Doklad o odpísaní tovaru: kedy ho použiť a kedy nie

Ako správne používať doklad o odpise tovaru

Ak sa v programe Torgsoft doklad o odpise používa na opravu akejkoľvek chyby v evidencii, takmer vždy to vedie k skresleniu zisku a nezrovnalostiam v skladových zásobách. Odpis je potrebný iba vtedy, keď bol tovar skutočne stratený, poškodený, vyradený alebo ho už nemožno vrátiť do predaja, nie vtedy, keď sa zamestnanec pomýlil pri príjme tovaru, vrátení dodávateľovi alebo vyrovnávaní skladových zásob. Pred vytvorením dokladu o odpise je preto dôležité určiť, či ide o skutočnú stratu tovaru, alebo o chybu, ktorú treba opraviť pomocou iného dokladu.

Na čo slúži odpis v evidencii

Odpis (Doklad - Odpis tovaru zo skladu) — je samostatný opravný doklad určený výlučne na skutočne chybný, poškodený, stratený alebo exspirovaný tovar, prípadne tovar odobratý majiteľom na osobnú spotrebu.

Každý odpis priamo ovplyvňuje finančné ukazovatele:

• Vplyv na skladové zásoby. Tovar sa zo skladu odpočíta ihneď po jeho pridaní do dokladu o odpise.

• Vplyv na obstarávaciu cenu. Odpis sa vždy vykonáva podľa nákupnej ceny na základe princípu FIFO.

• Vplyv na zisk. Toto je najdôležitejšie. Hodnota odpísaného tovaru v nákupných cenách sa odpočíta od celkového zisku z tovaru. Vzorec výpočtu zisku: 

Zisk = Suma predajov - Suma vrátení - Obstarávacia cena predaného tovaru + Obstarávacia cena vráteného tovaru - Suma odpisov.

Ako sa problém prejavuje v evidencii a reportoch

• «Mesačný report vykazuje záporný alebo výrazne znížený zisk».

• «Čiarový kód bol omylom naskenovaný do poľa množstva a teraz sa pokúšame odpísať milión kusov tovaru».

Podrobné príznaky:

• V reporte Analýza - Obdobie alebo Reporte odpisov tovaru sa zobrazujú obrovské sumy odpisov, ku ktorým v predajni fyzicky nedošlo.

• Skladové zásoby nezodpovedajú skutočnosti, pretože tovar bol «odpísaný», následne sa našiel a opäť predal.

• Dlh voči dodávateľovi sa neznížil, hoci mu bol chybný tovar odoslaný späť, pretože namiesto dokladu «Vrátenie chybného tovaru» bol vytvorený «Odpis».

V ktorých prípadoch sa odpis používa nesprávne

A. Oprava chýb pri príjme tovaru (najčastejší prípad)

Používateľ sa pomýlil pri vytváraní príjmového dokladu, napríklad namiesto 10 kusov zadal 100 alebo namiesto ceny naskenoval čiarový kód tovaru, čím vytvoril šaržu v hodnote miliónov. Namiesto otvorenia dokladu a opravy hodnoty používateľ vytvorí doklad o odpise «nadbytočného» tovaru. Tým sa okamžite vytvorí fiktívna strata.

B. Nahrádzanie dokladov o vrátení

Tovar alebo chybný tovar sa vracia dodávateľovi, ale v programe sa namiesto dokladu Vrátenie tovaru dodávateľovi alebo Vrátenie chybného tovaru vytvorí Odpis tovaru. Tovar sa tak zo skladu odstráni, ale stav vzájomného zúčtovania, teda dlh voči dodávateľovi, zostane nezmenený.

Postup: ako skontrolovať a opraviť nesprávne použitie odpisu

Krok 1. Nájdite nesprávne doklady o odpise

1. Otvorte Sklad - Zoznam výdajov.

2. Vo filtri «Druh» vyberte Odpis.

3. Skontrolujte doklady za problémové obdobie.

Krok 2. Odstráňte nesprávne odpisy

1. Označte nesprávny doklad o odpise.

2. Kliknite na tlačidlo Odstrániť. Tovar sa automaticky vráti na sklad.

Krok 3. Vyriešte problém správnym dokladom

• Ak došlo k chybe v príjmovom doklade: prejdite do Sklad - Register príjmových dokladov, otvorte doklad na úpravu a opravte množstvo tovaru.

• Ak bol tovar vrátený dodávateľovi: vytvorte Doklad - Vrátenie tovaru dodávateľovi.

• Ak je na sklade zámena tovaru alebo záporné zásoby: vytvorte Doklad - Inventarizačný súpis. Po zadaní skutočných zásob a uzavretí súpisu program automaticky vytvorí správne príjmové doklady a doklady o odpise tovaru.

Krok 4. Vytvorte správny odpis, ak bol tovar skutočne stratený

1. Prejdite do Doklad - Odpis tovaru zo skladu -> Nový odpis.

2. Vyberte obchodného partnera s názvom «odpis» v poli «Odpis».

3. Pridajte stratený tovar do dokladu o odpise.

Ako skontrolovať, či sa evidencia a zisk obnovili správne

• Prejdite do Analýza - Obdobie, vyberte aktuálny mesiac a skontrolujte ukazovateľ «Zisk z tovaru». Mal by zodpovedať skutočnej situácii a nemal by byť znížený o sumu opravených chýb.

• Skontrolujte Sklad - Stav skladu — množstvo tovaru musí zodpovedať skutočným zásobám.

• Prejdite do Platba - Saldo s partnermi a overte, že sa dlh voči dodávateľom znížil, ak ste nesprávny odpis nahradili správnym dokladom «Vrátenie dodávateľovi».

