10 функцій програми обліку, які потрібні підприємцю в першу чергу

Великий функціонал програми обліку Торгсофт дивує: у підприємців іноді складається помилкове уявлення, що якщо програма велика, то вона складна.

Це не так. З Торгсофт облік – це легко.

Просто для кожного етапу автоматизації потрібен свій набір функцій. Це і відповідь на сакраментальне питання: «з чого почати вести облік?»

Ви завантажили та встановили Торгсофт. Починаємо з приходу товару.

Прихід товару

Насамперед власнику бізнесу хочеться зафіксувати, що він є в наявності, чим він володіє. Процес підрахунку не можна назвати дуже творчим, але щойно на екрані з'являється підсумкова сума стану складу, ставлення до обліку змінюється — виникає мотивація цим займатися і завершити використання системи обліку.

Для приходу товару рекомендуємо одразу під'єднати принтер етикеток та маркувати товар. Етикетки є індикатором на полицях — видно який товар оприбуткований, а який ще ні.
Товар маркується і на полицях утворюється порядок: продавець не губиться, коли покупець запитує «скільки коштує товар?».

Про впровадження системи обліку можна говорити, коли товар промаркований.

Відкрили офіс у Нересниці.
Автоматизуємо #Apple Shop pic.twitter.com/pqPq88AADz

— Торгсофт (@torgsoft) April 15, 2022

Далі все йде за класичними бізнес-процесами торгівлі: продаємо → робимо переоблік → переміщуємо → ведемо фінансовий облік → працюємо з клієнтами → розраховуємося з постачальниками → контролюємо продавців → аналізуємо результати продажів.

Багатовалютний облік

Товар часто купується у валюті, а продається у гривні.
Програма Торгсофт:

• фіксує курс валют на поточний момент,
• встановлює націнку за видом товару,
• при приході пропонує рекомендовану суму продажу залежно від націнки, вручну можна округлити ціну товару.

Друк етикеток

Найпоширеніші та зручніші етикетки — розміром 4х2.5 см. На цьому ціннику можна розмітити докладну інформацію про товар, штрихкод, ціну, назву магазину або ж налаштувати новий шаблон етикетки так, щоб було видно найважливішу інформацію.

Наприклад, для люстр, які зазвичай висять високо на стелі, можна зробити етикетку з великою ціною. Такий цінник добре видно здалеку. Частину етикетки виділити для штрих-коду і невелику область — для артикула або будь-якої характеристики, яка допоможе ідентифікувати товар, знайти його в базі вручну, якщо штрихкод затерся або немає сканера під рукою.

Переоблік

На початку ведення обліку виникає питання, коли проводити перерахунок товару?
Рекомендації дві:

1. Якщо кількість унікальних позицій товарів до 5 тисяч, то є сенс перераховувати товар одразу при приході. Якщо в момент приходу йдуть продажі вже промаркованого товару, його можна продавати через режим «Реалізація» або «Торгівля з випискою рахунку».
2. Якщо кількість унікальних позицій більша за 5 тисяч, то є сенс спершу створити номенклатуру, «набити» базу. А вже після – робити переоблік.

• Як правильно провести інвентаризацію

Продаж товару

Навчити продавця продавати товар можна за 5-15 хвилин. Так швидко, оскільки продавцю треба знати розташування трьох-чотирьох кнопок та послідовність роботи з ними: знайти товар на складі або просканувати його, прийняти оплату, скасувати реалізацію або повернути товар за потреби. На цьому все.

Рекомендовані дії, які можна відкрити продавцю в режимі «Реалізація»:

1. вибір товару зі складу — при цьому за замовчуванням закупівельні ціни продавець не бачить;
2. можливість редагувати ціну продажу — для тих магазинів, які «близькі» зі своїми клієнтами та можуть робити знижку на товар або продавати товар за зниженою вартістю,
3. звіт з реалізації за день, щоб продавець зміг звірити факт продажу і переконатися, що він нічого не пропустив.

• Як продати товар у Торгсофт

Два режими для продажу товару

У Торгсофт товар можна продати у двох режимах: «Реалізація» та «Торгівля з випискою рахунку».
«Реалізацію» використовують звичайні магазини з потоком відвідувачів. «Реалізація» використовується на касі.
«Торгівля з випискою рахунку» призначена для інтернет-магазинів та роботи із замовленнями, коли клієнт іменований — відомий, а оплачує він на картку або банківський рахунок перед відправкою товару, або післяплатою після отримання на пошті.

