Для аналізу роботи магазину зведіть продажі, собівартість проданих товарів, операційні витрати та залишки в одну робочу таблицю. Щодня перевіряйте внесені дані. Щомісяця порівнюйте результати й визначайте, які ціни, витрати або товари потрібно розглянути докладніше.
Власник обирає періоди й ухвалює рішення. Відповідальний працівник готує вихідні суми та документи. Підсумком аналізу зробіть запис: що перевірити, хто це виконає, яку дію обрано та коли оцінити її результат.
Підготуйте дані на однакових умовах
Оберіть два періоди однакової тривалості. Залиште однакове охоплення торгових точок, каналів продажу та груп товарів. Перевірте кількість і склад робочих днів. Під час оцінки середніх продажів враховуйте сезонні коливання.
Доручіть відповідальному за облік підготувати:
- виручку від продажів із поясненням, які вирахування вже враховано;
- кількість завершених оплачених чеків за обраний період;
- собівартість саме проданих товарів;
- суми знижок і повернень, а також пов’язану з поверненнями собівартість;
- операційні витрати окремим переліком;
- залишки на визначену дату: кількість товару та його оцінку за зазначеною базою.
Запишіть правила включення чеків і віднесення повернень до періоду. Застосовуйте їх однаково в обох вибірках. Якщо знижки вже враховані у виручці, не віднімайте їх повторно. Повернення перевіряйте разом із відповідною собівартістю.
Попросіть відповідального за облік зазначити, чи включені податки у вихідні суми виручки та собівартості. Для порівняння використовуйте однаковий підхід і збережіть це пояснення поруч із таблицею.
Розрахуйте показники й відокремте витрати
Чисті продажі — це виручка після врахування знижок, повернень покупців та інших вирахувань. Використовуйте цю суму для розрахунку валового прибутку й маржі.
| Показник | Розрахунок або вхідні дані | Що перевірити |
|---|---|---|
| Кількість чеків | Чеки за визначеними правилами включення | Період і охоплення відповідають виручці |
| Середній чек | Виручка обраної сукупності покупок ÷ кількість відповідних чеків | Чисельник і знаменник стосуються тих самих покупок |
| Собівартість проданих товарів | Собівартість товарів, продаж яких включено до розрахунку | Склад продажів і повернень узгоджений |
| Валовий прибуток | Чисті продажі − собівартість проданих товарів | Знижки та повернення не враховані двічі |
| Валова маржа | Валовий прибуток ÷ чисті продажі × 100% | Для нульових чистих продажів відсоток за цією формулою не розраховуйте |
| Операційні витрати | Окремий перелік витрат за період | Склад переліку однаковий у двох періодах |
| Товарні залишки | Кількість і вартість на дату зрізу | Дата, охоплення та база оцінки зазначені |
Собівартість проданих товарів відрізняється від операційних витрат. Оренду, комунальні послуги й маркетинг розглядайте окремо. Для власної робочої таблиці запишіть повний перелік включених витрат, щоб наступного місяця порівнювати той самий склад.
Умовний приклад: середній чек зріс, валовий прибуток зменшився
Припустімо, магазин порівнює два періоди однакової тривалості й охоплення. У кожному було 100 завершених оплачених покупок, кожна оформлена одним чеком. Повернень і скасувань немає. Знижки вже враховані у виручці. Додаткові податки до цієї умовної арифметики не додаємо; суми наведені на однаковій базі.
| Показник | Перший період | Другий період |
|---|---|---|
| Чисті продажі | 30 000 грн | 32 000 грн |
| Кількість чеків | 100 | 100 |
| Середній чек | 300 грн | 320 грн |
| Собівартість проданих товарів | 18 000 грн | 20 800 грн |
| Валовий прибуток | 12 000 грн | 11 200 грн |
| Валова маржа | 40% | 35% |
| Обрані операційні витрати | 6 000 грн | 6 000 грн |
| Залишок після цих витрат | 6 000 грн | 5 200 грн |
У другому періоді середній чек більший на 20 грн, а валовий прибуток менший на 800 грн. Залишок після обраних витрат наведено до інших неврахованих витрат. Не називайте його чистим бухгалтерським прибутком.
За такого результату перевірте фактичні ціни продажу, собівартість, знижки та склад проданих товарів. Знайдіть позиції, у яких змінилися ці дані. Причину зміни встановлюйте за деталями продажів і документами, а не за самою різницею підсумків.
Перевірте залишки перед рішенням про закупівлю
Визначте дату зрізу та складіть перелік позицій для перевірки. Порахуйте фактичний залишок і порівняйте його з обліковими записами. Для кожної розбіжності запишіть товар, фактичну й облікову кількість та відповідального за перевірку документів.
У таблиці вартості залишків зазначте базу оцінки. Для повторного порівняння збережіть той самий підхід. Рішення про закупівлю ухвалюйте після перевірки кількості та продажів обраних позицій.
Аналіз чеків і собівартості залишків у Торгсофт
Для перегляду покупок використовуйте режим «Аналіз кількості чеків за сумами». У таблиці режиму наведено суму в чеку, кількість відповідних чеків за обраний період і середню суму в чеку для певного інтервалу сум. Використайте ці дані для перевірки покупок у своїй таблиці. Валовий прибуток розраховуйте з окремо підготовлених чистих продажів і собівартості.
Для оцінки кінцевих запасів використовуйте «Обігову відомість за собівартістю»: звіт відображає собівартість залишків на кінець періоду. У комбінованому режимі програма спочатку бере собівартість із документа, а за її відсутності — зі стану складу на дату документа. Запишіть використане джерело собівартості поруч із результатом, щоб повторити порівняння на тих самих умовах.
Перед формуванням місячних звітів розрахуйте собівартість, як рекомендує довідка Торгсофт «Період». Для звітів за закритий період повторний розрахунок не потрібний. У торговій мережі собівартість розраховується лише на центральному комп’ютері, на який збираються всі прибуткові складські документи. Перенесіть результати до робочої таблиці та зіставте їх з операційними витратами й фактичною перевіркою запасів.
Запишіть дію та умови повторної перевірки
- Щодня доручайте відповідальному перевіряти повноту продажів, повернень і знижок.
- Щомісяця зіставляйте показники за погодженими правилами.
- Для відхилення запишіть наступну перевірку та її виконавця.
- Після перевірки оберіть обмежену дію, наприклад перегляд знижки для однієї групи товарів.
- Визначте дату повторного вимірювання та поріг перегляду рішення. Для цінового тесту встановіть межу дострокового припинення на випадок різкого падіння виручки.
У робочій таблиці залиште колонки: дата, показник, вхідні дані, формула, факт, наступна перевірка та відповідальний. Під час повторного аналізу зіставте результат із записаним порогом і вирішіть, чи продовжувати обрану дію.
Повернутися до попереднього кроку