Ako v budúcnosti zabrániť nesprávnym odpisom

1. Zakážte predaj do záporného stavu. Aby ste predišli nezrovnalostiam v zásobách, prejdite do Nastavenia - Parametre - Evidencia a v poli «Čo robiť, ak na sklade nie je dostatok tovaru» nastavte možnosť Zakázať predaj do záporného stavu.

2. Obmedzte práva predajcov. Prejdite do Nastavenia - Nastavenie rolí a odoberte role predajcu prístup k vytváraniu dokladov o odpise. Tovar by mal mať právo odpisovať iba majiteľ alebo vedúci administrátor či tovarový manažér.

3. Zaškoľte personál. Vysvetlite pravidlo: "Ak ste sa pomýlili v doklade — upravte alebo odstráňte tento doklad. Odpis sa vytvára iba vtedy, keď sa tovar fyzicky vyhadzuje".

4. Vyrovnávajte sklad iba prostredníctvom inventarizácie. Pri akýchkoľvek nejasných rozdieloch použite Inventarizačný súpis — je to jediný správny spôsob, ako zosúladiť systémovú evidenciu so skutočnými zásobami.

Najčastejšie otázky o odpise tovaru

Odpis sa vytvára vtedy, keď presne poznáte príčinu straty konkrétneho tovaru: tovar sa pokazil, rozbil, uplynula jeho lehota použiteľnosti alebo ho majiteľ odobral na osobnú spotrebu. Ide teda o konkrétnu opravu vykonanú po zistení poškodenia alebo straty.

Inventarizáciu je potrebné vykonávať pravidelne, aby sa skutočné skladové zásoby porovnali s evidenčnými údajmi v programe. Ak sa počas inventarizácie zistí manko, program po uzavretí súpisu automaticky vytvorí doklad o odpise chýbajúceho tovaru.

Ak chcete takýto tovar odpísať, prejdite do ponuky Doklad - Odpis tovaru zo skladu a kliknite na tlačidlo Nový odpis. V poli «Odpis» vyberte obchodného partnera s názvom «odpis» a pridajte stratený tovar pomocou skenera čiarových kódov alebo ho vyberte manuálne zo stavu skladu.

Hneď ako sa tovar pridá do tohto dokladu, okamžite sa považuje za odpísaný z evidenčného strediska. Vo formulári "Odpis tovaru zo skladu" môžete po pridaní všetkých položiek do dokladu kliknúť na tlačidlo "Výpočet obstarávacej ceny odpísaného tovaru". Správna nákupná cena odpísaného tovaru sa tak doplní priamo do dokladu o odpise bez potreby čakať na jej doplnenie po automatickom výpočte obstarávacej ceny v programe Torgsoft.

Áno, odpis má priamy vplyv na finančné výsledky predajne. Celková hodnota odpísaného tovaru v nákupných cenách sa úplne odpočíta od celkového zisku z tovaru.

Program vypočíta zisk z tovaru podľa tohto vzorca: suma predajov mínus suma vrátení, mínus obstarávacia cena predaného tovaru, plus obstarávacia cena vráteného tovaru a mínus suma odpisov v nákupných cenách.

V programe Torgsoft sa polia dátumu, obdobia a čísla v doklade o odpise automaticky vyplnia aktuálnym dátumom a časom, ale v prípade potreby môžete hodnoty v týchto poliach pri vytváraní dokladu manuálne zmeniť. Dátum už vytvoreného odpisu možno upraviť aj tak, že ho nájdete cez Sklad - Zoznam výdajov a použijete tlačidlo Zmeniť dátum a čas.

Odpisovať tovar spätne v už uzavretých obdobiach alebo mesiacoch sa však neodporúča, pretože to môže ovplyvniť finančné reporty za predchádzajúce obdobia. Ak ste napriek tomu vytvorili odpis so spätným dátumom, nezabudnite v programe Torgsoft prepočítať obstarávaciu cenu.

Všetky vytvorené doklady o odpise nájdete v ponuke Sklad - Zoznam výdajov. Nastavte požadované obdobie a vo filtri "Druh" vyberte Odpis — program zobrazí všetky zodpovedajúce doklady a ich obsah v spodnej časti okna.

Na podrobnejšiu analýzu a tlač použite ponuku Report - Report odpisov tovaru. Odpisy tam môžete zoskupiť podľa tovaru alebo výrobného dokladu a zobraziť celkové množstvo, sumu a obstarávaciu cenu odpísaného tovaru za vybrané obdobie.

Odpis znamená, že tovar bol fyzicky stratený, poškodený alebo vyradený — jeho obstarávacia cena sa zaúčtuje ako strata a úplne sa odpočíta od zisku predajne z tovaru. Vzájomné zúčtovanie s dodávateľmi sa pritom nemení.

Vrátenie, ktoré sa vytvára prostredníctvom dokladu Vrátenie tovaru dodávateľovi, znamená, že tovar fyzicky odovzdáte späť obchodnému partnerovi. Hodnota vráteného tovaru v tomto prípade zníži váš dlh voči dodávateľovi a nepovažuje sa za stratu podnikania.

Právo na vytváranie dokladov o odpise sa riadi nastaveniami rolí v systéme. Úplný prístup k tejto funkcii má v predvolenom nastavení majiteľ alebo vedúci systémový administrátor.

Aby sa zabránilo zneužitiu a pokusom o zakrytie vlastných chýb alebo krádeží, odporúča sa obmedziť bežným predajcom a pokladníkom právo vytvárať doklady o odpise v ponuke Nastavenia - Nastavenie rolí. Na zabezpečenie spoľahlivej kontroly by mal predajca nahlásiť poškodený tovar, pričom samotný odpis tovaru zo skladu by mala vykonať hmotne zodpovedná osoba, napríklad tovarový manažér alebo majiteľ.