

• suma lipsei: 24 UAH.

Exemplul 2. Lipsa este compensată parțial de surplus

Conform evidenței, ar trebui să existe:

• cinci perechi de șosete negre cu un cost de 12 UAH;

• cinci perechi de șosete maro cu un cost de 10 UAH.

În realitate au fost găsite:

• trei perechi negre — lipsă de două perechi;

• șapte perechi maro — surplus de două perechi.

Rezultat:

• suma casărilor: 2 × 12 = 24 UAH;

• suma intrărilor: 2 × 10 = 20 UAH;

• suma reclasificării: 20 UAH;

• suma lipsei: 24 − 20 = 4 UAH.

După închidere, Torgsoft va casa două perechi de șosete negre și va înregistra ca intrare două perechi de șosete maro. Rezultatul valoric al lipsei va fi de 4 UAH.

Exemplul 3. Suma lipsei este zero, dar există casare

Suma casărilor este de 20 UAH, iar suma surplusurilor — 30 UAH.

• suma reclasificării: 20 UAH;

• suma lipsei: 0 UAH.

Programul va crea în continuare un document de casare pentru marfa lipsă și un document de intrare pentru surplus. Valoarea zero din coloana «Suma lipsei» înseamnă doar că valoarea casărilor este compensată integral de valoarea surplusurilor. Aceasta nu înseamnă că nu a existat casare sau că motivele diferențelor nu trebuie verificate.

Exemplul 4. Diferențele simultane nu reprezintă o reclasificare efectivă

În fișă au fost constatate:

• o lipsă de cafea în valoare de 200 UAH;

• un surplus de căni în valoare de 180 UAH.

Conform formulei Torgsoft:

• suma reclasificării: 180 UAH;

• suma lipsei: 20 UAH.

Totuși, cafeaua și cănile nu reprezintă caracteristici diferite ale aceluiași model. Prin urmare, din perspectiva managementului, acestea sunt două diferențe separate, ale căror cauze trebuie investigate independent. Compensarea valorică nu confirmă reclasificarea mărfurilor.

De ce suma din actul de casare nu coincide cu suma lipsei

După închiderea fișei, actul de casare conține toate pozițiile pentru care cantitatea efectivă este mai mică decât cea din evidență. «Suma lipsei» din lista fișelor afișează rezultatul valoric final după compensarea casărilor cu surplusurile.

De exemplu:

• actul de casare — 24 UAH;

• intrarea surplusului — 20 UAH;

• suma reclasificării — 20 UAH;

• suma lipsei — 4 UAH.

Prin urmare, compararea directă a sumei actului de casare cu suma lipsei este incorectă. Actul răspunde la întrebarea ce marfă a fost casată. Coloana «Suma lipsei» arată partea din valoarea casărilor care a rămas după compensare.

De ce fișa și raportul tipărit afișează sume diferite

În formularul «Fișa de inventariere», totalurile sunt calculate la cost. Raportul tipărit standard «Rezultatele inventarierii» calculează sumele la prețurile cu amănuntul.

Prin urmare, aceeași lipsă poate avea evaluări diferite:

• la cost — valoarea stocului de marfă pierdut;

• la prețul cu amănuntul — valoarea posibilă de vânzare a acestei mărfi;

• la prețul cu ridicata — evaluarea conform listei de prețuri corespunzătoare.

Aceste valori nu trebuie să coincidă, deoarece răspund la întrebări diferite. Pentru o comparație corectă trebuie utilizat același tip de preț. Dacă este necesar, șablonul raportului poate fi configurat în FastReport pentru calcul la cost sau la prețul cu ridicata. Mai multe detalii sunt explicate în materialul despre diferențele dintre fișă, act și rapoarte.

De ce actul de casare și fișa pot diferi chiar și la cost

Fișa utilizează costul curent al mărfii din starea depozitului. Actul de casare este calculat conform metodei de determinare a costului stabilite în parametrii de evidență.

Dacă se utilizează evidența pe loturi, documentele de ieșire sunt asociate cu facturile de intrare conform principiului FIFO: primul lot intrat este primul casat. Dacă loturile au avut prețuri de achiziție diferite, costul unităților casate poate diferi de costul mediu curent al stocului rămas.

De exemplu, marfa a intrat în două loturi:

• 10 unități la 30 UAH;

• 20 de unități la 40 UAH.

Costul mediu al stocului rămas poate fi de 36,67 UAH. Însă dacă sunt casate unități din primul lot, acestea vor fi evaluate în act la 30 UAH. Prin urmare, chiar și compararea a doi indicatori «la cost» nu oferă întotdeauna aceeași sumă.

Înainte de comparație trebuie verificată metoda de calcul al costului stabilită în meniul Setări → Parametri → Evidență și efectuată recalcularea necesară.

De ce apar valori zero în totaluri

Valoarea zero poate avea mai multe cauze diferite.

