Nedostatok, prebytok a opätovné zoradenie: ako čítať výsledky inventúry

Počas inventúry Torgsoft porovnáva skutočné množstvo tovaru s evidovanými skladovými zásobami a zobrazuje rozdiely pri každej položke. Tento režim slúži na zaznamenanie skutočného stavu zásob, kontrolu príčin rozdielov a po uzavretí súpisu na zosúladenie skladu s výsledkami počítania. Podnikatelia sa odborníkov najčastejšie pýtajú, prečo suma manka nezodpovedá dokladu o odpise, prečo tlačená zostava zobrazuje inú sumu, ako Torgsoft počíta zámenu tovaru, prečo je suma manka nulová napriek existujúcemu odpísanému tovaru, za akú cenu sa zaeviduje prebytok a ako výsledky inventúry ovplyvňujú zisk.

Aké ukazovatele obsahuje inventúrny súpis

Vo formulári inventúry je potrebné rozlišovať výsledok podľa množstva, hodnotové súčty a doklady, ktoré program vytvorí po uzavretí.

Rozdiel sa vypočíta takto: Rozdiel = Množstvo k dispozícii − Množstvo na sklade. Kladná hodnota znamená prebytok, záporná — manko. Nula znamená, že skutočné a evidované množstvo sa zhodujú. Táto logika je opísaná v aktuálnom návode na inventúru v Torgsoft.

Manko tovaru

Manko vzniká, keď je skutočné množstvo menšie ako evidované. Napríklad v programe je evidovaných päť kusov tovaru, ale pri počítaní sa nájdu tri: 3 − 5 = −2.

Manko podľa množstva teda predstavuje dve jednotky.

To ešte nedokazuje, že bol tovar odcudzený alebo nenávratne stratený. Príčinou môže byť:

• predaj bez zaevidovania realizácie;

• chybné naskenovanie iného tovaru;

• nesprávna karta tovaru v doklade o predaji;

• nezaevidovaný presun;

• vrátenie dodávateľovi bez dokladu;

• chyba pri príjme tovaru;

• predaj pred zaevidovaním príjmu;

• nesprávne balenie alebo rozkompletovanie;

• tovar sa fyzicky nachádza v inej zóne alebo na inom sklade;

• chyba samotného počítania.

Preto nemožno rozhodnutie o hmotnej zodpovednosti pracovníka prijať iba na základe zápornej hodnoty v stĺpci «Rozdiel». Najskôr je potrebné tovar znovu prepočítať a skontrolovať jeho pohyb.

Prebytok tovaru

Prebytok vzniká, keď je skutočné množstvo väčšie ako evidované. Napríklad v programe je evidovaných päť kusov, ale nájde sa sedem: 7 − 5 = +2.

Možné príčiny prebytku:

• dodávateľ skutočne odovzdal viac tovaru, než je uvedené v príjme;

• príjem tovaru nebol zaevidovaný alebo bol zaevidovaný iba čiastočne;

• vrátenie od zákazníka prebehlo fyzicky, ale nebolo zaevidované v Torgsoft;

• pri predaji bola vybraná karta podobného tovaru;

• tovar bol omylom odpísaný alebo presunutý;

• jedna položka sortimentu je duplicitne vytvorená vo viacerých kartách;

• balenie bolo rozdelené na jednotlivé kusy bez príslušnej operácie;

• evidovaný tovar sa nachádza v inom evidenčnom centre;

• počiatočné zásoby boli zadané nesprávne.

Ani prebytok by sa nemal automaticky považovať za príjem. Znamená, že fyzický stav nebol správne zaznamenaný v evidencii. Pred uzavretím súpisu je potrebné zistiť, odkiaľ sa tovar vzal a či nesúvisí s mankom inej položky.

Čo sa v Torgsoft označuje ako zámena tovaru

Skutočná zámena tovaru je súčasné manko jedného variantu tovaru a prebytok iného súvisiaceho variantu. Najčastejšie ide o tovar rovnakého modelu, ktorý sa líši farbou, veľkosťou, balením alebo inou vlastnosťou.

Napríklad v predajni sa predali čierne ponožky, ale do dokladu o predaji sa pridali hnedé ponožky s rovnakou cenou. Po inventúre program zobrazí:

• čierne ponožky — manko;

• hnedé ponožky — prebytok.

