Виробник, Бренд і Постачальник: як вести довідники без дублів

Для ефективного ведення обліку в Торгсофт важливо чітко розмежовувати поняття Постачальника та Виробника (Бренду). Це різні довідники, які виконують різні функції в програмі.

Ось детальне роз'яснення, як їх відрізнити та вести, щоб уникнути дублювання.

1. Як відрізнити Постачальника, Виробника та Бренд?

У програмі Торгсофт ці сутності розділені за своїм призначенням:

Постачальник (Хто нам продав товар?)

• Суть. Це контрагент (фізична або юридична особа), у якого ви купуєте товар. Це той, кому ви платите гроші та перед ким виникає борг.

• Де знаходиться. Меню Налаштування — Контрагент (з позначкою «Постачальник») або Налаштування — Постачальник.

• На що впливає. На взаєморозрахунки (борги), прибуткові накладні, повернення товару постачальнику.

• Приклад. Ви купуєте кросівки Adidas у фірми "Спорт-Опт ТОВ".

• Постачальник: "Спорт-Опт ТОВ".

• Виробник: Adidas.

Виробник (Хто створив товар?)

• Суть. Це фабрика, завод або торгова марка, яка виготовила товар. Ця характеристика є незмінною для товару, незалежно від того, у кого ви його купили.

• Де знаходиться. Меню Товарознавство — Виробник.

• На що впливає. На формування назви товару, артикулу, друк етикеток, фільтрацію на складі та аналіз популярності брендів.

• Приклад. Кросівки Adidas, вироблені в Китаї.

• Довідник може мати структуру: Китай (Країна) -> Adidas (Торгова марка).

Бренд (Торгова марка)

• Суть. У Торгсофт поняття "Бренд" зазвичай реалізується всередині довідника Виробник. Програма дозволяє будувати деревоподібну структуру, де верхнім рівнем може бути Країна, а підлеглим — Бренд (Торгова марка).

• Як вести. Якщо бренд належить великій корпорації (наприклад, P&G виробляє Ariel та Tide), ви можете створити P&G як головну гілку, а бренди — як підлеглі.

2. Як вести довідники, щоб знаходити товар швидко і без дублювань?

Головна помилка — змішування постачальників і брендів або створення однакових записів (наприклад, "Adidas", "adidas", "Адідас").

Правила ведення довідника "Виробник"

1.Використовуйте ієрархію (Дерево). Рекомендується будувати структуру: Країна -> Бренд (Фірма-виробник) -> Колекція.

•   Це дозволяє уникнути дублів. Якщо ви не знаєте країну, верхнім рівнем може бути сам Бренд.

•   Ви можете переміщувати бренди між країнами, використовуючи кнопки перенесення гілок у налаштуваннях.

2.Коди виробників для Артикулу. У картці виробника можна задати Код (префікс). Якщо в налаштуваннях увімкнено автоформування артикулу, програма додасть цей код до артикулу товару. Це допоможе швидко відрізнити товари різних брендів за артикулом.

3.Однакова назва. Домовтеся про стандарт введення (наприклад, тільки латиницею: "Nike", а не "Найк"). Це спростить пошук через фільтри.

Правила ведення довідника "Постачальник"

1.Один постачальник — багато брендів. Не створюйте постачальника під кожен бренд (наприклад, не треба створювати "Постачальник Adidas"). Створіть реального контрагента (наприклад, "ФОП Іванов"), і при оприбуткуванні товару вказуйте саме його.

2.Різні постачальники — один товар. Один і той самий товар (наприклад, iPhone) може постачатися різними постачальниками. У програмі це той самий товар (одна картка в "Повному переліку товарів"), але в різних партіях поставки будуть вказані різні постачальники. Це дозволяє аналізувати, чий товар продається краще або де вигідніша ціна закупівлі.

3. Як виправити дублювання та навести лад?

Якщо у вас вже є дублікати (наприклад, два виробника "Gucci" і "GUCCI"), використовуйте інструмент Діагностика помилок:

1.Зайдіть у Товарознавство — Діагностика помилок — Означування довідників (або "Означування товару").

2.У фільтрах виберіть "неправильного" виробника (наприклад, "GUCCI").

3.Виділіть усі товари, що з'явилися.

4.Натисніть Змінити і у полі "Виробник" оберіть "правильного" (наприклад, "Gucci").

5.Натисніть Записати. Всі товари перенесуться на правильний бренд.

6.Після цього порожній "неправильний" запис виробника можна видалити через довідник.

4. Пошук товару

Щоб швидко знайти товар за цими критеріями, використовуйте форму Склад — Стан складу:

• Натисніть кнопку Фільтри (F12).

• Там є окремі поля для вибору Постачальника (щоб побачити, що ми купили у конкретного партнера) та Виробника (щоб побачити всі товари певного бренду, незалежно від того, хто їх привіз).

Підсумок:

• Постачальник = Кому платимо гроші (фінансовий облік).

• Виробник/Бренд = Що написано на етикетці (товарознавчий облік).

• Ніколи не пишіть назву бренду в поле "Постачальник", якщо це не прямий контракт із заводом.