Передача товару на іншу точку

Коли товар оприбутковано на основному складі, виникає необхідність передати частину товару на інший магазин. Для цього не треба робити списання-прихід, а скористатися трьома кліками, і передати товар у меню Документ — Внутрішня передача: створіть документ, виберіть магазин-одержувач, проскануйте товар, що передається, і закрийте форму «Внутрішня передача».

Звірка кас

Для фінансового обліку підприємця є спеціальний режим Оплата — Фінансовий документ. Підприємець бачить, скільки грошей має бути у касі, яку суму сплатили клієнти переказом на картку.
Наприкінці дня важливо зробити звірку каси — перерахувати реальну суму грошей у касі. Якщо є розбіжності — перевірити ще раз «Список витрат» (продажі) і зробити коригування каси до гривні. Для цього у «Фінансовому документі» створіть прибутковий чи видатковий документ та вирівняйте суму грошей у касі.
Якщо ви забираєте гроші з каси собі — проведіть цю операцію у присутності продавця в режимі «Реалізація» одним зі способів:

• «Здати виручку» — переведення з каси магазину у свою касу. Цей спосіб підходить, якщо ви ведете точний фінансовий облік і по своїй касі також.
• «Інкасація», якщо ви просто вилучаєте гроші з каси продавця і подальший облік грошей не ведете.

Ми радимо вести повноцінний фінансовий облік по всіх касах, оскільки підприємець часто зі своєї кишені витрачає гроші на потреби бізнесу: розрахунки з постачальниками, оплату оренди, оплату за електроенергію, виплату зарплати, комісії тощо.
Таким чином наприкінці місяця в меню «Оплата» — «Балансі за статтями фінансового аналізу» ви побачите реальну картину управлінського обліку й не виникне питання «куди поділися гроші?»

Розрахунки з постачальниками

При початковому приході товару, товар оприбутковується початковими залишками, оскільки товар вже в магазині й боргів перед постачальниками немає. Це зручно.
Але згодом при приході товару треба фіксувати точну суму, яку віддали постачальнику. Оплату постачальнику можна провести у прибутковій накладній. Це може робити власник магазину, якщо він не довіряє співробітнику прибуткування товару. Або відкрити доступ до цієї функції співробітнику, щоб той міг вводити виплати постачальнику.
Розрахунок з постачальником — це така сама витрата, яка впливає на облік собівартості товару та підсумковий прибуток, завдяки чому стає зрозуміло чи не працює магазин у збиток.

Переоцінка товару

Багато підприємців хвилюються, що купували товар 5 років тому за 100 доларів, а зараз це вже не ті долари й складається враження, що вони торгують «в мінус».
Але насправді товар купувався за старим співвідношенням та курсом валют.
На такі категорії товарів можна зробити масову переоцінку, і при цьому бачити дельту для знижки на цю позицію — скільки можна поступитися покупцеві, чи можна провести за цією категорією товару акцію, щоб швидко та привабливо для клієнта продати цей товар.

Аналіз стану складу

Проводити аналіз результатів торгівлі варто вже тоді, коли є якась історія продажу. Але навіть на першому етапі можна провести аналіз загального стану справ:
Склад — Стан складу. У цьому режимі ви побачите скільки товару на складі та на яку суму подивитися фактичну націнку. Якщо товару залишилося мало, встановити ознаку необхідності замовлення товару. А якщо товар у надмірній кількості, то заборонити його замовляти у постачальника.
Аналіз — Період. У цьому звіті видно результат торгівлі за місяць, але поки на самому початку обліку результатів торгівлі ще немає, можна оцінити суму товару по прайсу і переглянути ймовірний прибуток.
Звіт — Товарний звіт за період, де ви побачите всі приходи та продажі товару у розрізі вибраного періоду.
Звіт — Звіт про списання товару. Якщо у процесі приходу товару було виявлено брак, його можна списати та вказати у коментарі чому товар списаний. У цьому звіті можна оцінити масштаб початкових втрат у випадку неправильного зберігання товару.
Звіт — Узагальнений звіт за день. Звіт покаже залишок грошей у касі на початок дня, кількість реалізацій і повернень, суми всіх фінансових операцій, залишок у касі наприкінці дня. Цей звіт можна надрукувати та закріпити підписом продавця, у підтвердженні, що все ок.

Програма обліку Торгсофт – це інструмент контролю та запорука спокійної роботи як для власника бізнесу, так і для співробітників.