Z hľadiska evidencie ide o rozdielny tovar, aj keď ho predajca vníma ako rovnocenný.

Ukazovateľ «Suma zámeny tovaru» v Torgsoft je zároveň hodnotovým výpočtom: Suma zámeny tovaru = nižšia zo súm príjmov a odpisov.

Výpočet sa vykonáva, ak sú obe sumy väčšie ako nula. Vzorec je potvrdený v popise algoritmu Torgsoft.

Dôležitá manažérska osobitosť: nenulová «Suma zámeny tovaru» ešte nedokazuje, že medzi konkrétnymi položkami skutočne došlo k zámene. Ukazovateľ sa určuje podľa celkových súm prebytkov a odpisov v súpise. Príčinnú súvislosť medzi položkami je potrebné určiť samostatne — podľa modelu, vlastností, množstva, ceny, čiarových kódov a histórie pohybu.

Ako sa vypočítava konečná suma manka

Torgsoft používa vzorec: Suma manka = Suma odpisov − Suma zámeny tovaru.

Keďže suma zámeny tovaru sa rovná nižšej zo súm príjmov a odpisov, vzorec možno zapísať aj takto: Suma manka = max(Suma odpisov − Suma príjmov, 0).

Hodnota nemôže byť záporná.

Príklad 1. Existuje iba manko

Podľa evidencie má byť päť párov čiernych ponožiek s obstarávacou cenou 12 UAH. V skutočnosti sa našli tri.

• odpis: 2 × 12 = 24 UAH;

• príjem: 0 UAH;

• zámena tovaru: 0 UAH;

• suma manka: 24 UAH.

Príklad 2. Manko je čiastočne kompenzované prebytkom

Podľa evidencie má byť:

• päť párov čiernych ponožiek s obstarávacou cenou 12 UAH;

• päť párov hnedých ponožiek s obstarávacou cenou 10 UAH.

V skutočnosti sa našli:

• tri páry čiernych — manko dvoch párov;

• sedem párov hnedých — prebytok dvoch párov.

Výsledok:

• suma odpisov: 2 × 12 = 24 UAH;

• suma príjmov: 2 × 10 = 20 UAH;

• suma zámeny tovaru: 20 UAH;

• suma manka: 24 − 20 = 4 UAH.

Po uzavretí Torgsoft odpíše dva páry čiernych ponožiek a zaeviduje príjem dvoch párov hnedých. Hodnotový výsledok manka bude 4 UAH.

Príklad 3. Suma manka je nulová, ale odpis existuje

Suma odpisov je 20 UAH a suma prebytkov — 30 UAH.

• suma zámeny tovaru: 20 UAH;

• suma manka: 0 UAH.

Program napriek tomu vytvorí doklad o odpise chýbajúceho tovaru a príjmový doklad na prebytok. Nula v stĺpci «Suma manka» znamená iba to, že hodnota odpisov je úplne vykompenzovaná hodnotou prebytkov. Neznamená to, že k odpisu nedošlo alebo že nie je potrebné kontrolovať príčiny rozdielov.

Príklad 4. Súčasné rozdiely nie sú skutočnou zámenou tovaru

V súpise sa zistilo:

• manko kávy v hodnote 200 UAH;

• prebytok šálok v hodnote 180 UAH.

Podľa vzorca Torgsoft:

• suma zámeny tovaru: 180 UAH;

• suma manka: 20 UAH.

Káva a šálky však nie sú rozdielnymi vlastnosťami jedného modelu. Z manažérskeho hľadiska teda ide o dva samostatné rozdiely, ktorých príčiny je potrebné skúmať nezávisle. Hodnotové vzájomné započítanie nepotvrdzuje zámenu tovaru.

Prečo suma v doklade o odpise nezodpovedá sume manka

Po uzavretí súpisu obsahuje doklad o odpise všetky položky, pri ktorých je skutočné množstvo nižšie než evidované. «Suma manka» v zozname súpisov zobrazuje konečný hodnotový výsledok po kompenzovaní odpisov prebytkami.

Napríklad:

• doklad o odpise — 24 UAH;

• príjem prebytku — 20 UAH;

• suma zámeny tovaru — 20 UAH;

• suma manka — 4 UAH.

