Службова видача та службове внесення в РРО/ПРРО: коли проводити, що робити, якщо забули, і які штрафи

Операцію «службова видача» не потрібно проводити автоматично наприкінці кожної касової зміни. Вона потрібна тоді, коли готівку фактично вилучають з місця проведення розрахунків і таке вилучення не є розрахунковою операцією з покупцем. Якщо після Z-звіту гроші залишилися на місці проведення розрахунків, ДПС прямо дозволяє не робити службову видачу наприкінці дня: перед першою розрахунковою операцією наступного робочого дня суму залишеної готівки потрібно зареєструвати через РРО/ПРРО як «службове внесення».

За саме по собі непроведення службової видачі Закон №265 не встановлює штраф у розмірі 100% або 150% суми готівки чи продажу. Такі санкції передбачені пунктом 1 статті 17 Закону №265 за інші конкретні порушення: проведення розрахунку не на повну суму, непроведення розрахункової операції через фіскальний РРО/ПРРО та невидачу належного розрахункового документа. Окрему відповідальність за невідповідність фактичної готівки даним денного звіту було скасовано Законом №1017-IX.

Що таке «службова видача» і «службове внесення»

У нормативних актах використовується термін «службова видача». У програмному забезпеченні та повсякденній роботі касирів цю саму дію часто називають «службовим вилученням» або «вилученням готівки».

Порядки застосування РРО і ПРРО визначають дві окремі операції:

• «службове внесення» — реєстрація готівки, яка знаходиться на місці проведення розрахунків перед першою розрахунковою операцією після Z-звіту;

• «службова видача» — реєстрація суми готівки, яку вилучають з місця проведення розрахунків та/або видають держателям електронних платіжних засобів у передбачених законодавством випадках.

Ці операції застосовують, коли внесення або вилучення готівки не пов’язане з розрахунковою операцією з покупцем. Самі «службове внесення» та «службова видача» розрахунковими операціями у розумінні Закону №265 не є.

Це важлива відмінність. Продаж товару, отримання оплати або повернення покупцю грошей за повернений товар мають власні правила фіскалізації. Звичайною «службовою видачею» не можна підміняти оформлення продажу чи повернення коштів покупцеві.

Коли потрібно проводити службову видачу

Службову видачу проводять тоді, коли готівка фактично залишає місце проведення розрахунків, а її видача не є розрахунком із покупцем.

Типові ситуації:

Саме фактичний рух готівки, а не формальне завершення зміни визначає необхідність службової видачі.

Чи потрібно робити службову видачу перед кожним Z-звітом

Ні. Законодавство не встановлює правила, за яким перед кожним Z-звітом касир обов’язково повинен обнулити залишок готівки службовою видачею.

ДПС окремо розглядає ситуацію, коли після Z-звіту гроші залишаються на місці проведення розрахунків. Якщо перед першою розрахунковою операцією наступного робочого дня ця сума буде зареєстрована через РРО або ПРРО як «службове внесення», службову видачу наприкінці попереднього дня проводити не потрібно.

Отже, можливі два нормальні сценарії:

1. Гроші забирають із місця проведення розрахунків до завершення роботи. Фактичне вилучення потрібно зареєструвати як «службову видачу».

2. Гроші залишаються на місці проведення розрахунків. Окрема службова видача лише заради Z-звіту не потрібна; залишок враховують через «службове внесення» перед першою розрахунковою операцією після Z-звіту.

Для класичного РРО ДПС додатково роз’яснює: видача готівки, не пов’язана з розрахунками, не проводиться через РРО, якщо вона здійснюється вже після Z-звіту, але до першої наступної розрахункової операції та/або до операції «службове внесення».

Що робити, якщо касир сформував Z-звіт і забув службову видачу

Якщо гроші фізично не вилучалися і після Z-звіту залишилися на місці проведення розрахунків, окремо «виправляти» попередню зміну не потрібно.

Перед першою розрахунковою операцією наступного робочого дня потрібно провести через РРО/ПРРО операцію «службове внесення» на суму готівки, що залишилася на місці проведення розрахунків. Саме такий порядок прямо наводить ДПС у чинному роз’ясненні.

Приклад

Магазин закрив зміну та сформував Z-звіт. У касовому місці залишилося 4 000 грн готівки, яку не забирали. Касир не повинен після закриття зміни штучно проводити операцію за минулий період. Перед першою розрахунковою операцією наступного робочого дня 4 000 грн реєструють як «службове внесення». У такому сценарії, за роз’ясненням ДПС, службова видача наприкінці попереднього дня не потрібна.

Якщо ж гроші були фактично вилучені з місця проведення розрахунків у той момент, коли таке вилучення мало бути зареєстроване, ситуація відрізняється: не слід створювати заднім числом фіскальні операції з недостовірною датою або сумою. Подальші дії мають відповідати фактичному руху коштів і документам підприємства.

