Еквайринг для ФОП: як підключити оплату карткою та вести облік

Щоб приймати оплату карткою, фізична особа — підприємець (ФОП) обирає спосіб приймання платежів, укладає договір з еквайром — надавачем послуги приймання платежів, визначає підприємницький рахунок для зарахувань і налаштовує облік. Еквайринг дає змогу приймати оплату через банківський термінал, смартфон продавця або платіжну сторінку в інтернеті. Якщо операції потребують фіскалізації — реєстрації через реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО), — забезпечте роботу каси та видачу покупцю фіскального чека.

Спочатку визначте, коли ваш магазин зобов’язаний забезпечити безготівкову оплату: в Україні це залежить від категорії торговця й території діяльності. Для першої групи єдиного податку та окремих форматів торгівлі строк настає через три місяці після припинення чи скасування воєнного стану. Далі порівняйте повну вартість обслуговування, налаштуйте обраний спосіб оплати та проведіть пробну оплату й повернення. У щоденному обліку зіставляйте повну суму продажів, комісію банку та фактичне надходження коштів.

Що робить еквайринг і як проходить оплата

За статтею 1 Закону України «Про платіжні послуги» № 1591-IX, еквайринг — це платіжна послуга з прийняття платіжних інструментів, результатом якої є переказ коштів отримувачу та/або видача готівки. У магазині його використовують насамперед для приймання оплати за товари. Еквайром може бути надавач платіжних послуг, який має ліцензію на цю послугу.

Банк-емітент випускає картку покупця й обслуговує операції з нею. Еквайр обслуговує приймання платежу продавцем. Звичайна покупка проходить так:

1. Касир формує покупку та передає суму на термінал або вводить її вручну.
2. Покупець використовує картку чи телефон для оплати.
3. Банки обробляють запит, після чого продавець отримує результат операції.
4. Касир переконується, що оплата успішна, завершує продаж і видає належний розрахунковий документ.
5. Еквайр перераховує кошти продавцю за умовами договору.

Підтвердження оплати та зарахування грошей на рахунок можуть відбуватися в різний час. Частина 36 статті 38 Закону № 1591-IX передбачає розрахунки між еквайрами й торговцями за такими операціями в Україні виключно у гривні, у порядку, встановленому договором. До підписання договору прочитайте умови про строк надходження коштів, утримання комісії та оброблення повернень.

Як розрізняти еквайринг, переказ за IBAN і платіжне посилання

IBAN — міжнародний номер банківського рахунку. Якщо покупець самостійно переказує кошти зі свого рахунку на підприємницький рахунок продавця за банківськими реквізитами, без карткового еквайрингу, продавець не проводить цей переказ через РРО або ПРРО: така оплата не є розрахунковою операцією за статтею 2 Закону № 265/95-ВР. Бухгалтер має підтвердити спосіб переказу за умовами платіжної послуги та банківською випискою. Самої наявності IBAN у платіжній формі недостатньо, щоб застосувати цей порядок до карткової оплати.

QR-код — двовимірний код, який зчитує камера смартфона. Він може містити посилання на карткову оплату або реквізити для переказу. Для обліку та фіскалізації важливий фактичний спосіб розрахунку. Попросіть надавача послуги пояснити його в договорі та показати, як операція відображатиметься у виписці.

Узгодьте з банком строки приймання платежів і зарахування коштів, щоб правильно повідомляти їх покупцям. Закон № 1591-IX, зокрема, визначає миттєвий кредитовий переказ — переказ коштів, який виконується невідкладно цілодобово. Строк залежить від конкретної платіжної послуги та її умов.

Кому потрібно забезпечити безготівкову оплату

Частина 28 статті 38 Закону № 1591-IX зобов’язує торговців забезпечувати можливість безготівкових розрахунків, у тому числі за допомогою електронних платіжних засобів, платіжних застосунків та/або платіжних пристроїв. Строки визначає постанова Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894. Вона охоплює також дистанційний продаж товарів і послуг.

Знайдіть у таблиці свою категорію та строк, з якого потрібно забезпечити безготівкову оплату.

Для останньої категорії застосовуйте строк, установлений підпунктом 4 пункту 1 постанови № 894. Загальної вимоги підключити всім цим торговцям термінали з 1 січня 2026 року немає.

Як застосувати територіальний виняток

Пункт 2 постанови № 894 передбачає, що вимоги її пункту 1 не поширюються на торговців, які працюють «на територіях територіальних громад, які розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні), перелік яких затверджено наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій». Виняток діє також протягом трьох місяців після припинення проведення воєнних (бойових) дій на таких територіях та/або деокупації, звільнення від оточення (блокування).