Preto nie je správne priamo porovnávať sumu dokladu o odpise so sumou manka. Doklad odpovedá na otázku, ktorý tovar bol odpísaný. Stĺpec «Suma manka» zobrazuje časť hodnoty odpisov, ktorá zostala po vzájomnom započítaní.

Prečo súpis a tlačená zostava zobrazujú rozdielne sumy

Vo formulári «Inventúrny súpis» sa súčty počítajú podľa obstarávacej ceny. Štandardná tlačená zostava «Výsledky inventúry» vytvára sumy v maloobchodných cenách.

Rovnaké manko preto môže mať rozdielne ocenenie:

• podľa obstarávacej ceny — hodnota stratených zásob;

• podľa maloobchodnej ceny — možná predajná hodnota tohto tovaru;

• podľa veľkoobchodnej ceny — ocenenie podľa príslušného cenníka.

Tieto hodnoty sa nemusia zhodovať, pretože odpovedajú na rozdielne otázky. Na správne porovnanie je potrebné použiť rovnaký typ ceny. V prípade potreby možno šablónu zostavy nastaviť v FastReport na výpočet podľa obstarávacej alebo veľkoobchodnej ceny. Podrobnejšie je to vysvetlené v materiáli o rozdieloch medzi súpisom, dokladom a zostavami.

Prečo sa doklad o odpise a súpis môžu líšiť aj pri obstarávacej cene

Súpis používa aktuálnu obstarávaciu cenu tovaru zo stavu skladu. Doklad o odpise sa vypočítava podľa metódy určovania obstarávacej ceny nastavenej v parametroch evidencie.

Ak sa používa evidencia podľa šarží, výdajové doklady sa prepájajú s príjmovými faktúrami podľa princípu FIFO: ako prvá sa odpíše šarža, ktorá prišla ako prvá. Ak mali šarže rozdielne nákupné ceny, obstarávacia cena odpísaných jednotiek sa môže líšiť od aktuálnej priemernej obstarávacej ceny zostávajúcej zásoby.

Napríklad tovar prišiel v dvoch šaržiach:

• 10 jednotiek po 30 UAH;

• 20 jednotiek po 40 UAH.

Priemerná obstarávacia cena zostávajúcej zásoby môže byť 36,67 UAH. Ak sa však odpisujú jednotky z prvej šarže, v doklade budú ocenené po 30 UAH. Preto ani porovnanie dvoch ukazovateľov «podľa obstarávacej ceny» nemusí vždy viesť k rovnakej sume.

Pred porovnaním je potrebné skontrolovať, aká metóda výpočtu obstarávacej ceny je nastavená v ponuke Nastavenia → Parametre → Evidencia, a vykonať potrebný prepočet.

Prečo sa v súčtoch zobrazujú nuly

Nulová hodnota môže mať niekoľko rôznych príčin.

 Manko je kompenzované prebytkom

Ak je suma príjmov rovnaká alebo vyššia než suma odpisov, «Suma manka» bude nulová. Doklad o odpise pritom môže existovať.

 Súčty súpisu neboli vypočítané

V aktuálnych verziách Torgsoft sa konečné sumy môžu vypočítavať počas prepočtu obstarávacej ceny. Ak sa pri súpise zobrazuje označenie potreby výpočtu, je potrebné označiť doklad a kliknúť na Prepočítať sumy.

Táto akcia prepočíta:

• sumu príjmov;

• sumu odpisov;

• sumu zámeny tovaru;

• sumu manka.

Celkový prepočet možno spustiť vo formulári Sklad → Stav skladu → Prepočítať obstarávaciu cenu.

 Uzavretie alebo prepočet bol prerušený

Ak sa počas uzatvárania súpisu vypol počítač, program prestal pracovať alebo sa prerušilo spojenie so serverom, doklady sa mohli vytvoriť, ale konečné sumy mohli zostať nevypočítané. Po opätovnom spustení je potrebné skontrolovať stav súpisu a vykonať prepočet. Ak doklad dlhší čas zostáva v stave «Súpis sa uzatvára», je potrebné kontaktovať technickú podporu.

 V príjmových faktúrach nie je nákupná cena

Ak bol tovar prijatý bez nákupnej ceny, program nemá hodnotu potrebnú na správny výpočet. V súčtoch odpisov alebo inventúry sa môžu zobraziť nulové sumy. Najskôr je potrebné skontrolovať príjmové doklady, obnoviť správnu nákupnú cenu a potom prepočítať obstarávaciu cenu a sumy súpisu.

