Bonusový podvod: Ako obmedziť práva predajcov a chrániť zisky

Manipulácie s bonusmi: ako nastaviť program na evidenciu, obmedziť práva predajcov a chrániť zisk predajne

Bonusový systém zliav je účinný nástroj na prácu so zákazníkmi. Umožňuje ponechať v obehu predajne prostriedky, ktoré by inak boli jednoducho poskytnuté zákazníkovi vo forme bežnej zľavy, a zároveň motivuje kupujúceho pravidelne sa vracať po ďalšie nákupy, aby využil nazbierané bonusy. 

Po zavedení vernostných programov sa však majitelia firiem často stretávajú s otázkami kontroly personálu. Podnikatelia sa pravidelne pýtajú odborníkov na automatizáciu: «Ako skontrolovať, či vydané karty skutočne dostanú zákazníci a nezostanú u pokladníkov?», «Čo robiť, ak predajcovia otvárajú karty na svojich príbuzných alebo známych a bonusy si berú pre seba?», «Ako znemožniť situáciu, keď pokladník ručne zadá číslo karty bez prítomnosti zákazníka?» a «Ako obmedziť práva personálu, aby nemohol svojvoľne meniť ceny, percentá zliav alebo odpisovať bonusy?». 

Odpovede na tieto otázky spočívajú v správnom nastavení prístupových práv a kontrolných nástrojov v evidenčnom systéme.

Nižšie je uvedený úplný zoznam metód a nastavení, ktoré pomôžu prirodzene odpovedať na otázky podnikateľov a chrániť zisk predajne pred nepoctivým konaním.

1. Zákaz ručného zadávania čísla zľavovej karty

Jednou z najčastejších schém je situácia, keď si predajca zapamätá číslo bonusovej karty — svojej alebo známeho — a zadá ho z klávesnice pri obsluhe zákazníkov, ktorí nemajú vlastnú kartu. Takto bonusy z cudzích nákupov končia vo vrecku nepoctivého zamestnanca.

 Riešenie: v nastaveniach prístupu programu (Nastavenia - Parametre - Prístup) je potrebné zaškrtnúť možnosť «Zakázať predajcovi zadávať číslo zľavovej karty z klávesnice (iba skenerom)». Tým sa obmedzí možnosť používania «cudzích» čísel, pretože na identifikáciu zákazníka a pripísanie bonusov bude potrebná fyzická prítomnosť karty.

2. Overenie zákazníka a potvrdenie odpisu bonusov cez SMS

Na vyriešenie problému s nesprávnymi telefónnymi číslami a znemožnenie odpisu bonusov bez vedomia skutočného vlastníka sa používa doplnková funkcia SMS overenia.

 Riešenie: vďaka možnosti «Overenie zľavovej karty cez SMS», keď chce zákazník zaplatiť za tovar bonusmi, systém odošle na jeho telefónne číslo správu s jedinečným kódom. Predajca nebude môcť vykonať odpis bonusov, kým tento kód nezadá do programu. Tento nástroj zároveň umožňuje pridať zákazníka do predaja iba podľa telefónneho čísla odoslaním SMS na potvrdenie totožnosti, čo úplne vylučuje používanie kariet tretích osôb.

3. Obmedzenie práv predajcu na zmenu cien, zliav a zobrazovanie údajov

Predajcovia by nemali mať možnosť manipulovať s cenami a zľavami v doklade, aby si nemohli ponechať rozdiel pre seba.

 Riešenie:

• Zakážte oprávnenia "Povolené meniť cenu podľa cenníka v predaji" a "Povolené meniť predajnú cenu v predaji" v karte používateľa programu.

• Zapnite nastavenie «Skryť polia Dátum narodenia a Pohlavie v karte zákazníka» vo formulári Nastavenia - Parametre - karta Rola - Zákazníci. Robí sa to preto, aby zamestnanec nemohol zistiť dátumy narodenia zákazníkov a cez kartu zákazníka použiť narodeninové zľavy zákazníka na vlastné účely cez režim Nastavenia - Nastavenia rolí.

