Розподіл товарного приходу по торгових точках: як швидко розвезти товар з центрального складу

Уявіть типову ситуацію в торгівлі: на ваш центральний склад або в головний магазин приїжджає велика партія товару, яку потрібно оперативно розвезти по всій мережі торгових точок. 

Режим розподілу товарного приходу створений саме для того, щоб автоматизувати цей процес та позбавити вас необхідності створювати десятки окремих внутрішніх переміщень вручну. Ви можете розподілити асортимент безпосередньо з прибуткової накладної. 

Зазвичай у підприємців виникають такі питання: 

Нижче ми детально розберемо механіку розподілу приходу та дамо відповіді на всі ці практичні питання.

Як працює механізм розподілу приходу

Процес розпочинається безпосередньо під час або після оприбуткування товару. На формі Документ - Прихід товару доступна кнопка «Розподілити товар по точках». При її натисканні відкривається спеціальна форма, де відображається весь перелік товару з поточної накладної.

Щоб не робити зайвих рухів, ви можете налаштувати тип документів, які програма створить автоматично після завершення розподілу:

• Створювати внутрішні передачі — стандартний варіант, при якому формуються накладні внутрішнього переміщення зі складу-відправника на склади-одержувачі.

• Створювати прихідні накладні — альтернативний варіант, при якому на центрах обліку, куди переміщується товар, автоматично створюються нові прибуткові накладні.

Якщо протягом дня ви робите кілька приходів і відразу їх розподіляєте, зручно увімкнути налаштування «Формувати по 1 накладній в день для кожної торгової точки». Тоді система не буде плодити безліч дрібних документів, а акумулюватиме весь розподілений товар у єдину накладну внутрішньої передачі для кожного магазину.

Для тих випадків, коли потрібно швидко передати лише одну позицію щойно просканованого товару (щоб товар потрапляв до рук лише один раз), існує окрема дія — «Розподілити 1 товар по точках», яка викликає діалог розподілу лише для поточної позиції.

Робота з відкладеними накладними та складом "Товар у дорозі"

Коли товар фактично покинув центральний склад, але ще знаходиться в машині перевізника, його не можна вважати доступним для продажу ані на відправнику, ані на одержувачі. Для правильного обліку таких ситуацій у налаштуваннях розподілу існують спеціальні параметри:

• Створювати накладні відкладеними — документ створюється, але не впливає на залишки до моменту його проведення.

• Створювати накладні на склад "Товар в дорозі" — товар переміщується на віртуальний транзитний склад. Магазин-одержувач зможе побачити, що саме до нього їде, у режимі Склад - Товар у дорозі, і прийняти накладну за фактом фізичного отримання.

Як уникнути плутанини із залишками? 

Найчастіше питання підприємців — як програмі зрозуміти реальну кількість доступного товару для розподілу, якщо частина асортименту зависла у відкладених документах. Для цього розроблено налаштування «Враховувати товари у відкладених накладних та на складах товару в дорозі». На формі Параметри обліку відкладених накладних ви можете гнучко обрати, які саме документи (недіючі приходи, відкладені переміщення, неприйнятий транзит) програма повинна віднімати або додавати до загальної кількості, щоб ви бачили лише той залишок, який реально можете відвантажити прямо зараз.

Розрахунок потреби та розв'язання помилок при обчисленнях

Щоб не вказувати кількість для кожного магазину вручну, на формі розподілу є дія «Виконати розрахунок». Програма може автоматично заповнити колонки надходження, спираючись на формулу: (<Кількість продажів> + <Мінімальний залишок> - <Кількість в наявності>). Якщо товару на центральному складі менше, ніж сумарна потреба всіх точок, система розподілить його пропорційно (пріоритет віддається магазину з більшою потребою).

Чому іноді виникають помилки в розрахунку потреби та залишків? Підприємці іноді стикаються з тим, що при встановленій галочці "Враховувати товари у відкладених накладних..." колонка залишків показує неадекватні цифри. Фахівці Торгсофт виявили та усунули кілька специфічних причин:

1. Вплив контрольних точок. Раніше система могла помилково враховувати автоматичні (приховані) прибуткові накладні від контрольних точок закритих періодів, що штучно завищувало показники на складі відправника.

2. Коригувальні накладні в транзиті. Виникали ситуації, коли коригувальні накладні на склад "Товар у дорозі" помилково впливали на розрахунок доступної кількості товару.

3. Товар вперше додано в транзит. Якщо товар переміщувався на склад "Товар у дорозі", але його номенклатури раніше ніколи не було на основному складі одержувача, програма могла не врахувати його при розподілі. Цю логічну хибу алгоритму було виправлено.

Відповіді на часті питання підприємців (FAQ)

Чому при зміні кількості товару під час розподілу зникають роздрібні ціни? 

Підприємці часто звертали увагу, що при ручному коригуванні кількості одиниць у формі приходу роздрібна ціна (а іноді й собівартість) могла «злітати» або обнулятися, що вимагало повторного введення даних. Це пов'язано з перерахунком параметрів рядка документа. Щоб уникнути цього, переконайтеся, що ви використовуєте актуальну версію програми, де оптимізовано роботу багаторядкового режиму введення цін, і намагайтеся спочатку зафіксувати кількісні показники розподілу, а потім масово застосовувати ціноутворення.

Як правильно надрукувати етикетки для магазинів просто з форми розподілу? 

Ви можете роздрукувати штрихкоди для всіх магазинів одразу, натиснувши Надрукувати етикетки на товари -> Друк етикеток для всіх центрів обліку.

 Важливий нюанс: раніше існувала помилка, через яку при типі розподілу "Створювати прихідні накладні" на етикетку підтягувалася закупівельна ціна замість роздрібної. Наразі алгоритм виправлено, і програма коректно бере роздрібну ціну для того центру обліку, куди фактично переміщується товар.

Що робити, якщо вікно розподілу довго вантажиться? 

Якщо у вас величезна база (наприклад, понад 15-40 тисяч найменувань товару в документі), форма може працювати повільно. Для прискорення роботи розробники додали можливість згортати форму розподілу, а також суттєво оптимізували сам режим: тепер додавання даних займає лічені секунди. Якщо ж форма все одно відкривається довго, рекомендується виконати сервісну дію Відновлення та реорганізація індексів і оновлення статистик у налаштуваннях програми. Також намагайтеся не додавати до розподілу весь товар зі складу, якщо розвозите лише конкретну партію.