Čo sa stane po uzavretí súpisu

Po stlačení tlačidla Uzavrieť súpis Torgsoft:

1. porovná skutočné a evidované množstvo;

2. vytvorí príjmovú faktúru na prebytky;

3. vytvorí doklad o odpise alebo likvidačný protokol na manká;

4. upraví skladové zásoby podľa skutočného množstva.

Vytvorené doklady možno nájsť:

• prebytky — Sklad → Zoznam príjmov;

• manká — Sklad → Zoznam výdajov;

• číslo a dátum dokladu o odpise — v zozname inventúrnych súpisov.

Pri príjme prebytku sa cena určuje ako posledná obstarávacia cena: nákupná cena plus dodatočná hodnota tovaru. Ak je táto obstarávacia cena nesprávna alebo nevypočítaná, chyba ovplyvní ocenenie zásob a budúci výpočet zisku.

Uzavretie súpisu upraví množstvo tovaru. Neopraví nesprávne čiarové kódy, duplicitné karty, chýbajúce príjmy, nesprávne presuny ani porušenia procesu predaja.

Ako výsledky inventúry ovplyvňujú zisk

V režime «Analýza obdobia» Torgsoft zohľadňuje konečnú hodnotu «Manko podľa inventúr», vypočítanú po vzájomnom započítaní prebytkov. Práve táto suma znižuje zisk z tovaru.

Automaticky vytvorený doklad o odpise z inventúry sa nemá súčasne započítať ako bežný odpis, pretože rovnaká strata by sa odpočítala dvakrát. Ak sa proces prepočtu ukončil nesprávne, doklad sa môže dočasne dostať medzi všeobecné odpisy. V takom prípade je potrebné použiť tlačidlo Prepočítať sumy. Samostatný postup evidencie manka v analýze je opísaný v materiáli o sumách odpisov v zostavách Torgsoft.

Príjem prebytku sám osebe nie je predajom a nevytvára tržbu. Zvyšuje evidované množstvo a hodnotu zásob. Ak sa tento tovar neskôr predá, zisk z predaja sa určí ako rozdiel medzi tržbou a obstarávacou cenou stanovenou pre príjem z inventúry.

Ako určiť príčinu rozdielu

Pri každej podozrivej položke v súpise možno otvoriť Pohyb tovaru a skontrolovať príjmy, predaje, vrátenia, odpisy a presuny. Tlačidlo Denník zobrazuje, kto a kedy tovar skenoval alebo menil jeho skutočné množstvo.

Čo skontrolovať pred uzavretím súpisu

1. Evidenčné centrum. Uistite sa, že sa počítanie vykonalo pre správnu predajňu alebo sklad.

2. Sklady tretej úrovne. Skontrolujte, či je potrebné zohľadniť rezervy a tovar v podriadených skladovacích miestach.

3. Úplnosť súpisu. Prázdny súpis, ktorý sa vypĺňa iba skenovaním, nezistí manko tovaru, ktorý fyzicky chýba. Pri úplnej inventúre musí počiatočný zoznam obsahovať všetky evidované položky príslušnej skupiny.

4. Stavy počítania. Nájdite tovar so stavmi «Nebolo počítané» a «Počítanie začaté». Nemal by zostať neskontrolovaný.

5. Opakované počítanie. Samostatne znovu prepočítajte drahý tovar, nulové skutočné množstvo, veľké rozdiely a opakujúce sa zámeny tovaru. Je vhodné zveriť túto úlohu inému pracovníkovi bez prístupu k očakávanému stavu zásob.

6. Pohyb tovaru. Skontrolujte doklady od predchádzajúceho kontrolného dátumu až do okamihu počítania.

7. Súvisiace položky. Porovnajte manká a prebytky podľa modelu, veľkosti, farby, balenia, ceny a množstva.

8. Denník činností. Skontrolujte manuálne zmeny, opakované skenovanie a prácu viacerých používateľov s jedným súpisom.

9. Typ ceny. Neporovnávajte obstarávaciu cenu v súpise s maloobchodnými sumami tlačenej zostavy.

10. Výpočet súm. Ak je súpis už uzavretý, skontrolujte označenie potreby prepočtu a použite tlačidlo «Prepočítať sumy».

Je možné vykonávať inventúru počas predaja

Úplný zákaz predaja nie je povinný. Torgsoft podporuje niekoľko režimov blokovania:

• Blokovať tovar pri pridaní do súpisu — používa sa, keď je predajňa alebo oddelenie počas inventúry zatvorené;

• Blokovať tovar po prvom naskenovaní — odporúčaná možnosť, ak predajňa pokračuje v prevádzke;

• Neblokovať tovar — vyžaduje presnú kontrolu okamihu počítania a predaja;

• Blokovať tovar pre manuálnu evidenciu — používa sa pri pripravenej manuálnej kontrole.

