Післяплата через Нову пошту та NovaPay: рахунок ФОП, чеки й облік

Фізична особа — підприємець (ФОП), яка продає товари з післяплатою через Нову пошту, має налаштувати отримання переказів на рахунок для підприємницької діяльності. Правила Національного банку України (НБУ) передбачають зарахування таких коштів на рахунок отримувача-підприємця. Після зарахування підприємець може окремо зняти готівку за умовами обслуговування рахунку. Особистий рахунок для приймання торговельної виручки використовувати заборонено.

До першого відправлення перевірте договір про платіжну послугу, реквізити рахунку та порядок надання покупцеві документів. Обов’язок застосовувати реєстратор розрахункових операцій (РРО) або програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) визначайте за фактичним способом розрахунку, ролями учасників і законодавчими винятками. Для обліку пов’язуйте кожне замовлення з відправленням, оплатою, комісією, зарахуванням на рахунок і можливим поверненням.

Як ФОП отримувати післяплату на рахунок

Основні правила встановлює Інструкція, затверджена постановою НБУ від 25.09.2018 № 103. Її пункт 128 регулює приймання готівки надавачем платіжних послуг або його комерційним агентом для виконання платіжної операції. Переказ без відкриття рахунку з виплатою готівкою передбачений на користь фізичних осіб із прямим виключенням ФОП та осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність.

Отже, коли покупець вносить готівку фінансовому надавачу для переказу оплати підприємцю, кошти потрібно спрямувати на рахунок ФОП. Ця вимога стосується відповідної платіжної операції. Вона не встановлює загальної заборони підприємцям приймати готівку від покупців або користуватися готівкою.

Пункт 140 тієї самої Інструкції передбачає видачу підприємцю готівки з його рахунку. Тому під час налаштування післяплати розділіть дві події: спочатку надавач зараховує оплату на підприємницький рахунок, потім власник за потреби оформлює зняття коштів. Можливість отримати готівку у відділенні сама собою не означає виплату підприємцю переказу без відкриття рахунку.

Постанова НБУ від 23.08.2024 № 101 внесла зміни до Інструкції № 103. Для визначення правил слід користуватися повним текстом Інструкції з усіма застосовними змінами.

Який рахунок підходить для післяплати

Інструкція НБУ від 29.07.2022 № 162 розрізняє поточний рахунок, який відкриває банк, і платіжний рахунок, який відкриває уповноважений небанківський надавач платіжних послуг. Підприємець може обрати відповідного надавача, який має право відкривати такі рахунки. Вислів «банківський рахунок у платіжній системі» не пояснює, який саме рахунок відкрито і хто його обслуговує.

Перед підключенням післяплати рекомендуємо перевірити:

• Рахунок відкрито саме для підприємницької діяльності, а отримувачем зазначено вашого ФОП.
• Номер підприємницького рахунку в договорі відповідає реквізитам, які ви отримали від банку або небанківського надавача, а податкові дані отримувача — вашим даним ФОП.
• Обрана послуга дозволяє зараховувати післяплату на цей рахунок.
• Ви можете отримувати виписки та відомості про комісію, щоб пояснити різницю між оплатою покупця і сумою зарахування.

Пункти 10 і 24 Інструкції № 162 вимагають окремих рахунків для підприємницької діяльності та власних потреб і забороняють проводити підприємницькі операції через особисті рахунки. Наявність у власника статусу ФОП не змінює призначення його особистої картки.

Вибираючи між банком і небанківським надавачем, також врахуйте пункт 7 Інструкції № 162: на кошти на платіжному рахунку небанківського надавача не поширюються гарантії, установлені Законом України «Про систему гарантування вкладів фізичних осіб».

Що перевірити під час підключення NovaPay

За інформацією на офіційній сторінці рахунку ФОП NovaPay, спочатку потрібно зареєструватися в застосунку й відкрити особистий рахунок. Після цього можна відкрити окремий підприємницький рахунок, активувати бізнес-картку та підключити договір післяплати. Перевірте, що для отримання торговельної виручки в договорі зазначено саме підприємницький рахунок.

Для післяплати на рахунок ФОП у NovaPay опубліковано тариф 0,5%, на інший рахунок — 1,3%. Для рахунку ФОП у NovaPay зарахування того самого дня передбачено, якщо покупець оплатив посилку до 21:00; за пізнішої оплати — до 15:00 наступного дня. Для пунктів приймання-видачі зазначено можливу затримку, яка зазвичай становить 2–5 днів.