Якщо плануєте застосувати цей виняток, доручіть бухгалтеру зіставити адресу магазину з відповідною територією в офіційному переліку та визначити дати її статусу. Бухгалтер має розрахувати строк дії винятку для магазину. Збережіть документальну підставу й розрахунок: загальної оцінки ситуації в області для цього недостатньо.

Які умови оплати забезпечити покупцю

Якщо магазин приймає електронні платіжні засоби платіжних систем, частина 28 статті 38 вимагає можливості розраховуватися засобами щонайменше трьох платіжних систем. Одна з них має бути багатоемітентною — із кількома установами, які випускають платіжні засоби, — та створеною резидентом України. Попросіть еквайра підтвердити, які системи підтримує запропоноване рішення.

За частиною 29 цієї статті торговцю заборонено обмежувати вибір покупцем електронного платіжного засобу платіжних систем, передбачених частиною 28, встановлювати додаткову плату за оплату електронним платіжним засобом, застосунком чи пристроєм, а також різні ціни на той самий товар залежно від готівкової або безготівкової форми розрахунку. Касир має приймати підтримувані платіжні засоби цих систем без «комісії за картку». Закон дозволяє заохочувати покупця до використання певного електронного платіжного засобу з дотриманням цих заборон. Власник враховує витрати на еквайринг під час планування ціни й витрат магазину.

Як обрати POS-термінал, смартфон або інтернет-еквайринг

POS-термінал — пристрій для приймання карткових платежів; POS походить від англійського Point of Sale — місце продажу. SoftPOS — програмний платіжний термінал, який дає змогу приймати безконтактні платежі на сумісному смартфоні продавця через банківський застосунок. Для цього використовують NFC, від англійського Near Field Communication, — технологію бездротового обміну даними на малій відстані. Вона працює і в окремих терміналах, і в смартфонах.

Перед вибором опишіть банку роботу магазину: скільки кас працює одночасно, чи є доставка, чи приймаєте замовлення онлайн та як часто покупці повертають товари. Порівняйте рішення за такими критеріями:

Сумісність смартфона перевіряйте для конкретного банківського продукту. Наприклад, для застосунку «Термінал» ПриватБанку потрібен iPhone XS або новіший з iOS від 16.4 чи смартфон на Android від 8.0 з модулем NFC. Перед підключенням іншого сервісу з’ясуйте його вимоги до пристрою.

Як порівняти тарифи та умови договору

Порівнюйте пропозиції на однаковій очікуваній сумі карткових продажів. Окрім відсотка з операції, врахуйте інші платежі. Попросіть банк надати письмові умови й запишіть для кожної пропозиції:

• Комісію з платежу: ставку, суму, від якої її розраховують, та можливі відмінності для окремих операцій.
• Постійні платежі: плату за термінал, обслуговування, підприємницький рахунок та додаткові послуги.
• Умови зарахування: строки, правила вихідних днів, утримання комісії до виплати або її окреме списання.
• Порядок повернення: хто його оформлює, як виконати часткове повернення, чи повертається початкова комісія та чи є окрема плата.
• Умови підтримки: порядок звернення при збої, заміни обладнання та допомоги зі спірними операціями.
• Умови завершення співпраці: строки повідомлення, повернення обладнання та остаточних взаєморозрахунків.

Для бюджету магазину підсумуйте комісію з прогнозованої суми продажів, постійні банківські платежі, потрібні програмні опції та витрати на обладнання і зв’язок. Актуальні умови конкретного продукту звірте зі сторінкою банку, наприклад умовами еквайрингу ПриватБанку, та договором, який вам пропонують укласти.

Як підключити еквайринг і прийняти першу оплату

1. Власник визначає продавця й рахунок. Узгодьте з банком, який ФОП або юридична особа приймає оплату та на який підприємницький рахунок надходитимуть гроші. Якщо на касі працюють кілька підприємців, налаштуйте правильного отримувача для кожного.
2. Власник укладає договір із банком. Передайте запитані реєстраційні відомості й погодьте умови. Збережіть контакти підтримки та з’ясуйте, де переглядати операції.
3. Власник погоджує сумісність із постачальником касової програми. Назвіть банк, точну модель термінала, версію програми та спосіб підключення. Уточніть протокол — правила обміну даними між терміналом і касою.
4. Банк налаштовує обраний спосіб приймання платежів. Для окремого термінала банк налаштовує пристрій і мерчант — платіжний профіль продавця. Для оплати смартфоном власник установлює банківський застосунок і виконує процедуру підключення банку. Для інтернет-еквайрингу власник погоджує з банком платіжну сторінку або підключення оплати на сайті.
5. Фахівець налаштовує зв’язок оплати з обліком. Для окремого термінала він установлює потрібні драйвери — програми для роботи з обладнанням. Для смартфона налаштовує взаємодію облікового й банківського застосунків, якщо обрано їх інтеграцію. Для інтернет-оплати разом із відповідальним за сайт перевіряє, як магазин отримує результат платежу та знаходить відповідне замовлення. Для кожного способу бухгалтер перевіряє правильність продавця й рахунку в обліку.
6. Бухгалтер налаштовує фіскалізацію, якщо вона обов’язкова. До першого продажу він перевіряє реєстрацію каси й касирів, перелік товарів, податкові параметри та спосіб видачі чека.
7. Касир проводить пробну оплату й повернення. Виконайте їх у погодженому з банком режимі. Реальну покупку оформлюйте з належними розрахунковими документами.