• Obmedzte prístup k úprave zoznamu zákazníkov a povoľte iba výber už existujúcich kariet, ak sa nepoužíva SMS overenie.

4. Blokovanie odstránenia tovaru z dokladu a kontrola storien

Ďalšia schéma: predajca naskenuje tovar, oznámi zákazníkovi sumu, vezme hotovosť, ale doklad nevytlačí. Keď zákazník odíde, predajca jednoducho odstráni tovar z predaja alebo zruší celý doklad a peniaze si ponechá.

 Riešenie:

• Aktivujte nastavenie «Predajca nemôže odstrániť tovar v predaji» vo formulári Nastavenia - Parametre - karta Prístup. V takom prípade predajca vôbec nebude môcť odstrániť omylom pridaný tovar z formulára Predaj.

• Ak úplný zákaz nie je vhodný, je možné nastaviť povinné zadanie dôvodu zrušenia tovaru z rozbaľovacieho zoznamu a skenovanie odznaku zodpovednej osoby (administrátora), ktorá túto akciu potvrdzuje. Na tento účel je potrebné vo formulári Nastavenia - Parametre - karta Prístup zapnúť nastavenia "Registrovať odstránenie tovaru z predaja" a "Skenovať odznak zodpovednej osoby".

5. Ochrana pred manipuláciami s vrátením tovaru

K manipuláciám môže dochádzať pri spracovaní vrátenia tovaru pod cudzím odznakom s cieľom privlastniť si hotovosť z pokladnice.

 Riešenie: povinne používajte nastavenie «Prepojiť predaj s predajcom» a vyžadujte skenovanie odznaku alebo zadanie hesla pri každej operácii vrátane vrátenia tovaru. Zakážte ručné zadávanie čiarového kódu zamestnanca zapnutím príslušného nastavenia vo formulári Nastavenia - Parametre - karta Prístup, aby nebolo možné zadať kód kolegu z klávesnice.

6. Ekonomické obmedzenia bonusových platieb

Aby sa bonusový systém nestal pre podnikanie stratovým, majiteľ musí prísne určiť ekonomické limity platieb bodmi.

 Riešenie:

• V nastaveniach typu zľavovej karty povinne uveďte «Maximálne percento platby bonusmi» (napríklad najviac 30 % alebo 50 % zo sumy dokladu). To neumožní predajcovi, ani so súhlasom zákazníka, vydať tovar úplne zadarmo.

• V nastaveniach typu zľavovej karty zapnite parameter «V predaji je povinná prítomnosť tovaru bez platby bonusmi». To znamená, že na použitie bonusov v doklade musí byť aspoň jedna položka, ktorá sa platí reálnymi peniazmi.

7. Audit: denník činností používateľov

Ak vzniknú podozrenia týkajúce sa poctivosti personálu (napríklad zvláštne pripísanie 100 % bonusov alebo podozrivé zrušenia), majiteľ sa môže vždy obrátiť na kontrolné nástroje.

 Riešenie: v programe existujú formuláre «Súbor» - «Protokol činností používateľov», «Súbor» - «Denník zmien dokumentov», «Sklad» - «Zrušený tovar z predajov», «Analýza» - «Analýza pohybu bonusov». Vďaka informáciám v týchto formulároch je možné sledovať činnosti používateľa, zistiť, pod kým bolo nastavené percento zľavy na tovar, určiť, kto ručne pripísal bonusy, kto a kedy zrušil tovar atď.

Zhrnutie:

Automatizácia obchodu a bonusový systém pracujú v prospech podnikania iba vtedy, keď majiteľ jasne oddelí prístupové práva. Nastavením rolí, zákazom ručného zadávania kariet, pripojením SMS overenia a kontrolou rušenia dokladov môžete znížiť počet manipulácií zo strany predajcov, ktoré môžu negatívne ovplyvniť zisk vašej predajne.