Окремо перевірте спосіб зняття коштів. На сторінці наведено тариф 0,25% для зняття за штрихкодом у застосунку, а для зняття через термінал у відділенні Нової пошти — 1,5%, щонайменше 15 гривень. Перед операцією звірте її умови з вашим договором і тарифом.

Договір доставки та договір платіжної послуги

Для організації роботи магазину рекомендуємо окремо зафіксувати, хто перевозить товар, хто приймає гроші та хто видає кожний документ покупцеві. Перевірте предмет договорів і повноваження сторін. Назва послуги «післяплата» або «контроль оплати» сама собою не визначає всі обов’язки продавця.

Підпункт 8-1 пункту 4 Інструкції № 103 допускає письмовий електронний або паперовий договір про надання платіжних послуг, зокрема шляхом приєднання. Пункти 8-2 і 8-3 зобов’язують надавача розкрити користувачу умови послуги, комісії, порядок комунікації та врегулювання спорів.

Попросіть надавача письмово пояснити, у якій ролі він приймає оплату, які документи формує, як повідомляє продавця про оплату та як повертає кошти. До початку продажів установіть за договором післяплати, хто приймає оплату за товар і хто зобов’язаний оформити документ про продаж. Якщо продавець здійснює розрахункову операцію та не має законодавчого звільнення, він повинен забезпечити її проведення через РРО або ПРРО та надання покупцеві належного документа. Договором визначте порядок повідомлення про оплату й передавання документа покупцеві. Для цього передайте бухгалтеру або податковому консультанту договори та зразки документів, які видають покупцеві.

Коли продавцю потрібен РРО або ПРРО

Статті 2 і 3 Закону України від 06.07.1995 № 265/95-ВР пов’язують фіскалізацію зі здійсненням розрахункової операції. До таких операцій належить, зокрема, приймання від покупця готівки або платіжних карток за товар. Якщо продавець здійснює таку операцію і не має застосовного винятку, він проводить її на повну суму покупки та надає покупцеві належний розрахунковий документ.

Для визначення обов’язку продавця розрізняйте дві ситуації. Якщо продавець або його уповноважений представник приймає оплату за товар і здійснює розрахункову операцію, її потрібно провести через РРО або ПРРО, якщо немає законодавчого винятку. Електронний розрахунковий документ створюють у момент розрахункової операції відповідно до статті 2 Закону № 265/95-ВР, а покупцеві надають під час отримання товару відповідно до пункту 2 статті 3. Сторони мають організувати повідомлення про оплату й передавання документа з дотриманням цих вимог.

Якщо фінансовий надавач лише переказує кошти, а продавець або його уповноважений представник не здійснює розрахункової операції за статтею 2 Закону № 265/95-ВР, продавцю не потрібно застосовувати РРО або ПРРО до такого надходження. Щоб застосувати цей висновок до післяплати через NovaPay, перевірте умови конкретного договору та документи, які отримує покупець. Пункт 10 Положення НБУ № 148 визначає отримання коштів, унесених платником до каси надавача для переказу на рахунок, як безготівкове для отримувача.

Водночас безготівкова форма сама собою не виключає розрахункової операції. До першого відправлення отримайте договір післяплати NovaPay з усіма застосовними умовами, договір доставки та зразки документів покупця. Разом із бухгалтером установіть, чи приймає учасник розрахунків оплату від імені продавця, коли продавець отримує повідомлення про оплату та хто надає покупцеві документ на товар.

Щоб визначити порядок роботи для свого магазину, рекомендуємо послідовно з’ясувати:

1. Чи отримує продавець або його уповноважений представник готівку чи карткову оплату за товар.
2. Чи виконує фінансова компанія лише переказ коштів, чи інша сторона договору має повноваження приймати оплату за продаж і оформлювати відповідний документ.
3. Яку саме операцію підтверджує документ, який отримує покупець.
4. Чи поширюється на підприємця та операцію конкретний законодавчий виняток.
5. Яка подія запускає формування чека та як покупець отримає його під час отримання товару.

Якщо договори не дають однозначної відповіді, передайте їх разом з описом руху коштів бухгалтеру або податковому консультанту. Для звернення до податкової сформулюйте конкретну ситуацію: спосіб оплати, отримувач коштів, роль кожного учасника, документи та момент їх надання. Загальне запитання «чи потрібен чек на післяплату» залишає ці обставини невизначеними.