Після налаштування перевірте результат: сума на терміналі відповідає покупці, банк підтверджує операцію, програма записує одну оплату на правильного продавця, покупець отримує потрібний чек. Коли настане договірний строк зарахування, бухгалтер має знайти надходження та пояснити різницю між сумою продажу й отриманими коштами.

Паролі банківського кабінету, одноразові коди підтвердження, приватні ключі та секретні ключі інтеграції — дані для доступу й обміну між програмами — не надсилайте у відкриті листування й не додавайте до знімків екрана для підтримки. Власник вводить секретні дані в призначені для цього налаштування та надає працівникам доступ відповідно до їхніх завдань. Для звернення щодо операції підготуйте її час, суму, ідентифікатор — унікальний номер операції — та опис помилки без персональних і секретних даних.

Коли потрібен фіскальний чек

Квитанція банківського термінала підтверджує платіжну операцію. Фіскальний чек оформлює продаж товарів або послуг через РРО чи ПРРО. Якщо продавець зобов’язаний видати фіскальний чек, друку банківської квитанції для виконання цього обов’язку недостатньо.

За пунктами 1 і 2 статті 3 Закону України № 265/95-ВР про застосування РРО, суб’єкт, який здійснює відповідні розрахункові операції, проводить їх на повну суму покупки та надає розрахунковий документ установленої форми. Це охоплює й товари або послуги, замовлені чи оплачені через інтернет. Якщо карткова оплата підлягає фіскалізації, касир або налаштована касова система створює фіскальний чек під час розрахункової операції. Очікування зарахування виручки еквайром на рахунок продавця не є підставою відкладати створення чека.

За пунктом 2 статті 3 продавець має надати покупцю розрахунковий документ на повну суму проведеної операції при отриманні товарів або послуг. Документ може бути паперовим та/або електронним. Для доставки власник заздалегідь визначає, хто передасть паперовий документ або як покупець отримає електронний: зокрема, на наданий ним номер телефону чи адресу електронної пошти. Якщо продаєте пальне оптом або вроздріб, врахуйте заборону застосовувати ПРРО за пунктом 1 статті 3 цього Закону: власник має забезпечити дозволений для таких операцій РРО.

До запуску нового способу оплати бухгалтер має визначити, чи є він розрахунковою операцією за статтею 2 цього Закону та чи застосовується конкретний виняток:

• За пунктом 296.10 Податкового кодексу України платники єдиного податку першої групи не застосовують РРО та ПРРО. Підпункт 1 пункту 291.4 відносить до цієї групи ФОП без найманих працівників, які здійснюють виключно роздрібний продаж товарів із торговельних місць на ринках та/або надають побутові послуги населенню. Їхній дохід протягом календарного року не повинен перевищувати 167 мінімальних заробітних плат, установлених законом на 1 січня податкового року. Перед застосуванням звільнення власник має перевірити свій податковий статус і відповідність фактичної діяльності умовам першої групи. Для інших груп сам статус платника єдиного податку не доводить наявності звільнення.
• Пункт 14 статті 9 стосується розрахунків за послуги, якщо вони здійснюються виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів. Цю умову не можна автоматично поширювати на продаж товарів.
• Для кіосків, лотків і розносок бухгалтер перевіряє виняток пункту 10 статті 9: газети, журнали та інші видання, листівки, конверти й знаки поштової оплати мають разом становити понад 50% загального товарообігу. При цьому не повинно бути продажу підакцизних товарів, технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів і медичних виробів. Бухгалтер розраховує частку саме цього переліку продукції, перш ніж власник застосує звільнення.
• Для продажу води, молока, квасу, олії та живої риби з автоцистерн, цистерн, бочок і бідонів бухгалтер перевіряє виняток пункту 11 статті 9. Цей пункт також охоплює продаж страв і безалкогольних напоїв у їдальнях та буфетах загальноосвітніх і професійно-технічних навчальних закладів під час навчального процесу.
• Якщо товари отримують на складі, у місці зберігання або в іншому місці без готівкових розрахунків, бухгалтер окремо перевіряє умови пункту 12 статті 9 та фактичний спосіб оплати за статтею 2. Сама назва об’єкта «склад» не визначає порядок застосування РРО або ПРРО.