Чи потрібно складати службову записку або бухгалтерську довідку

Закон №265 та Порядки застосування РРО/ПРРО не встановлюють окремого обов’язку складати службову записку, пояснювальну чи бухгалтерську довідку лише через те, що наприкінці дня не була проведена службова видача.

Такі внутрішні документи підприємство може використовувати для власного контролю, зокрема якщо касир порушив внутрішній порядок роботи або необхідно пояснити рух готівки бухгалтерії. Але службова записка сама по собі не змінює дані фіскального сервера і не замінює належно проведену операцію РРО/ПРРО.

Для юридичних осіб окремо діють правила оформлення касових операцій за Положенням НБУ №148. Тому передача грошей із торгової точки до каси підприємства або здавання їх до банку може потребувати касових і банківських документів незалежно від фіскальної операції «службова видача».

Здавання виручки до банку: службова видача і підтвердні документи

Якщо готівку вилучають із місця здійснення розрахунків для здавання до банку, Положення НБУ №148 та роз’яснення ДПС передбачають оформлення такого вилучення операцією «службова видача».

Підтвердженням здавання виручки до банку залежно від способу внесення коштів може бути:

• квитанція до прибуткового документа банку;

• квитанція або чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;

• супровідний касовий ордер до сумки з цінностями;

• чек платіжного термінала при інкасації коштів у режимі реального часу.

Для підприємства операція з видачі готівки з його каси для здавання до банку також оформлюється відповідними касовими документами та відображається у касовій книзі відповідно до Положення №148.

Таким чином, «службова видача» в РРО/ПРРО і бухгалтерське оформлення руху готівки — це не один і той самий документ. Перша операція відображає рух коштів на фіскальному рівні, а касові або банківські документи підтверджують подальший фактичний рух грошей у господарській діяльності.

Чи можна залишати виручку в касовому місці після закриття зміни

Сам факт формування Z-звіту не означає, що вся готівка повинна бути фізично винесена з торгової точки. ДПС допускає збереження готівки на місці проведення розрахунків із подальшим проведенням «службового внесення» перед першою розрахунковою операцією після Z-звіту.

Якщо грошова скринька фізично не вміщує всю виручку, ДПС також допускає зберігання частини коштів у сейфі за умови, що сейф знаходиться саме на місці проведення розрахунків і в ньому зберігається лише виручка від реалізації з використанням відповідного РРО/ПРРО.

При цьому для підприємств необхідно окремо враховувати правила ліміту каси та строків здавання виручки, встановлені Положенням НБУ №148.

Ліміт каси для ФОП і юридичних осіб

Для ФОП правила відрізняються від правил для підприємств. За роз’ясненням ДПС відповідно до Положення НБУ №148, фізичні особи — підприємці мають право не встановлювати ліміт каси та строки здавання готівкової виручки і не вести касову книгу.

Це, однак, не скасовує правил роботи з РРО/ПРРО. Якщо ФОП використовує РРО/ПРРО і фактично вносить або вилучає готівку з місця проведення розрахунків поза межами розрахункової операції, застосовуються правила про «службове внесення» та «службову видачу».

Для підприємств Положення №148 передбачає касову дисципліну, зокрема визначення ліміту каси, строків здавання виручки та оформлення відповідних касових операцій. Тому юридичній особі недостатньо контролювати лише РРО/ПРРО — рух коштів має бути узгоджений і з бухгалтерським касовим обліком.

Який штраф за пропущену службову видачу

У чинній статті 17 Закону №265 немає окремої фінансової санкції, сформульованої як штраф саме за «непроведення службової видачі».

Пункт 1 статті 17 передбачає:

Ці санкції застосовують саме до порушень, перелічених у пункті 1 статті 17. Тому неправильно автоматично прирівнювати забуту службову видачу, яка не є розрахунковою операцією, до непроведеного продажу і рахувати 100% або 150% від залишку готівки.

Раніше Закон №265 містив вимоги і відповідальність, пов’язані з невідповідністю суми готівки на місці проведення розрахунків даним денного звіту. Законом №1017-IX відповідні штрафні санкції було скасовано. Тому твердження про окремий штраф за саму різницю між готівкою та Z-звітом за старими правилами не відповідає чинному регулюванню.

Водночас відсутність окремого процентного штрафу не означає, що службовими операціями можна нехтувати. Порядки №547 і №317 прямо вимагають реєструвати через РРО/ПРРО внесення та видачу готівки з місця проведення розрахунків, якщо вони не пов’язані з розрахунковими операціями.

Чи потрібно робити Z-звіт, якщо були тільки службові операції

Якщо протягом дня розрахункових операцій не було, а проводилися лише «службове внесення» та/або «службова видача», створювати Z-звіт лише через ці службові операції не потрібно.

Причина в тому, що Закон №265 пов’язує обов’язок формування фіскального звітного чека з проведенням саме розрахункових операцій, а службові внесення та видачі такими операціями не є. Це прямо підтверджує чинне роз’яснення ЗІР ДПС.