Які винятки перевірити

Твердження про обов’язковий РРО для кожного ФОП є надто широким. Для роздрібного продавця мають значення такі норми:

• Пункт 296.10 Податкового кодексу України звільняє від РРО та ПРРО платників єдиного податку першої групи. Сам цей пункт не визначає допустимість конкретної діяльності для першої групи.
• Пункт 6 статті 9 Закону № 265/95-ВР відсилає до передбачених Податковим кодексом випадків незастосування РРО підприємцями на єдиному податку.
• Пункт 12 статті 9 стосується місць отримання товарів, де готівкові розрахунки не проводяться. Його застосовність потрібно оцінювати разом із фактичним способом оплати й визначенням розрахункової операції.
• Пункт 14 статті 9 передбачає виняток для розрахунків за послуги виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів. Переносити його на продаж товарів немає підстав.
• Стаття 10 передбачає окремі форми й умови діяльності з розрахунковими книжками та книгами обліку розрахункових операцій замість РРО. Перед застосуванням цього порядку перевірте, чи охоплює урядовий перелік вашу форму діяльності, які обмеження він установлює та чи передбачає граничний річний обсяг розрахункових операцій.

Як розрізняти оплату за IBAN і карткою

Міжнародний номер банківського рахунку (IBAN) указує рахунок отримувача. Для оцінки розрахунку потрібно також знати, як покупець ініціював платіж і яку послугу використав.

Якщо покупець самостійно переказує кошти зі свого рахунку на підприємницький рахунок продавця за реквізитами IBAN, без використання продавцем послуги приймання карткових платежів (еквайрингу) та без приймання готівки продавцем або його представником, така оплата не є розрахунковою операцією за статтею 2 Закону № 265/95-ВР і не потребує РРО або ПРРО. Карткову оплату через платіжний сервіс оцінюйте окремо: остаточне зарахування на IBAN не змінює способу приймання платежу. Для післяплати перевірте за договорами, чи надавач лише переказує кошти, чи уповноважений учасник приймає оплату за товар від імені продавця. Рекомендуємо зберігати договір і приклад платіжного документа для кожного способу оплати.

Які документи має отримати покупець

Пункт 135 Інструкції № 103 зобов’язує надавача після приймання готівки надати квитанцію або інший документ, який підтверджує внесення коштів. Стаття 3 Закону № 265/95-ВР окремо регулює розрахунковий документ за продаж товару, зокрема замовленого через інтернет.

Документ про переказ і документ про продаж підтверджують різні операції. Перевіряйте зміст: хто зазначений продавцем або надавачем послуги, за що прийнято кошти, які товари відображено. Наявність фіскального номера в документі фінансової компанії сама собою не підтверджує виконання обов’язку продавця щодо документа на товар. Два документи на різні операції не означають, що магазин має вдруге облікувати виручку від одного продажу.

Якщо продавець зобов’язаний видати фіскальний чек, організуйте його надання покупцеві під час отримання товару відповідно до пункту 2 статті 3: у паперовій та/або електронній формі, зокрема надсиланням на номер телефону або електронну адресу покупця. Для цього рекомендуємо отримувати потрібний контакт під час оформлення замовлення та зберігати підтвердження надсилання.

Пункт 15 статті 3 також передбачає надання на вимогу покупця чека, накладної або іншого розрахункового документа, який засвідчує передання права власності. Підготуйте документ із найменуванням товару, кількістю, вартістю та даними продавця, щоб покупець міг пов’язати покупку зі своїм замовленням.

Як звіряти замовлення, післяплату й комісію

Для щоденної роботи рекомендуємо вести реєстр, у якому один номер замовлення об’єднує товарні та фінансові документи. Дати відправлення, оплати покупцем і зарахування продавцю фіксуйте окремо: вони можуть відрізнятися.

Працівнику, який звіряє оплати, рекомендуємо щодня переглядати вручені відправлення без зарахування, зарахування без визначеного замовлення та розбіжності сум. До кожної розбіжності додавайте причину й наступну дію: перевірити строк переказу, отримати деталізацію комісії або звернутися до надавача.

Умовний приклад. Покупець сплатив за товар 2 000 гривень. За умовами прикладу надавач утримав із коштів продавця комісію 10 гривень, тому на рахунок надійшло 1 990 гривень: 2 000 − 10 = 1 990. У реєстрі потрібно зберегти всі три суми. Це дасть змогу пояснити зарахування та окремо визначити податковий дохід.

Як визначати дохід ФОП на єдиному податку

За пунктами 292.1 і 292.6 Податкового кодексу України грошовий дохід підприємця на єдиному податку визначають за отриманими коштами, а датою його отримання є дата надходження платнику. Для післяплати зберігайте виписку саме підприємницького рахунку, на який уперше зараховано оплату. Подальше зняття цих коштів не є повторною оплатою того самого замовлення.