• Стаття 10 передбачає використання розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій для окремих форм і умов діяльності. Дозволені випадки й межі встановлює постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 № 1336. Вона не поширюється на роздрібних продавців підакцизних товарів. Наприклад, пункт 1 переліку дозволяє такий порядок ФОП-єдинникам для роздрібної торгівлі в селах і селищах, якщо у торговельному об’єкті не продають підакцизних товарів, сам ФОП також не здійснює дистанційної торгівлі й місцева рада не встановила обов’язкового застосування РРО або ПРРО.

  Річна межа для цього пункту на один пункт продажу — 167 мінімальних зарплат, установлених на 1 січня відповідного року. Для інших випадків бухгалтер окремо звіряє пункт переліку та відповідну межу з пунктом 2 постанови. До застосування цього порядку власник забезпечує належну реєстрацію книжок і визначає відповідальних за їх ведення. За пунктом 6 статті 3 Закону № 265/95-ВР використані книги обліку розрахункових операцій і розрахункові книжки потрібно зберігати протягом трьох років після їх закінчення.

  Бухгалтер також визначає порядок подання звітності: якщо пункт 7 статті 3 не передбачає передавання відповідної інформації електронними каналами, звітність подають до контролюючого органу не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним. Власник призначає відповідального за зберігання книжок, а бухгалтер контролює подання звітності та зберігає підтвердження її прийняття. Розрахункова книжка містить квитанції для оформлення розрахунків, а книга обліку розрахункових операцій — записи про них.

Відстрочення обов’язку забезпечити безготівкову оплату за постановою № 894 саме собою не звільняє від фіскалізації. Обов’язок застосовувати РРО після встановлення термінала потрібно визначати за правилами, що діють для продавця та його операцій.

Доручіть бухгалтеру скласти для касирів перелік способів оплати магазину: термінал, смартфон, інтернет-еквайринг, прямий переказ. Для кожного він має зазначити порядок оформлення продажу й документ, який отримує покупець. Касир користуватиметься цим переліком під час розрахунку.

Як обліковувати дохід ФОП і банківську комісію

Для звичайного продажу власних товарів ФОП на єдиному податку обліковує повну суму оплати покупця з урахуванням правил статті 292 Податкового кодексу України. Утримана еквайром комісія не зменшує суму доходу від цього продажу. Обліковуйте комісію окремо, щоб бачити причину різниці між оплатою покупця та надходженням на рахунок.

Умовний приклад для ФОП-єдинника, який не є платником податку на додану вартість (ПДВ). Покупець сплатив 1 000 грн. Припустімо, договір передбачає комісію 1,5%, яку банк утримує до зарахування. Комісія становить 1 000 × 1,5% = 15 грн; на підприємницький рахунок надходить 1 000 − 15 = 985 грн. Дохід від цього продажу становить 1 000 грн. Ставка 1,5% використана лише для розрахунку прикладу; фактичні умови визначає договір із вашим еквайром.

Пункт 292.6 визначає дату отримання грошового доходу як дату надходження коштів платнику. Якщо еквайр зараховує виручку на поточний рахунок ФОП, бухгалтер використовує дату відповідного надходження та зіставляє його з повною сумою оплат у звіті еквайра. Зберігайте обидві дати — оплати покупцем і банківського зарахування, особливо для продажів наприкінці звітного періоду.

Для платника ПДВ бухгалтер має врахувати, зокрема, виключення сум цього податку з доходу за підпунктом 1 пункту 292.11. Податкові параметри продажу він налаштовує відповідно до статусу продавця та операції. Сам спосіб приймання грошей не визначає ставку ПДВ на товар.

Повернення коштів оформлюйте документально. Підпункт 5 пункту 292.11 передбачає невключення відповідних сум до доходу, якщо повернення пов’язане з поверненням товару, розірванням договору або листом-заявою про повернення коштів. Передайте бухгалтеру документи на повернення товару, підтвердження перерахування коштів покупцю та окремі відомості про комісію банку.

Як щодня звіряти продажі та зарахування

Призначте працівника, який наприкінці зміни зіставлятиме касові продажі з успішними операціями еквайрингу. Бухгалтер окремо звіряє банківські зарахування за строками договору. Якщо банк виплачує кошти пізніше, бухгалтер залишає відповідну суму в переліку очікуваних надходжень і зазначає причину та строк очікування.

