Bonusové spaľovanie: ako nastaviť dátumy expirácie a hromadné upozornenia

Bonusový systém je účinný nástroj na udržanie zákazníkov. Neobmedzené hromadenie bonusov však pre predajňu vytvára odloženú finančnú záťaž, pretože zákazník môže body zbierať celé roky. 

Režim «prepadnutie bonusov» je určený práve na to, aby obmedzil finančné záväzky podnikania a zároveň dodatočne motivoval zákazníka vrátiť sa do predajne na ďalší nákup skôr, než budú jeho body zrušené. 

Pri zavádzaní tohto nástroja podnikatelia najčastejšie kladú špecialistom tieto otázky: «Ako nastaviť automatické odpísanie nepoužitých bodov po určitom období?», «Ako upozorniť zákazníka SMS správou 5 dní pred tým, ako mu bonusy prepadnú?», «Čo robiť, ak zákazník zaplatil dočasnými bonusmi a potom tovar vrátil?» a «Prečo automatické odpísanie neprebehlo načas?».

V tomto článku podrobne rozoberieme, ako správne nastaviť lehoty platnosti bonusov a automatické upozorňovacie rozosielky v programe Torgsoft.

1. Potrebné podmienky fungovania

Na plnohodnotné používanie funkcie prepadnutia bonusov a upozorňovania zákazníkov musíte mať aktivované dve doplnkové platené možnosti:

1. «Bonusy s obmedzenou dobou platnosti» (Kód 064) — umožňuje nastaviť dobu platnosti bonusov a automaticky ich odpisovať.

2. «Hromadné rozosielky zákazníkom» (Kód 085) — je potrebná na automatické odosielanie správ zákazníkom.

2. Nastavenie lehôt platnosti bonusov

Hlavné parametre prepadnutia sa nastavujú v pravidlách zľavových kariet.

1. Prejdite do položky menu Marketing — Typ zľavovej karty.

2. Otvorte potrebný typ karty (alebo vytvorte nový) a prejdite na kartu Bonusový systém.

3. V poli Prepadnutie bonusov vyberte zo zoznamu položku «Automaticky».

Potom budú dostupné na vyplnenie tieto polia:

• Doba platnosti bonusov (dni). Počíta sa od dátumu pripísania bonusov. Napríklad, ak je lehota pripísania bonusov 5 dní a doba platnosti je 100 dní, bonusy v skutočnosti prepadnú 105 dní po nákupe. Dôležité odporúčanie: nastavte dobu platnosti bonusov dlhšiu, než je maximálna lehota na vrátenie tovaru (napríklad viac ako 14 dní). Pomôže to vyhnúť sa nejasnostiam, keď zákazník zaplatí bonusmi a potom tovar vráti.

• Doba platnosti vrátených bonusov. Ide o dobu platnosti bonusov, ktoré sa vracajú na účet zákazníka, ak vráti tovar zaplatený bonusmi. Ak toto pole nevyplníte, vráteným bonusom bude pridelená rovnaká dlhá doba platnosti ako bežným bonusom. Toto pole chráni pred špekuláciami: keď zákazník použije bonusy tesne pred ich prepadnutím a nasledujúci deň tovar vráti, aby tie isté bonusy získal znova na dlhé obdobie.

3. Nastavenie automatického odpisovania bonusov 

Aby program Torgsoft samostatne kontroloval účty zákazníkov a odpisoval prepadnuté bonusy, je potrebné nastaviť systémovú úlohu.

1. Prejdite do Nastavenia — Naplánované úlohy — Automatický výpočet a rozosielka.

2. Vytvorte novú úlohu s typom «Odpis bonusov».

3. Zadajte čas spustenia. Špecialisti dôrazne odporúčajú nastaviť čas odpisovania bonusov v intervale po polnoci a pred otvorením predajne. Zaručí to, že operácia nebude počas dňa spomaľovať prácu pokladníkov a v momente otvorenia predajne budú zostatky všetkých zákazníkov aktuálne.

4. Nastavenie hromadnej upozorňovacej rozosielky

Aby sa zákazník dozvedel, že jeho body čoskoro prepadnú, program mu môže automaticky odoslať SMS alebo Viber správu.

1. V nastaveniach Typu zľavovej karty prejdite na kartu Hromadná rozosielka.

2. Aktivujte parameter «Odosielať správy o skončení doby platnosti bonusov».

3. Zadajte, koľko dní pred dátumom prepadnutia má zákazník dostať správu.

Vytvorenie šablóny správy. Pre takéto rozosielky sa používa Typ rozosielky — Zmena sumy bonusov (program ho teraz nastavuje automaticky). V šablóne budete mať dostupné špeciálne premenné:

• <suma bonusov, ktorým končí doba platnosti>

• <počet dní do prepadnutia bonusov>.

Spustenie rozosielky. Rovnako ako pri odpise prejdite do Nastavenia — Naplánované úlohy — Automatický výpočet a rozosielka. Vytvorte novú úlohu výberom typu «Rozosielka o prepadnutí bonusov». Nezabudnite uviesť svoju SMS službu (napríklad TurboSMS, BSG, AlphaSMS alebo Eskiz.uz pre Uzbekistan). 

5. Praktické nuansy a riešenie častých otázok

• Ručné pripísanie dočasných bonusov. Dočasné bonusy môžete pripísať ručne cez menu «Marketing — Zákazníci» alebo priamo v predaji. Pritom sa uvedie dátum «Platné do».

• Odpis na konci roka a «zvyšok na kartu». Ak máte nastavené prepadnutie bonusov «Na konci kalendárneho roka», Torgsoft predvolene nebude odpisovať bonusy, ktoré boli zákazníkovi pripísané ako výdavok (zvyšok) na kartu. Program vypočíta rozdiel a odpíše iba čisto marketingové bonusy, pričom osobné prostriedky zákazníka ponechá nedotknuté.

Vďaka správnemu nastaveniu bonusového systému s dobou platnosti automatizujete marketingové procesy predajne, uvoľníte čas personálu a spoľahlivo zvýšite podiel opakovaných nákupov bez rizika nekontrolovaného hromadenia dlhov voči zákazníkom.