Для продажу власного товару стаття 292 не передбачає зменшення доходу на комісію платіжного надавача. Якщо комісію продавця утримано з оплати покупця, визначайте дохід із повної суми оплати за товар, підтвердженої документами. У наведеному умовному прикладі для ФОП — неплатника податку на додану вартість це 2 000 гривень. Окрему плату покупця за послугу переказу, яка належить фінансовому надавачу, не слід автоматично додавати до вартості проданого магазином товару.

Пункт 292.4 про дохід у розмірі винагороди стосується повіреного або агента за відповідними посередницькими договорами. Саме залучення платіжної компанії для отримання оплати не перетворює продавця власного товару на такого посередника. Для платника податку на додану вартість також потрібно врахувати виключення суми цього податку за підпунктом 1 пункту 292.11.

Пункт 296.1 дозволяє ФОП першої та другої груп і третьої групи без податку на додану вартість вести облік у довільній формі з помісячним відображенням доходів. Детальний реєстр замовлень рекомендуємо використовувати для перевірки місячного підсумку. Для третьої групи з податком на додану вартість цей пункт передбачає типову форму обліку доходів і витрат.

Що робити з неотриманими посилками та поверненнями

Покупець не забрав і не оплатив товар

Рекомендуємо закрити замовлення як невручене, зберегти підтвердження повернення, перевірити комплектність товару після отримання та відновити його доступність для продажу. Якщо оплати не було, сам факт відправлення не створює грошового доходу за пунктом 292.6. Якщо покупець раніше вніс передоплату, її потрібно розглянути окремо.

Коли за замовленням уже створено фіскальний документ, перевірте, яку операцію він відобразив і чи потрібне коригування. Порядок коригування визначайте за операцією, яку зареєстровано в чеку, фактичною оплатою та документами про повернення. Статус повернення посилки сам собою не підтверджує коригування фіскальних даних.

Покупець оплатив товар і повертає його

Для підтвердження операції рекомендуємо пов’язати заяву або іншу підставу повернення, документ про приймання товару, початковий продаж і підтвердження виплати коштів. Перевірте, хто фактично повертає гроші покупцю, щоб продавець і платіжний надавач не здійснили виплату двічі.

Підпункт 5 пункту 292.11 дозволяє не включати до доходу кошти, які повертаються за передбачених ним підстав: повернення товару, розірвання договору або листа-заяви про повернення коштів. Документи мають підтверджувати підставу та фактичне повернення грошей. Якщо гроші повертаєте в іншому звітному періоді, перед поданням декларації узгодьте з бухгалтером порядок відображення повернення та потребу уточнити раніше задекларований дохід.

Якщо повернення утворює розрахункову операцію за Законом № 265/95-ВР, застосовуйте належний розрахунковий документ. Повернення переказу фінансовим надавачем також потрібно зіставити з документами продавця.

Які дані отримує податкова та як відповідати на запити

Пункт 7 статті 3 Закону № 265/95-ВР передбачає передавання фіскальних даних контролюючим органам. Стаття 2 дозволяє використовувати електронні копії розрахункових документів як податкову інформацію та під час перевірок. Це підтверджує наявність у Державної податкової служби України (ДПС) даних про відповідні фіскальні операції.

Ці норми не підтверджують необмеженого автоматичного доступу ДПС до всіх банківських операцій кожної особи. Зберігайте документи, які пояснюють торговельні надходження, і перевіряйте правову підставу та зміст кожного отриманого запиту.

Пункти 110–111 Інструкції № 103 окремо зобов’язують платіжного надавача здійснювати моніторинг і отримувати підтвердні документи з урахуванням ризиків. Запит надавача щодо операції не означає автоматичного встановлення податкового порушення. У цих нормах немає універсальної суми, нижче якої торговельні надходження звільняються від документування чи оподаткування.

Для відповіді на запит рекомендуємо підготувати договір, замовлення, документи на товар, відомості про доставку, оплату, комісію та повернення. Пояснення має дозволяти простежити конкретну операцію від замовлення до зарахування коштів.