1. Працівник, відповідальний за зміну, зіставляє продажі з платежами. Для кожної покупки він знаходить успішну операцію за сумою, часом та ідентифікатором. Скасовані й повернуті платежі позначає окремо.
2. Бухгалтер зіставляє платежі з банківськими виплатами. Він визначає, які операції банк включив у конкретне зарахування. Одна виплата може охоплювати кілька покупок.
3. Бухгалтер звіряє комісію з договором. Він перевіряє утриману або окремо списану суму. Кожна різниця між оплатами та зарахуванням повинна мати пояснення.
4. Працівник, відповідальний за зміну, звіряє фіскальні чеки. Для продажів, які підлягають фіскалізації, він знаходить чеки на належні суми. Платіж і чек мають стосуватися тієї самої покупки. Якщо протягом дня проводили розрахункові операції, касир щодня створює через РРО або ПРРО фіскальний звітний чек — документ із підсумками розрахунків за день. Цього вимагає пункт 9 статті 3 Закону № 265/95-ВР; виняток передбачено для автоматів із продажу товарів або послуг. Відповідальний працівник перевіряє, що звітний чек створено.
5. Кожен відповідальний записує виявлені розбіжності. У переліку мають бути операція, сума, причина, відповідальний працівник і наступна дія: очікувати договірного зарахування, виправити облік або звернутися до банку.

Для кожного платежу зберігайте зв’язок між замовленням або продажем, оплатою, фіскальним документом, якщо він потрібний, і банківським зарахуванням. Під час повторного завантаження виписки перевіряйте, чи платіж уже записаний, щоб не створити другу оплату тієї самої покупки.

За пунктом 7 статті 3 Закону № 265/95-ВР продавець також забезпечує електронне передавання до контролюючого органу даних РРО або ПРРО. Для звичайного магазинного РРО це електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків; для ПРРО — також електронні фіскальні звіти та інша інформація, потрібна для обліку його роботи. Відповідальний за касу перевіряє статус передавання документів: створення чека або денного звіту саме собою не підтверджує, що дані отримав фіскальний сервер. Якщо передавання не завершилося, працівник з’ясовує причину та контролює його завершення, а для ПРРО офлайн дотримується описаних нижче строків.

Пункт 10 статті 3 вимагає створювати й зберігати контрольну стрічку — послідовні копії розрахункових документів. Для апаратного РРО, крім автоматів із продажу товарів або послуг, строк зберігання становить три роки. Власник призначає відповідального працівника, який перевіряє її збереження та доступність. Для ПРРО документи, створені офлайн, зберігають у програмі до отримання підтвердження їх доставки на фіскальний сервер.

Що робити, якщо статус оплати невідомий або гроші не надійшли

Якщо термінал повідомив про помилку чи каса не отримала відповіді, касир спочатку з’ясовує статус початкової операції. Повторна спроба до встановлення її результату може спричинити подвійне списання. Підготуйте для працівників такий порядок дій:

• Банк відхилив операцію. Касир залишає продаж неоплаченим. Після з’ясування статусу пропонує покупцю повторити спробу або обрати інший доступний спосіб оплати.
• Покупець показує списання, але продавець не бачить результату. Касир перевіряє операцію через термінал, кабінет еквайра або підтримку банку. Самого знімка екрана покупця для завершення звірки недостатньо.
• Термінал підтвердив платіж, але програма його не записала. Адміністратор знаходить підтверджену операцію та відновлює її відображення в обліку без повторного стягнення з покупця.
• Платіж успішний, але договірний строк зарахування минув. Бухгалтер звертається до еквайра з датою, сумою та ідентифікатором операції, додає дані про очікувану виплату.
• Оплату отримано, але покупець не отримав фіскального чека. Відповідальний за касу перевіряє, чи створено документ і який статус його реєстрації. Якщо чек уже зареєстровано, касир передає покупцю цей документ. Якщо чека немає, відповідальний залучає бухгалтера й технічну підтримку для визначення порядку оформлення вже оплаченої операції. При несправності ПРРО розрахункові операції зупиняють за порядком, описаним нижче. Повторно стягувати оплату або створювати другий чек без з’ясування статусу першого не потрібно.

Як діяти при несправності ПРРО або втраті зв’язку

Якщо ПРРО вийшов із ладу, відповідальний за касу зупиняє розрахункові операції до усунення несправності відповідно до статті 5 Закону № 265/95-ВР. За пунктом 16 статті 3 цього Закону протягом дня виявлення несправності відповідальний працівник засобами електронних комунікацій повідомляє контролюючий орган, виробника ПРРО та/або центр сервісного обслуговування за його наявності за встановленою формою.