Počas prevádzky predajne je vhodné počítať tovar v menších skupinách a položku po prvom naskenovaní zablokovať. Predaj sa stáva zdrojom chybných rozdielov vtedy, keď sa nesprávne používa režim blokovania alebo stav počítania, nie iba preto, že predajňa pokračuje v prevádzke.

Ako obmedziť manipuláciu s výsledkami

V ponuke Nastavenia → Parametre → Prístup možno zapnúť parameter Obmedziť inventúrny súpis na vykonávanie inventúry predajcom.

Potom predajca:

• nevidí evidované množstvo;

• nevidí veľkoobchodnú cenu;

• nemôže tlačiť dokumenty s výsledkami inventúry.

Pre konkrétnu rolu možno navyše aktivovať parameter Skryť množstvo na sklade pre tovar v inventúre. V mobilnej aplikácii možno samostatne obmedziť manuálne zadávanie množstva. Takýto postup umožňuje oddeliť fyzické počítanie od analýzy rozdielov.

Čo robiť so zápornými skladovými stavmi

Záporné skladové stavy je potrebné analyzovať pred vyhodnotením výsledkov, ale nemali by sa mechanicky odstraňovať ľubovoľnými príjmovými dokladmi. Najskôr je potrebné určiť príčinu:

• tovar bol predaný pred zaevidovaním príjmu;

• stará faktúra bola odstránená alebo zmenená;

• bola použitá nesprávna karta tovaru;

• interný presun nebol dokončený;

• bola narušená chronológia dokladov.

Ak bolo skutočné množstvo určené správne, záporný skladový stav možno zahrnúť do inventúrneho súpisu. Po uzavretí Torgsoft vytvorí príjem vo výške rozdielu. Tým sa však upraví množstvo, nie správna história šarží. Ak tovar skutočne prišiel, ale príjem nebol zaevidovaný, správnejšie je obnoviť skutočnú príjmovú faktúru a chronológiu pohybu a následne prepočítať obstarávaciu cenu.

Čo robiť, ak sa chyba zistí po uzavretí

Ak po uzavretí ešte pri príslušnom tovare neprebehli predaje, vrátenia ani presuny, môžete vybrať súpis a kliknúť na Zrušiť uzavretie. Torgsoft odstráni automaticky vytvorené doklady o príjme a odpise. Potom možno opraviť skutočné množstvo a súpis znovu uzavrieť.

Ak už po uzavretí došlo k pohybu tovaru, staré výsledky sa nesmú rušiť. Je potrebné vytvoriť nový súpis iba pre chybné položky, zadať aktuálne skutočné množstvo a uzavrieť ho. Program vytvorí nové opravné doklady bez narušenia chronológie evidencie.

Pravidlá interpretácie výsledkov

• Záporný rozdiel potvrdzuje nesúlad množstva, ale neurčuje jeho príčinu.

• Kladný rozdiel nie je automaticky príjmom podniku.

• «Suma zámeny tovaru» je vypočítaný ukazovateľ vzájomného započítania, nie dôkaz skutočnej zámeny konkrétnych položiek.

• Nulová «Suma manka» neznamená, že neexistuje odpísaný tovar.

• Suma dokladu o odpise nemusí byť rovnaká ako suma manka po vzájomnom započítaní.

• Obstarávaciu cenu v súpise nemožno priamo porovnávať s maloobchodnými sumami štandardnej tlačenej zostavy.

• Uzavretie súpisu opraví skladové stavy, ale neodstráni príčinu chyby.

• Rozhodnutia o zodpovednosti pracovníkov je potrebné prijímať až po opakovanom počítaní, kontrole pohybu tovaru, denníka činností a súvisiacich položiek.