Виведення товару з дії: як приховати неактуальні позиції та пришвидшити пошук

Щоб тримати довідник номенклатури "легким" та пришвидшити пошук, у програмі Торгсофт передбачено механізм виведення з дії неактуальних товарів. Це стосується позицій, які більше не замовлятимуться у постачальників, застарілих моделей або товарів, що не користуються попитом.

Головні умови перед виведенням товару з дії:

• Нульовий залишок. Видалити зі складу (вивести з дії) можна лише той товар, кількість якого дорівнює нулю на всіх складах.

• Вирівнювання залишків. Якщо товар має плюсовий або від'ємний залишок, його кількість спочатку потрібно звести до нуля. Це робиться за допомогою проведення інвентаризації (додавання таких товарів у відомість інвентаризації та вирівнювання залишків) або через оформлення списання.

• Збереження історії. Товар неможливо видалити з бази фізично повністю, якщо він пов'язаний зі складськими документами і по ньому раніше був рух. Тому програма лише приховує його — переводить у статус "Виведений з дії". Таке приховування є безпечним і не вплине на результати аналізу прибутку за ті минулі періоди, коли цей товар активно продавався.

Спосіб 1. Точкове виведення з дії через "Стан складу"

Цей метод найкраще підходить для регулярної ручної роботи з невеликою кількістю позицій.

1. Відкрийте форму Склад — Стан складу.

2. У верхньому правому куті у Фільтрі по товару виберіть значення "Тільки з нульовою та від'ємною кількістю".

3. Знайдіть та виділіть товар, який потрібно прибрати з асортименту.

4. Натисніть кнопку Видалити товар на панелі інструментів. Після цього дії товар зникає зі "Стану складу", що візуально розвантажує довідники та полегшує пошук актуальних позицій.

Спосіб 2. Масове очищення через "Діагностику помилок"

Якщо потрібно провести глобальну чистку бази від товарів, які давно не продаються, краще скористатися спеціальним масовим інструментом.

1. Перейдіть до меню Товарознавство — Діагностика помилок.

2. Відкрийте вкладку Видалення товарів. Тут автоматично відображаються товари з нульовою кількістю, по яких не було жодного руху за вказану вами кількість місяців.

3. Виділіть необхідні товари та натисніть дію Видалити товар.

4. Виділені товари будуть виведені з дії та автоматично перенесені до спеціального системного виду товару під назвою "НЕМАЄ ІНФОРМАЦІЇ".

5. Якщо після такого видалення товарів їхній оригінальний "Вид товару" залишається повністю порожнім, система попередить про це і запропонує видалити саму категорію (Вид товару). Якщо у діалоговому вікні попередження натиснути "Ні", програма запропонує просто вивести виділені товари з дії, не видаляючи саму гілку дерева видів товару.

Де знайти виведені з дії товари та як їх повернути?

• Усі приховані позиції не зникають безслідно, а переміщуються до окремого реєстру, який можна знайти в меню Товарознавство — Видалений товар.

• При виведенні товару з дії програма обов'язково фіксує "Дату виведення". Завдяки цьому у всіх звітах (наприклад, "Стан складу на дату"), якщо ви формуєте звіт на дату, яка є більшою за дату виведення товару з дії, такий товар вже не буде відображатися. Водночас у старіших періодах до цієї дати він залишатиметься видимим.

• Якщо виникне потреба повернути товар у роботу (наприклад, ви відновили співпрацю з постачальником), його можна знайти у списку видалених і натиснути кнопку Відновити. Крім того, якщо на раніше виведений з дії товар ви просто створите нову прибуткову накладну (знову його оприбуткуєте), Торгсофт автоматично поверне його в дію, і він знову з'явиться в довідниках як активний.