Для роботи без зв’язку з фіскальним сервером передбачено режим офлайн — оформлення розрахунків без такого зв’язку із заздалегідь отриманими фіскальними номерами. Звичайні межі становлять 36 годин поспіль і 168 годин на місяць. Пункт 13 розділу II Закону дозволяє перевищувати ці строки на період воєнного, надзвичайного стану або обставин непереборної сили.

1. До перебою відповідальний за касу перевіряє готовність ПРРО. Він перевіряє підтримку й налаштування режиму офлайн та наявність отриманого від контролюючого органу діапазону фіскальних номерів. Без такого діапазону проводити розрахункові операції через ПРРО офлайн заборонено.
2. Під час роботи офлайн касир оформлює документи із зазначенням цього режиму. Контролюйте тривалість роботи з урахуванням законодавчих і програмних обмежень.
3. Після відновлення зв’язку відповідальний працівник протягом години передає документи на фіскальний сервер. Також потрібно повідомити час і дату початку та завершення розрахунків офлайн.
4. Документи передають до надсилання електронного фіскального звіту й фіскального звітного чека за день їх створення. Дотримайтеся цієї послідовності.
5. Відповідальний працівник перевіряє підтвердження доставки документів. До його отримання документи мають зберігатися в ПРРО.

Окремо з’ясуйте в банку можливість приймання карткових платежів під час перебою: робота ПРРО офлайн сама собою цього не забезпечує.

Як діяти при несправності апаратного РРО

Для апаратного РРО стаття 5 Закону № 265/95-ВР установлює інший порядок. На час несправності й ремонту РРО касир проводить розрахунки з використанням зареєстрованих книги обліку розрахункових операцій і розрахункової книжки або належним чином зареєстрованого резервного РРО. Цей порядок застосовують також під час тимчасового відключення електроенергії тривалістю не більше семи робочих днів. Власник заздалегідь визначає доступний для магазину порядок. Якщо під час реєстрації РРО він повідомив про рішення зупиняти розрахунки при несправності чи відключенні електроенергії та не реєструвати ці книги, касир зупиняє розрахункові операції до належного підключення резервного РРО або відновлення електропостачання.

При несправності апаратного РРО або пошкодженні засобів контролю відповідальний працівник повідомляє центр сервісного обслуговування протягом робочого дня виявлення проблеми, а контролюючий орган за місцем податкової реєстрації продавця — протягом двох робочих днів після цього дня. За пунктом 16 статті 3 повідомлення подають письмово або засобами електронних комунікацій у довільній формі. Відповідальний працівник зберігає підтвердження повідомлень і перед відновленням розрахунків перевіряє готовність основного або резервного РРО.

За пунктом 2 статті 14 цього Закону центр сервісного обслуговування має відновити роботу РРО протягом семи робочих днів. Якщо гарантійний ремонт не забезпечено, пункт 4 цієї статті зобов’язує центр не пізніше сьомого робочого дня з дня прийняття РРО в ремонт ввести в експлуатацію резервний РРО, належним чином зареєстрований на продавця. Власник фіксує дату передання пристрою в ремонт і контролює виконання цих строків.

Як оформити повернення карткової оплати

Касир знаходить початковий продаж і пов’язану з ним оплату, оформлює повернення товару в обліку та виконує банківське повернення за процедурою еквайра. Якщо операція підлягає фіскалізації, він також видає розрахунковий документ. Збережіть зв’язок між поверненням товару й банківською операцією, щоб магазин міг підтвердити обидві дії.

1. Касир перевіряє товари, кількість, первісну оплату та вже виконані повернення.
2. Касир визначає суму повного або часткового повернення без перевищення залишку первісної оплати.
3. Касир виконує повернення через термінал або кабінет еквайра й отримує його результат.
4. Касир оформлює потрібні облікові та фіскальні документи й передає покупцю підтвердження.
5. Під час наступної звірки бухгалтер перевіряє відображення повернення в банку та з’ясовує за договором, чи повертається початкова комісія.

Повідомте покупцю строк повернення коштів, установлений для відповідної платіжної процедури. Якщо він звернувся повторно, спочатку знайдіть статус уже оформленого повернення, щоб не перерахувати кошти двічі. У зверненні до підтримки зазначте ідентифікатори початкового платежу та операції повернення.