Як обліковувати післяплату й перевіряти чеки в Торгсофт

Платна функція Торгсофт «Банківські виписки» підтримує Приват24, monobank та УКРСИББАНК. Її ліцензія діє один рік і потребує щорічної оплати: для окремих версій опцію купують на кожне робоче місце, для локальної мережі або сервера термінальної ліцензії — одну відповідну опцію. Після активації налаштуйте банківські рахунки та права користувачів у меню «Налаштування» → «Налаштування виписок по банківських рахунках» за інструкцією для свого банку. Актуальну вартість перевірте в комерційних умовах Торгсофт. Надходження можна пов’язувати з рахунками, а внесені раніше операції позначати як передані. Перевірте налаштування «Враховувати еквайринг під час створення оплати», яке керує створенням фінансового документа еквайрингу. Рекомендуємо звіряти виписки NovaPay вручну.

Якщо продавцю потрібні фіскальні чеки, платну функцію «Програмний РРО» купують на кожен пристрій окремо незалежно від версії Торгсофт. Ліцензія діє один рік і потребує щорічної оплати; актуальну вартість перевірте в комерційних умовах Торгсофт. Після активації встановіть криптографічні бібліотеки за інструкцією, налаштуйте ключ зареєстрованого касира, виберіть господарську одиницю та засоби оплати. Один ПРРО не можна одночасно використовувати в настільній програмі та мобільному додатку Торгсофт. Перед продажами перевірте режим роботи: тестові чеки не є фіскальними. Документація також передбачає підсумковий звіт за даними фіскального сервера для перевірки продажів і повернень.

Для контролю руху коштів використовуйте фінансові документи Торгсофт, пов’язуючи записи з документами конкретного замовлення. Описані функції допомагають вести облік, але не визначають юридичну модель післяплати. Під час звіряння вручну зіставляйте фінансові записи з номером замовлення, експрес-накладною та випискою NovaPay. Порядок формування чеків налаштовуйте відповідно до фактичної схеми розрахунків магазину.

Яку відповідальність врахувати під час налаштування чеків

Якщо обов’язок застосовувати РРО або ПРРО є, пункт 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР передбачає за визначені ним порушення, зокрема непроведення операції або невидачу належного документа, санкцію 100% суми продажу з порушенням уперше та 150% за кожне наступне порушення. Тимчасові знижені розміри за пунктом 15 прикінцевих положень мали кінцевий строк застосування 31 липня 2025 року.

Пункт 14 прикінцевих положень передбачає звільнення від відповідальності за порушення, вчинені починаючи з 1 жовтня 2023 року під час продажу товарів або надання послуг на тимчасово окупованих територіях України, територіях активних бойових дій і територіях можливих бойових дій. Звільнення діє відповідно по дату завершення тимчасової окупації, завершення бойових дій або припинення можливості бойових дій, визначену за офіційним переліком. Виняток не охоплює порушення розрахунків при продажу підакцизних товарів. Для конкретного місця продажу потрібно окремо встановити категорію території та застосовні дати.

Пункт 13 прикінцевих положень дозволяє під час дії правового режиму воєнного, надзвичайного стану або обставин непереборної сили перевищувати часові межі офлайн-роботи ПРРО, установлені статтею 5. Для такого використання потрібен отриманий діапазон фіскальних номерів. Ця спеціальна умова стосується тривалості офлайн-роботи й не скасовує оформлення розрахункових документів.

Офіційні джерела для перевірки власної схеми розрахунків

• Постанова НБУ від 25.09.2018 № 103 «Про затвердження Інструкції про порядок організації касової роботи банками та проведення платіжних операцій надавачами платіжних послуг в Україні»: розділ I, пункти 4, 8-2–8-5; розділ VI, пункти 104, 110–111-1, 128, 135, 139–140. Повний текст ураховує зміни, внесені постановою НБУ від 23.08.2024 № 101, та подальші зміни.
• Постанова НБУ від 29.07.2022 № 162 «Про затвердження Інструкції про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків»: пункти 3, 5, 7–10, 24, 33, 109 — види рахунків, їх призначення та відкриття для ФОП.
• Постанова НБУ від 29.12.2017 № 148 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні»: пункти 2-1, 4–10 — сфера регулювання переказів, готівкові розрахунки та безготівкове отримання коштів, внесених платником через касу надавача.
• Закон України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»: статті 2, 3, 5, 9, 10, 17; пункти 13–15 прикінцевих положень — розрахункові операції, документи, винятки, відповідальність і спеціальні умови.
• Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI: пункти 292.1, 292.4, 292.6, 292.11, 296.1, 296.10 — дохід, дата його отримання, повернення та облік платників єдиного податку.
• NovaPay: рахунок ФОП — підключення післяплати, строки зарахування, виписки й опубліковані тарифи.