 Lipsa este compensată de surplus

Dacă suma intrărilor este egală sau mai mare decât suma casărilor, «Suma lipsei» va fi zero. În același timp, poate exista un act de casare.

 Totalurile fișei nu au fost calculate

În versiunile actuale ale Torgsoft, sumele finale pot fi calculate în timpul recalculării costului. Dacă lângă fișă este afișat un indicator privind necesitatea calculului, trebuie selectat documentul și apăsat Recalculează sumele.

Această acțiune recalculează:

• suma intrărilor;

• suma casărilor;

• suma reclasificării;

• suma lipsei.

Recalcularea generală poate fi pornită în formularul Depozit → Starea depozitului → Recalculează costul.

 Închiderea sau recalcularea a fost întreruptă

Dacă în timpul închiderii fișei computerul s-a oprit, programul și-a încetat activitatea sau conexiunea cu serverul s-a întrerupt, documentele puteau fi create, iar sumele finale puteau rămâne necalculate. După repornire trebuie verificată starea fișei și efectuată recalcularea. Dacă documentul rămâne mult timp în starea «Fișa se închide», este necesar să contactați asistența tehnică.

 Facturile de intrare nu conțin prețul de achiziție

Dacă marfa a fost înregistrată ca intrare fără preț de achiziție, programul nu are o valoare pentru calcularea corectă. În totalurile casării sau inventarierii pot apărea sume zero. Mai întâi trebuie verificate documentele de intrare, restabilit prețul corect de achiziție, iar apoi recalculat costul și sumele fișei.

Ce se întâmplă după închiderea fișei

După apăsarea butonului Închide fișa, Torgsoft:

1. compară cantitatea efectivă cu cea din evidență;

2. creează o factură de intrare pentru surplusuri;

3. creează un document de casare sau un act de lichidare pentru lipsuri;

4. aduce stocurile din depozit în conformitate cu cantitatea efectivă.

Documentele create pot fi găsite aici:

• surplusuri — Depozit → Lista intrărilor;

• lipsuri — Depozit → Lista ieșirilor;

• numărul și data actului de casare — în lista fișelor de inventariere.

Pentru intrarea surplusului, prețul este stabilit ca ultimul cost de achiziție: prețul de achiziție plus costul suplimentar al mărfii. Dacă acest cost este incorect sau nu a fost calculat, eroarea va influența evaluarea stocurilor și calculul ulterior al profitului.

Închiderea fișei corectează cantitatea mărfii. Aceasta nu corectează codurile de bare greșite, fișele duplicate, intrările omise, transferurile incorecte sau încălcările procesului de vânzare.

Cum influențează rezultatele inventarierii profitul

În regimul «Analiza perioadei», Torgsoft ia în calcul valoarea finală «Lipsă conform inventarierilor», calculată după compensarea surplusurilor. Această sumă este cea care reduce profitul din marfă.

Actul de casare creat automat în urma inventarierii nu trebuie să fie luat simultan în calcul ca o casare obișnuită, deoarece aceeași pierdere ar fi scăzută de două ori. Dacă procesul de recalculare s-a încheiat incorect, documentul poate ajunge temporar în casările generale. În acest caz trebuie utilizat butonul Recalculează sumele. Procedura separată de evidență a lipsei în analiză este descrisă în materialul despre sumele casărilor din rapoartele Torgsoft.

Intrarea surplusului nu este în sine o vânzare și nu generează venituri. Aceasta mărește cantitatea din evidență și valoarea stocului. Dacă această marfă va fi vândută ulterior, profitul din vânzare va fi determinat ca diferență dintre venit și costul stabilit pentru intrarea provenită din inventariere.

Cum se determină cauza unei diferențe

Pentru fiecare poziție suspectă din fișă puteți deschide Mișcarea mărfii și verifica intrările, vânzările, returnările, casările și transferurile. Butonul Jurnal afișează cine și când a scanat marfa sau i-a modificat cantitatea efectivă.

Ce trebuie verificat înainte de închiderea fișei

1. Centrul de evidență. Asigurați-vă că numărarea a fost efectuată pentru magazinul sau depozitul corect.

2. Depozitele de nivelul al treilea. Verificați dacă trebuie luate în calcul rezervele și marfa din locurile de depozitare subordonate.

3. Completitudinea fișei. O fișă goală, completată numai prin scanare, nu va identifica lipsa unei mărfi care nu există fizic. Pentru o inventariere completă, lista inițială trebuie să conțină toate pozițiile din evidență ale grupului respectiv.

4. Stările numărării. Găsiți mărfurile cu stările «Nu a fost numărată» și «Numărarea a început». Acestea nu trebuie să rămână neverificate.

5. Numărare repetată. Numărați separat din nou mărfurile scumpe, cantitățile efective zero, diferențele mari și reclasificările repetate. Este recomandat să atribuiți această sarcină altui angajat fără acces la stocul estimat.