Як налаштувати еквайринг і облік оплат у Торгсофт

Для автоматичного передавання суми покупки на термінал і запису відповіді банку власник підключає платну опцію «Інтеграція з банківським терміналом». Вона працює з ліцензіями Старт, Ультра й Термінал від версії 9.3.6; її оплачують щороку на кожен комп’ютер або пристрій. Актуальні комерційні умови власник звіряє на сторінці додаткових опцій. Перед підключенням виконайте такі дії:

1. Власник погоджує з банком і фахівцем модель термінала та протокол обміну даними між терміналом і касою.
2. Для приймання оплати смартфоном власник забезпечує мобільний додаток Торгсофт, цю інтеграцію та окрему платну опцію «Мобільний додаток Торгсофт» на кожен мобільний пристрій. Для актуального мобільного додатка 3.0 потрібні Торгсофт 2026.0.5 або новіший, Android 7.0 або новіший чи iOS 13 або новіша. Банківський застосунок може мати вищі вимоги до системи та пристрою, тому фахівець перевіряє сумісність обох застосунків.
3. Власник погоджує з банком і фахівцем сумісність смартфона з NFC та банківського застосунку. Сценарій підтримує «Термінал» ПриватБанку й tapXPhone monobank на Android та iOS, OschadPAY Ощадбанку на Android; у настільній програмі Windows він недоступний.
4. Фахівець звіряє потрібний спосіб підключення з версією програми. У версії 2026.0.5 доступні «QR-каса (Монобанк)» із протоколом QR Pay Mono, Saturn1000 Райффайзен Банку через PosApi та налаштування часу очікування відповіді для JSON WebSocket. Протоколи визначають спосіб обміну даними між касою й платіжним пристроєм.

Для формування фіскальних чеків через вбудований ПРРО Торгсофт власник підключає окрему платну опцію «Програмний РРО», яку оплачують щороку на кожен пристрій, де відбувається фіскалізація. Вона сумісна з ліцензіями Старт, Ультра й Термінал і доступна від версії 2020.0.15. Умови придбання перегляньте на сторінці опцій. До першого продажу підготуйте ПРРО:

1. Бухгалтер забезпечує реєстрацію господарської одиниці — магазину чи іншого об’єкта, до якого прив’язаний ПРРО, — самого ПРРО та касирів.
2. Фахівець налаштовує кваліфікований електронний підпис — електронний підпис, яким підписуватимуться фіскальні документи, — і додає податкові реквізити. Перед початком роботи він перевіряє, що програма зчитує ключ підпису.
3. Для ключів, виданих після 01.09.2026, фахівець забезпечує Торгсофт 2026.0.5 або новішу версію й актуальні криптографічні бібліотеки — компоненти для роботи з електронним підписом. Порядок оновлення наведено у вимогах підтримки стандарту «Купина».
4. Для смартфона фахівець налаштовує ПРРО окремо: один ПРРО одночасно в настільній і мобільній програмах не використовують.
5. Відповідальний за касу контролює програмні обмеження роботи офлайн. У Торгсофт одна офлайн-сесія — безперервна робота без зв’язку з фіскальним сервером — обмежена 36 годинами, загалом до 168 годин на місяць. Після вичерпання ліміту програма вимагає відновити зв’язок.

Для завантаження виписок Приват24, monobank та УКРСИББАНКУ власник підключає окрему платну опцію «Банківські виписки» зі щорічною оплатою. Опція доступна від версії Торгсофт 9.2.6; перед підключенням фахівець перевіряє підтримку потрібного банку й типу рахунку у встановленій версії. Для окремих версій її купують на кожне робоче місце, для локальної мережі — одну на мережу, для термінальної ліцензії — одну на сервер; умови своєї конфігурації звірте на сторінці опцій. Центр обліку в Торгсофт — магазин або склад: Старт підтримує один такий магазин або склад, Ультра й Термінал — кілька в одній базі. Для кожного фахівець звіряє продавця, рахунок і касу. Підключення та першу звірку виконайте послідовно:

1. Власник оформлює еквайринг, забезпечує потрібні платні опції та отримує ключі інтеграції для мобільного сценарію.
2. Фахівець підключає термінал до Торгсофт. Для мобільної оплати він також налаштовує з’єднання додатка з базою магазину через сервер застосунків — компонент Торгсофт, який забезпечує цей доступ. Для роботи поза магазином сервер має бути увімкнений, підключений до інтернету й доступний за статичною IP-адресою — постійною мережевою адресою. Фахівець налаштовує доступ до мережевого порту сервера, дозволяє працівнику мобільний доступ і потрібні режими, підключає додаток до робочої бази та налаштовує взаємодію з банківським застосунком. Перед пробною оплатою касир перевіряє, що бачить товари й може оформити продаж у базі магазину. Порядок підключення наведено в інструкції мобільного додатка.
3. Якщо дані платежу мають потрапляти до фіскального чека, фахівець із банком забезпечує повернення цих даних із термінала.
4. Перед роботою з електронним підписом фахівець перевіряє, що програма зчитує ключ.
5. Касир проводить погоджені з банком пробну оплату й повернення. Він звіряє суму, отримувача, відповідь банку, запис у програмі та потрібний фіскальний чек.
6. Фахівець налаштовує рахунки й доступи для завантаження виписок.
7. Бухгалтер звіряє параметр «Враховувати еквайринг під час створення оплати» з налаштуваннями рахунку та договором. Цей параметр визначає, чи створюватиметься фінансовий документ банківської комісії під час перенесення оплати.
8. Перед перенесенням бухгалтер знаходить операції, уже записані в програмі. Для них використовує дію «Позначити як передану», щоб повторно не створити оплату.
9. Після надходження коштів і перенесення виписки бухгалтер зіставляє продажі, комісії та банківські зарахування.