Як виправити помилкову службову видачу або внесення в ПРРО

Інша ситуація виникає, коли касир не забув операцію, а навпаки — провів її помилково.

Для ПРРО ДПС визначає такий порядок:

Виправлення також реєструється на фіскальному сервері.

Для класичного РРО правила залежать від характеру помилки та технічних можливостей конкретного реєстратора. Зокрема, ДПС зазначає, що помилкове «службове внесення» в РРО можна виправити до завершення робочого дня від’ємною сумою або «службовою видачею», але законодавство не передбачає механізму такого виправлення через РРО вже наступного дня.

Службове внесення, вилучення готівки та здача виручки в ПРРО Торгсофт

У Торгсофт робота з ПРРО передбачає окремі фіскальні дії для касира. У меню роботи з програмним РРО доступні, зокрема, відкриття зміни, X-звіт, Z-звіт, внесення грошей у касу та вилучення грошей із каси. Тобто касир може виконати необхідне «службове внесення» або «службову видачу» безпосередньо під час роботи з ПРРО у програмі.

Водночас у Торгсофт окремо реалізована здача виручки як управлінська операція. Продавець задає суму, касу, з якої передаються гроші, та касу, до якої вони надходять. Програма показує залишок у касі й після запису формує два фінансові документи: видатковий для каси продавця та прибутковий для каси отримувача. Така операція відображає внутрішнє переміщення коштів у бізнесі й не повинна змішуватися з фіскальною «службовою видачею»: якщо під час здачі виручки гроші фактично вилучаються з місця проведення розрахунків, касиру потрібно також дотриматися правил РРО/ПРРО.

Для помилково проведених фіскальних документів у Торгсофт передбачена функція сторнування: у розділі роботи з програмним РРО можна перейти до операцій із чеками та виконати «Сторнування чека». У хелпі Торгсофт прямо зазначено, що сторнування може застосовуватися, зокрема, після помилкового службового внесення або вилучення; відповідний документ передається на фіскальний сервер і отримує фіскальний номер. Використовувати цю функцію потрібно відповідно до правил виправлення конкретної операції, встановлених ДПС.

Короткий алгоритм для касира

1. На початку роботи перевірте, чи є на місці проведення розрахунків готівка, що залишилася після попереднього Z-звіту або внесена для розміну. До першої розрахункової операції зареєструйте відповідну суму як «службове внесення».

2. Якщо протягом зміни готівку фізично забирають із місця проведення розрахунків не в межах розрахунку з покупцем, зареєструйте «службову видачу».

3. Не робіть службову видачу автоматично лише тому, що настав кінець дня. Якщо гроші залишаються на місці проведення розрахунків, наступного робочого дня вони реєструються як «службове внесення» до першого розрахунку.

4. Якщо виручку здають до банку, оформіть не лише службову видачу, а й належний документ банку; для підприємства — також касові документи, передбачені Положенням №148.

5. Не використовуйте службову видачу як заміну чека повернення покупцеві або іншої розрахункової операції.

6. Якщо службова операція в ПРРО проведена помилково, виправляйте її способом, передбаченим ДПС: зворотною операцією або сторнуванням залежно від виду помилки.

Офіційні джерела

1. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 №265/95-ВР — стаття 2 визначає розрахункову операцію; стаття 3 встановлює основні обов’язки при застосуванні РРО/ПРРО; стаття 17 визначає фінансові санкції за неповну фіскалізацію, непроведення розрахункової операції та невидачу чека.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

2. Наказ Міністерства фінансів України від 14.06.2016 №547 «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій» — пункт 6 розділу III Порядку застосування РРО регулює «службове внесення» та «службову видачу».
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0918-16

3. Наказ Міністерства фінансів України від 23.06.2020 №317 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року №547» — затвердив, зокрема, порядок реєстрації та застосування програмних РРО; для службових операцій застосовується пункт 9 розділу IV відповідного Порядку.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0635-20

4. Постанова Правління Національного банку України від 29.12.2017 №148 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» — зокрема пункти щодо оприбуткування готівки, здавання виручки, касових документів і ліміту каси. Документ чинний.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17

5. Закон України від 01.12.2020 №1017-IX — ним, серед іншого, скасовано фінансові санкції за невідповідність готівки на місці проведення розрахунків сумі, зазначеній у денному звіті РРО.
   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1017-20

6. Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс ДПС: «Чи необхідно СГ в кінці робочого дня проводити операцію “службова видача” на РРО або ПРРО?» — офіційне роз’яснення про можливість залишити готівку після Z-звіту та провести «службове внесення» перед першою наступною розрахунковою операцією.
   Офіційне роз’яснення ЗІР ДПС

7. Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс ДПС: «Яким чином можна скасувати (виправити) помилково проведену через ПРРО операцію “службова видача” або “службове внесення”?» — порядок зворотної операції та сторнування.
   Офіційне роз’яснення ЗІР ДПС