6. Mișcarea mărfii. Verificați documentele de la data de control anterioară până la momentul numărării.

7. Poziții asociate. Comparați lipsurile și surplusurile după model, mărime, culoare, ambalare, preț și cantitate.

8. Jurnalul acțiunilor. Verificați modificările manuale, scanările repetate și lucrul mai multor utilizatori cu aceeași fișă.

9. Tipul prețului. Nu comparați costul din fișă cu sumele la prețul cu amănuntul din raportul tipărit.

10. Calculul sumelor. Dacă fișa este deja închisă, verificați indicatorul privind necesitatea recalculării și utilizați butonul «Recalculează sumele».

Se poate efectua inventarierea în timpul vânzărilor

Interzicerea completă a vânzărilor nu este obligatorie. Torgsoft acceptă mai multe regimuri de blocare:

• Blochează marfa la adăugarea în fișă — se utilizează atunci când magazinul sau departamentul este închis pe durata inventarierii;

• Blochează marfa după prima scanare — varianta recomandată dacă magazinul continuă să funcționeze;

• Nu bloca marfa — necesită controlul exact al momentului numărării și vânzării;

• Blochează marfa pentru evidență manuală — se utilizează pentru o verificare manuală pregătită.

În timpul funcționării magazinului este recomandat ca marfa să fie numărată în grupuri mici, iar poziția să fie blocată după prima scanare. Vânzările devin o sursă de diferențe false atunci când regimul de blocare sau starea numărării sunt utilizate incorect, nu din simplul fapt că magazinul funcționează.

Cum se limitează manipularea rezultatelor

În meniul Setări → Parametri → Acces poate fi activat parametrul Restricționează fișa de inventariere pentru efectuarea inventarierii de către vânzător.

După aceasta, vânzătorul:

• nu vede cantitatea din evidență;

• nu vede prețul cu ridicata;

• nu poate tipări documente cu rezultatele inventarierii.

Pentru un anumit rol poate fi activat suplimentar parametrul Ascunde cantitatea din depozit pentru marfa aflată în inventariere. În aplicația mobilă, introducerea manuală a cantității poate fi restricționată separat. Această procedură permite separarea numărării fizice de analiza diferențelor.

Ce trebuie făcut cu stocurile negative

Stocurile negative trebuie analizate înainte de evaluarea rezultatelor, dar nu trebuie eliminate mecanic prin documente de intrare arbitrare. Mai întâi trebuie stabilită cauza:

• marfa a fost vândută înainte de înregistrarea intrării;

• o factură veche a fost ștearsă sau modificată;

• a fost utilizată fișa greșită a mărfii;

• un transfer intern nu a fost finalizat;

• cronologia documentelor a fost încălcată.

Dacă cantitatea efectivă a fost stabilită corect, un stoc negativ poate fi inclus în fișa de inventariere. După închidere, Torgsoft va crea o intrare egală cu valoarea diferenței. Totuși, aceasta va corecta cantitatea, nu va restabili istoricul corect al loturilor. Dacă marfa a intrat efectiv, dar intrarea nu a fost înregistrată, este mai corect să restabiliți factura reală de intrare și cronologia mișcării, apoi să recalculați costul.

Ce trebuie făcut dacă eroarea este găsită după închidere

Dacă după închidere nu au existat încă vânzări, returnări sau transferuri pentru mărfurile respective, puteți selecta fișa și apăsa Anulează închiderea. Torgsoft va șterge documentele de intrare și casare create automat. După aceea puteți corecta cantitatea efectivă și închide din nou fișa.

Dacă după închidere a avut deja loc o mișcare de marfă, rezultatele vechi nu trebuie anulate. Trebuie creată o fișă nouă numai pentru pozițiile eronate, introdusă cantitatea efectivă actuală și închisă. Programul va crea noi documente de corectare fără a încălca cronologia evidenței.

Reguli de interpretare a rezultatelor

• O diferență negativă confirmă o neconcordanță cantitativă, dar nu stabilește cauza acesteia.

• O diferență pozitivă nu reprezintă automat venit al întreprinderii.

• «Suma reclasificării» este un indicator calculat al compensării, nu o dovadă a reclasificării efective a unor mărfuri concrete.

• O «Sumă a lipsei» egală cu zero nu înseamnă că nu există marfă casată.

• Suma actului de casare nu trebuie să fie egală cu suma lipsei după compensare.

• Costul din fișă nu trebuie comparat direct cu sumele la prețul cu amănuntul din raportul tipărit standard.

• Închiderea fișei corectează stocurile, dar nu elimină cauza erorii.

• Deciziile privind răspunderea angajaților trebuie luate după o numărare repetată, verificarea mișcării mărfii, a jurnalului de acțiuni și a pozițiilor de marfă asociate.