Яку відповідальність врахувати під час роботи з чеками

Якщо продавець зобов’язаний застосовувати РРО або ПРРО, непроведення операції, проведення її на неповну суму чи невидача належного розрахункового документа можуть спричинити санкції за пунктом 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР. Розмір становить 100% суми продажу з порушенням за перше порушення та 150% за кожне наступне. Ці санкції стосуються визначених законом порушень розрахункових операцій; сама відсутність банківського термінала не є підставою автоматично застосовувати їх до кожного ФОП.

Пункт 14 розділу II цього Закону передбачає територіальне звільнення від відповідальності за порушення, вчинені починаючи з 1 жовтня 2023 року під час продажу товарів або надання послуг:

• на тимчасово окупованих територіях — по дату завершення окупації;
• на територіях активних бойових дій — по дату завершення бойових дій;
• на територіях можливих бойових дій — по дату припинення можливості бойових дій.

Звільнення не охоплює порушень порядку розрахунків при продажу підакцизних товарів — товарів, які оподатковуються акцизним податком. Для застосування звільнення бухгалтер має зіставити місце й дату порушення зі статусом території та відповідними датами в офіційному переліку, а також визначити вид операції. Умови цього звільнення відрізняються від територіального винятку щодо безготівкової оплати за постановою № 894, тому для кожного потрібен окремий висновок.

Що визначити до звернення в банк

• Визначте спосіб приймання платежів і вимоги до нього за Законом України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-IX: стаття 1 визначає еквайринг і платіжні операції, частини 28–29 статті 38 — вимоги до безготівкових розрахунків, платіжних систем і заборону доплат, частина 36 — порядок розрахунків еквайра з торговцем. Попросіть банк включити відповідні умови у пропозицію та договір.
• Установіть строк забезпечення безготівкової оплати для магазину за пунктом 1 постанови Кабінету Міністрів України від 29.07.2022 № 894 «Про встановлення строків, до настання яких торговці повинні забезпечити можливість здійснення безготівкових розрахунків (у тому числі з використанням електронних платіжних засобів, платіжних застосунків або платіжних пристроїв) за продані ними товари (надані послуги)». Якщо застосовуєте територіальний виняток за пунктом 2, збережіть підставу та розрахунок строку.
• Доручіть бухгалтеру визначити порядок видачі чеків за статтями 2–3 і винятками статей 9–10 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР. Власник доручає відповідальному за касу підготувати порядок зупинення розрахунків при несправності, повідомлення про несправність і роботу офлайн, передавання документів та відновлення роботи за пунктом 16 статті 3, статтею 5 і пунктом 13 розділу II. Строки відновлення роботи апаратного РРО та введення резервного РРО власник контролює за пунктами 2 і 4 статті 14. Відповідальність і можливе територіальне звільнення бухгалтер визначає за пунктом 1 статті 17 та пунктом 14 розділу II.
• Узгодьте з бухгалтером суму й дату обліку доходу за пунктами 292.1 і 292.6 Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI, а також облік сум ПДВ і повернень за підпунктами 1 і 5 пункту 292.11. Для звільнення першої групи від РРО та ПРРО перевірте пункт 296.10 і відповідність діяльності умовам підпункту 1 пункту 291.4. Визначте, хто зберігатиме звіти еквайра, виписки та документи на повернення.
• Постанова Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 № 1336 «Про забезпечення реалізації статті 10 Закону України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг”»: пункти 1, 2, 2-1 постанови та пункт 1 затвердженого нею переліку.

Почніть із визначення строку, коли саме ваш магазин має забезпечити безготівкову оплату: запишіть категорію торговця й адресу діяльності, а за потреби застосувати територіальний виняток отримайте від бухгалтера підставу та розрахунок строку. Потім передайте банку вимоги магазину, отримайте письмові умови й погодьте сумісне обладнання. До першого продажу призначте працівників, які відповідатимуть за чеки, звірку оплат і повернення.